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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Notarios darían fe de pago de impuesto a las ganancias de capital en traspasos de bienes

El Ministerio de Hacienda publicó ayer en su sitio web, el borrador de un proyecto de resolución con el título: “Disposiciones relativas a traspasos de bienes muebles e inmuebles inscribibles en el Registro Nacional, a partir de las reformas introducidas en el Título II de la Ley No. 9635” .  Confiere un plazo de diez días a  las entidades representativas de intereses de carácter general, corporativo o de intereses difusos para que expongan su parecer por escrito.

Al entrar en vigencia la reforma fiscal el pasado mes de julio, uno de los temas que mayores inquietudes generó fue el relativo a la obligación de los compradores de bienes pertenecientes a  personas no domiciliadas de retener y enterar al Fisco el impuesto del 2.5% de ganancias de capital calculado sobre el precio de venta de los bienes.  Así lo encontramos establecido en el art. 28 ter de la Ley 7092 que dispone además que sin la comprobación de dicho pago, el Registro Nacional no podrá inscribir las escrituras correspondientes.

Las dudas surgieron entonces sobre la responsabilidad de los Notarios en cuanto a este nuevo requisito registral y la forma en que podría garantizarse el debido pago del impuesto para lograr la tramitación de traspasos de no domiciliados.  En un primer momento, el Registro Inmobiliario y el de Muebles publicaron circulares estableciendo de manera provisional ciertas pautas  pero luego fueron revocadas al considerarse que únicamente el Ministerio de Hacienda conjuntamente con el Registro Nacional estaban autorizados para emitir las directrices según lo dispuesto por el art. 43 del Reglamento a la Ley de Impuesto sobre la Renta.

En el borrador de Resolución publicado en el sitio web de Hacienda, encontramos sin embargo, que las regulaciones abarcan no solamente los casos de traspasos de bienes pertenecientes a no domiciliados, sino en general los traspasos de bienes muebles e inmuebles inscribibles en el Registro Nacional.

Interesados en el documento pueden descargarlo en la página de Hacienda.  Suscriptores de Master Lex con mucho gusto podemos  proporcionárselos al correo legal@masterlex.com

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Nos permitimos a continuación un breve resumen de los aspectos más relevantes:

1.-   En la sección Considerativa de la resolución, se establece que la demostración en cuanto a si un particular es o no domiciliado para efectos tributarios, resulta de difícil constatación para el Registro Nacional, lo que retardaría considerablemente el trámite de inscripción de los documentos.   Adicionalmente, se menciona que los artículos 30 bis y 31 ter de la Ley del Impuesto sobre la Renta establecen que en la primera venta de bienes inmuebles y muebles a título oneroso que se realice entre sujetos domiciliados en el territorio nacional, la tarifa aplicable podrá ser de un 2.25% sobre el precio de la venta.  En las ventas sucesivas, la tarifa será siempre de un 15% calculada sobre la diferencia entre su valor de adquisición y el valor de transmisión.

2.  Por otra parte, en un Transitorio I, leemos:   “Hasta tanto la Dirección General de Tributación ponga a disposición del Registro Nacional un sistema de consulta que permita constatar que se haya hecho la respectiva autoliquidación y pago del impuesto sobre rentas y ganancias de capital, en los casos de traspasos de bienes muebles e inmuebles inscribibles en el Registro Nacional en los términos indicados en la presente resolución, el Notario Público deberá dar fe que el contribuyente realizó el pago del impuesto con base en el recibo de pago de conectividad, correspondiente al mes en que se realiza el acto de traspaso en los términos indicados en la presente resolución.”

3.  Se concluye entonces que: “… la fase idónea para demostrar tales circunstancias debe recaer en los comparecientes que se presenten ante el Notario Público, el cual tiene dentro de sus funciones legales, el de realizar y cumplir con los requisitos pre escriturarios y escriturarios ya establecidos en el Código Notarial y los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial, por cuanto este actúa como auxiliar de la Administración Tributaria, además de ser éste un requisito sine qua non para que proceda la inscripción del acto de traspaso en el Registro Nacional.”

4.- Por consiguiente, se propone que corresponda a los Notarios Públicos, a cargo del acto o contrato de traspaso inscribible en el Registro Nacional, la constatación de lo siguiente:

4.1  Si el transmitente es o no un domiciliado en Costa Rica.  El Notario Público que otorga el acto o contrato deberá dar fe que verificó en todos los casos, que el compareciente que transmite el bien mueble o inmueble es o no un domiciliado en Costa Rica. (Art. 1)

4.2. Retención y pago del impuesto a las ganancias de capital en caso de no domiciliados:  Si el transmitente es un no domiciliado,  el Notario deberá consignar en la escritura pública de traspaso, bajo fe notarial, que el adquirente retuvo y pagó a la Administración Tributaria el importe correspondiente al 2,5% del valor total pactado por la enajenación del bien inmueble por concepto del impuesto de ganancias de capital obtenidas de una persona no domiciliada.  Deberá consignar además el período fiscal del impuesto, así como la fecha de recepción del formulario de declaración, y del recibo de pago de la obligación tributaria en el sistema informático denominado “Administración Tributaria Virtual.”  (Art. 2)

4.3.  Retención y pago del impuesto a las ganancias de capital en caso de domiciliados: Tratándose de traspasos de bienes inmuebles en general, de bienes muebles y derechos que sean transmitidos a contribuyentes del Impuesto sobre las Utilidades situados en el territorio nacional traspasados por sujetos domiciliados en Costa Rica y que sean inscribibles en el Registro Nacional, el Notario Público ante quien se otorgue la escritura de traspaso, deberá consignar mediante fe notarial, indicando que el adquirente retuvo y pagó el importe correspondiente al 15% del valor total pactado por la enajenación del bien que se trate, por concepto del Impuesto sobre Ganancias de Capital.  Deberá consignar en dicho acto, el período fiscal del impuesto, así como la fecha de recepción del formulario de declaración, y del recibo de pago de la obligación tributaria en el sistema Administración Tributaria Virtual -ATV.  (Art. 3)

4.4. Traspasos por primera vez:   La misma obligación recaería sobre el Notario Público en aquellos casos en que el compareciente que transmite un bien inmueble o mueble realice la primera venta en los términos del párrafo primero del artículo 31 ter de la Ley del Impuesto sobre la Renta, debiendo corroborar y hacer constar que el bien fue adquirido de previo al 1° de julio del 2019, para que proceda la aplicación de la tarifa impuesto del 2,25% sobre el precio de enajenación del bien que se trate.   (Art. 3 segundo párrafo)

5.  Del Archivo de Referencias.  El Notario Público tendría que conservar en el Archivo de Referencias, aquellos documentos originales o copias que sustenten el otorgamiento de las escrituras públicas expedidas en los términos de la presente resolución. (Art. 4)

6.  Omisión de requisitos:  En todos los casos, ante la omisión de alguno de los requisitos establecidos en la presente resolución, el Notario Público estaría obligado a advertirle  a las partes que el registrador señalará tal falta como un defecto de la escritura, debiendo ser subsanada oportunamente, a efectos que pueda continuarse con el trámite de inscripción que corresponda.  (Art. 5)

 

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Poder Judicial toma nota de metodología de cobro de avisos en La Gaceta

Hace unos días comentamos sobre  el cambio en la metodología de cotización por parte de la Imprenta Nacional de los avisos y edictos a publicar en La Gaceta y el Boletín Judicial. (Ver Nota)  Si bien el costo por caracter disminuyó pasando de ¢11.67 a ¢8.92, cuando textos contienen imágenes, cuadros o tablas, la cotización no toma en cuenta el número de caracteres sino más bien, los centímetros cuadrados totales, lo que puede tornar muy onerosa su publicación.

La Licenciada Rita Esquivel fue quien nos advirtió en aquel momento de esta situación.  Hoy no ha puesto al tanto de la gestión que llevó a cabo ante el Consejo Superior del Poder Judicial para advertirles sobre este cambio de metodología a fin de que los Despachos Judiciales, cuando redacten los avisos o edictos, cuya publicación corre por cuenta de las partes interesadas en los procesos,  muchas veces personas de escasos recursos  procuren no incluir imágenes, ni tablas, ni siquiera el logo del Poder Judicial, o pies de página que puedan encarecer las publicaciones.

Transcribimos a continuación algunas de las recomendaciones sugeridas:

“Me permito hacer de su conocimiento que existe una nueva modalidad para el cobro de publicaciones en los Diarios Oficiales (La Gaceta y Boletín Judicial), el mismo está sujeto al espacio que por centímetro cuadrado tenga el documento, así que recomiendan utilizar letra tipo Times New Roman, de 12 pt., alineación justificada, márgenes superior 2,5 cm, inferior 2.5, izquierdo 3 cm, derecho 3 cm. Interlineado: sencillo, tamaño de papel: carta.  Debe evitarse utilizar encabezados (ni siquiera la palabra edicto) logos de oficina o de entidades gubernamentales, no usar pie de página, debe aparecer impreso solo el texto a publicar y colocar la firma y sello cerca del texto, ya que se cobra por espacio desde el primer pixel impreso hasta el último, así que un edicto que antes costaba aproximadamente 8 a 10 mil colones, ahora podría pasar a 38 mil colones (adjunto el que me están cobrando la suma indicada).

Notarios, abogados, despachos judiciales y otras entidades, deben ajustarse a estas recomendaciones de manera que el interesado no tenga que pagar sumas altísimas por su publicación.”

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Registro de Accionistas: apoderados especiales y apoderados generalísimos

Continuando con nuestro último comentario sobre este tema,  queremos profundizar hoy sobre la posibilidad de que otras personas, distintas de los representantes legales que según la norma están obligados a cumplir con la declaración al Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales,  en lo sucesivo conocido como RABF, puedan asumir esta importante tarea que iniciará el próximo mes de setiembre.

De acuerdo con el artículo 1 de la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, las personas obligadas a suministrar la información son las siguientes:

                                                   Sociedades anónimas:  Presidente

                                                   Sociedades de responsabilidad limitada:  Gerente y subgerente

                                                   Sociedades en nombre colectivo:  Administrador

                                                    Sociedades en comandita:  Gerente

                                                    Sucursales de sociedades extranjeras:  Apoderado generalísimo

                                                    Empresas individuales de responsabilidad limitada:  Gerente

                                                    Sociedades civiles:  Administradores

Ahora bien, en el artículo 3 de esta misma Resolución Conjunta se contempla la posibilidad de que otras personas sean autorizadas mediante poderes especiales para realizar la declaración.   La semana pasada, los colegas de la firma Grant Thornton nos pusieron al tanto de la existencia de una reciente resolución de la Dirección General de Tributación  DGT-891-2019 que amplía la posibilidad de cumplir con estas declaraciones también a los apoderados generalísimos que las sociedades puedan tener inscritos en el Registro de Personas Jurídicas.

“Procedemos a manifestar que en efecto el poder generalísimo es suficiente para interactuar con el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) y no requiere que le sea otorgado un poder especial, pero de previo deberá solicitar a un notario público que lo acredite, lo registre en el sistema y adjunte la documentación de respaldo que demuestre que dicho apoderado cuenta con las facultades suficientes para actuar en nombre del representante legal de la persona jurídica obligada a suministrar la información.  Lo anterior en apego de la Resolución Conjunta de Alcance General DGT-ICD-R-14-2019.”    (Tomado de la DGT-891-2019)

Se celebra esta nueva alternativa de permitirle también a los apoderados generalísimos la presentación de las declaraciones.  Lo que parece un poco extraño es que, tratándose de poderes que constan inscritos en el Registro Nacional,  se requiera igualmente de la intervención de un Notario Público que los acredite en forma previa al ingreso de esos apoderados a la plataforma.    Pensaríamos que si los sistemas Central Directo y el de Registro Nacional se encuentran interconectados,  la información de los apoderados generalísimos debería poderse corroborar en línea sin necesidad de una gestión notarial.

Suscriptores de Master Lex con mucho gusto podemos suministrarles el texto de la DGT indicada si nos lo solicitan al correo electrónico legal@masterlex.com

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A continuación, varios aspectos que se han discutido mucho en las últimas semanas sobre el nombramiento de apoderados para el cumplimiento del RAFB:

1.- Otorgamiento en escritura pública.  Algunos colegas consideran que cuando la Resolución establece que el poder especial tiene que ser otorgado en escritura pública,  únicamente podría entenderse cumplida tal formalidad cuando el representante legal comparece ante Notario Público a dar el mandato, y  de su puño y letra, suscribe el instrumento público respectivo.   Otros opinan que no se puede dar una interpretación tan restrictiva a la norma, debiendo admitirse la posibilidad de que la Asamblea de Accionistas otorgue el poder especial, siendo suficiente en estos casos con que dicho acuerdo sea debidamente protocolizado.

Transcribimos a continuación en su tener textual lo que se establece en la Resolución Conjunta sobre este tema:

“ARTÍCULO 3. Otras personas autorizadas a suministrar la información: Además del representante legal indicado en el artículo 1 de esta resolución, el suministro de información al Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales podrá hacerse mediante un único apoderado, que debe ser una persona física con facultades suficientes para el acto, lo que tendrá que acreditarse por medio de un notario público. En caso que se acredite mediante un poder especial, este debe ser otorgado en escritura pública.”

La sugerencia que algunos están acatando es que mientras no se aclare esta circunstancia por el Ministerio de Hacienda, conviene que  la Asamblea de Accionistas otorgue poderes generalísimos a fin de que puedan ser inscritos en el Registro de Personas Jurídicas y que sea  con vista en dicha inscripción que los Notarios acrediten al mandatario dentro del RABF.

2.- Vigencia de los poderes. Uno de lo datos que el sistema requiere que los Notarios indiquen al momento de acreditar a los apoderados dentro de la plataforma es si el poder otorgado tiene o no algún plazo de vigencia.  El tema es importante pues sabemos que esta nueva obligación de declarar los accionistas y beneficiarios finales será anual (durante el mes de abril cada año) en lo que se conoce como la Declaración Ordinaria, así como cada vez que se produzca la cesión de acciones o cuotas en un porcentaje que produzca que alguno de los propietarios iguale o supere el 15% del capital social (Declaración Extraordinaria).   Por lo tanto, de la vigencia del mandato dependerá si el apoderado podrá seguir presentando las declaraciones sin sujeción a un plazo o solo por algún tiempo.  Convendrá que las sociedades tengan muy presente esta situación pues al vencer el mandato, corresponderá al representante legal obligado por ley, asumir la función o bien proceder al nombramiento de  un nuevo apoderado.

3.- Notificación de cambios en la distribución accionaria:  Los apoderados así como los representantes legales deberán estar muy atentos a cesiones de acciones y cuotas que puedan producirse en las sociedades que representan, pues de acuerdo con el art. 13 de la Resolución Conjunta de Alcance General, los obligados contarán con quince días hábiles para ingresar a la plataforma a realizar la Declaración Extraorinaria de accionistas y Beneficiarios Finales  “… a partir de la fecha de la anotación en el libro oficial en el que se registren estos datos y se constate que alguno de los propietarios de las participaciones igualó o superó el quince por ciento del total de las participaciones de la clase que se registra, ya sean comunes, preferentes u otras.” 

Por lo tanto, deberán establecerse los mecanismos para la comunicación inmediata a estos obligados de dichos cambios accionarios pues podría requerirse de documentación que compruebe esas cesiones, pudiendo ser necesarios documentos otorgados en el extranjero que sean sometidos a procesos de certificación y apostillado para su validez plena en Costa Rica.

Importante recordar que la responsabilidad de cumplir con el RAFB será de la persona que de acuerdo con la Ley deba cumplir con esta obligación o  de los apoderados debidamente acreditados en la plataforma.

4. Cuando los socios son empresas extranjeras.  De suma importancia tomar en cuenta lo dispuesto en el art. 10 del Reglamento de Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, Decreto Ejecutivo No. 41040-H en tanto establece que cuando las personas jurídicas o estructuras jurídicas domiciliadas en Costa Rica pertenezcan a entidades jurídicas domiciliadas en el extranjero, el responsable del suministro de información deberá proveer al RTBF los datos sobre la propiedad de la totalidad de las participaciones de esas empresas, así como los poderes otorgados en Costa Rica para el desarrollo de la actividad.

En caso de que resulte resulte imposible identificar el beneficiario final de esas sociedades extranjeras, habiéndose agotado todos los medios para obtener la información, se presumirá que el beneficiario final es el administrador.   Adicionalmente, el responsable del suministro de la información de la persona jurídica nacional deberá declarar bajo la fe de juramento la imposibilidad de identificar la totalidad de las participaciones de la entidad jurídica domiciliada en el extranjero.

Sobre los requisitos específicos que deberá contener dicha declaración jurada ver art. 10 del Reglamento del RABF.  Muy importante considerar que la documentación que sustente dicha declaración deberá ser conservada en original por parte de los sujetos obligados en caso de ser requerida por la autoridad competente. Todo documento emitido en el extranjero deberá además presentarse debidamente consularizado o apostillado y con no más de sesenta días de autorizado.

5.- Cadenas de estructuras jurídicas: Otro tema importante que se enfatizó mucho en el Seminario impartido por los colegas de Grant Thornton fue la importancia de que los obligados a cumplir con la declaración de accionistas den seguimiento al cumplimiento de esta misma obligación por los respectivos representante legales o apoderados de  la totalidad de sociedades u otras estructuras jurídicas que puedan formar parte del mismo grupo empresarial.

Encontramos la siguiente definición en el Reglamento del RABF:

Cadena de estructuras jurídicas: Agrupación de personas jurídicas entre las cuales existen participaciones o acciones directas o indirectas.

Encontramos que el art. 7 del Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales dispone al respecto:

“En estricto apego a lo dispuesto en la Ley Para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, hasta tanto se complete la cadena de estructuras jurídicas relacionadas y se establezcan a los beneficiarios finales, se tendrá que ninguno de los sujetos obligados que componen la cadena ha cumplido con las obligaciones estipuladas en los artículos 5, 6 y 7 de dicha Ley.”

Y en el art. 21 de ese mismo reglamento se establece que serán considerados incumplidores los sujetos que:   “c) Mantengan dentro de su cadena de estructuras jurídicas sujetos obligados que no hayan realizado el suministro de información correspondiente al período vigente.”

Por lo anterior resulta todavía más importante y urgente que las sociedades, cuyos accionistas puedan ser otras personas jurídicas, sobre todo si se trata de personas jurídicas extranjeras, inicien de una vez la recopilación de los documentos necesarios para que el representante legal o bien, en su sustitución, los apoderados especiales o generalísimos,  puedan declarar bajo la fe de juramento quiénes son esos  propietarios o beneficiarios últimos de las acciones y cuotas de todas las empresas que integran las cadenas de estructuras jurídicas.

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A pocos días del inicio del Registro de Accionistas

Con toda la confusión y dudas generadas por la reforma fiscal que entró en vigencia en julio pasado,  muchos han olvidado que a partir del próximo 1 de setiembre iniciará la obligación de cumplir con el Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales, cuyo incumplimiento podría conllevar multas  de ¢1,338,000 hasta ¢44,600,000, aparte de otras sanciones no pecuniarias.

Tanto las sociedades activas como las inactivas con cédulas jurídicas terminadas en cero y en 1 contarán con el mes de setiembre para presentar en la plataforma Central Directo del BCCR, su declaración de accionistas y beneficiarios finales.   En octubre, lo harán las sociedades terminadas  en 2 y 3,  y así sucesivamente, concluyendo en enero del 2020 con las que terminan en 8 y 9.    Y casi de inmediato,  durante el mes de abril del 2020,   deberán nuevamente presentar su declaración de accionistas- ahora sí-  todas las sociedades sin importar su número de cédula jurídica,  en lo que se conoce como  DECLARACIÓN ORDINARIA, la cual deberá  seguirse realizando todos los años durante el mes de abril.

Por su parte, cuando alguno de los propietarios iguale o supere el 15% del total de las participaciones societarias mediante la compra o adquisición gratuita de acciones o cuotas, ya sean comunes, preferentes u otras, contarán con quince días hábiles para reportarlo al Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales.    Esa es la DECLARACIÓN EXTRAORDINARIA.

La semana pasada, la firma Grant Thornton impartió un Seminario sobre este tema a un concurrido auditorio en el Colegio de Abogados. Nos recordaron a todos los presentes que el cumplimiento de esta nueva obligación conlleva ciertos cuidados y requisitos que ya se deberían estar tomando en consideración pues algunos podrían requerir de algún tiempo para su formallización.  Nos permitimos el siguiente resumen:

1.- Firma digital:   Deberán contar necesariamente con firma digital los representantes legales designados en forma expresa para  cumplir con esta obligación en la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Final que en abril del presente año emitieron la DGT y el ICD.

2.- Nombramiento de apoderados y acreditación en el sistema Central Directo:  En caso de que dichos representantes legales, por ejemplo el Presidente en las sociedades anónimas y el Gerente o subgerente en las sociedades de responsabilidad limitada,  no puedan cumplir con esta obligación, podrán hacerlo otros apoderados – sean especiales o generalísimos distintos a los que indica la ley-que sean acreditados previamente en la plataforma Central Directo por un Notario Público, quienes deberán contar – evidentemente- con certificado de firma digital.

Es importante tomar en cuenta que si los representantes llamados a cumplir con la declaración de accionistas se encuentran fuera del país, lo cual sucede con bastante frecuencia en aquellas sociedades pertenecientes a extranjeros, y si dichos representantes no cuentan con firma digital, deberán concurrir ante un cónsul costarricense o bien ante un Notario que viaje a ese efecto, para que otorguen el mandato respectivo a favor de un tercero que pueda cumplir con la declaración de accionistas en el momento oportuno.    Igualmente algunos colegas sostienen la posibilidad de que el poder sea otorgado mediante Asamblea de Accionistas o de Socios, a través de cartas poder o mediante la celebración virtual de Asambleas que hace unos meses fuera autorizada y que tendría que contemplarse expresamente en el pacto constitutivo de la sociedad.   En este segundo caso,  nos indicó el Lic. German Serrano que convendría elevar la consulta al Ministerio de Hacienda a fin de confirmar que efectivamente este otorgamiento de poder especial “vía protocolización de acta de Asamblea de Accionistas y Socios” sea aceptada toda vez que la norma lo que dispone es el otorgamiento de poder en escritura pública.   Hasta tanto dicha circunstancia no esté aclarada,  don German recomendó que los poderes que se otorguen de esta manera sean más bien de naturaleza generalísima a fin de que puedan ser inscritos en el Registro de Personas Jurídicas y que sea entonces con vista en dicha inscripción que los Notarios acrediten a ese mandatario dentro de la plataforma Central Directivo para cumplir con la declaración de accionistas y beneficiarios finales.

2.-  Libros de Registro de Accionistas o de Socios:  Es muy importante verificar con suficiente anticipación que las sociedades tengan a mano sus libros legales, especialmente el de Registro de Accionistas o de Socios, con asientos debidamente llenos, firmados por las personas llamadas a hacerlo y en los que aparezca además la fecha de cesión de las acciones o cuotas, pues son datos que serán exigidos al momento de presentar la declaración respectiva.

3.- Correo electrónico de revisión frecuente:   El sistema exigirá al responsable de presentar la declaración de accionistas y beneficiarios finales,  que indique un correo electrónico al cual enviará de forma automática el acuse de recibo.  En caso de no obtenerse el acuse de recibo durante el día en que suministró la información, deberá considerarse como no presentada y procederse de nuevo a su presentación.  Por este motivo es muy importante que la dirección de correo electrónico que se suministre en la plataforma exista y sea de consulta fácil y frecuente por el responsable.   Sugerían en el Seminario de Grant Thornton crear “buzones” es decir direcciones de email que no llegan a una sola persona, sino a varias, de manera que pueda existir un mayor control de estas notificaciones tan relevantes.

4.- Persona jurídica extranjera: En caso de que las acciones o cuotas pertenezcan a personas jurídicas extranjeras deberá suministrarse no solo el resumen de la composición del capital social sino el detalle individualizado por participante de dicha persona jurídica extranjera hasta llegar a los beneficiarios finales.   Conviene por lo tanto que con suficiente anticipación se soliciten a las Autoridades extranjeras correspondientes,  los documentos que comprueben fehacientemente esa propiedad accionaria y que cuenten con el apostillado para su validez en el país así como la  traducción al español en caso de ser otorgados en idioma extranjero.

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Continuaremos en un próximo comentario esta semana con otros temas relevantes sobre esta obligacion del Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales:  apoderados especiales, módulo notarial para su acreditación, etc.

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Nuevo reglamento para la declaratoria de marcas notorias

Se publicó en La Gaceta, la Directriz DPI-0003-2019 del Registro de la Propiedad Industrial que regula el Procedimiento para la declaratoria de  marcas notorias.

Se da cumplimiento de esta manera a lo establecido por el Tribunal Registral Administrativo, mediante voto 0680-2018, de noviembre de 2018, que se refirió a la posibilidad declarar o reconocer la notoriedad de una marca en sede administrativa a solicitud de parte sin necesidad de mediar un proceso litigioso, y con fundamento en los artículos 47 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, los artículos 8 inciso e), 44 y 45 de la Ley de Marcas y Otros Signos Distintivos N° 7978 (en adelante Ley de Marcas) y en uso de las facultades conferidas por el artículo 66 del Reglamento de la Ley de Marcas y Otros Signos Distintivos, Decreto Ejecutivo N° 30233-J,

La Ley de Marcas y otros signos distintivos ofrece la siguiente definición:

Marca notoriamente conocida: Signo o combinación de signos que se conocen en el comercio internacional, el sector pertinente del público, o los círculos empresariales.

Por lo anterior es que el Registro de la Propiedad Industrial no registra signos iguales o semejantes a marcas notoriamente conocidas, ya sea que se encuentren registradas o no,  para evitar la confusión o riesgo de asociación que podría producirse con los bienes o servicios cobijados bajo sea marca así como el aprovechamiento injusto del prestigio de la misma.  (Art. 44 Ley de Marcas y otros signos distintivos)

El procedimiento para la declaratoria de marcas notorias iniciará con la presentación de la respectiva solicitud en el  Diario del Registro de Propiedad Industrial, debiendo cumplirse los requisitos establecidos en la Directriz en comentario.

De no haberse cumplido alguno de ellos, se notificará al solicitante para que subsane en el plazo de quince días hábiles a partir de la notificación correspondiente, bajo el apercibimiento de tenerse por abandonada la gestión.

Además de cumplir con los requisitos formales, el solicitante deberá aportar prueba que permita determinar si la marca cumple con los criterios para reconocer la notoriedad del artículo 45 de la Ley de Marcas y la recomendación conjunta Nº 833, de setiembre de 1999, de la OMPI y la Asamblea de la Unión de París, incorporada al artículo 44 de la Ley de Marcas.

Para tales efectos la prueba deberá referirse a:

a) La extensión de su conocimiento por el sector pertinente del público, como signo distintivo de los productos o servicios para los que fue acordada.
b) La intensidad y el ámbito de difusión y publicidad o promoción de la marca.
c) La antigüedad de la marca y su uso constante.
d) El análisis de producción y mercadeo de los productos que la marca distingue.
e) La duración y el alcance geográfico de cualquier registro, y/o cualquier solicitud de registro, de la marca, en la medida en que reflejen la utilización o el reconocimiento de la marca;
f) La constancia del ejercicio satisfactorio de los derechos sobre la marca, en particular, la medida en que la marca haya sido reconocida como notoriamente conocida por las autoridades competentes;
g) El valor asociado a la marca.

Toda la prueba aportada deberá ajustarse a los lineamientos de la Dirección Nacional de Notariado y en caso de ser emitida en el extranjero deberá contar con la respectiva apostilla o legalización y cuando corresponda traducción al español, conforme la Ley General de la Administración Pública, la prueba que no cumpla dichos requisitos, será prevenida según lo establece el artículo 264 de la Ley General de la Administración Pública para que se corrija en el plazo de diez días hábiles a partir de la notificación y en caso de persistir los vicios, no se tomará en cuenta en el análisis de la notoriedad.

Efectuado el examen formal y superados los requisitos correspondientes, el Registro de la Propiedad Industrial procederá a valorar la prueba aportada de conformidad con los parámetros antes mencionados, y en caso de determinar que existe mérito para acoger la solicitud, se emitirá un edicto, donde se anunciará la solicitud pretendida, y deberá publicarse por tres veces consecutivas y a costa del interesado en el Diario Oficial La Gaceta, según lo establece el artículo 15 de la Ley de Marcas.

En caso de que la prueba analizada no satisfaga los criterios antes dichos, se emitirá una resolución de denegatoria debidamente fundamentada, contra la cual cabrán los recursos de revocatoria y apelación de conformidad con los artículos 64 y 65 del Reglamento de la Ley de Marcas y Otros Signos Distintivos Decreto Ejecutivo N° 30233-J y el artículo 26 de la Ley de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual N° 8039.

 

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Renuncia unilateral de personeros vence el próximo 1 de setiembre

El próximo 1 de setiembre vence el plazo de dos años que se estableció en el Transitorio IV de la Ley 9428, vigente a partir de setiembre del 2017, para la renuncia unilateral de personeros, directores y fiscal de las sociedades mercantiles, sucursales de una sociedad extranjera y empresas individuales de responsabilidad limitada. Lo transcribimos a continuación para su mejor conocimiento:

Transitorio IV.- Para efectos de la aplicación de esta ley, y por un plazo de veinticuatro meses a partir de su entrada en vigencia, los representantes legales, los miembros de la Junta Directiva y el fiscal de las sociedades mercantiles, las sucursales de una sociedad extranjera y las empresas individuales de responsabilidad limitada que deseen renunciar a su cargo podrán hacerlo mediante comunicación por escrito al domicilio social registrado. Esta comunicación deberá posteriormente protocolizarse e inscribirse ante el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional, con el fin de que la renuncia sea eficaz. El interesado deberá manifestar ante el notario la adecuada recepción de la comunicación en el domicilio social respectivo, si el domicilio es desconocido el notario pondrá la constancia y remitirá la escritura de renuncia para su inscripción en el Registro.”

Importante recordar que expresamente se estableció mediante Decreto Ejecutivo No. 40417-H denominado Reglamento a la Ley de Impuesto a las Personas Jurídicas que como condición para la inscripción de estas renuncias unilaterales, las sociedades deberán encontrarse al día en el impuesto que rigió con la Ley 9024 durante el período 2012-2015.

En consulta que formulamos a la Dirección del Registro de Personas Jurídicas nos confirmaron que si bien se requiere efectivamente que la sociedad esté al día en el impuesto de esos años (2012-2015), no se exige lo mismo en relación al impuesto al cobro con la nueva Ley 9428, que entró a regir en setiembre del año 2017.

Otro aspecto importante a tomar en cuenta y que fuera también establecido en el Reglamento a la Ley de Impuesto a las Personas Jurídicas es que el documento notarial apto para dejar constancia en los casos de domicilios desconocidos de las sociedades a las que se está renunciando, es el acta notarial.

Transcribimos en su tenor literal transitorio III del Reglamento antes indicado:

Transitorio III.- Condición para renuncias. Para que los representantes legales, los miembros de la Junta Directiva y el fiscal de las sociedades mercantiles, las sucursales de una sociedad extranjera y las empresas individuales de responsabilidad limitada renuncien a su cargo, se deberá estar al día con las obligaciones derivadas la Ley Nº 9024, denominada “Impuesto a las Personas Jurídicas”, del 23 de diciembre de 2011.

El documento notarial apto para dejar constancia en los supuestos de renuncias de domicilios desconocidos en sociedades mercantiles, sucursales de una sociedad extranjera y empresas individuales de responsabilidad limitada, es el acta notarial.”

En cuanto a los timbres y honorarios que corresponden a la inscripción de una renuncia de estas, son los siguientes:

Derechos de Registro: 2,000

Timbre fiscal: 125

Timbre Educación y Cultura: 750

Timbre Colegio de Abogados: 250

Archivo Nacional: 20

Honorarios profesionales: 90,750

Fundamentamos el rubro a cobrar de honorarios profesionales en lo que dispone el art. 95 del Arancel vigente:

“Artículo 95.- Personas Jurídicas.

La constitución en escritura pública de asociaciones, fundaciones, sindicatos, sociedades civiles o mercantiles, cooperativas devengará honorarios así: (…)

e) Otras modificaciones de estatutos, nombramiento de funcionarios, renovación, renuncia o sustitución de funcionarios, devengará un mínimo de noventa mil setecientos cincuenta colones. “

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Rechazan proyecto para reactivación de sociedades disueltas por morosidad Ley 9024

En setiembre del año pasado,  se presentó a la corriente legislativa el Proyecto de Ley número 20749, con el objeto de brindar una nueva y última oportunidad de reactivación a aquellas sociedades disueltas por morosidad en el pago del impuesto a las personas jurídicas (2012-2015).   De aprobarse este proyecto, se ofrecería nuevamente una amnistía en cuanto a los intereses y multas acumulados por concepto del impuesto.

Sin embargo, el pasado 17 de julio la Comisión de Hacendarios, que tenía a cargo el estudio del proyecto de ley, acordó por unanimidad dictaminarlo en forma negativa, produciéndose así el archivo definitivo del mismo.

De esta manera, muchas sociedades que habían estado a la espera de una nueva posibilidad de reactivación  que les evitara tener que recurrir a su liquidación,  no tendrán más remedio que iniciar de inmediato los procedimientos correspondientes ya sea en sede judicial o ante notario público.

 

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Aprobado en primer debate proyecto sobre Teletrabajo

El Plenario Legislativo aprobó en Primer Debate el Proyecto de Ley No. 21.141 denominado Ley para Regular el Teletrabajo, que tiene como objeto promover, regular e implementar el teletrabajo como un instrumento para la generación de empleo y modernización de las organizaciones públicas y privadas, a través de la utilización de tecnologías de la información y comunicación.

En caso de ser aprobado en segundo debate, el Poder Ejecutivo contará con un plazo de tres meses para confeccionar la reglamentación respectiva.

“El teletrabajo es voluntario tanto para la persona teletrabajadora como para la persona empleadora, y se regirá en sus detalles por el acuerdo entre las partes, observando plenamente las disposiciones del Código de Trabajo, los instrumentos jurídicos de protección a los derechos humanos y los instrumentos jurídicos internacionales de protección de los derechos laborales y demás legislación laboral. Puede ser acordado desde el principio de la relación laboral o posteriormente. Únicamente quien lo acuerde posteriormente puede solicitar la revocatoria sin que ello implique perjuicio o ruptura de la relación laboral bajo las condiciones que se establecen en esta ley, dicha solicitud deberá plantearse con al menos diez días naturales de anticipación, siempre y cuando, sea justificado y siga un procedimiento elaborado al efecto por cada centro de trabajo.

Suscriptores de Master Lex interesados en obtener el texto completo de este proyecto de Ley nos lo pueden solicitar al correo electrónico legal@masterlex.com 

A continuación transcribimos textualmente algunos de los numerales incluidos en la propuesta.

Ambito de aplicación (Artículo 2)

Como ámbito de aplicación se establece tanto el sector privado como toda la Administración Pública  centralizada y descentralizada, incluyendo los entes pertenecientes al régimen municipal, así como las instituciones autónomas y semiautónomas, las empresas públicas y cualquier otro ente perteneciente al sector público.

Reconocimiento gubernamental del teletrabajo (Artículo 5)

El Gobierno de la República definirá vía reglamentaria los reconocimientos que serán otorgados a aquellas empresas o instituciones que implementen exitosamente la modalidad del teletrabajo como mecanismo para mejorar la movilidad urbana, aportar a la modernización de nuestras ciudades y promover el desarrollo sostenible del país.  Como única limitación se dispone que dichos reconocimientos no podrán ser de carácter económico.

Alcance (Artículo 6)

El teletrabajo modifica únicamente la organización y forma de realización del trabajo sin afectar las condiciones laborales, derechos y beneficios de los teletrabajadores.  No podrá utilizarse como medio para propiciar tratos discriminatorios. Los teletrabajadores tendrán el mismo acceso a la formación y a las oportunidades de desarrollo de la carrera administrativa y profesional que sus homólogos que laboran en las instalaciones físicas de la persona empleadora.

Características y condiciones

Acuerdo voluntario por escrito:  Cuando el teletrabajo no forme parte de la descripción inicial de las funciones del puesto, la persona empleadora y la persona teletrabajadora deberán suscribir un acuerdo con detalle de las condiciones necesarias para la realización de sus funciones bajo esta modalidad de trabajo.

Observancia del Código de Trabajo: Ningún acuerdo suscrito para teletrabajo podrá contravenir lo estipulado en el Código de Trabajo en lo que respecta a la jornada laboral.

Horario: El horario de trabajo del teletrabajador podrá ser flexible dentro de los límites de la jornada laboral, siempre y cuando sea previamente acordado con la jefatura y no afecte el normal desarrollo de las actividades y procesos de trabajo

Criterios de medición, evaluación y control  serán previamente determinados en el acuerdo o adenda a suscribir, y deberán ser proporcionales a los aplicados en su centro de trabajo.

Voluntario:  La incorporación a la modalidad del teletrabajo es voluntaria tanto para el trabajador como para el empleador, quien tiene la potestad para otorgar y revocar la modalidad de teletrabajo, cuando así lo considere conveniente, con fundamento en las políticas y lineamientos emitidos al efecto, dicha revocatoria deberá plantearse con al menos diez días naturales de anticipación y aplica únicamente cuando la modalidad de teletrabajo haya sido acordada con posterioridad al inicio de la relación laboral.

Teletrabajo como modalidad acordada desde el inicio de la relación:  En estos casos el teletrabajador no podrá exigir realizar su trabajo en las instalaciones físicas de la persona empleadora, a no ser que lleguen a un acuerdo mediante el cual modifiquen lo inicialmente pactado.

Contratos de teletrabajo/ o adenda en caso de contratos ya existentes

La relación de teletrabajo deberá plasmarse por escrito en un contrato de teletrabajo suscrito por el empleador y el teletrabajador que se sujete a lo dispuesto en la ley y  demás disposiciones que norman el empleo en Costa Rica.  Deberán especificarse en forma clara las condiciones en que se ejecutarán las labores, las obligaciones, los derechos y las responsabilidades que asumirán las partes.

Si ya existía una relación de trabajo anterior,  las partes deberán suscribir un addedum estableciendo lo concerniente a la modalidad de teletrabajo.

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Obligaciones de los empleadores (Artículo 8)

Sin perjuicio de las demás obligaciones que acuerden las partes en el contrato o adenda de teletrabajo, serán obligaciones para las personas empleadoras las siguientes:

a) Proveer y garantizar el mantenimiento de los equipos, los programas, el valor de la energía determinado según la forma de mediación posible y acordada entre las partes, los viáticos en caso de que las labores asignadas lo ameriten.

La disposición anterior podrá ser variada en aquellos casos que el empleado por voluntad propia solicite la posibilidad de realizar teletrabajo con su equipo personal y la persona empleadora acepte, lo cual debe quedar claro en el contrato o adenda y exime de responsabilidad a la persona empleadora sobre el uso del equipo propiedad de la persona teletrabajadora. En estos casos, dado que el equipo informático es propiedad de la persona teletrabajadora, esta deberá permitir a la persona empleadora el libre acceso a la información propiedad del patrono, ya sea durante el desarrollo de la relación laboral, o bien, al momento de finalizar el vínculo contractual. Dicho acceso a la información debe darse en todo momento, en presencia de la persona teletrabajadora, respetando sus derechos de intimidad y dignidad.

Con independencia de la propiedad de la herramienta informática, la persona teletrabajadora deberá guardar confidencialidad respecto a la información propiedad de la persona empleadora, o bien a los datos que tenga acceso como consecuencia de la relación laboral.

b) Capacitar para el adecuado manejo y uso de los equipos y programas necesarios para desarrollar sus funciones.

c) Informar sobre el cumplimiento de las normas y directrices relacionadas con la salud ocupacional y prevención de los riesgos de trabajo, según lo establecido en el ordenamiento jurídico vigente para esta materia.

d) Coordinar la forma de restablecer las funciones de la persona teletrabajadora, ante situaciones en las que no pueda realizar sus labores o estas se vean interrumpidas.

e) Reconocer el salario al empleado por no poder teletrabajar en aquellos casos donde:

1) La persona teletrabajadora no reciba las herramientas o programas necesarios para realizar las labores o no se le delegue trabajo o insumos.
2) El equipo se dañe y la persona teletrabajadora lo hubiere reportado en un plazo no mayor a 24 horas.
3) Los sistemas operativos o tecnologías de la empresa no le permita a la persona teletrabajadora realizar sus funciones y esta situación sea debidamente reportada en un plazo no mayor a 24 horas.

Lo estipulado en este artículo podrá ser variado en el contrato o adenda de teletrabajo por un mutuo acuerdo entre las partes, siempre y cuando los cambios no sean en perjuicio de las personas trabajadoras, respecto a los derechos y garantías mínimas reconocidas en este artículo, ni contravengan los derechos contenidos en el Código de Trabajo y demás legislación laboral, ni varíen lo relacionado con derechos irrenunciables.

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Obligaciones de las personas teletrabajadoras (Artículo 9)

Sin perjuicio de las demás obligaciones que acuerden las partes en el contrato o adenda de teletrabajo, serán obligaciones para las personas teletrabajadoras las siguientes:

a) Cumplir con los criterios de medición, evaluación y control determinados en el contrato o adenda, así como sujetarse a las políticas y códigos de la empresa, respecto a temas de relaciones laborales, comportamiento, confidencialidad, manejo de la información y demás disposiciones aplicables.

b) Informar en un plazo no mayor a 24 horas su situación y coordinar con la persona empleadora la forma como se reestablecerán sus funciones, cuando se presente cualquier situación donde la persona teletrabajadora no pueda realizar sus labores o estas se vean interrumpidas.

c) Informar en un plazo no mayor a 24 horas a la persona empleadora la situación acontecida y coordinar las acciones a seguir para garantizar la continuidad de sus labores, cuando las herramientas, materiales y demás implementos afines que la persona empleadora haya entregado a la persona teletrabajadora para la realización de sus labores sufra algún daño, extravío, robo, destrucción o cualquier otro imprevisto que impida su utilización. La persona teletrabajadora no será responsable por los imprevistos que ocurran en el ejercicio de sus funciones, salvo que, se determine por medio de un procedimiento elaborado al efecto por cada centro de trabajo, que estos hayan acaecido de forma intencional, por alguna negligencia, descuido o impericia de su parte debidamente demostrada. Cuando las fallas en el equipo y/o herramientas impidan el normal desarrollo de las funciones de la persona teletrabajadora, y se afecte el adecuado cumplimiento de sus labores, se podrá suspender temporalmente el teletrabajo. En situaciones excepcionales y por requerimiento expreso de la persona empleadora, la persona teletrabajadora podrá acudir al centro de trabajo a continuar con sus labores.

d) La persona teletrabajadora debe cumplir con el horario establecido, su jornada laboral y estar disponible para la persona empleadora durante dicho horario y jornada. El incumplimiento de la jornada u horario de trabajo o bien el no estar disponible para la persona empleadora durante dicho horario y jornada serán considerados como abandono de trabajo conforme al artículo 72 inciso a) del Código de Trabajo.

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Riesgos de trabajo  (Art. 10)

En lo que respecta a los Riesgos del Trabajo, para el teletrabajo se aplicaran las pólizas previstas para el trabajo presencial y se regirá por lo dispuesto en el Código de Trabajo, Ley N.° 2 del 26 de agosto de 1943.

Se considera riesgo de trabajo en la modalidad de teletrabajo los accidentes y las enfermedades que ocurran a los teletrabajadores, con ocasión o por consecuencia del teletrabajo que desempeñen en forma subordinada y remunerada, así como la agravación o reagravación que resulte como consecuencia directa, inmediata e indudable de esos accidentes y enfermedades.

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