EL BLOG JURÍDICO DE COSTA RICA

Sobre el uso de papel de seguridad notarial

a. Enero, J.2015, Notarios, Noticias MasterLex

Compartir   

A partir del 1 de octubre del año pasado es obligatoria la utilización de papel de seguridad en certificaciones de copias y autenticaciones de firma, las cuales se encontraban dispensadas de tal requisito por el texto anterior del art. 32 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial.   Puede ver al respecto nuestra nota: Autenticaciones de firma y certificaciones de copia ahora solo en papel de seguridad notarial

Varios suscriptores nos han consultado si ante la dificultad que puede suponer, en algunos casos,  el tener que adherir con goma un folio de seguridad al final de un contrato privado de varias páginas o de cualquier otro documento, teniendo además que aclarar en la respectiva razón notarial, cuáles y dónde se encuentran rubricadas las firmas que se autentican, consultamos al MSC. Guillermo Sandí, Director Ejecutivo de la DNN sobre la posibilidad de imprimir enteramente un documento en folios de seguridad notarial.

Nos indicó don Guillermo que: «De conformidad con el Código Notarial y los Lineamientos para el Ejercicio de Servicio Notarial, los documentos notariales (excepto los protocolares y los que una norma especial tenga excepción explícita) deben confeccionarse en papel de seguridad notarial, llevar siempre la firma y el sello blanco, por lo que  deberán verificarse la concurrencia de esos elementos independientemente de la forma en que el notario haya determinado como realizar el acto, ya que es entera responsabilidad del notario el uso de papel de seguridad para plasmar en él la actuación extra protocolar en conjunto con el acto o contrato o bien, adherir el papel de seguridad con su actuación a los documentos privados que se le presenten.»

Confirmamos por consiguiente que queda a criterio del notario si imprime la totalidad del documento, que requiere de su autenticación o certificación, en papel de seguridad o si solamente lo utiliza para consignar la correspondiente razón notarial, la cual deberá adherir con pegamento al documento.

Descargar

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

19 de 19 Comentarios

  1. Roger Salas Granados • 08 julio, 2017

    Favor enviar información relacionada con el tema de las firmas de autenticación de abogados y notarios. Los felicito por el excelente trabajo que hacen. Saludos cordiales.

  • BUCK RONALD CALVO CANALES • 28 enero, 2015

    Doña Silvia. De ser posible me gustraría tener acceso al documento en mencion relacionado con la diferencia de autenticacion de Abogados y la de Notarios. Muy gentil. Liberia 28 de enero 2015

  • Lic. Olman Aguilar • 28 enero, 2015

    Yo me uno a la sugerencia de la Boleta para Autenticaciones. Porque no aprovechando esta plataforma, hacemos como grupo de abogados y si la gente de Master Lex está de acuerdo, con ellos también, a la Dirección de Notariado de analizar esa posibilidad. Yo personalmente creo que es un simple tema de cobro de parte de la Dirección de Notariado. Que hagan las boletas y nos las cobren, pero que tengamos una forma simple y eficiente de hacer las autenticaciones.

  • Katty • 28 enero, 2015

    Buenos días doña Silvia, me uno a la solicitud del colega Olman Aguilar y le solicito me envié a mi correo el artículo sobre la diferencia de autenticación de abogado y de Notario. Gracias de antemano!

  • Fernán Pacheco • 27 enero, 2015

    El tener que adjuntar una hoja de seguridad que, por su dimensiones, fue concebida para otros fines, para una simple autenticación de firma en un documento privado, resulta engorroso, aparatoso, desproporcionado, no ecológico, etc, etc, etc. En otros países o incluso nuestro Ministerio de Relaciones Exteriores en sus autenticaciones, utilizan boletas para tales fines. Me parece que la DNN debería autorizar un papel de seguridad en formato de boleta para tales fines.

    • Arturo Apéstegui • 27 enero, 2015

      Fernán, me parece muy acertada tu sugerencia de «Boletas de Seguridad Para Autenticaciones». Creo que podrían tener los mismos detalles de seguridad que las hojas oficio. Yo con esta nueva regulación me mandé a hacer un sello que pongo a la par de la firma que autentico, que dice que la firma que autentico es de Fulano de tal y que la razón de autenticación está adherida a esa hoja, en la hoja de seguridad número 12345… De esa manera hay una correspondencia cruzada entre mi autenticación en el formulario o carta que firma el cliente, y la hoja donde hago la razón de autenticación. Claro, mejor si en lugar de una hoja oficio fuera una boleta.

  • Sergio Rivera J. • 27 enero, 2015

    Es importante destacar que, en trámites y procesos administrativos, el poder especial puede ser autenticado por el mismo abogado al que se otorga el mandato, según se desprende del artículo 283 de la Ley General de la Administración Pública:

    Artículo 283.-
    El poder del administrado podrá constituirse por los medios del derecho común y, además, por simple carta autenticada por un abogado, que podrá ser el mismo apoderado, o por la autoridad de policía del lugar de otorgamiento.

  • Lic. Miguel Angel Santamaria Boza • 27 enero, 2015

    Me podrian aclarar si los Poderes Especiales Judiciales pueden ser autenticados por notario o por abogado pues hasta la fecha yo los autentico como abogado

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 enero, 2015

      Sobre el poder especial judicial encontramos lo siguiente en el Código Civil: » Artículo 1256. El poder especial para determinado acto jurídico judicial y extrajudicial, sólo facultará al mandatario para los actos especificados en el mandato, sin poder extenderse ni siquiera a los que se consideren consecuencia natural de los que el apoderado esté encargado de ejecutar.» No se especifica que dicho acto deba ser autorizado por un Notario Público. Por otra parte encontramos que el art. 118 del Código Procesal Civil expresamente señala que la autenticación de la firma del poderdante puede ser dada por un abogado: Artículo 118.- Otorgamiento del poder. No será necesario que el poder de quien represente a otro en proceso conste en testimonio de escritura pública, pues podrá hacerse en papel simple, con tal de que esté firmado por el otorgante, o si no supiere escribir o estuviere impedido para hacerlo, por una persona a ruego; en ambos casos debidamente autenticado por un abogado, que no sea aquél a quien se otorga el poder.

  • Vilma Camacho • 27 enero, 2015

    Creo que al existir una diferencia sustancial entre lo que es un abogado y lo que es un notario (pues el abogado puro y simple está inhibido para todo acto notarial) y existir además la tutela del ejercicio notarial a cargo de la DNN, la firma que se consigne como abogado debe acompañarse del sello de tinta, mientras que el sello blanco esta reservado para los actos notariales y por tanto son de uso exclusivo de los notarios-
    Si las instituciones públicas exigen papel notarial, es de suponer que requieren autenticación de parte de un profesional en ese campo y no de un abogado, pues la diferencia es la fe pública que ostenta el notario, la cual no es propia de un abogado.

  • Luis Fernando Moya Mata • 27 enero, 2015

    La misma duda del Lic. Danilo Loaiza. Los poderes judiciales se han otorgado en papel común, propiamente, tipo carta debido a la manera cómo se lleva la foliatura de los expedientes judiciales, que en este caso, se alteraría con el papel de seguridad notarial. Si se trata de una autenticación de abogado, no veo el problema, sin embargo la autenticación de esos poderes, por regla general la hacen los notarios. De allí la dudea.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 enero, 2015

      Muy interesante esta inquietud que plantean don Luis Fernando y el Lic. Loaiza. Vamos a tratar de conocer la opinión de don Guillermo Sandí sobre el particular.

  • Fernando Castro Esquivel • 27 enero, 2015

    Doña Silvia: En el ICE y otras instituciones han agarrado la maña de solicitar autenticaciones notariales, o más bien, exigen siempre papel notarial, aún y cuando uno autentique como abogado. ¿No existe alguna directriz para diferenciar los dos actos y mostrárselos a los funcionarios públicos que hacen la confusión.
    Muchas gracias.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 enero, 2015

      Estimado don Fernando, En octubre del 2013 publicamos un comentario en este blog denominado: JURISPRUDENCIA RECIENTE CONFIRMA FACULTAD DE AUTENTICACIÓN DE LOS ABOGADOS. Transcribimos de la sentencia indicada: ”No puede dejar de señalarse que la autenticación de firmas en nuestro ordenamiento jurídico no es una facultad exclusivamente notarial, dado que multiplicidad de normas de rango legal, como el Código Procesal Civil (artículos 114, 116 y 118) y la Ley General de la Administración Pública (artículo 283), entre otras, establecen con claridad que la autenticación de firmas la realiza el abogado, cuestión que solo por esta razón hacía innecesaria toda esta litis.” Sabemos que la Comisión de Notariado del Colegio de Abogados se encuentra estudiando el tema. Vamos a tratar de averiguar si ya existe algún pronunciamiento que pueda servirle a los abogados para demostrar que la autenticación por un notario no es siempre requerida.

  • Olman Aguilar • 27 enero, 2015

    Silvia es posible que me ayude para tener una artículo de creo el año pasado de la diferencia de la autenticación de abogado y la de notario. Es decir, cuando la autenticación de la firma es notarial y cuando es como abogado. Me parece interesante especialmente por estas cosas. Y es que por el otro lado, la Corte pide que le lleguen los documentos en hoja corta, no en hoja larga, por lo que los clientes no quieren que los contratos de alquiler vayan en hojas largas, los quieren en hojas cortas.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 enero, 2015

      Con mucho gusto don Olman. Le haremos llegar a su correo electrónico esas notas que publicamos hace un tiempo sobre este tema de la posibilidad de autenticación por abogado/notario. El tema se encuentra aún en estudio por parte del Colegio de Abogados y de la DNN. Vamos a retomarlo para intentar obtener un criterio definitivo de estas autoridades al respecto.

  • Danilo Loaiza Bolandi • 27 enero, 2015

    Me gustaría saber cuál es la posición de la DNN respecto de la autenticación de la firma que hace el ABOGADO DIRECTOR en los escritos de demanda, contestación de demanda y demás escritos presentados a estrados judiciales con ocasión de la iniciación y tramitación de un proceso jurisdiccional, también si el poder especial judicial que le otorga el cliente a su abogado director la firma del poderdante debe ser autenticada por abogado pues hasa la fecha lo que se ha estilado en esa clase de poderes es que un colega de oficina autentique la firma del poderdante. Existe norma dispersa en donde se faculta al Abogdo Director a autenticar la firma de la parte litigante que patrocina, entre otras normas dispersas, el Código Fiscal habla de la firma autenticada por abogado, también en el CPC y en muchas otras normas. Me gustaría que la DNN rinda su opinión al respecto y también que otros colegas Abogados y Notarios se refieran al asunto y así retroalimentarnos.