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ESTADO DEBE PROPORCIONARLE A LOS NOTARIOS SISTEMAS DE VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD

Destacada, g. Julio, J.2015, Notarios, Noticias MasterLex

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Mediante resolución No. 085-2015-VI de las 15:00 hrs del pasado 22 de mayo , adicionada a las 8:30 hrs del 10 de junio, del Tribunal Contencioso Administrativo, Sección Sexta del II Circuito Judicial de San José se declara:

«…  el deber del Estado de suministrar a los notarios públicos, la información necesaria y pertinente que les permita constatar y verificar de la manera más certera e indubitable posible, la identidad de las personas que comparecen a esas notarías.  2) Se ordena al Tribunal Supremo de Elecciones y a la Dirección de Migración y Extranjería, que en coordinación con la Dirección Nacional de Notariado, definan e implementen las acciones y herramientas necesarias que permitan poner a disposición de los notarios autorizados, los mecanismos y herramientas para garantizar el efectivo acceso a los padrones fotográficos que cada una de aquéllas lleva lleva, el sistema denominado: «Digito Verificador de Pertenencia», así como los registros y herramientas de información para que esos profesionales se encuentren en posibilidad objetiva de corroborar la identidad de las personas que solicitan sus servicios notariales, sean nacionales o extranjeros con estatus migratorio autorizado, respectivamente.»  (Tomado en lo conducente de la resolución indicada y su adición.)

Se otorga un plazo de tres meses, contados a partir de la firmeza del fallo, para la definición de las acciones que permitan el cumplimiento de lo ordenado y luego un plazo de seis meses para la implementación correspondiente, si otro motivo válido no lo impidiere.

Además se advierte sobre la necesidad de garantizar la tutela del derecho a la intimidad así como el diseño de de sistemas de seguridad que impidan la utilización y acceso irregular a las fuentes de información.

ANTECEDENTES DEL CASO

El promovente del proceso es un notario que fue condenado en noviembre del 2011, a tres años de suspensión el ejercicio de la profesión así como al pago de seis millones trescientos mil colones, en razón de haber autorizado una escritura pública de constitución de hipoteca en la cual la identidad del deudor había sido suplantada sin que él lograra percatarse del fraude.

Por consiguiente, en julio de 2012, el accionante formula demanda en un proceso de puro derecho aduciendo la omisión del Estado de suministrarle las herramientas necesarias para poder constatar la infabilidad de los documentos de identificación como establece el numeral 39 del Código Notarial, omisión que lo expuso a las serias sanciones indicadas.

RELEVANCIA DE LA FUNCIÓN NOTARIAL Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

La actividad notarial es una función pública que se ejerce privadamente.    Es claro que los notarios realizan una tarea de marcado interés público en tanto a través de su función asesoran a las personas sobre la debida y correcta formación legal de su voluntad en los actos o contratos jurídicos así como dan fe de los hechos que ocurren ante su presencia.   Por ello, requieren del acceso oportuno y eficiente a los registros de información que les permitan establecer la veracidad del dicho de los comparecientes, así como de su plena identidad.

«El acceso a la información relevante de las partes que sea necesaria para el otorgamiento del instrumento notarial se encuentra previsto en el artículo 30 del Código Notarial, en cuanto indica a lo que viene relevante al caso: «Las dependencias públicas deben proporcionarle al notario toda la información que requiera para el cumplimiento óptimo de su función.»  En el marco de este proceso, entiende este cuerpo colegiado que ese suministro de información incluye la posibilidad de acceder a los registros de datos que permitan obtener de manera indubitable, la certeza sobre la identidad del sujeto suscribiente, pues de otro modo, podría potenciarse el fraude registral, y con ello, el riesgo de lesión al derecho de propiedad de terceros, con graves implicaciones para la seguridad del tráfico de bienes que deba concretarse mediante negocios formalizables en sedes notariales. (…) Las funciones del notario incluyen la instrumentalización y documentación de negocios jurídicos, así como autenticar firmar.   Ambas gestiones requieren de una identificación plena y cierta de la persona. (…) Desde ese plano, considera este Tribunal, el acceso a esas herramientas debe ser inmediato, de suerte que permita al notario, en el momento, consultar la fuente de información para establecer la identidad de la persona.  Ello implica que el acceso a los registros de la información deba garantizarse mediante la implementación de sistemas tales como claves de acceso que posibiliten consultar «en línea»   (Tomado textual de la resolución No. 085-2015-VI de las 15:00 hrs del 22 de mayo pasado del Tribunal Contencioso Administrativo, Sección Sexta del II Circuito Judicial de San José.

Nos confirman que está bastante avanzada la coordinación entre la DNN y las instituciones a cargo de suplir las bases de datos con los datos de identificación de las personas para la implementación de un sistema que permita a los notarios verificar la identidad de las personas que recurran a sus notarías.  Oportunamente se brindarán más detalles sobre el avance de este proyecto.

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

25 de 25 Comentarios

  1. Adolfo • 12 noviembre, 2017

    Triste ver como un artículo el 39 del código notarial que no dice que documentos complementario deba obtener el notario para identificar una persona pero sirve de base para suspender un notario en materia sancionatoria las normas debe aplicarse de forma restrictiva aún más la cédula de un otorgante no es obligación conservarla en el protocolo lo de referencias pero Cómo ya sabemos en este país todo es culpa del notario… hasta del deterioro social. Absurdo.

  2. Adolfo • 21 agosto, 2017

    A merced del hampa lo que pasa siempre es responsabilidad del notario el hilo se revienta por la parte mas delgada y de momento nosotros somos ese hilo.

  3. Melvin • 22 julio, 2015

    PERSONALISIMO-ADECUAR VID. Es indiscutible que el ejercicio del notariado de carácter personalísimo, la fe pública tiene la misma suerte ya que no existe la fe pública derivada, ergo, la comprobación sin lugar a dudas de la identidad de las personas es una labor del NOTARIO y no de sus colaboradores, caso contrario se quebrantaría la inmediatéz y por ende se lesionaría gravemente la fe pública. ENTONCES el TSE y Migración deberían adecuar el software y el hardware de modo que tratándose de NOTARIOS ese mecanismo solo funcione, sea efectivo y eficaz, si el Notario está presente utilizando concomitantemente su HUELLA DIGITAL. De esta forma se cierra y minimiza el riesgo de que inescrupulosos e irresponsables Notarios dejen también esa tarea en los colaboradores sin la presencia del Notario quien solo hace acto de presencia para firmar todo lo que ya sus colaboradores hicieron sin su presencia.

  4. Sergio Alonso VALVERDE ALPÍZAR • 21 julio, 2015

    Cabe destacar que la iniciativa se originó en el propio Tribunal Disciplinario Notarial, en una nota puesta por el Juez Valverde Alpízar, y que tiene las implicaciones de un «obiter dicta». Enhorabuena para quienes hemos ejercido el notariado.

    2) Conociendo en sede apelativa, el Tribunal de Notariado, mediante el voto No. 24-2010 de las 15 horas 15 minutos del 11 de febrero del 2010 dispuso revocar la sentencia referida en el aparte previo e impuso al denunciado una sanción de tres años de suspensión en el ejercicio de la función notarial y le condenó al pago de ¢4.000.000.00 (cuatro millones de colones por daño material) y a ¢1.440.000.00 (millón cuatrocientos cuarenta mil por perjuicio o lucro cesante). En ese fallo, en nota separada del Juez Valverde Alpízar se indicó: «…Resulta de gran importancia que la Dirección Nacional de Notariado, como ente organizador del notariado costarricense, acorde a sus deberes legales contenidos en los artículos 21, 22 y 23 de la Ley No. 7764, promueva tanto cambios en la legislación, como la obtención de herramientas óptimas para evitar la exposición a sanciones de gran rigor y efecto sobre el ejercicio profesional individual y la seguridad jurídica de los ciudadanos, que se ven afectados por la ausencia de maximización de las medidas de seguridad del tráfico notarial. Resulta fundamental, en consecuencia, que al menos cada despacho notarial cuente con acceso al padrón fotográfico del Tribunal Supremo de Elecciones, herramienta útil, pero no la única, para poder cumplir con los preceptos imperativos del artículo 39 de la Ley N° 7764 y en general de las leyes Nº 7688 y Nº 3504. Debe preocuparse además porque cada despacho notarial, cuente con las herramientas tecnológicas óptimas para leer los códigos de barras y medidas de seguridad análogas que tiene la cédula de identidad costarricense, recordando por contraste que a los agentes consulares sí se les facilita el acceso a herramientas que permiten verificar las distintas medidas de seguridad de las distintas emisiones de pasaportes concedidos a los ciudadanos de la república, casualmente para garantizar su debida identificación con el documento de viaje, y controlar así cuando llegan a manos ajenas con nefastos propósitos.» (Folios 12-23 del legajo judicial)

  5. Carlos Rodriguez • 17 julio, 2015

    Muy bueno ,para todos los notarios actuales y futuros,
    y muchas gracias , al colega , que promovió el juicio ,excelente….

  6. MICHELLE GARCIA GARCIA • 17 julio, 2015

    De acuerdo con la lic. Quiros, esto debe de ser apoyado en conjunto la DNN, y EL COLEGIO DE ABOGADOS, despues de todo ambos deben de velar por la labor de sus agremiados, sin embargo la lucha la damos sin patrocionio. Tambien estoy de acuerdo que se inste y se sancione a los notarios y abogados deseales, que cobran montos risibles, dejandonos a merced de la ciudadania que incluso algunos clientes se arrojan el derecho de decirnos, no nos importa lo que el arancel diga, cobre de acuerdo a lo que nos convenga, como si se tratara de un chinamo.- .

  7. Lic. Mayling Quirós Barquero • 16 julio, 2015

    Este es el correo a donde había solicitado información del TSE jgonzalez@tse.go.cr, voy a buscarlo para darles la información que el me dio al respecto. También considero que la DNN debería apoyar más a nosotros los notarios, ya ahora ni siquiera atienden consultas telefónicas, sólo por correo, los cuales en mi caso he enviado varios y nunca contestan, tampoco hacen nada por la competencia desleal que muchos notarios practican al cobrar sumas ridículas por actos notariales dejando a los demás muy mal parados ante los clientes ya que piensan que uno cobra así porque así. Parece que el sistema favorece al notario que actúa contrario a derecho y pagamos los que nos apegamos a él.

  8. MICHELLE GARCIA GARCIA • 16 julio, 2015

    Ya me averigue con detalle efetivamente esto va viento en popa, por favor los interesados pueden comunicarse al 2287 5894 con Adriana Rodriguez del TSE, o mediante correo arodriguezc@tse.go.cr, ella les brinda toda informacion, es importante tener un grupo significtativo, beneficio para todos y no desalentar esta iniciativa. gracias a todos

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 julio, 2015

      Muchas gracias a usted Licenciada García. Vamos a analizar la posibilidad de una nota en este blog sobre los pasos a seguir para la utilización de este sistema de verificación de identidad del TSE para que los notarios que lo deseen, puedan suscribirse.

  9. Gerardo Calderón C. • 16 julio, 2015

    A los HONORABLES NOTARIOS. Debemos defender nuestra función Notarial y exigir a las Autoridades rigurosidad implacable contra los «notarios inescrupulosos y corruptos» Espero nos den esta herramienta del Padrón Electoral y sé que los Notarios que somos honestos haremos buen uso de esa herramienta. Así mismo, insto a los Honorables Colegas para exigir a la DNN que utilicen en nuestro beneficio la proporción del Timbre de Abogados que perciben. Vean que esto obtenido por un colega es por su desventura de haber sido sancionado y no obtenido por gestiones de la DNN. que dicho sea de paso, sólo sirve para entorpecer y entrabar la gestión Notarial con sus directrices.

  10. Licda. Analive Matamoros • 15 julio, 2015

    Definitivamente este servicio debe ser gratuito. Gracias a que el colega que tuvo el problema se defendió es que existe esta resolución, porque por diligencias directas de quienes nos rigen, estaríamos esperando aún. Si bien es cierto muchos colegas tienen sus malas prácticas de enviar a mensajeros a recoger firmas, a prestar los folios de los protocolos a otros colegas etc etc, habemos otros que tratamos de cumplir con lo que establece el Código Notarial, pero señores nosotros no somos peritos para saber cuándo una cédula es falsa o no. Aunque el TSE explique que existe mecanismos, sabemos muy bien que los delincuentes van adelante y no solo sucede con cédulas, sucede con pasaportes, con tarjetas bancarias y muchas cosas más. Si el documento de identificación para los nacionales es la cédula de identidad, ese es y punto, un Datum u otra identificación no son documentos idóneos, tal vez adicionales pero nunca sustituirán la cédula, y a ese documento es al que el TSE debe brindar a los notarios los mecanismos necesarios para una más correcta identificación. Lo que indica el Sr. Herrera es muy atinado, allí corroboraremos hasta la firma

  11. MICHELLE GARCIA GARCIA • 15 julio, 2015

    Hola, ayuda Lic. Quiros accese esa direccion consulte con varias dependencias nadie sabe nada, podra ayudarnos con mas informacion, esto es importante primero verificar el costo, y luego obtenerlo.

    • Luis Alberto Arias • 15 julio, 2015

      Saludos colegas, en el siguiente link, esta la información que se está discutiendo en este foro.
      http://www.tse.go.cr/verificacion_identidad.htm

      Se ingresa al TSE, Se elige la pestaña del Registro Civil, ahí se elige «Servicios en línea» y ya ahí se elije Sistema de identificación de identidad.

  12. Rodolfo Herrera • 15 julio, 2015

    Hasta que al fin, algo con sentido común… Tan fácil como darnos acceso a los notarios al Tribunal Supremo de Elecciones, de esa manera corroboraremos Foto, Nombre, Apellidos, Número de Cédula, y lo mejor la firma, ya que alguien puede tener varias cédulas vigentes con firmas distintas de esa manera podemos estar seguros de que la firma es la actual.
    De hecho si lo piensan bien al ser servidores públicos deberíamos tambíen poder certificar los matrimonios, defunciones y demás labores que brindan en una ventanilla del Registro Civil… De esa manera se descongestionaría y nosotros podríamos brindar un servicio adicional.

  13. Lic. Juan Antonio Mora • 15 julio, 2015

    Buenas tardes a todos. El sistema de Verificación de Identidad del TSE, pareciera ser muy bueno, sin embargo coincido con la colega Quirós en el sentido que es un servicio cobrado, no gratuito, en dólares, y que además, obliga a adquirir el lector de huella digital, que es bastante elevado.
    El padrón fotográfico Electoral debería ser puesto a disposición de los Notarios, sin ningún costo.

    • Rodolfo Herrera • 15 julio, 2015

      Totalmente de acuerdo, DEBE SER GRATUITO PARA LOS NOTARIOS. Por amor a Dios somos servidores públicos, se nos castiga de forma más rigurosa, porqué debemos pagar por darle la seguridad a los usuarios?

  14. Lic. Mayling Quirós Barquero • 15 julio, 2015

    Ya el Registro Civil instaló una plataforma para verificación de la identidad incluso con la huella dactilar. Solo hay que ingresar a la página http://www.tse.go.cr y ahí está el correo del encargado en donde le indican en donde conseguir el dispositivo y como instalar el software. Tienen si tarifas en dólares de acuerdo al número de consultas mensuales. No estoy de acuerdo con el pago sobre todo por ser en dólares cuando ganamos en colones, al menos yo, sin embargo, es un mecanismo importante para uso de la función notarial.

    • Olman Aguilar • 15 julio, 2015

      Estimada Mayling cual de todos los correos es que no veo algún título de funcionario como para que sea el encargado de ese servicio. Si me pudiera indicar cual de las personas ahi listadas, se lo agradezco y voy a averiguar lo del tema del costo para analizarlo.

  15. MICHELLE GARCIA GARCIA • 15 julio, 2015

    Saludos a todos. Respetuosamente comento. Es de conocimiento de todos que la cedula tiene una vigencia de 10 años. Se imagina como puede variar una persona en diez años. Perfectamente esto puede ser usado para falsificar una cedula, le varian la foto, si falsifican pasaportes con los controles intrnacionales con sistemas digitales, cuanto mas nosotros los notarios a buen ojo de cubero. Por favor hagamos algo para que se nos habilite el padron cedular, el ampa sabe que los notarios estamos a la merced, yo verifico todo pero siempre queda la duda, ademas todas las personas no tienen licencia, y si las tienen las fotos son muy diferentes.-.-

  16. CENTINELA • 14 julio, 2015

    La mayoría de los fraudes por suplantación son por ausencia de diligencia real del Notario o por ausencia del Notario mismo que encarga al guarda, a la secretaria o asistente o mensajero recoger firmas sin la obligada presencia e inmediatez del fedatario. Ahora la sanción disciplinaria será DOBLE o TRIPLE de lo que se estila en la actualidad, pues si con todo y el mecanismo verificador hay fallas y suplantación, las autoridades usaran en contra del Notario la nueva herramienta; es decir, si existe la herramienta, la identificación sin lugar a dudas ya no tendrá NI EXCUSA NI ATENUANTES NI EXCULPACIÓN. «una de cal, otra de arena.»

  17. Dennis León • 14 julio, 2015

    Para eso, precisamente, existe la firma digital. Si podemos inscribir un matrimonio, igual de simple podemos ingresar a un servidor con el padrón pero con la cuenta cedular, y listo, así de sencillo.
    Que quieran, o pretendan lucrar con esto, NO se debe permitir.

  18. Olman Aguilar • 14 julio, 2015

    Esto es algo básico que debió haberse realizado hace mucho tiempo. Si uno como notario puede verificar el padrón del Registro Civil con su respectiva foto, puede cerciorarse que no es una cédula falsa. Si no puedo entender como se condenó a un notario en la forma que indican, cuando no hay norma que establezca que los notarios tenemos que pedir doble identificación. La solución está a la mano y el poder ver una foto de una cédula no veo como pueda violentar el derecho a la intimidad de la persona. Quedo atento para ver cuando darán acceso a esa información. Muy amables.

  19. Kika • 14 julio, 2015

    Definitivamente en este país solo a punta de demanda se hacen las cosas, sé que hay muchos rufianes con título de abogado y notario por ahí, pero es lamentable que muchos buenos notarios se vean perjudicados por actos delictivos de los que no fueron parte, solo porque no contaban con medios para verificar la identidad.
    Supongo que este caso será aquel famoso fallo de la Sala con aquella salida olímpica de que el notario debió hacer un Tatum, o pedir una identificación adicional! Por favor, para empezar Datum no es una fuente pública e indubitable, y segundo pedir una segunda identificación con foto?? Por Dios, y si la persona no tiene pasaporte o licencia que son las únicas otras identificaciones con foto oficiales?? Dónde queda la ley entonces que dice que para nacionales la identificación oficial es la cédula y para extranjeros el Dimex o el pasaporte según el caso?? Era hora de que le pusieran el cascabel al gato, a ver si los notarios podemos trabajar con acceso a las bases que hasta los cajeros de banco pueden ver para cambiar un cheque!

    • Olman Aguilar • 14 julio, 2015

      Solo me faltó indicar que total y absolutamente de acuerdo con el comentario de Kika.

    • Rodolfo Herrera • 15 julio, 2015

      y me encantaría saber ahora con que saldrían por que Datum (equifax ahora) ya no tiene sistema de fotografía. Y aún más si usted llama y se identifica puede solicitar que le saquen de esa lista.