El artículo 251 del Código de Comercio que establece la obligación a todo comerciante (lo sea por naturaleza o por realización de actos de comercio) de llevar los libros legales y contables que ya conocemos.

La legalización de libros no es un asunto meramente tributario siendo este fin únicamente accesorio. El derecho/obligación de llevar los libros legales y contables debidamente legalizados responde a un interés público del Cödigo de Comercio en relación con la información que en ellos se consigna, que interesa y tiene trascendeneia a los socios de la sociedad, sus acreedores, representantes, apoderados, y que puede tener o no implicaciones tributarias.

El criterio de “activas” o “inactivas” es una clasificación creada por la Administración Tributaria para distinguir entre sociedades que realizan o no actividad económica generadora de obligaciones tributarias de carácter formal y material, que deben ser cumplidas. Este criterio no afecta lo dispuesto en el artículo 251 del Código de Comercio.

La Administración Tributaria está obligada a legalizar los libros legales y contables de las sociedades mercantiles y no hay norma legal que le permita eludir esta obligación. Así, la sociedad está en el derecho/obligación de solicitar la legalización de libros y la Administración Tributaria en la obligación de cumplir con dicha exigencia legal.

No quedará más que inscribir las sociedades como “activas” y presentar las declaraciones en cero (cumplinedo todas las obligaciones formales derivadas). En todo caso, la Administración Tributaria no habrá logrado su fin y más bien verá incrementado su volumen de trabajo al momento de legalizar libros y recibir declaraciones.

El mandato legal contenido en el articulo 252 del Codigo de Comercio no hace diferencia alguna en la actividad desarrollada por las sociedades ni tampoco excluye a aquellas sociedades anonimas que no ejerzan habitualmente actos de comercio. Es claro que ordena la obligacion de la DGT de legalizar los libros sociales de las denominadas “Sociedades Anonimas”. Esta obligacion se establece por medio de una ley de la Republica, cuya jerarquia normativa esta por encima de un reglamento, por lo que, dicho en otras palabras, dicho reglamento se encuentra subordinados a la ley, jamas por encima de esta y debe apegarse y cumplir con lo que ella ordena.

Desconocer mediante un reglamento, la obligacion legal impuesta a la DGT de legalizar los libros legales de una Sociedad Anonima contraria el orden jerarquico de las normas y violenta el principio de legalidad que rige dentro de la Administracion Publica.

Como primer dato el artículo 5 de C.Com establece claramente que las Sociedades Mercantiles son comerciantes, independientemente del objeto o actividad que desarrollen, nótese la manera amplia en que el tema es desarrollado por dicho artículo y que no es posible entender lo que la DGT entiende con el fin de limitar a comerciante por designación legal.

Artículo 5.- (*)
Son comerciantes:
a) Las personas con capacidad jurídica que ejerzan en nombre propio actos de comercio, haciendo de ello su ocupación habitual;
b) Las empresas individuales de responsabilidad limitada;
c) Las sociedades que se constituyan de conformidad con disposiciones de este Código, cualquiera que sea el objeto o actividad que desarrollen;
d) Las sociedades extranjeras y las sucursales y agencias de éstas, que ejerzan actos de comercio en el país, sólo cuando actúen como distribuidores de los productos fabricados por su compañía en Costa Rica; y
e) Las sociedades de centroamericanos que ejerzan el comercio en nuestro país.
(*) El presente artículo ha sido reformado mediante Ley No. 4625 de 30 de julio de 1970.

Siguien con el tema tenemos el artículo 252 del C.Com, el cual obliga –dice deben- las S.A. y a las SRL a “llevar” los libros, entonces la resolución de la DGT no sólo viola el derecho de Libre Comercio sino que hace a las S.A. y a las SRL en una violación expresa del Código de Comercio.

Artículo 252.- (*)
Las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada deben llevar un libro de actas de asambleas de socios.
Las sociedades anónimas deberán llevar un libro de actas del consejo de administración y, si hubieren emitido obligaciones, el libro de registro correspondiente.
Todos estos libros, así como el registro de socios, serán foliados y deberán legalizarse por la Dirección General de la Tributación Directa, para lo cual se presentará certificación de las respectivas inscripciones en el Registro Público.
(*) El presente artículo ha sido reformado mediante Ley Reguladora del Mercado de Valores No. 7201 de 10 de octubre de 1990.

Por último, el mismo C. Com establece la obligación de la DGT de legalizar los libros sociales, lo que cual denota otra violación expresa de la ley por medio de la resolución de la DGT.
Artículo 263.-(*)
Los libros sociales deberán presentarse antes de iniciarlos, a la Dirección General de la Tributación Directa, para su legalización en un registro especial.
(*) El presente artículo ha sido reformado mediante Ley Reguladora del Mercado de Valores No. 7201 de 10 de octubre de 1990.

Conclusión: dicha resolución es contraria a la Ley y la DGT debe legalizar los libros de las sociedades constituidas conforme el Código de Comercio, independiente mente de la actividad u objeto que desarrollen. Además no olvidemos quelas sociedades inactivas pagan tributos (timbre de educación y cultura) lo que implica que sí generan dinero para el Estado, que ellos no sepan ni puedan captarlo ya es un problema operativo y de eficiencia el cual los administrados no podemos solucionar.