Asambleas de socios y sesiones de Junta Directiva podrán celebrarse con presencia virtual
Mediante la Circular D.P.J-010-2018, el Registro de Personas Jurídicas regula la novedosa alternativa de que las asambleas de socios y las sesiones de Junta Directiva puedan realizarse a través de medios electrónicos, lo que permitirá más fácilmente la toma de acuerdos en aquellas sociedades cuyos dueños o directores radican en lugares distintos.
«El Registro de Personas Jurídicas procura, entre otros, mantener una posición vanguardista en los asuntos relacionados con la utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración, promoviendo el dinamismo requerido por los entes que forman parte del sistema económico y social de nuestro país, que impulsa adecuarse a sus nuevos signos y paradigmas, tanto tecnológicos como jurídicos, de allí la necesidad de dar una aplicación evolutiva del ordenamiento jurídico que permita que las normas se ajusten a la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas (Art. 10 Código Civil).» (Tomado textualmente Circular DPJ-010-2018)
Como fundamento legal de este innovador avance, se menciona el Dictamen C-298-2007 de la Procuraduría General de la República del 28 de agosto del 2007.
Aunque el Código de Comercio contempla únicamente la realización de asambleas y de reuniones de Junta Directiva mediante la presencia física de socios y directores, lo cierto es que el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informática » … permiten la ampliación, modificación, exteriorización de funciones humanas, incluidas entre ellas, la comunicación y la percepción, lo que provoca el surgimiento de la denominada: “telepresencia o presencia virtual”.
Por consiguiente, el Registro de Personas Jurídicas dispone que las asambleas no presenciales son viables, en el tanto se garantice que el medio de comunicación empleado le ha permitido a todos los accionistas participantes intervenir, deliberar y decidir, como si estuvieran presentes de modo físico, debiendo quedar constancia probatoria de tal hecho, a través de mecanismos como las grabaciones y filmaciones.
Aspectos y requisitos a ser garantizados
Concretamente se señalan los siguientes:
«Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano. La simultaneidad es inherente a las deliberaciones y al procedimiento de formación de la voluntad colegiada. Toda la regulación que se hace del procedimiento de formación de la voluntad parte de esa simultaneidad que es la que permite la deliberación permitiendo incluso “estar juntos”, a través de mecanismos de telepresencia.
Interactividad: Estos mecanismos son interactivos, permitiendo una comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real, es decir se transmite en vivo y en directo, desde un punto a otro o entre varios puntos a la vez.
Integralidad: La comunicación debe ser integral, porque permite el envío de imagen (personas, video, multimedia, etc), sonido (voz de alta calidad, música, etc) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc).»
Se establecen además los siguientes requisitos necesarios también de ser observados:
- El sistema tecnológico o medio de comunicación deberá permitir la plena identificación de todos los socios o directores que intervienen.
- Deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
- La participación será en tiempo real y no diferido, de tal manera que permita a todas las personas que participan en la asamblea o sesión, escuchar y comunicarse entre sí al mismo tiempo y de forma permanente.
- Deberán indicarse de modo expreso, los medios y formas mediante los cuales todo lo expresado garantiza la bidereccionalidad en tiempo real, del envío y recepción de datos, que permita de modo simultáneo, la deliberación, justo como si se estuviera en presencia física entre personas en una discusión plena e inmediata.
Daciones de fe notarial
La posibilidad de celebrar Asambleas Generales o Extraordinarias, o sesiones de Junta Directiva de manera virtual, en nada altera la obligación de que las actas respectivas sean asentadas y firmadas en los libros respectivos, por lo cual los notarios deberán seguir dando fe de tal hecho. «… pues ello le concede autenticidad al contenido del documento protocolizado y a los hechos descritos en el desarrollo de la asamblea realizada por medios virtuales.»
Pero el notario, deberá además dar fe de lo siguiente:
a) Que todo lo actuado fue ajustado a los principios de integralidad, interactividad y simultaneidad.
b) Que hay garantía de la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
c) Que se utilizó un sistema tecnológico o medio de comunicación apto que permitió la plena identificación de todos los socios en las reuniones virtuales o no presenciales, mediante la videoconferencia celebrada;
d) Que durante la celebración de la asamblea o reunión de junta directiva se mantuvo ininterrumpidamente la bidireccionalidad empleando audios, videos y datos al celebrar asambleas generales o reuniones de junta entre socios presentes y ausentes en tiempo real y no diferido.
Realización virtual de asambleas y sesiones deberá estar expresamente contemplada en pactos constitutivos
Finalmente confirmamos en la Dirección del Registro de Personas Jurídicas que como condición previa e indispensable para que las sociedades puedan acceder a la celebración de este tipo de asambleas virtuales, el que tal posibilidad se encuentre expresamente prevista en los estatutos societarios. Por consiguiente, sería necesario que en una asamblea presencial, los socios acuerden la reforma del pacto constitutivo para adicionar esta nueva alternativa virtual.
De inmediato estamos procediendo a confeccionar nuevos formularios de constitución de sociedad y protocolización de actas que cumplan con estas nuevas disposiciones de la Circular D.P.J-010-2018 para la consulta de nuestra estimada comunidad de suscriptores.
Para obtener el texto completo de la circular en comentario, favor solicitárnoslo al correo electrónico: legal@masterlex.com
XIOMARA VIRGINIA QUESADA ROJAS • 13 noviembre, 2020
Buenas, tengo una duda respecto de si la Junta Directiva de un S.A., por mayoría puede tomar el acuerdo de nombrar a apoderado especial para realizar trámites como abrir cuentas de bancos o sacar estados de cuenta, autorizar personas en cuentas bancarias.
Y para firmar documentos como contratos de pólizas, y salidas del país de vehículo en representación de la Sociedad Anónima, todo esto en caso que el Presidente no esté disponible para hacerlo sea por enfermedad o porque esté fuera del país.
Gracias