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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Asambleas de Accionistas no siempre pueden otorgar poderes especiales

Así lo dispuso el Tribunal de Apelaciones de lo Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda en un reciente voto 48-2021 del pasado 8 de febrero, el cual nos permitimos transcribir parcialmente a continuación.

Con mucho gusto remitiremos el texto completo a los estimados suscriptores de Master Lex que nos lo soliciten al correo electrónico legal@masterlex.com

Adicionalmente al tema de la falta de competencia de las Asambleas de Accionistas para otorgar poderes especiales cuando existan otros órganos a los que corresponda esa función, el voto abarca también el de la defectuosa representación procesal de una persona jurídica que carece de representante legal nombrado.

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«El Tribunal, luego del análisis del asunto, coincide en general con la señora Jueza, cuando afirma que el poder especial judicial conferido al señor…, por las circunstancias en que se otorgó, no le habilita para representar a las demandantes dentro de este proceso.- El Código de Comercio, en su artículo 182, establece claramente que «La representación judicial y extrajudicial de la sociedad corresponderá al presidente del consejo de administración, así como a los consejeros que se determinen en la escritura social, quienes tendrán las facultades que allí les asignen», norma que debe relacionarse con el numeral 152, párrafo segundo ídem, referido a las Asambleas de Accionistas y que a la letra dispone: «Artículo 152.- Las asambleas de accionistas legalmente convocadas son el órgano supremo de la sociedad y expresan la voluntad colectiva en las materias de su competencia. Las facultades que la ley o la escritura social no atribuyan a otro órgano de la sociedad, serán de la competencia de la asamblea« (énfasis agregado).-

En la especie, es un hecho incontrovertido que la representación judicial y extrajudicial de las empresas recaía exclusivamente, por ley y por escritura social, en su Presidente,… . En autos no consta -y tampoco ha sido invocado- que la escritura social haya otorgado esa representación a otros Consejeros, de modo que el fallecimiento de aquél, en junio de 2017, obliga indudablemente a la designación de un nuevo representante, lo que a la fecha no ha ocurrido. En las certificaciones literales de ambas sociedades, en lo relativo a la «REPRESENTACIÓN», se indica que: «Corresponde al Presidente la representación judicial y extrajudicial de la sociedad con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma de conformidad con el artículo 1253 del Código Civil. Además, podrá otorgar toda clase de poderes, sustituir su poder en todo o en parte, reservándose siempre su ejercicio, revocar sustituciones y hacer otras de nuevo», de modo que la resolución apelada, en cuanto afirma que corresponde al Presidente del Consejo de Administración y no la Asamblea de accionistas, el otorgamiento de poderes como el que se aportó en autos, se estima correcta.»   (Tomado del voto 48-2021-I del Tribunal de Apelaciones de lo Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda, de las diez horas del ocho de febrero de dos mil veintiuno.)

Se trata de un criterio que los mismos señores Magistrados aceptan que resulta polémico y  que no se encuentra claramente regulado en la legislación:

«El tema, ha de reconocerse, no es pacífico y la normativa vigente no regula expresamente y en forma diáfana esta situación. La jurisprudencia sobre el tema es escasa y, aunque algunos juzgadores han admitido la posibilidad que la Asamblea, como órgano supremo de la sociedad, otorgue poderes especiales judiciales, ante el vencimiento del plazo del representante de la compañía -que es la posición sostenida en el presente recurso de apelación-, no es esa una tesis unívoca en nuestro medio. La parte apelante, por lo demás, se limita a indicar que la Asamblea es el órgano supremo de la sociedad y que por ello puede emitir poderes especiales judiciales en caso de muerte de su representante legal, pero sin ahondar en el fundamento normativo de su aseveración. Esta Cámara, constata, por otra parte, que hay posiciones contrarias al reconocimiento de esa facultad de la Asamblea, tal y como se desprende de la sentencia del Tribunal Segundo Civil Sección Primera, N° 457 de las nueve horas del veintidós de diciembre de dos mil, que indicó:

«IV. Esa circunstancia, de vencimiento del plazo para el cual se designó a los miembros de la junta directiva, es reconocida por el Lic…., quien a su vez argumenta en el libelo de folios 870 a 872, que la asamblea general de accionistas, con base en las facultades que le otorga el numeral 152 del Código de Comercio, le confirió poder especial judicial dentro de este proceso, con las facultades que establecen los artículos «289 y 290» del Código Civil, que hay que entender correctamente como «1289 y 1290» de ese cuerpo normativo, situación que se comprueba con la escritura otorgada ante el notario …, que consta a folio 845. Fue con base en esa escritura que el juzgado de instancia, denegó el recurso de revocatoria que concomitantemente se interpuso con el de apelación, pues en su criterio, con esa actuación se demuestra que la personería de tal empresa está vigente.

V. Si bien este Tribunal no comparte la tesis de que vencido el período de nombramiento de los administradores, la asamblea de socios pueda nombrar mandatarios especiales judiciales, porque esa es materia reservada al consejo de administración, según el artículo 182 del Código de Comercio, y el propio numeral 152 en su párrafo segundo, establece que la competencia de la asamblea tiene su límite en las facultades que la ley o la escritura social no atribuya a otros órganos, es lo cierto, que en lo que es motivo de alzada, procederá confirmar la orden de poner en posesión a la parte actora del inmueble de su propiedad, según se ordenó en sentencia firme, dado que según el artículo 186 ibídem: «Concluido el plazo para el que hubieren sido designados, los consejeros continuarán en el desempeño de sus funciones hasta el momento en que sus sucesores puedan ejercer legalmente sus cargos.», con lo que está claro que los mandatarios nombrados por la Asamblea de accionistas si tienen legitimación para solicitar el cumplimiento cabal de lo ordenado en sentencia».

En suma, con base en las consideraciones expuestas, se concuerda con lo resuelto, en cuanto a que efectivamente, se está ante una indebida representación de las sociedades actoras, dado que el poder especial judicial aportado en autos, fue emitido por un órgano societario sin facultades legales para ello.- Sin embargo, disiente de lo decidido, en lo tocante a la inadmisibilidad que se decretó, por estimar -como se verá de seguido-, que nuestro ordenamiento procesal, en estos casos, arbitra mecanismos para garantizar la debida representación en juicio de las empresas, en tanto éstas no cuenten con un representante legal, debidamente designado, conforme a la ley y a su escritura social; trámites que valga adelantar desde ya, no han sido agotados y que impiden por lo pronto, archivar este asunto, por el defecto apuntado en la representación de las accionantes.-

VI).- En efecto, el Código Procesal Civil, cuyas normas y principios son aplicables supletoriamente en esta Jurisdicción, en virtud de la habilitación establecida en el numeral 220 del Código Procesal Contencioso Administrativo, permite subsanar la defectuosa representación, de una «persona jurídica que carezca de representante legítimo», mediante la designación de un curador procesal. El numeral 19.4, del primero de esos cuerpos normativos, dispone en lo que interesa, que:

«19.4 Nombramiento de curador procesal. Sin perjuicio de lo dispuesto en leyes especiales, será procedente el nombramiento de curador procesal cuando:

1. Se ignore el domicilio o lugar de ubicación del demandado y no se estuviera en el caso de declarar su ausencia.

2. Se trate de una persona jurídica que carezca de representante legítimo.

3. Existiera incompatibilidad o intereses contrapuestos entre representante y representado.

Cuando se trate de ausentes, de personas menores de edad o con capacidades especiales, se llamará a quienes, según la ley, corresponda ejercer la representación, para que dentro de cinco días manifiesten si están dispuestos a asumirla. Salvo que por las circunstancias sea imposible hacerlo, en la designación de curador procesal de personas menores de edad y personas con capacidades especiales se tomará en cuenta la opinión del futuro representado. Cuando conste en el expediente la dirección de los presuntos representantes, se les notificará personalmente o en su casa de habitación. Si no constara dirección, se les notificará por medio de un edicto que se publicaráen el Boletín Judicial. El tribunal designará al representante entre quienes se apersonen. Cuando nadie comparezca en el plazo señalado, el tribunal designará curador.

El mismo procedimiento se seguirá cuando se trate de una persona jurídica que carezca de representante legítimo. El llamamiento se hará a los socios, asociados o a quienes corresponda designar representante, bajo el apercibimiento de que, de no acreditar tal nombramiento en el plazo señalado, el tribunal procederá a nombrar curador.

Cuando proceda el nombramiento de curador, en la misma resolución en que se designe se fijarán sus honorarios, según lo dispuesto por el decreto de honorarios de abogados y podrán girarse anticipos según la etapa del proceso y la labor desplegada» (énfasis agregado)

Así las cosas, al tratarse de un proceso en curso y con entera independencia de que el fallecimiento del representante legal de las compañías demandantes se hubiere producido con anterioridad a su interposición, es lo cierto que de conformidad con la norma indicada, si se estimaba que el poder otorgado al licenciado…, no le habilitaba para representarlas dentro del proceso, hasta tanto no se produzca una nueva designación de Presidente del Consejo de Administración, por los mecanismos legales correspondientes, lo procedente era actuar conforme al numeral 19.4 antes transcrito y nombrar un curador procesal, mas no declarar la inadmisibilidad de la demanda.- El licenciado…, acreditó que ante el Juzgado Primero Civil de San José, se tramita un proceso no contencioso, tendiente al nombramiento de un nuevo representante legal de las empresas, cuya conclusión aún está pendiente. Mientras ello no ocurra, el proceso debe seguir con el curador procesal que habrá de designarse, lo que corresponde efectuar de manera oficiosa al Tribunal de instancia.-»   (Tomado del voto 48-2021-I del Tribunal de Apelaciones de lo Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda, de las diez horas del ocho de febrero de dos mil veintiuno.)

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Poderes especiales y Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales

Sabemos que los representantes legales, siempre que ostenten facultades de representación extrajudicial,  pueden presentar directamente las Declaraciones en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales.  Solamente cuando se encuentre establecido que dichos representantes están obligados a actuar en forma conjunta, resulta necesario que uno de ellos sea autorizado por los demás para cumplir con la obligación.

Pero si los representantes legales no estuvieren en condición de cumplir con esta tarea, ya sea porque no cuentan con firma digital o por cualquier otro motivo,  las sociedades pueden nombrar para ello un apoderado especial.   El mandato deberá otorgarse necesariamente en escritura pública, y el Notario tendrá que acreditarlo dentro del sistema, como paso previo para que el apoderado pueda cumplir el encargo.

Muchos nos han estado consultando si los apoderados especiales que de setiembre del 2019 a abril 2020, cumplieron con la primera y única Declaración Ordinaria que a la fecha se ha presentado, pueden hacerlo nuevamente con la Declaración de este año.

Desde un punto de vista de la funcionalidad de la plataforma Central Directo,  si al momento en que se acreditó el poder especial no se estableció una fecha final de vigencia,  sí podrían los mismos apoderados cumplir nuevamente con la gestión.  Si por el contrario, sí se estableció esa «fecha final»  (ver imagen a continuación)  y el plazo ya se cumplió,  la sociedad tendría que otorgar un nuevo mandato.

Ahora bien, desde un punto de vista legal, algunos colegas consideran que de acuerdo con el Código Civil, el apoderado especial solo puede ser encomendado para cumplir por una única vez el acto especificado en el mandato,  por lo que rechazan la posibilidad de que quede facultado para cumplir todos los años con el Registro de Transparencia.   Otros por el contario, consideran que es perfectamente válido que la sociedad nombre un apoderado especial que por plazo indefinido atienda cualesquiera gestiones que puedan requerirse relacionadas con RTBF: declaraciones ordinarias, extraordinarias, declaraciones correctivas, etc)

Lamentablemente, no existe en las regulaciones y normas que se han emitido sobre este tema,  aclaración alguna al respecto.   Tampoco se ha producido a la fecha algún pronunciamiento o voto que apruebe o limite la posibilidad de que un mismo apoderado especial pueda ocuparse en forma amplia de todo lo concerniente a esta obligación.  Lo que constatamos es que a nivel de la plataforma se permite tanto establecer una fecha final del mandato como dejarlo por plazo indefinido.  No existen tampoco funcionarios del Banco Central o de alguna otra institución que «califiquen» o «revisen» de alguna manera la conformidad de los mandados otorgados, ni la acreditación que de ellos realizan los notarios públicos en el sistema.   Lo único que se establece en el art. 14 de la Resolución Conjunta DGT-ICD-R-06-2020,  es que:   “En el ejercicio de esta función, los notarios deben acatar la normativa costarricense y seguir los lineamientos que dicte el Consejo Superior Notarial para dicha actividad.”

Por consiguiente, queda a mejor criterio de cada Notario Público la redacción y el alcance que considere que puede y debe darse a estos mandatos especiales.

Sin duda, desde el punto de vista de los costos que en honorarios profesionales y en timbres representan para una sociedad estos otorgamientos de poderes especiales en escritura pública,  lo ideal sería que tengan la posibilidad de acreditar un apoderado de su confianza que anualmente cumpla con esta tarea sin tener que estarle renovando cada año su mandato.

Si tenemos conocimiento de algún pronunciamiento sobre el tema por parte de la Dirección Nacional de Notariado o de alguna autoridad judicial, de inmediato se los haremos saber por este medio.

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Registro de Transparencia 2021 : nuevas funcionalidades

Por fin fueron habilitadas dentro del sistema del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales en la plataforma Central Directo, nuevas funcionalidades que le permiten a los obligados cumplir con la presentación de Declaraciones Extraordinarias y   Declaraciones Correctivas, así como la posibilidad para las sociedades nuevas que recién se inscriban en el Registro Nacional o sociedades extranjeras a las que les sea asignada cédula jurídica nacional,  de presentar su primera declaración ordinaria en los veinte días siguientes que la norma les confiere al efecto.

Si bien estas obligaciones se encontraban previstas desde la primera Resolución Conjunta emitida por el Ministerio de Hacienda y el Instituto Costarricense sobre Drogas en marzo del 2019,  hasta ahora el sistema ofrece a los usuarios la posibilidad técnica de cumplir con ellas.

Por este motivo, en la resolución DGT-ICR-R-19-20 del 06 de agosto del 2020 que reformó la resolución DGT-ICD-R-06-2020 expresamente se estableció:

«Las personas jurídicas que deban presentar una declaración extraordinaria o realizar correcciones de conformidad con lo dispuesto en los artículos 6, 6 Bis, 9 y 10 de esta resolución, ya sea por cambios extraordinarios o correcciones con posterioridad al período de declaración 2019 (setiembre 2019 a abril 2020) y antes de la declaración anual de abril 2021, por esta única vez, presentarán dichos cambios en la declaración anual que se debe presentar en el mes de abril de 2021»

De igual manera:

«Las personas jurídicas que se les asigne un número de cédula en el Registro Nacional, ya sea por inscripción o por solicitud de asignación, entre el 1 de enero de 2020 y el 31 de marzo de 2021, no deberán presentar su primera declaración dentro de los 20 días hábiles siguientes y en su lugar, por esta única vez, la presentarán en el mes de abril de 2021.»

Por consiguiente, aquellas sociedades que hubieren tenido cambios en lo reportado en la Declaración 2019 o en caso de haber constatado la existencia de errores en lo declarado, deberán simplemente reflejar la información correcta en la Declaración Ordinaria que durante el presente mes de abril van a presentar.  Las nuevas funcionalidades incorporadas al sistema serán utilizadas únicamente en relación a cambios o correcciones  en la información suministrada en la Declaración Ordinaria 2021.

A continuación nos permitimos ofrecer la conceptualización que de estas nuevas Declaraciones se estableció en la resolución de agosto del año pasado.

  • Declaraciones extraordinarias:   Deben presentarse cuando alguno de los propietarios de las participaciones iguale o supere el quince por ciento (15%) del total del respectivo tipo, ya sean comunes, preferentes u otras, o se produzcan variaciones en los beneficiarios finales por otros medios de control.  Plazo para cumplir con esta obligación:  15 días hábiles siguientes, contados a partir de la anotación en el libro o registro oficial.”  (art. 6 bis de la Resolución DGT-ICD-R-06-2020 del 26 de marzo del 2020)
  • Declaraciones correctivas por parte del obligado. Las declaraciones ordinarias o extraordinarias presentadas en el sistema del RTBF que contengan errores en la información suministrada, podrán ser corregidas por el representante legal o el autorizado, por una única vez dentro del plazo máximo de un mes calendario, contado a partir del envío de la declaración que se corrige, presentando una declaración correctiva en el sistema, en la que debe adjuntar una nota firmada, detallando y justificando los motivos de la enmienda.

La corrección deberá encontrarse respaldada en documentación suficiente que justifique la introducción de los cambios, la cual podrá ser requerida por la Dirección General de Tributación en cualquier momento.

«Cuando el representante legal o autorizado registre una declaración correctiva, el RTBF emitirá un acuse de recibo al correo electrónico registrado y al correo electrónico de los obligados que se vean afectados en las cadenas de estructuras jurídicas cuando corresponda. Además, notificará al Instituto Costarricense sobre Drogas y a la Dirección General de Tributación para que realicen las valoraciones que consideren pertinentes, conservando una copia de la declaración anterior.”  (Art. 10 de la Resolución DGT-ICD-R-06-2020 del 26 de marzo del 2020)

  • Declaraciones correctivas a solicitud de parte. Cuando una persona física, producto de la consulta ciudadana que se también se encuentra ya habilitada en el sistema, determine que la información consignada en el RTBF contiene errores, debe gestionar la corrección siguiendo alguno de los procedimientos descritos a continuación:

a. Acudir ante el representante legal del obligado para solicitar la corrección de los datos erróneos. En caso que corresponda dicha corrección, debe elaborar un escrito en el que se describa la corrección y su justificación y debe estar firmado por la persona que solicita la modificación y el representante legal del obligado, este último debe ingresar al sistema del RTBF para realizar la respectiva declaración correctiva en el RTBF adjuntando el escrito indicado.

b. Acudir a la vía judicial:  En caso que no se realice la corrección por medio de la opción anterior, puede acudir a la vía judicial correspondiente para solucionar la controversia y que de esta forma sea la autoridad judicial competente quien ordene lo correspondiente al representante legal, quien debe realizar la respectiva declaración correctiva en el RTBF adjuntando la resolución judicial que lo respalda.   (Art. 9 de la Resolución DGT-ICD-R-06-2020 del 26 de marzo del 2020)

  • Declaración ordinaria por parte de sociedades nuevas:  a partir de ahora sí será posible para las sociedades que se constituyan en el Registro de Personas Jurídicas o aquéllas a las que le sea asignado número de cédula jurídica, cumplir dentro de los 20 días hábiles siguientes a la inscripción o asignación de cédula jurídica por parte del Registro Nacional. Si la inscripción o asignación de cédula se produce durante el mes de abril, los obligados tendrán todo el mes de abril para presentar su primera declaración.   Una vez enviada la declaración se tiene por agotado el plazo de presentación y solo podrá ser modificada mediante una declaración correctiva atendiendo a lo dispuesto en los artículos 9 y 10 de esta resolución.”   (Art. 6 , inciso b) de la Resolución DGT-ICD-R-06-2020 del 26 de marzo del 2020)

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Finalmente se establece que las sociedades que no han cumplido aún con la Declaración del período 2019-2020,  de previo a presentar la de este período, deberán presentar la anterior.   Así lo encontramos establecido en el art. 7 de la Resolución DGT-ICD-R-06-2020 que fuera reformada por la DGT-ICR-R-19-20 del 06 de agosto del 2020

  • Declaraciones ordinarias pendientes. Las declaraciones deben presentarse en orden ascendente; es decir desde el período más antiguo hasta el actual, ya que la obligación de presentar la declaración ordinaria es anual.  

En la siguiente imagen mostramos la forma como aparecen estas nuevas funcionalidades a los obligados a cumplir con el RTBF:

 

 

 

 

 

 

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Ya se puede presentar la Declaración Registro de Transparencia 2021

Se encuentra habilitada desde este 1 de abril, en la plataforma Central Directo (www.centraldirecto.fi.cr), la posibilidad para las sociedades civiles y mercantiles que se encuentren inscritas en el Registro Nacional con plazo vigente, de cumplir con la Declaración 2021 del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales.   Cuentan con plazo para ello hasta el 30 de este mes.

Según recordaremos, en setiembre del 2019 inició por primera vez esta obligación.  En aquella oportunidad, se estableció todo un calendario para  motivar el cumplimiento gradual,  de manera que las sociedades terminadas en 0 y en 1 tenían que presentar su declaración en ese mes de setiembre; las terminadas en 2 y en 3 contaban con el mes de octubre para hacerlo,  4 y 5, el mes de noviembre y así  sucesivamente hasta completar en enero del 2020, las cédulas jurídicas terminadas en 8 y en 9.   Luego se indicó sin embargo que no era obligatoria la presentación específicamente en el mes correspondiente,  sino que se podía cumplir en cualquier momento dentro de ese plazo de cinco meses, que se amplió por dos meses más hasta marzo del 2020, concediéndose finalmente el mes de abril para poder cumplir con solo el 50% de la multa pecuniaria prevista.

Mediante la resolución DDGT-ICD-14-19 se estableció que la Declaración correspondiente al 2020 se presentaría en abril del año pasado, pero luego se pospuso la obligación para el mes  setiembre y finalmente se decretó que las sociedades que hubieren cumplido con la Declaración 2019 se tendrían por automáticamente cumplidoras de la Declaración 2020.

Por consiguiente,  es hasta este mes de abril que nuevamente deberán las sociedades cumplir con su Declaración Ordinaria pero esta vez, la totalidad deberá haberla presentado a más tardar el último día del presente mes.

Dichosamente, después de acceder a la plataforma Central Directo,  hemos podido constatar que el sistema permite «precargar» o «copiar» los datos completos de la Declaración del 2019-2020, lo que facilita enormemente el cumplimiento de la obligación.

Tal y como se establece en el aviso que por correo electrónico ha estado enviando el Banco Central de Costa Rica:

» Si no tuvo cambios en la composición del capital social, en los propietarios de las participaciones, ni en sus beneficiarios finales, únicamente debe revisar y confirmar la información mostrada, firmar digitalmente y presionar “enviar” (no será necesario actualizar documentos adjuntos, si se presentaron).

  Si hubo cambios, solo debe realizar las modificaciones que requiera, verificar la información, firmar digitalmente y “enviar” la declaración.»

Finalmente, el sistema también le permite al usuario iniciar una declaración en blanco.   Nos parece que esta opción solamente sería elegida en aquellos casos en los se produjo la cesión total de las acciones, por lo cual lo declarado anteriormente no coincide ya del todo con lo anteriormente declarado.

 

 

 

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Proponen nuevo Reglamento de Afiliación Trabajadores Independientes

Se publicó ayer en La Gaceta, una propuesta de la Junta Directiva de la CCSS para reformar integralmente el Reglamento para la Afiliación de Trabajadores Independientes. Se conceden 10 días hábiles a todos los interesados para que comuniquen sus observaciones al correo electrónico institucional: sjimenea@ccss.sa.cr

La revisión cuidadosa de esta propuesta de Reglamento reviste una importancia especial, tomando en cuenta la situación de muchos notarios y abogados, y en general de muchos profesionales, que al día de hoy no se encuentran afiliados como trabajadores independientes o bien de aquéllos que después de cotizar por muchos años, y pensando que no tenían contingencias con la institución, se vieron envueltos de un momento a otro, en procesos cobratorios por sumas elevadas al exigírseles el ajuste de sus cotizaciones con base en las declaraciones de impuesto sobre la renta presentadas, en algunos casos, incluso diez años atrás.

En junio del 2019, el Colegio de Abogados preparó un proyecto de reforma a este mismo Reglamento de Afiliación de Trabajadores Independientes.    Muchos colegas acudieron a firmar en apoyo de la gestión.  (Ver nota en este mismo blog) 

Sin embargo, revisando el texto del documento publicado ayer en La Gaceta por parte de la CCSS, nos parece que no guarda relación con la propuesta del Colegio de Abogados.    En ese sentido, sería muy interesante conocer las observaciones que este ente pueda presentar en los próximos días.  Vamos a tratar de obtenerlas para poderlas compartir en este foro.

A continuación nos permitimos destacar los siguientes aspectos de la propuesta publicada ayer en La Gaceta:   (puede descargar el texto completo en el siguiente link:  Ver Propuesta Reglamento CCSS TRABAJADORES INDEPENDIENTES

1.- Proceso virtual de afiliación: Se prevé la posibilidad de que los trámites de afiliación y desafiliación se realicen de manera virtual en las plataformas que la CCSS implementaría para ese efecto.

2.- Cálculo de cuotas.  El monto de las cuotas que deban pagar los trabajadores independientes, se calcularía sobre sus ingresos netos totales, es decir, sobre sus ingresos brutos menos los gastos que sean estrictamente imprescindibles y razonables para su actividad económica. A los trabajadores que se encuentren apenas iniciando, se les aplicaría una base presunta considerando la información suministrada al momento de su afiliación, así como, las verificaciones que realizaría la Caja.   

3.- Escala contributiva: No se establece en esta propuesta, propiamente la escala contributiva, la cual seguiría siendo definida por la Junta Directiva de la CCSS en forma periódica, y publicado el respectivo acuerdo en la Gaceta.

4.- Actualización de ingresos a solicitud del trabajador independiente:  La determinación del ingreso se efectuaría con base en el promedio de los ingresos obtenidos en los últimos tres meses.

5.- Actualización de oficio por parte del Servicio de Inspección de la CCSS:  se utilizaría el promedio de los ingresos percibidos durante el periodo objeto de la verificación.   Los ingresos podrían ser modificados por la Caja, cuando, se determine que el verdadero ingreso es diferente al que sirve de base para la cotización del asegurado o cuando, la solicitud de modificación de los ingresos del trabajador independiente obedezca a una intención de adquirir un beneficio y no guarde proporción con su historial de cotizaciones.

6.- Devolución de sumas pagadas en exceso: Si de la aplicación de la modificación de los ingresos se determinare que la Caja pagó beneficios de carácter económico improcedentes, el cotizante tendría la obligación de devolverlos junto con los intereses correspondientes calculados desde la fecha del pago indebido hasta la efectiva devolución de las sumas pagadas de más.

7.- Extranjeros también. Expresamente se establece la obligatoriedad de cotizar  no solo a los costarricenses sino también a los extranjeros que vivan en el país y califiquen como trabajadores independientes.

8.- Siguen sin considerarse como asegurados obligatorios, los trabajadores independientes con ingresos inferiores al ingreso mínimo de referencia que periódicamente establece la Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, pero se dispone que la Caja podría practicar revisiones de la situación de estos trabajadores.

9.- Doble cotización: Igualmente se mantendría la obligación de cotizar, en su doble condición, a aquellos trabajadores independientes que a la vez sean asalariados.  Es decir que cotizarían como trabajadores independientes y como asalariados.

10.- Se eliminaría la disposición que actualmente exime de la obligación de asegurarse a  aquellos trabajadores, mayores de 50 años, que no cumplan con el número mínimo de cuotas acreditadas según tabla contenida en el art. 2 del Reglamento vigente.

11.-  Plazo de afiliación:  los trabajadores independientes contarían con el mismo plazo de ocho días hábiles a partir del inicio de su actividad económica para su afiliación a la CCSS.

12.-  Acciones cobratorias retroactivas por un máximo de diez años:   Se establece expresamente que cuando la Caja determine la falta de contribuciones, sea por subdeclaración de los ingresos percibidos o bien por falta de la afiliación, para las acciones de cobro que deba realizar la Administración se considerarán únicamente aquellos períodos cuya antigüedad no supere el plazo de diez años previsto en el artículo 56 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.

13.-  Afiliación colectiva de grupos organizados«La Caja está facultada para suscribir convenios de aseguramiento y pago colectivo de cotizaciones con grupos organizados con personalidad jurídica que agrupen trabajadores independientes dedicados a una misma actividad económica. La ejecución del convenio estará sujeta a los controles y fiscalización que la Administración estime pertinente. Las disposiciones generales de este reglamento se aplicarán a las organizaciones y trabajadores independientes, según corresponda.» (Art.10)

14.- Sanciones.   Datos falsos u omisiones de información en la afiliación ante la Caja, o al momento de suministrar los reportes o actualizaciones correspondientes, y que induzcan a la Caja a otorgar prestaciones a las que no tenga derecho de conformidad con lo prescrito en este Reglamento y los Reglamentos de Salud, Invalidez, Vejez y Muerte, hará acreedores a los trabajadores independientes, aparte de la obligación de reintegrar dichas prestaciones, a la aplicación en lo que corresponda, de las sanciones establecidas en la Sección VI de la Ley Constitutiva de la Caja.

 

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Reglas generales que complementan la Ley de Notificaciones Judiciales

El Consejo Superior del Poder Judicial, mediante sesión N° 15-2021, celebrada el pasado 23 de febrero,  dispuso, a solicitud de la Comisión de Comunicaciones,  divulgar a todos los despachos jurisdiccionales del país, la Guía Práctica de Comunicaciones Judiciales que lleva adjunta las Reglas generales que complementan la Ley de Notificaciones Judiciales.

Propiamente el texto de la Guía Práctica de Comunicaciones Judiciales es idéntico al que se divulgara en marzo del 2019 según acuerdo tomado en aquella oportunidad por el Consejo Superior  en sesión N° 25-19.  (Al respecto ver nuestra nota en este mismo blog) Pareciera entonces que ahora el único objetivo de reproducir nuevamente su texto es la incorporación de estas Reglas Generales que se emitieron en el 2012 y copiamos a continuación para su mejor conocimiento:

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CIRCULAR Nº 110-2012

Asunto: “Reglas generales que complementan la Ley de Notificaciones Judiciales”.

A LAS OFICINAS DE COMUNICACIONES JUDICIALES
SE LES HACE SABER QUE:

El Consejo Superior del Poder Judicial, en la sesión Nº 62-12, celebrada el 28 de junio último, artículo XXX, dispuso comunicarles las siguientes “Reglas generales que vengan a complementar la Ley de Notificaciones Judiciales” de acatamiento obligatorio:

 Dejar siempre constancia o razón en el acta de notificación del por qué resultó negativo o fracasó la ejecución del acto procesal de notificación en forma personal; así como de todos aquellos acontecimientos o circunstancias sobrevenidas durante su ejecución, que resulten útiles a las y los Jueces para resolver un eventual incidente de nulidad y/o para tomar una decisión jurisdiccional, las cuales se podrán dejar registradas de manera digital, en audio, video o fotografía en caso de tener este tipo de tecnología a disposición.

 Repetir el acto procesal de notificación en forma personal hasta por tres veces, en días y horas diferentes, aún de noche, cuando no hayan personas presentes en el lugar señalado al momento de ser llevado a cabo.

 Ejecutar el acto procesal de notificación en forma personal en el domicilio registral (artículo 21 de la Ley N°8687) como última opción, en aquellas materias regidas principalmente por el principio de oficialidad; en palabras de la Comisión de Comunicaciones Judiciales: “… cuando se cuente con archivos para consultar direcciones sí se podrá buscar de oficio en aquellas materias que lo permitan y siempre que no choque con el principio dispositivo.”

 Intensificar los controles y la supervisión mediante “operativos”, por parte de las jefas y los jefes administrativos 2 de las oficinas de comunicaciones judiciales, con el fin de garantizar que el personal a su cargo “esté llegando al lugar señalado para notificar en forma personal” y esté ejecutando correctamente el acto procesal de notificación en forma personal.

 Registrar el número de teléfono propio de la persona notificada u otra de su confianza en el acta de notificación, cuando se está ejecutando el acto procesal de notificación en forma personal, para eficientar el posterior contacto del personal del despacho judicial con la persona notificada.

 Contribuir a establecer o a intensificar las relaciones de coordinación con el personal de los despachos judiciales, para facilitar las labores de consulta y verificación de los datos de la dirección aportados por las personas usuarias judiciales externas en ambos sentidos.

 Gestionar la colaboración de la parte interesada para ejecutar el acto procesal de notificación en forma personal, en materia Civil incluyendo los procesos cobratorios, para ubicar el lugar señalado y/o identificar a la persona que se deba notificar, ya sea en forma presencial o telefónicamente cuando haya aportado el número previamente, de lo cual se dejará constancia en el acta de notificación en forma personal.

 Gestionar la colaboración de personal de la Fuerza Pública, de la parte interesada, o de una persona capaz de identificar con certeza a la persona a notificar, cuando esta última no se identifica ante la solicitud de la o del Técnico en Comunicaciones Judiciales.

 Brindar seguridad personal obligatoria a las y los Técnicos en Comunicaciones Judiciales, cuando deban desplazarse a realizar actos procesales de notificación en forma personal o citación en lugares realmente peligrosos, por parte de la Fuerza Pública y/o del Organismo de Investigación Judicial, la cual deberá ser gestionada directamente a las y los jefes administrativos 2 de las oficinas de comunicaciones judiciales.

 Realizar siempre el acto procesal de notificación en forma personal, aunque sea en forma tardía, es decir, con posterioridad a la fecha del señalamiento de la audiencia o del juicio, “no se vale devolverla sin diligenciar” y señalar la razón por la que se llevó a cabo tardíamente la comunicación

 En materia de citaciones judiciales, “… si el Citador tiene conocimiento de la ubicación de la persona requerida, aún cuando la cita indique otra dirección que esté en completa disposición de realizarla…”.

San José, 3 de agosto de 2012

Licda. Silvia Navarro Romanini
Secretaria General
Corte Suprema de Justicia»

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Nueva resolución sobre el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales

Se publicó ayer en La Gaceta,  la resolución DGT-ICD-R-012-2021 que introduce reformas varias a las regulaciones contenidas en la DGT-ICD-R-06-2020 del 26 de marzo del 2020 para el cumplimiento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, en adelante, RTBF.  (En nota aparte en este mismo blog hemos comentado sobre la adición que esta misma resolución hiciera de un nuevo Capítulo III dirigido específicamente a los Fideicomisos y figuras equivalentes.)

Nos permitimos a continuación un breve resumen de los aspectos generales que fueron modificados principalmente para contemplar situaciones que antes no estaban reguladas:

Declaraciones ordinarias en caso de transformaciones:  Cuando una persona jurídica se transforme en una sociedad de otra especie, en los términos establecidos en el artículo 225 del Código de Comercio o el artículo 36 de la Ley de Asociaciones, Ley N° 218, lo cual conlleva un cambio de clase en su identificación de cédula jurídica, se considerará una persona jurídica distinta y por lo tanto deberá presentar una declaración ordinaria dentro de los 20 días hábiles siguientes a la inscripción de la transformación de la cédula jurídica realizada por parte del Registro Nacional, aún cuando la persona jurídica antecesora haya presentado la declaración ordinaria de ese periodo con la cédula que tenía anteriormente.

Declaraciones ordinarias en caso de fusiones resultando en nuevas personas jurídicas: Igualmente, cuando se haya dado una fusión que resulte en una nueva persona jurídica y por tal situación le haya sido otorgada una cédula jurídica nueva por parte del Registro Nacional, deberá presentarse una declaración ordinaria dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en la que quedó formalmente inscrita dicha fusión.

Declaraciones extraordinarias en caso de fusiones por absorción: En estos casos, corresponde a la persona jurídica que prevalece la presentación de una declaración extraordinaria dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en la que quedó inscrita la fusión en el Registro Nacional, lo anterior siempre que haya presentado de previo la declaración ordinaria para el mismo periodo correspondiente.

Declaraciones correctivas: Las declaraciones ordinarias o extraordinarias presentadas en el sistema del RTBF que contengan errores en la información suministrada, podrán ser corregidas por el representante legal o el autorizado, por una única vez dentro del plazo máximo de un mes calendario, contado a partir del envío de la declaración que se corrige, presentando una declaración correctiva en el sistema, en la que debe adjuntar una nota firmada por el representante legal, fiduciario o quien ejerza la representación legal, detallando y justificando los motivos de la enmienda. En todo caso, únicamente se admitirá una declaración correctiva de la declaración ordinaria y una declaración correctiva de la declaración extraordinaria, para un máximo de dos declaraciones correctivas dentro del periodo anual que abarca la declaración y siempre que las mismas se realicen dentro del mes calendario indicado en el párrafo anterior.

Debida diligencia y custodia de la información por cinco años.  Se adiciona a la obligación que tienen los sujetos responsables en cuanto a verificar y validar la veracidad de toda la información y datos suministrados al RTBF, la de conservar la documentación de respaldo y tenerla disponible de manera inmediata, para fines de fiscalización, por un plazo mínimo de cinco años, contados a partir de la fecha en que registra o se realiza una nueva declaración. Esta información deberá ser resguardada por un período equivalente cuando se dé el cierre, disolución, extinción, transformación o cualquier otra acción, incluyendo la fusión o el cambio de nombre de la persona jurídica o estructura jurídica.

Registros de participantes con información incompleta. En el caso de las personas jurídicas que no tengan alguno de los datos identificativos exigidos en el RTBF de algunos de sus participantes, podrán incluir los datos que conozcan adjuntando una declaración jurada en la que describen la razón de tal condición y las gestiones realizadas en atención a una debida diligencia para su identificación, para lo cual deben registrar el número de identificación, nombre completo del participante en el RTBF y su nacionalidad, así como sus participaciones.
Las personas jurídicas que se encuentren en esta condición deberán realizar al menos una publicación anual en algún diario de circulación nacional para convocar a los socios para actualizar sus datos, la cual deberá adjuntarse a la declaración como dato probatorio.

Administradores de recursos de terceros y las organizaciones sin fines de lucro:  que todavía no están obligados a presentar la declaración directamente en el sistema del RTBF, deben mantener la información dispuesta en el capítulo II de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal y tenerla disponible para entregarla a la Administración Tributaria y a la Unidad de Inteligencia Financiera del ICD, cuando esta así lo requiera, hasta tanto se establezca el procedimiento para que lo presenten directamente en el sistema

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Fideicomisos cumplirán también con el Registro de Transparencia

Como es conocido, durante el próximo mes de abril deberán cumplir  nuevamente con el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), las sociedades mercantiles,  activas o inactivas, así como las sociedades civiles y de profesionales. 

Con la publicación ayer de la Resolución N° DGT-ICD-R-012-2021, deberán hacerlo también los fideicomisos y sus equivalentes internacionales, contando, por esta única vez,  con el mes de junio para ello.    A partir del 2022, lo harán al igual que todos en abril.

«Los fiduciarios de los fideicomisos privados, nacionales o extranjeros que realicen actividades en el país deben ingresar en la página web Central Directo del Banco Central de Costa Rica: https://www.centraldirecto. fi.cr, para suministrar y mantener actualizada la información requerida para completar la declaración, incluyendo la información sobre el objeto del contrato y cada una de sus partes, sea el fideicomitente o fideicomitentes, el fiduciario o los fiduciarios, fideicomisario o fideicomisarios u otras denominaciones, además, cuando corresponda deben indicar los datos del protector y cualquier otro beneficiario que ejerza control por otro medio, de forma tal que se identifique en el RTBF a todas las partes del fideicomiso, así como cualquier otra persona física que ejerza control, por otros medios o perciba los beneficios del fideicomiso, entendidos éstos como beneficiarios finales.»  

Mediante la adición de un nuevo Capítulo III a la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales Nº DGT-ICD-R-06-2020 se regula pormenorizadamente la forma en la que deberá darse el suministro de información.

Se modifican además con esta misma Resolución N° DGT-ICD-R-012-2021, otros aspectos que impactan el cumplimiento de la obligación por arte de las demás sociedades pero lo comentamos en nota aparte en este mismo blog. 

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Suscriptores de Master Lex que nos la soliciten al correo legal@masterlerx.com, con mucho gusto se las haremos llegar.    También podrán encontrar su texto a partir de la próxima actualización de sus bases de datos.

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Nos permitimos a continuación un breve resumen de los aspectos más relevantes de esta nueva resolución.   En lo sucesivo cuando nos refiramos a «fideicomisos» deberán tenerse por incluidas cualesquier otras figuras de naturaleza fiduciaria así como equivalentes utilizadas internacionalmente.

1,- Cédula jurídica o número identificador: Los fideicomisos deberán contar necesariamente con cédula jurídica o número identificador asignado por parte del Registro Nacional.  

2.- Inscripción previa del fideicomiso: Los notarios públicos deberán inscribir los fideicomisos dentro del sistema Central Directo como paso previo para que los fiduciarios o autorizados puedan presentar la declaración respectiva.  Para ello, los Notarios completarán los datos identificativos del fideicomiso, así como los datos de su representante o autorizado.

3.- Declaración por el fiduciario: Inscrito el fideicomiso dentro del sistema, los fiduciarios podrán presentar la Declaración del RTBF para lo que será indispensable que cuenten con certificado de firma digital. Entre los puntos a declarar se encuentran: partes del Fideicomiso (fideicomitente, fiduciario, fideicomisario, protectores (en caso de que existan), u otros beneficiarios, así como cualquier otra persona natural que ejerza por cualquier medio el control final efectivo sobre el fideicomiso o perciba los beneficios de este. También brindarán con detalle los bienes o activos en poder del fideicomiso.

4.- Otros autorizados: Además del fiduciario, la Declaración podrá ser presentada mediante una única persona autorizada, atendiendo a las siguientes opciones:

 -3.1 – El notario público podrá acreditar a solicitud del fiduciario a una persona física, que deberá disponer de facultades suficientes para presentar la declaración, lo cual deberá quedar debidamente acreditado en el sistema del RTBF. Si dicha acreditación se sustenta en un poder especial, éste deberá ser otorgado en escritura pública.

-3.2- El fiduciario debidamente registrado en el sistema del RTBF por un notario público, podrá acreditar en dicho sistema a una sola persona física como autorizado para presentar la declaración.

Para completar las autorizaciones en el sistema del RTBF, el notario público o el fiduciario deben ingresar a la funcionalidad correspondiente y registrar los datos identificativos de la persona física autorizada que suministrará la información en representación del obligado, adjuntando la documentación que lo respalde.

5.- Determinación de los beneficiarios finales: Se identificará como beneficiarios finales a todas las partes del fideicomiso, teniendo presente que siempre deberán ser personas físicas y nunca personas o estructuras jurídicas. Por lo tanto, el registro de la información se deberá completar en la declaración, hasta el nivel que permita identificar a las personas físicas.

6.- Si alguna parte es una persona jurídica u otro fideicomiso domiciliado en el extranjero: En caso de que alguna de las partes del fideicomiso sea una persona jurídica u otro fideicomiso o figura similar o equivalente, domiciliada en el extranjero, distinto de una persona física no obligada a declarar en el sistema del RTBF, se deberá completar en la declaración, la información que permita identificar a las personas físicas que finalmente son los beneficiarios finales de cada una de las partes, así como cualquier otra persona física que ejerza control, por otros medios o perciba los beneficios sobre el fideicomiso entendidos éstos como beneficiarios finales, conforme a lo estipulado en los Capítulos II y III de la presente resolución.

7.- Cuando las partes del fideicomiso sean organizaciones sin fines de lucro:  el fiduciario deberá contar en estos casos con el detalle de los beneficiarios finales de estas organizaciones y tenerlos a disposición para entrega inmediata a las autoridades competentes, cuando así lo requieran.  Dicho detalle  consistirá en los datos individualizados que permitan identificar a cada uno de los miembros de las juntas directivas, consejos de administración, directores o equivalentes, así como el cuerpo gerencial y a las personas que controlan o dirigen sus actividades; personas físicas que perciban los beneficios de la organización o que reciban asistencia benéfica, aportando para cada uno de estos: nombre y apellidos, número de identificación, país de nacimiento, país de residencia y correo electrónico; también todas aquellas organizaciones asociadas así como las sucursales o filiales en el extranjero y el país donde éstas se encuentran ubicadas.

8.- Información para completar la declaración: El fiduciario o autorizado de los fideicomisos debidamente registrados en el sistema del RTBF, deberán suministrar la información detallada en  el “Anexo Segundo” (específico para Fideicomisos)  y cuando corresponda en el “Anexo Primero” de la presente resolución.  El fiduciario deberá contar con el detalle de los bienes o activos en poder del fideicomiso, para que la información esté disponible para ser entregada de manera inmediata cuando lo requieran las autoridades competentes como insumo en las investigaciones, así como en sus labores de control y supervisión

9.- Extinción del fideicomiso: De producirse la extinción del fideicomiso, el responsable del suministro de información deberá registrarlo en el RTBF .  Mientras no lo haga, subsistirá la obligación de presentar la declaración en el RTBF, cuyo incumplimiento podría acarrear la imposición de multas.   A efecto de dejar constancia de la concurrencia de la causal de extinción, el fiduciario deberá rendir una declaración jurada en el RTBF, la cual estará disponible como una funcionalidad en dicho sistema.

10.- Declaraciones Extraordinarias:  Los fideicomisos obligados que deban presentar una declaración extraordinaria (actualización de beneficiarios finales) o realizar correcciones de conformidad con lo dispuesto en los artículos 6, 6 bis, 9 y 10 de esta resolución, ya sea por cambios extraordinarios o correcciones con posterioridad al período de declaración 2021 y antes de la declaración anual de abril 2022, por esta única vez, presentarán dichos cambios en la declaración anual que se debe presentar en el mes de abril de 2022. (Transitorio VI)

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