Sobre las certificaciones y el tamaño de letra a utilizar en documentos notariales

En razón de la consulta frecuente que en los últimos días hemos recibido de estimados suscriptores sobre los temas de la referencia,  nos permitimos recordarles:

1.- TAMAÑO DE LETRA

A partir de la entrada en vigencia de los nuevos Lineamientos para el Ejercicio y Control Notarial, el pasado 5 de junio, tanto los documentos protocolares como los extraprotocolares deben imprimirse obligatoriamente con un mínimo de tamaño 10.     Como recomendación, se sugiere utilizar  los tipos de font: Arial, Times New Roman y Calibrí.

2.-CERTIFICACIONES YA NO TIENEN QUE SER NUMERADAS

Habiéndose eliminado el requisito de llevar un consecutivo de certificaciones, tampoco resulta ya obligatoria la asignación de un número a cada una.   Muchos colegas nos han manifestado sin embargo que por cuestiones de orden, control y hasta de facturación, prefieren seguir llevando este consecutivo.

3.-  CERTIFICACION DE COPIAS

En el caso de las certificación de copias, aparte de los requisitos ya conocidos:  numeración de las copias, firma y sello del notario en cada una,  se establece ahora que en la razón notarial, aparte de indicarse ese número de copias certificadas deberá el notario hacer una descripción sucinta del contenido del documento.  No resulta ya necesaria la mención en dicha razón, del hecho de que la firma estampada del notario haya sido puesta de su puño y letra, tampoco que el sello blanco sea el debidamente registrado ante la DNN.

4.- CERTIFICACION DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
En cuanto a la certificación de medios electrónicos, ahora el nuevo texto del art. 17 establece que en caso de que el  texto de la certificación provenga directamente de una base de datos de un Registro Público y la transcripción del asiento sea literal, se permirá el uso de guarismos y abreviaciones.   Y en estos casos,  la hora y fecha de expedición deberá coincidir con las de la consulta que sustenta la certificación.

5.- PLAZO DE VIGENCIA EN CERTIFICACIONES NOTARIALES
Por primera vez se establece para las certificaciones notariales un plazo de vigencia de un mes contado a partir de su expedición, o un plazo menor cuando los datos que la sustentan hubiesen variado.   Expresamente se señala que en caso de que la entidad pública ante la cual se vaya a hacer valer la certificación, quiera variar este plazo de vigencia, deberá haberlo  publicado previamente de conformidad con lo establecido en la Ley 8220  (Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos  y trámites administrativos).   Ver sobre este particular artículo 20 de los nuevos Lineamientos.

6.- TERRITORIALIDAD DE LA FUNCION CERTIFICADORA
Otro aspecto novedoso es la introducción de un concepto de “territorialidad” en relación con las certificaciones notariales.    Transcribimos sobre este particular el art. 18 de los nuevos Lineamientos:
Artículo 18. Territorialidad. El Código Notarial establece la facultad certificadora sin ninguna limitación, por lo que el notario costarricense puede trasladarse al extranjero o dentro del país y puede certificar, ya sea con vista en una fuente física o informática, siempre y cuando el acto o contrato tenga efectos en Costa Rica.

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10 Comentarios Deja un comentario

  1. Mario Rodriguez #

    En cuanto a las certificaciones, por tradición se ha estilado emitirlas en treinta lineas, no obstante al no existir ninguna regla al respecto, se mantiene el criterio de que siempre que se utilice letra 10, podrán incorporarse tantas lineas como alcance en el papel de seguridad?

    • Lic. Silvia Pacheco #

      A don Mario nos permitimos transcribirle lo que estableció la DNN en resolución 01024-2001 sobre el tema de su consulta: “NUMEROS DE LINEAS: Si bien es cierto el Código Notarial es omiso en establecer el mínimo o máximo de líneas a introducir en el papel de seguridad, en su numeral 73 in fine establece que los documentos inscribibles en el Registro Nacional, además del sello blanco, código de barras y demás medios determinados por esta Dirección, deben cumplir con los requisitos de seguridad establecidos por la entidad registral, la cual sí exige la utilización de treinta líneas en los documentos que han de presentarse para su registración. Por ello, y a fin de mantener una uniformidad en los documentos notariales, se estima conveniente que en todos se emplee el sistema de treinta líneas.” Sin embargo vamos a intentar corroborar si la Dirección mantiene aún este criterio del año 2001 para comunicarles a todos.

  2. belzerth espinoza #

    se puede notificar en el extrajero como notaria, ya que la funcion notarial tiene exterritorialidad”

  3. Euardo Alfaro Ramos #

    La palabra “registración” no existe en el idioma español. Ha de dercirse “registro”
    Comité defensa idioma español.

  4. Eduardo Alfaro Ramos #

    Corrijo: La palabra “registración” no existe en el idioma español. Ha de decirse “registro”.
    Comité de defensa del idioma español.

  5. Melvin #

    Lo que no está en los Lineamientos es porque muy probablemente ya está reglado en alguna otra parte, también de acatamiento obligatorio. Desde 1998 el legislador dispuso una de tantas características obligatorias del documento notarial: legible. Los Tribunales Notariales han suspendido notarios que emiten documentos que no se estiman legibles (letra pequeña, por ejemplo). Orden y cuidado son principios de la función notarial, de modo que escribir a espacio sencillo y/o a más de 30 líneas podría incidir también en estos temas legibilidad, orden y cuidado, donde abunda la interpretación que al final será el JUEZ el que decide. También desde 1998 el legislador dispuso la obligatoriedad del uso del papel de TAMAÑO oficio, con los mecanismos de seguridad que determine la DNN, hoy conocido entonces como Papel de Seguridad Notarial. Pero me parece que las normas deben considerarse en el CONTEXTO que rige el tema. La parte final del artículo 239 del Código Fiscal dice que los particulares podrán utilizar papel de buena calidad, de las MISMAS DIMENSIONES establecidas en el artículo anterior (…) para (…) los testimonios de escrituras públicas y certificaciones notariales (…). Ni el Código Notarial ni los Lineamientos abordan las dimensiones, porque ya están en el ordenamiento jurídico. Es decir, si contextualizamos TODO, tenemos: Papel de Seguridad Notarial, tamaño oficio, que determine la DNN, tamaño de letra mínimo 10 reglamentado por la DNN, los tipos de letra sugeridos por la DNN en los Lineamientos y según técnica archivistica, las dimensiones que estipula el Código Fiscal en cuanto a márgenes, cantidad de líneas, espaciado (30 líneas, doble espacio, medida de separación de márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo, dimensiones todas que están en el artículo 238 del Código Fiscal). Estas contextualizadas dimensiones están en la Ley; un reglamento no podría cambiarlas, como sí puede reglamentar el concepto “legibilidad” (tamaño y tipo de letra, por ejemplo). Por supuesto que el notario debe atender la normativa especial del Registro Nacional, la cual le autoriza legalmente autodeterminación sobre la técnica y mecanismos de seguridad a exigir en los documentes inscribibles o que se tramitan en la entidad. Reuniendo toda ese material, me parece que el tema está resuelto en el ordenamiento jurídico.

  6. michelle garcia #

    Ruego a la Lic, Silvia Pacheco, y demas colegas. por favor me aclare, como hay lineamientos, reglamentos y demás, la consulta es la siguiente: Si yo autentico como abogada, debo de usar un sello que diga abogada solamente , y si certifico o autentico cono notaria debo de usar otros sellos que diga NOTARIA PUBLICA, yo entendía que se usa un único sello tinta y blanco que diga “notaria Publica”. Muchas gracias

    • Lic. Silvia Pacheco #

      El dilema en cuanto a si únicamente los notarios son los autorizados para autenticar firmas, en razón de gozar de fe pública, o si también los abogados pueden hacerlo no ha sido aclarado en forma definitiva. La posición de la DNN hace unos años fue que tanto abogados como notarios podían autenticar firmas. En cambio, el Colegio de Abogados sostenía que los abogados solamente podían hacerlo, tratándose de la firma de sus patrocinados en escritos judiciales. Sabemos que la Junta Directiva del Colegio de Abogados se encuentra analizando otra vez el tema. Esperamos contar prontamente con una respuesta. Ahora bien sobre la consulta de la Licenciada García, el abogado no requiere contar con ningún tipo de sello para ejercer su función. De ahí que pueda autenticar firmas con solo indicarlo así. El notario, por el contrario, sí requiere estampar su sello blanco cada vez que autentica una firma. En realidad el sello de tinta únicamente lo debe utilizar el notario cuando requiere la autorización de un nuevo Protocolo, para lo cual expresamente se señala que debe estampar el sello de tinta en el margen superior del frente de cada folio. Nos parece que si un abogado utiliza un sello que solamente diga ABOGADO no estaría actuando mal, pues tampoco existe ninguna norma que se lo prohiba.

  7. michelle garcia #

    Mil gracias, siempre he creído que es como usted dice, y poca regulación sobre el tema, lo que sucede es que la DNN es inquisidora, en días pasado se presento un exfuncioanario de la DNN, con su forma inquisidora y dijo que usar sello de NOTARIO, cuando se realiza una labor como abogado es motivo de suspensión, se lo refute, le solicite la norma de esta regulación no me la supo decir porque como dice ya no se funcionario de la DNN, lo que no se le quito fue su prepotencia y su cara inquisidora.

  8. Melvin #

    Esta porción del texto de una SENTENCIA del Tribunal Notarial, VOTO #205-2010, y muchos más en igual sentido, les pueda ayudar un poco sobre la autenticación de notario y del abogado: “(…) La solicitud referida es un documento privado, en el que la participación del acusado consistió en autenticar ese escrito y como la autenticación es una función que puede realizar el profesional en derecho, tanto en el ejercicio de la abogacía como en el ejercicio del notariado, dado que esta jurisdicción sólo puede conocer las realizadas en este último caso, debe definirse, antes analizarse el recurso referido, en qué carácter se realizó. Es así como dentro de las funciones del notario se encuentra la autenticación de firmas o huellas digitales, según dispone el inciso i) del artículo 34 del Código Notarial, relacionado con el numeral 111 Ibíd., según el cual, “El notario podrá autenticar firmas o huellas digitales, siempre que hayan sido impresas en su presencia; para ello debe hacerse constar que son auténticas…”, ambas normas, se relacionan también con el artículo 76 del Decreto de Aranceles de Profesionales en Derecho, número 32493-J, que regula los honorarios correspondiente a la autenticación notarial de firmas y con el artículo 81 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial, publicado en el Boletín judicial del día 24 de mayo de 2007, según el cual: “Autenticación de firmas o huellas. La autenticación de firma es una actuación notarial, razón por la cual el notario debe utilizar los mecanismos de seguridad, con la excepción establecida en los casos de certificaciones de copias y documentos privados. El notario debe dar fe de que la firma o huellas fueron estampadas en su presencia, estar activo y al día en sus deberes funcionales y cumplir con el pago de las especies fiscales.”. Por su parte, el abogado, con la autenticidad que imprime a sus escritos, los dota de solemnidad, para su mayor firmeza y validez, y tratándose de los escritos dirigidos a instancias administrativas o judiciales, da cuenta del patrocinio letrado con que cuenta su cliente e informa de la representación legal de ese asunto, como refiere el numeral 114 del Código Procesal Civil. La función de esté último, no solo se circunscribe a mediar entre el que juzga y el que es juzgado, en el marco de dos intereses contrapuestos, o la tramitación de asuntos administrativos, sino que también, asume otras tales como la redacción de contratos privados y su autenticación (artículo 60 del Decreto de Aranceles citado). Examinada la actuación del licenciado (…), esta Cámara estima que la autenticación fue realizada en el ejercicio de la abogacía y no de notario público, al no constatarse en ese documento, alguna manifestación expresa de que su actuación fue en el referido carácter, por lo que, a falta de ella, ha de presumirse que fue hecha en la condición de abogado, según se lo ha resuelto la jurisprudencia en otros casos, en los cuales se ha debatido tal diferencia. Es así como la Sala Segunda de la Corte, mediante Voto No.116, de las 16:30 horas del 20 de diciembre de 1991, indicó: “…es claro que la intervención del licenciado…en el certificado de prenda a que se refiere la copia aportada por el quejoso…debe tenerse por hecha en su carácter de abogado y no de notario público, ya que para establecer lo contrario sería indispensable una manifestación expresa de la actuación en el referido carácter, y a falta de ella lo que debe presumirse es que intervino de acuerdo con la exigencia de la norma indicada en primer término…”, y por su parte, este Tribunal en el Voto No.60, dictado a las 14:40 horas del 23 de abril del año en curso, expresó: “…Quiere decir entonces, que si en los documentos que contienen las opciones de compra referidas, no consta manifestación expresa de la licenciada…de que autenticó dichos documentos en su carácter de notaria, debe de tenerse por acreditado que lo hizo en su condición de abogada…”. y a mayor abundamiento, la Dirección Nacional de Notariado, en la resolución número mil treinta y seis-dos mil uno, de las dieciséis horas cinco minutos del treinta y uno de octubre del dos mil uno, dictada en la Consulta número 40-2000, expresó: “Debe tenerse presente que, el profesional en derecho tiene la posibilidad de ejercer la labor de abogacía y la del notariado conjuntamente, o incluso optar por ejercer solamente una de ellas, pudiendo autenticar firmas en esas dos condiciones, resultando claro está, independientes una de otra, retribuyéndose incluso en forma separada. El artículo 111, otorga la potestad al notario de autenticar firmas o huellas digitales, estableciéndose en esa norma, un presupuesto indispensable, cual es, “siempre que hayan sido impresas en su presencia” y debiendo para ello, hacerse constar que son auténticas. Lo anterior quiere decir que, cuando el notario le da el carácter de auténtica a esa firma, se entiende que él identificó y vio firmar al interesado . En aquéllos casos donde no se indica expresamente que la firma fue autenticada en condición de notario público, deberá entenderse que lo es en condición de abogado; salvo claro está, que el documento exija para su trámite o validez que la autenticación sea en uno u otro carácter, tal es el caso de lo estipulado en el numeral 114 del Código Procesal Civil…”. De manera que, dado que no existe actuación notarial, ha de revocarse la sentencia, por lo que el proceso debe declararse sin lugar por existir ejercicio de la abogacía, debe remitirse el presente asunto a la Fiscalía del Colegio de Abogados a fin de que ahí se ventile la pertinencia de la denuncia establecida por la entidad quejosa.- (…) “

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