Historias del Protocolo IX. El Notario Público como notificador

Agradecemos al Dr Herman Mora el artículo que nos hace llegar esta semana.

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«Mi hija siempre ha dicho: hay dos momentos para ser hippies, o en la juventud o cuando se ha avanzado en edad. En el medio… no luce.

Entendamos por hippies a esos «chancletudos», almas libres y despreocupadas, especialmente de la acumulación de riqueza, que prefieren el amor, que acaudalar bienes.

Yo en mi tierna juventud, no fui hippie, o al menos, no lo suficiente. Es por lo cual ahora, me debo a la forma, aunque con frecuencia piense que es muy difícil ser ciudadano, es decir cumplir con todas las formas que exige el medio.

Una de las profesiones donde se impone la forma, es el notariado. Esto por cuanto se considera que observar la forma es atender el fondo.

He considerado conveniente variar el orden de estas entregas, a fin de hacer mención a aspectos particulares de las notificaciones, en nuestro caso, por medio de notarios públicos. Sabemos que el artículo 29 de la ley de Notificaciones, le confiere dicha competencia a los fedatarios.

Artículo 29.- Notificaciones por notario público. Competencia

Las notificaciones personales podrán efectuarse por un notario público, quien deberá confeccionar el acta respectiva en papel de seguridad notarial y su actuación será fuera de su protocolo. Al notario público se le aplican los derechos y deberes de todo notificador judicial. Sin embargo, tiene facultades para notificar dentro del territorio nacional y fuera de él, sin necesidad de solicitar autorización expresa al despacho judicial.

Competencia nada despreciable, de la que no gozan, los notarios, en otros países, a no ser de manera excepcional y en casos contados.

De tal suerte, siendo el fedatario, auxiliar del aparato estatal, ya que en lo aplicable, éste debe ajustarse a lo que se le exige a los funcionarios judiciales o administrativos que realizan esas diligencias. Y es que este tipo de actuación, es básicamente fedante, consiste, en términos simplistas, en la dación o entrega de unos legajos donde se pone en conocimiento del prevenido la existencia de un proceso en su contra. Es por lo tanto un acto formal, pero especialmente material, además de vital importancia, ya que puede ser que estemos frente al inicio procesal de una contienda. La mala realización del mandato, puede ser devastador, de ahí que la fe pública esté de por medio.

Ahora, a lo que vinimos. Conviene especialmente hacer saber que mediante resolución del Consejo Superior del Poder Judicial, tomada en sesión No. 18-16, celebrada el 25 de febrero de 2016, artículo LXXXIII, acordó reiterar la circular No. 110-2012, sobre “Reglas generales que complementan la Ley de Notificaciones Judiciales”, del 3 de agosto de 2012, que trascribimos en lo que interesa:

“El Consejo Superior del Poder Judicial, en la sesión Nº 62-12, celebrada el 28 de junio último, artículo XXX, dispuso comunicarles las siguientes “Reglas generales que vengan a complementar la Ley de Notificaciones Judiciales” de acatamiento obligatorio:

1) Dejar siempre constancia o razón en el acta de notificación del por qué resultó negativo o fracasó la ejecución del acto procesal de notificación en forma personal; así como de todos aquellos acontecimientos o circunstancias sobrevenidas durante su ejecución, que resulten útiles a las y los Jueces para resolver un eventual incidente de nulidad y/o para tomar una decisión jurisdiccional, las cuales se podrán dejar registradas de manera digital, en audio, video o fotografía en caso de tener este tipo de tecnología a disposición.

2) Repetir el acto procesal de notificación en forma personal hasta por tres veces, en días y horas diferentes, aún de noche, cuando no hayan personas presentes en el lugar señalado al momento de ser llevado a cabo.

3) Ejecutar el acto procesal de notificación en forma personal en el domicilio registral (artículo 21 de la Ley N8687) como última opción, en aquellas materias regidas principalmente por el principio de oficialidad; en palabras de la Comisión de Comunicaciones Judiciales: “… cuando se cuente con archivos para consultar direcciones sí se podrá buscar de oficio en aquellas materias que lo permitan y siempre que no choque con el principio dispositivo.”

4) Registrar el número de teléfono propio de la persona notificada u otra de su confianza en el acta de notificación, cuando se está ejecutando el acto procesal de notificación en forma personal, para eficientar el posterior contacto del personal del despacho judicial con la persona notificada.

5) Gestionar la colaboración de la parte interesada para ejecutar el acto procesal de notificación en forma personal, en materia Civil incluyendo los procesos cobratorios, para ubicar el lugar señalado y/o identificar a la persona que se deba notificar, ya sea en forma presencial o telefónicamente cuando haya aportado el número previamente, de lo cual se dejará constancia en el acta de notificación en forma personal.

6) Realizar siempre el acto procesal de notificación en forma personal, aunque sea en forma tardía, es decir, con posterioridad a la fecha del señalamiento de la audiencia o del juicio, “no se vale devolverla sin diligenciar” y señalar la razón por la que se llevó a cabo tardíamente la comunicación. San José, 18 de abril de 2016. Licda. Silvia Navarro Romanini – Secretaria General»

En lo que nos corresponde, se debe ser claros, al afirmar que frecuentemente la función la ejercemos de manera menguada, austera y torpe. Es decir no consignamos en el instrumento sino lo estrictamente necesario. Para la actuación es necesario tomar los cuidados, sacar el tiempo y atender las exigencias que aquí se refieren. Es usual ver como se hacen diligencias o se redactan documentos con palabras muy medidas, con una muy escueta redacción, como para realizar el cumplimiento básico.  Cumplir y punto.

“Se debe acotar que …la redacción de este documento notarial por parte del notario denunciado no es la más deseable y de esto debe tomar nota ya que uno de los deberes que impone la función notarial a los profesionales que son receptores de la fe pública es que los instrumentos que redactan sean los más claros y nítidos posibles para así evitar a las partes futuros conflictos que tendrán que ser resueltos en los órganos jurisdiccionales. Todo lo cual es contrario a la misión que tiene el notario de prevenir este tipo de situaciones y a la esencia misma de la función notarial. Pese a lo antes expresado, en el levantamiento de un acta de presencia- como es el caso que nos ocupa – el profesional encargado de esta tarea adopta una actitud pasiva en la que relata cuanto presencie o perciba por sus sentidos”. (Tribunal Notarial .Voto 106 de las 9:55 del 15 de junio del 2000) ( Ver además voto 40 del 27 de marzo del 2003 mismo tribunal)

En un tema cercano al que nos ocupa. Recuerdo en una oportunidad que un colega me inquirió:

–Tengo que hacer una escritura donde comparece un adulto mayor, no tengo duda de sus capacidades y condiciones, sin embargo es inminente que alguno de sus eventuales herederos, procurarán argumentar la insania con el propósito de anular el instrumento (vía civil o penal) o bien acreditarme algún grado de responsabilidad (disciplinaria, ante el juzgado notarial).

Ante lo controvertido le aconsejé acreditar o bien respaldar la capacidad mental del deponente con un dictamen médico y además filmar el acto por medio de su teléfono celular. Lo señalado le provocó extrañeza al colega.

-Sí, claro.- le respondí- Filmamos hasta una mala broma, por qué no un acto de tanta trascendencia como la disposición que hará de sus bienes un adulto mayor.

Conviene, al respecto, citar lo señalado por el Código Civil en su artículo 41 «Los actos o contratos que se realicen sin capacidad volitiva y cognoscitiva serán relativamente nulos, salvo que la incapacidad esté declarada judicialmente, en cuyo caso serán absolutamente nulos.»

Sugiero respecto al tema, ver voto del Tribunal Notarial, 224 del 4 de octubre del 2007. Se hace un interesante análisis de la responsabilidad del Notario ante un compareciente con demencia senil incipiente o fluctuante. (En la próxima entrega volveremos con el tema de la capacidad de los comparecientes.)

Volviendo a nuestro punto, es así como el reglamento en mención nos exige más que en otras actuaciones, nos comanda a ser objetivos e imparciales, dotando de certeza el acto, ser rectos con la diligencia y leales con la gestión, nos exige contemplar el detalle y ser minuciosos. Ya que nuestra actuación a la hora de notificar, resulta con frecuencia la piedra angular del proceso, el banderillazo de salida. Detrás de ella está el estado que de manera sustancial y formal nos llama al proceso.

Tal vez un día de estos, por fin me decida a ser hippie. Ojala lo seamos todos. Gracias. Saludos.»