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A tomar en cuenta en la inscripción de Asociaciones

Con la finalidad de agilizar la calificación de los documentos que se presentan ante el Departamento de Asociaciones y homologar criterios, la Dirección de Personas Jurídicas emitió la Directriz DRPJ-001-2014 con los siguientes lineamientos:

1. MULTIPLICIDAD DE DIRECTORES EN UN MISMO CARGO: Si en el nombramiento de los miembros de una junta directiva existen varios de un mismo cargo, deberá establecerse, mediante subordinación numérica, la posición que ocupan; por ejemplo: vocal 1, vocal 2, vocal 3.
Si por el contrario existe un único cargo con determinada nomenclatura y los asociados deciden numerarlo, no existe fundamento alguno para consignar el defecto, debiendo el registrador a cargo, permitir tal circunstancia (Ejemplo: vocal 1, aunque no existan más).

2. AUTENTICACION DE FIRMAS POR ABOGADO O POR NOTARIO
Expresamente se autoriza que la autenticación de firmas sea realizada por un abogado, bastando en ese caso, con la consignación de la abreviatura “Aut.” o cualquier otra indicación que dé la idea de que se está autenticando. El documento presentado deberá tener la boleta de seguridad respectiva, que para el caso de los abogados que no son notarios, deberá ser solicitada ante la Coordinación General.
De igual manera la autenticación podrá ser realizada por un notario, cuando así se realice, dicho acto deberá apegarse al artículo 111 del Código Notarial y a los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial establecidos por la Dirección Nacional de Notariado, para lo cual el documento, deberá acompañarse de la boleta de seguridad respectiva, papel de seguridad, así como encontrase estampado el sello blanco del notario.

3. TIMBRE DEL COLEGIO DE ABOGADOS EN AUTENTICACIÓN DE FIRMAS
Todo documento, sea el principal, adicionales o notas, que requieran la autenticación de firmar por un abogado o un notario, deberá cancelar doscientos cincuenta colones por cada firma que se autentique.

4. PROTOCOLIZACION DE ACTAS O COPIAS AUTENTICADAS.
La Ley de Asociaciones y su reglamento prevén la posibilidad de que los documentos que se tramitan ante el Registro consistan ya sea en protocolizaciones de actas o bien, copias fieles de dichas actas debidamente firmadas por los personeros llamados a hacerlo y autenticadas por un abogado o notario. No procederá por ello, la consignación de defecto alguno por parte del registrador. Lo anterior conforme a lo establecido en los artículos 18 y 29 de la Ley de Asociaciones, así como los artículos 13 y 14 del Reglamento a dicha Ley.

5. DOCUMENTOS CON INTERVENCIÓN DE EXTRANJEROS.
Cuando se dé la intervención de extranjeros y el nombre de la persona se componga de palabras incomprensibles para la cultura costarricense, deberá indicarse cuál corresponde propiamente al nombre y cuál al apellido o a los apellidos. Tratándose del testimonio de una escritura pública, tal indicación deberá constar a la par de cada palabra y entre paréntesis. En el supuesto de acta autenticada o testimonio de protocolización de acta, la aclaración corresponderá ser efectuada por su orden, por el presidente y secretario mediante constancia, o por el notario público a través de una razón notarial. Lo anterior, atendiendo al principio de publicidad registral y de conformidad con lo establecido en artículo 85 del Código Notarial.

6. DETERMINACIÓN DEL LÍMITE DE SUMA A LOS PODERES.
De conformidad con el artículo 1257 del Código Civil, cuando en un poder otorgado se limite la suma por la cual pueda actuar el apoderado, podrá fijarse dicha suma en un monto exacto, o bien, podrá fijarse mediante la consignación de salarios base o cualquier otro medio que permita hacer determinable dicha limitación.

7. RESPECTO A LA PARIDAD DE GÉNERO.
En relación a la paridad de género, tanto en la constitución de toda asociación como en las actas en que se realizan nombramientos, deberá respetarse lo estipulado en la Ley 8901 y la Directriz D.R.P.J.-003-2011. Independientemente del nombre que ostente la asociación, si por la naturaleza de su fin, todos los asociados son de un mismo género, será responsabilidad del notario o bien, del presidente y secretario, dar fe de tal situación. No resulta procedente solicitar el cambio de nombre de la asociación por tal situación. Lo anterior conforme a lo estipulado en el artículo 6 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público.

8. CELEBRACIÓN DE ASAMBLEAS ORDINARIAS.
De conformidad con los artículos 7 y 8 del Reglamento a la Ley de Asociaciones, la diferencia entre una Asamblea Ordinaria y una Extraordinaria radica en los temas que corresponde conocer en cada una.
En relación con la Asamblea Ordinaria, el inciso c) del artículo 7 establece la posibilidad de que se incluyan otros temas, que evidentemente, deberán ser diferentes de los definidos en el Reglamento en forma exclusiva para la Asamblea Extraordinaria.
En los estatutos de las asociaciones debe establecerse al menos una reunión de Asamblea Ordinaria anual, dentro de la primera quincena del ejercicio fiscal, en la cual se tomarán los acuerdos previstos por la normativa, indicación que deberá ajustarse a lo preceptuado por el artículo 13, inciso d) del Reglamento indicado. Igualmente se puede establecer la posibilidad de más de una reunión de la Asamblea Ordinaria, para conocer los aspectos que se hayan indicado en los estatutos, siempre y cuando no estén contenidos en los temas propios de la Asamblea Extraordinaria.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

9 de 19 Comentarios

  1. javier chaverri madrigal • 05 marzo, 2021

    Una Asociación de vecinos , ¿ se deben registrar ante tributación ,de ser positivo cual formulario. gracias

    Responder
  2. SANDRA • 14 enero, 2021

    Cual es el tramite para desinscribir una asociacion?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 19 enero, 2021

      De acuerdo con el Reglamento a la Ley de Asociaciones, los asociados deben acordar la disolución de asociación en Asamblea Extraordinaria y proceder al nombramiento de los liquidadores según se encuentre establecido en los estatutos de constitución.

      Responder
  3. Javier Bonilla Herrera • 27 mayo, 2020

    Para la inscripción del nombramiento de una nueva JD de una Asociación se debe pagar un abogado para el trámite correspondiente ante el Registro Público, o la Asociación puede hacerlo directamente

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 mayo, 2020

      Un notario público puede protocolizar el acta de nombramiento de la nueva Junta Directiva para su inscripción en el Registro de Asociación. También es posible que el acta se presente directamente con el único requisito de ser autenticadas las firmas por un abogado (no necesariamente Notario). En este caso copiamos lo que se establece en la Guía de Calificación del Registro de Personas Jurídicas:

      Autenticación de Firmas.

      a) De conformidad con lo establecido en los artículos 18 y 29 de la Ley de Asociaciones, así como los artículos 13 y 14 del Reglamento a dicha Ley, la autenticación de firmas podrá ser realizada por un abogado, en tal caso bastará con que se indique que es auténtica, consigne la abreviatura «Aut.» o cualquier otra indicación que dé la idea de que se está autenticando. El documento presentado deberá tener la boleta de seguridad respectiva, que para el caso de los abogados que no son notarios, deberá ser solicitada ante la Coordinación General. De igual manera la autenticación podrá ser realizada por un notario, cuando así se realice, dicho acto deberá apegarse al artículo 111 del Código Notarial y a los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial establecidos por la Dirección Nacional de Notariado, para lo cual el documento, deberá acompañarse de la boleta de seguridad respectiva, papel de seguridad, así como encontrase estampado el sello blanco del notario.

      b) De conformidad con lo establecido en artículo 103 del Arancel de Honorarios por Servicios Profesionales de Abogacía y Notariado, en las autenticaciones de firmas en documentos de carácter privado así como en todos los instrumentos públicos notariales relativos a actos o contratos, susceptibles o no de inscripción en los registros públicos y las certificaciones expedidas por los Notarios (as) públicos, se pagará el timbre a razón de doscientos cincuenta colones por cada firma autenticada. Conforme a lo anterior, todo documento, sea el principal, adicionales o notas, que se encuentre autenticado, deberá cancelar doscientos cincuenta colones por cada firma que se autentique.

      Por consiguiente, siempre es necesaria la intervención de un profesional en Derecho, pero los honorarios a pagar por concepto de la protocolización son mayores a si solamente se solicita al abogado o notario que autentique las firmas de los asociados en el acta con el nombramiento de la nueva Junta Directiva.

      Responder
  4. María Corrales • 20 marzo, 2020

    Buenos días
    Qué trámites se deben hacer para inscribir una asociación ante Tributación directa? y cuanto dura ese trámite? Gracias de antemano por respuesta

    Responder
  5. Rodrigo Barahona • 18 marzo, 2020

    Buenos dias,puede un extranjero con condicion migratoria de residencia en tramite, ser asociado?

    Responder
  6. Raymond Ramos Mora • 07 febrero, 2020

    Buenas tardes, una consulta, si en los estatutos de una asociación se indica que los miembros nuevos deben de haberse afiliado por escrito con un mes de anticipación antes de la asamblea, ´Sería posible que al no haberse realizado esa gestión, el día de la asamblea podrían hacerlo solamente inscribiéndose o habría que modificar los estatutos mediante votación y como un punto en la agenda????

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 09 febrero, 2020

      Nos parece que existiendo una disposición expresa sobre el procedimiento de afiliación de nuevos asociados, tendrían necesariamente que reformarse los estatutos mediante la convocatoria a una asamblea extraordinaria de asociados y en la que se haya informado previamente como punto de agenda.

      Responder

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