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Archivo Nacional estrena nuevo sitio web y ocupa cuarta posición en desempeño institucional

Por: Lic. Silvia Pacheco A.  (spacheco@masterlex.com)

»Institución ocupa cuarta posición en desempeño institucional a nivel nacional.

»Se mantiene preocupante situacion presupuestaria.

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Desde el pasado 8 de mayo, se encuentra disponible en la dirección electrónica www.archivonacional.go.cr la nueva página web de esta institución, totalmente remozada y con una oferta informativa muy variada y de interés para públicos diferentes:

Los Notarios pueden conocer las fechas de presentación de índices notariales,  información referente a trámites y servicios que presta el Archivo Notarial como depósito de protocolos, facilitación de documentos, restauración de folios de protocolo, etc.   Además un enlace al sistema INDEX, dentro del cual, en forma gratuita, se ubica información referente al registro de testamentos, tomos de protocolos depositados, e índices presentados.

Docentes, padres de familia y personas interesadas en productos de carácter educativo y cultural, pueden encontrar documentos asociados a efemérides, préstamos de exposiciones itinerantes y visitas guiadas.

Los públicos más especializados también encontrarán enlaces a subtemas  específicos. Así, por ejemplo, los investigadores de la Sala de Consulta del Archivo Histórico, encontrarán información sobre la guía de fondos, los servicios que ofrece la Sala y el marco jurídico que regula la prestación de servicios.

Temas de transparencia, rendición de cuentas y contacto con el público son prioritarios para la institución. Es así como en la página principal hay enlaces que llevan a dichos temas, así como al detalle de las políticas y planes institucionales, las últimas noticias y la Contraloría de Servicios.

«Las autoridades institucionales consideran que el lanzamiento de este nuevo sitio web es un logro de gran relevancia para el Archivo Nacional de Costa Rica, entidad desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ). A pesar de la estrecha situación presupuestaria de la institución, se logró elaborar un producto que aprovecha el recurso humano con que cuenta el Archivo, sobre una plataforma de software libre.» (Tomado textual de Comunicado de Prensa del 8 de mayo 2012)

En relación con el problema presupuestario que hace algunas semanas informamos, se nos ha indicado que si bien se logró la aprobación de unas partidas que les permitieron seguir operando en estos meses, siguen siendo insuficientes para garantizar la continuidad de labores durante todo el presente año.   Depende ahora de que la Asamblea Legislativa apruebe un presupuesto extraordinario, lo que preocupa, dada la cantidad de proyectos y leyes que el Congreso tiene en su agenda, pendientes de revisión.

En relación con las inquietudes que varios estimados suscriptores manifestaron en nuestro blog sobre este tema presupuetario, aprovechamos para retransmitir la respuesta que nos brindó la Lic. Virginia Chacón, Directora del Archivo Nacional:

«En respuesta a las inquietudes de los lectores sobre la situación presupuestaria del Archivo Nacional de Costa Rica (ANCR), la institución manifiesta lo siguiente: El ANCR es una entidad desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ). Se trata de una institución que tiene tres misiones, una de la cuales se relaciona con las funciones y competencias del Archivo Notarial.

Los presupuestos de la institución provienen tanto de la Junta Administrativa del Archivo Nacional como del gobierno central. El primer rubro de ingresos propios, estimado únicamente en ¢252 millones para 2012, tiene fines establecidos por la ley 7202. Ambos son exiguos, con el agravante de que en los últimos cinco años la transferencia del MCJ se vuelve cada vez más insuficiente. La situación se tornó aún más insostenible para el 2012, dado que no se aprobó ni siquiera lo necesario para pagar servicios públicos.

Ante la insistencia de la Junta Administrativa, no fue sino hasta octubre de 2011 cuando las autoridades del MCJ aceptaron resolver la situación y tramitar la asignación de los recursos indispensables al Archivo Nacional para que operara durante 2012. Sin embargo, las gestiones del MCJ ante la Asamblea Legislativa no fueron conocidas ni aprobadas.

Es así como al día de hoy el MCJ tramita dos modificaciones del presupuesto ante el Ministerio de Hacienda para dotar al ANCR del monto mínimo requerido para operar con normalidad: ¢250 millones de colones. Hasta ahora, dichas gestiones han resultado infructuosas.

Vale la pena aclarar que los esfuerzos de la Junta están enfocados en este momento en la construcción de la III etapa del edificio que se destinará para las nuevas instalaciones del Archivo Notarial y depósitos documentales. Se trata de una edificación que destinará el 75% de su área a los depósitos, y únicamente el 25% estará dedicado a áreas administrativas y de atención al público. Por varios años la institución planteó esta necesidad ante los Ministerios de Hacienda y Cultura, sin éxito alguno. Ante dicha situación, la Junta Administrativa vendió, en 2008, poco más de una hectárea de terreno al Registro Nacional, con lo cual se está financiando la construcción.

Aprovechamos la oportunidad para informar que la institución facilita un parqueo para uso exclusivo de usuarios. Este cuenta con seguridad permanente y control de acceso.

Ante las dudas expuestas por algunos lectores sobre la administración de la entidad, el ANCR pone a disposición de todos los interesados la información relativa al presupuesto y su ejecución, en su sitio web, en la sección dedicada al tema de la transparencia administrativa, así como el expediente completo en las oficinas de la Dirección General.

Virginia Chacón Arias

Directora General del Archivo Nacional de Costa Rica»

Finalmente nos parece importante destacar que el Archivo Nacional ocupa en este momento el cuarto lugar a nivel nacional en desempeño institucional con un 96,53%.   Así se señala en el  informe anual de la Controlaría General de la República.

De entre 151 instituciones evaluadas, el instrumento de medición utilizado por la Contraloría conocido como Índice de Gestión Institucional (IGI), ubica al Archivo Nacional como la mejor institución del sector cultura (adscritas al Ministerio de Cultura).

Si desea conocer más sobre este tema descargue a continuación: INFORME CONTRALORIA 18 DE MAYO e INFORME CONTRALORIA19 DE MAYO

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

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