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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Comunicado del Archivo Nacional

El Archivo Nacional comunica que el plazo oficial para la entrega de los índices de instrumentos públicos correspondientes a la  primera quincena de julio será el mismo de los índices de la segunda quincena de julio, a saber del 3 al 7 de agosto, y los días de gracia serán el 10 y 11 de agosto.  Expresamente se solicita a los notarios no acercarse físicamente al Archivo Nacional, toda vez que el buzón que se había instalado para la entrega física de índices estará inhabilitado del 20 de julio al 2 de agosto por razones sanitarias.
Los demás  servicios que el Archivo Notarial ha venido prestando durante la pandemia, seguirán funcionando con horario controlado para:
  • Consignar notas marginales de corrección.
  • Corregir índices presentados por correo postal o ventanilla
  • Retirar documentos
  • Depositar tomos de protocolo
Si tiene consultas, favor escribir a consultasdan@dgan.go.cr
Más información en la página web de la institución:
Los Notarios que utilicen el sistema INDEX para la presentación de sus índices sí pueden hacerlo a partir de este momento, contando con plazo hasta el 7 de agosto para cumplir tanto con los correspondientes a la primera quincena de julio como los de la segunda quincena.
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Registro Nacional abrirá el lunes pero en forma disminuida

 

 

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Nueva Circular sobre tramitación de documentos en la Ventanilla Digital

Se publicó esta semana en el Diario Oficial La Gaceta, la Circular DGL-0016-2020 de la Dirección General del Registro Nacional  para unificar criterios de calificación e inscripción de los documentos que se tramitan en la Ventanilla Digital. 

(Si le interesa ver otro comentarios que hemos publicado sobre este servicio que ha resultado ser muy exitoso puede entrar a las siguientes notas en este mismo blog.   Así como el siguiente artículo. )

Nos permitimos resumir a continuación:

  • Testimonios de escrituras públicas:   Deben presentarse  en archivos digitales en formato PDF conteniendo la reproducción de la escritura matriz, junto con su correspondiente engrose,  firmado digitalmente por el notario autorizante.
  • Otros documentos:   Conocidos como  “documentos privados” que con base en una norma jurídica, no requieren consignarse necesariamente en escritura pública.  Es el caso de solicitudes de cambio de características de automotores.    En estos casos, el texto de dichos documentos debe presentarse también en formato PDF y debe contener en forma totalmente imprescindible la firma digital del notario autenticante de las firmas de los solicitantes.
  • Documentos judiciales o administrativos (expedidos en físico):  Este tipo de documentos, procedentes de Juzgados Judiciales o Administrativos, NO pueden ser tramitados en la Ventanilla Digital, ni siquiera después de ser escaneados, toda vez que la autenticidad y autoría de los mismos no puede ser verificada.  Por consiguiente,  este tipo de documentos quedan excluidos de la posibilidad de la Ventanilla Digital hasta tanto se encuentre una solución tecnológica para su debida tramitación.
  • Documentos físicos que deban adjuntarse para la debida inscripción: Cuando se requiera adjuntar al testimonio o a la solicitud (en el caso de los documentos privados), la imagen de algún documento imprescindible para concretar la inscripción, deberán escanearse dichos documentos y  conformarse un solo archivo PDF, junto con el texto del  testimonio o de la solicitud.  Este es el caso por ejemplo de las fórmulas de RITEVE que deben acompañar algunas de las solicitudes de cambio de características.  Dichos documentos adicionales no pueden presentarse por si solos, deben formar parte del mismo archivo PDF en el que se presenta el texto del testimonio o de la respectiva solicitud.   Se hace la advertencia en cuanto a que dichos documentos adicionales podrán adjuntarse siempre y cuando no alberguen en sí mismos la rogación u ordenanza aportada.

Con base en lo indicado,  se instruye a los registradores sobre los casos en los que deberán CANCELAR la presentación de los documentos presentados y los que deberán calificarse como DEFECTUOSOS.    Transcribimos textualmente a continuación:

«En virtud de lo anterior, procédase a:

1. Cancelar la presentación de documentos recibidos vía Ventanilla Digital, cuando:

a. Sean imágenes, escaneos, fotos, copias o constancias de testimonios impresos físicamente, o cualquier documento que no pueda ser considerado como un testimonio digital desmaterializado.
b. Sean documentos físicos escaneados, expedidos por funcionarios administrativos o judiciales que contengan ordenanzas o solicitudes con efectos inscribibles.
c. No se ajusten a los supuestos relativos a los documentos privados de inscripción.
d. Se traten de actos y convenios relacionados al derecho de familia, tales como resoluciones judiciales ejecutables, capitulaciones matrimoniales, entre otros.

2. Consignar o mantener los defectos de documentos digitales calificados defectuosos, cuando:

a. Se presenten de manera adjunta, documentos físicos escaneados expedidos por funcionarios judiciales o administrativos que contengan ordenanzas o solicitudes con efectos inscribibles. En cuyo caso, la subsanación se realizaría a través de la presentación física de ese documento adjunto de modo erróneo a la presentación principal, el cual, al tenor del artículo 9 de la Ley de Creación del Registro Nacional, se inscribiría con un código prioritario, bajo el supuesto de que el único defecto o documento pendiente de inscripción, es el testimonio presentado en “Ventanilla Digital”.
b. Se ingresen a “Ventanilla Digital”, imágenes de documentos físicos escaneados imprescindibles para concretar una determinada inscripción, con la finalidad de corregir defectos en presentaciones tramitadas por esa vía, sin adjuntar la debida escritura adicional o razón notarial firmada digitalmente según sea el caso, necesaria para el subsane.»

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Registro Nacional, DNN y Archivo Nacional comunican medidas

El Registro Nacional informa que en virtud de las últimas disposiciones generadas por las autoridades sanitarias competentes, tanto la sede central como las oficinas regionales, permanecerán cerradas del lunes lunes 13 al viernes 17 de julio.    Los servicios de Ventanilla Digital y de APT para la presentación de planos tampoco se encontrarán habilitados durante esta semana en aras del Principio de Prioridad Registral.  Consultas registrales se podrán realizar en el portal www.rnpdigital.com


El Archivo Nacional informa al público que la atención presencial estará inhabilitada en su totalidad del 13 al 17 de julio, en acatamiento a la Resolución MS-DM-6105-2020 emitida por el Ministerio de Salud el 10 de julio. El documento citado del Ministerio de Salud indica que “se resuelve ordenar el cierre temporal de todos los establecimientos con permiso sanitario de funcionamiento que brinden atención al público y aquellos que no brinden atención al público también, en los cantones, distritos y poblados de riesgo decretados en Alerta Naranja por la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, el lunes 13, martes 14, miércoles 15, jueves 16 y viernes 17, durante las 24 horas del día, de manera total.”

La decisión de las autoridades del Archivo Nacional se oficializó por medio de la Resolución DGAN-21-2020, firmada por Alexander Barquero Elizondo, director general de la institución. En dicho documento se menciona, entre otras cosas, lo siguiente:
1. El cierre temporal de instalaciones, del 13 al 17 de julio.
2. La suspensión, durante el período indicado, de los servicios habilitados anteriormente que requieran presencia de personas en las instalaciones. Continúa habilitada la entrega de índices notariales por medio de correo postal (41-2020, Zapote, Costa Rica) y de la plataforma Index.
3. Las citas que el Archivo Notarial tenía programadas del 13 al 17 de julio, se reprogramarán.

Es importante aclarar que la entrega del índice notarial correspondiente a la primera quincena de julio iniciará el 20 de julio y no el 16, como originalmente estaba establecido.

Se invita al público a mantenerse al tanto del quehacer de la institución mediante su página de Facebook, así como se pone a disposición la lista de correos electrónicos del personal (por cuanto la mayor parte de las personas funcionarias continuarán sus labores mediante teletrabajo).

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La Dirección Nacional de Notariado informa: en acatamiento de las medidas anunciadas por el Gobierno de la República, informa a toda la comunidad notarial y público en general , el cierre de sus oficinas administrativas a partir del 13 y hasta el 17 de julio , por lo que no se trabajará de manera presencial esos días.  Se retomarán los servicios operativos presenciales brindados por la DNN, según las indicaciones del Gobierno, en el horario ya establecido: de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 1:00 p.m.

A raíz del cierre durante esa semana, la DNN informa los servicios y trámites que se estarán atendiendo de manera virtual:

Solicitudes de servicios y procesos que se atenderán al correo electrónico institucional: TRAMITES@DNN.GO.CR

  • Actualización de datos (Requiere Firma digital. Formulario oficial DNN-001)
  • Certificación de asiento registral (categoría inmediata y/o categoría especial según se indique en formulario). (Requiere en forma indispensable adjutar el Formulario Oficial DNN-02 con firma digital. Remitir copia escaneada de los respectivos comprobantes de pago por concepto de servicio y entero bancario de timbres).

Nota importante: Las certificaciones (inmediatas y especiales) se emitirán en formato digital con papel membretado, consecutivo respectivo y firma digital del funcionario autorizado, dispensando el uso del papel de seguridad institucional.  Lo anterior como medida administrativa temporal y excepcional debido a la alerta sanitaria por la enfermedad Coronavirus COVID-19

  • Cese voluntario (inhabilitación voluntaria) (Requiere firma digital. Formulario oficial DNN-009).
  • Devolución de cuotas de notario fallecido (Formulario oficial DNN-011 y adjuntar requisitos en formato electrónico).

Las notificaciones sobre los servicios solicitados se practicarán al correo electrónico que se indique en el formulario respectivo.

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Suspensión de servicios presenciales en algunas sedes del Poder Judicial

Transcribimos a continuación lo dispuesto por la Corte Plena del Poder Judicial en sesión de este 11 de julio en relación a la emergencia sanitaria decretada por el Gobierno de la República, en particular, la suspensión de servicios presenciales en los cantones declarados como alerta naranja durante los días 13 al 17 del presente mes de julio.

CIRCULAR N° 146-2020

Asunto: Acuerdo de Corte Plena. Sesión N° 40-2020 del 11 de julio de 2020, en atención a la declaratoria de emergencia nacional, debido a la situación de emergencia sanitaria provocada por la enfermedad COVID-19.

A LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS, ABOGADOS,

ABOGADAS Y PÚBLICO EN GENERAL

SE LES HACE SABER QUE:

La Corte Plena en sesión extraordinaria N° 40-2020, celebrada el 11 de julio de 2020, artículo Único, en atención a las medidas adoptadas por el Ministerio de Salud, así como el decreto ejecutivo 42227-MS emitido el día 16 de marzo de 2020, en que se declara estado de emergencia nacional en todo el territorio de la República de Costa Rica, debido a la situación de emergencia sanitaria provocada por la enfermedad COVID-19, acordó lo siguiente:

“CONSIDERANDO

  1. Que de conformidad con el artículo 180 de la Constitución Política, la Administración Pública está facultada a la adopción de medidas extraordinarias en caso de necesidades urgentes o imprevistas en casos de guerra, conmoción interna o calamidad pública, a fin de proteger los bienes jurídicos más relevantes, como es la vida y la salud de las personas.
  2. Que el artículo 12 numerales 1 y 2 literales c) y d) del Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales establece que los Estados Partes reconocen el derecho de toda persona al disfrute del más alto nivel posible de salud física y mental, y que a fin de asegurar la plena efectividad de este derecho se adoptará, entre otras medidas, la prevención y el tratamiento de enfermedades epidémicas, endémicas, profesionales y de cualquier otra índole, así como la lucha contra ellas y la creación de condiciones que aseguren a todos asistencia médica y servicios médicos en caso de enfermedad.
  3. Que de conformidad con el Convenio 155 y 187 de la Organización Internacional del Trabajo, el Estado debe asegurar las condiciones de higiene y seguridad del trabajo para las personas trabajadoras.
  4. Que la Ley General de Salud faculta al Ministerio de Salud a ordenar y tomar las medidas especiales para evitar el riesgo o daño a la salud de las personas o que éstos se difundan o se agraven.
  5. Que el artículo 345 de la indicada ley faculta a la persona a cargo del Ministerio de Salud a declarar el estado de peligro de epidemia.
  6. Que la Ley 8488 faculta al Poder Ejecutivo para que pueda declarar, por decreto, el estado de emergencia en cualquier parte del territorio nacional, sujeto a control de constitucionalidad, discrecionalidad y legalidad prescritos en el ordenamiento jurídico.
  7. Que de conformidad con el artículo 48 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, corresponde a esta Corte el gobierno y el carácter de órgano superior de este Poder.
  8. Que la declaratoria de emergencia de la indicada Ley faculta a la administración a actuar de manera tal que se actúe de manera urgente e inmediata ante un estado de emergencia, mediante la realización de conductas excepcionales que operan ante un peligro inminente, entendido como la probabilidad irrefutable, por evidencia comprobada por una inspección de campo o por observaciones y estudios técnicos y científicos, de que ocurrirá una emergencia en un plazo predecible.
  9. Que conforme las diferentes disposiciones que ha venido adoptando el señor Ministro de Salud desde la declaratoria de pandemia, esta Corte Suprema de Justicia ha venido adoptando una serie de acuerdos para adecuar la prestación de los servicios institucionales a las diferentes alertas que se han venido aplicando en diferentes lugares del país, así como a las decisiones que sobre la situación de emergencia así ha dispuesto la Comisión Nacional para la Prevención y Atención de Emergencias.
  10. Que mediante resolución MS-DM-6105-2020. MINISTERIO DE SALUD de las quince horas treinta minutos del diez de julio de dos mil veinte, se dispuso una serie de disposiciones sanitarias dirigidas a las personas encargadas de establecimientos y actividades públicas y privadas que se encuentren en aquellas zonas que están catalogadas como en Alerta Naranja
  11. Que mediante resolución MS-DM-6108-2020. MINISTERIO DE SALUD de las dieciséis horas treinta minutos del diez de julio de dos mil veinte, se dispuso una serie de disposiciones sanitarias dirigidas a las personas encargadas de establecimientos y actividades públicas y privadas que se encuentren en aquellas zonas que están catalogadas como en Alerta amarilla.
  12. Que la resolución MS-DM-6105-2020. MINISTERIO DE SALUD de las quince horas treinta minutos del diez de julio de dos mil veinte, posee efectos jurídicos por un plazo de nueve días naturales, sea hasta el día 19 de julio de 2020, por lo que procede dar similares efectos para los alcances del presente acuerdo.
  13. Que conforme lo dispuesto por el Ministerio de Salud y lo indicado con respecto a la aplicación de la resolución MS-DM-6108-2020. MINISTERIO DE SALUD de las dieciséis horas treinta minutos del diez de julio de dos mil veinte, procedería la suspensión de actividades presenciales, manteniendo sólo el aforo estrictamente necesario en servicios esenciales y dando continuidad a la prestación de servicios mediante el uso del teletrabajo.
  14. Que mediante voto Nº 2020-008512 de las nueve horas veinte minutos del ocho de mayo de dos mil veinte, la Sala Constitucional resolvió la procedencia sobre el otorgamiento de vacaciones de manera unilateral por parte de la Administración, pues es una potestad de esta que se ampara en criterios de oportunidad y conveniencia.
  15. Que mediante acuerdo de la Corte Plena en sesión extraordinaria N° 33-2020, celebrada el 15 de junio de 2020, artículo XVII, se dispuso prorrogar los efectos del acuerdo de la sesión N° 18-2020 celebrada el 2 de abril del año en curso, artículo Único, así como lo dispuesto en el acuerdo de sesión extraordinaria N° 26-2020, celebrada el 13 de mayo de 2020, artículo Único y en el acuerdo de Sesión N° 32-2020 del 8 de junio de 2020, artículo XVIII, a partir del día 16 de junio de 2020 y hasta el día 15 de julio de 2020, por lo que se estima conveniente dar una prórroga adicional a los mismos hasta el día 15 de agosto de los corrientes.

POR TANTO

Por mayoría, se acuerda: Acoger la propuesta de la Comisión de Emergencias del Poder Judicial y disponer las medidas que se indicarán:

1.- Con respecto a los cantones contemplados en la resolución MS-DM-6105-2020. MINISTERIO DE SALUD de las quince horas treinta minutos del diez de julio de dos mil veinte, se dispone lo siguiente:

a).- Suspender las actividades presenciales que se desarrollan en los despachos administrativos y jurisdiccionales del Poder Judicial ubicados en los cantones designados por el Poder Ejecutivo como en alerta naranja, con las salvedades y condiciones que se indicarán, a partir del día sábado 11 de julio de 2020 y hasta el día domingo 19 de dicho mes inclusive, a fin de que las personas servidoras se mantengan en sus hogares y reducir el contagio de la enfermedad COVID-19.

b).- Se mantiene la prestación presencial de servicios esenciales mínimos, en los siguientes casos:

  1. Para el funcionamiento de la jurisdicción penal y penal juvenil en las zonas declaradas en alerta naranja y durante la permanencia del cerco epidemiológico declarado en toda el Gran Área Metropolitana, se aplicará lo dispuesto en las circulares 120-2020 y 140-2020, ambas emitidas por el Consejo Superior; se mantienen los servicios mínimos esenciales que ahí se indican, hasta tanto la Corte Plena o el Consejo Superior del Poder Judicial no dispongan lo contrario. Deberá procurarse mantener la atención de los casos con personas privadas de libertad y asuntos con pronta prescripción. Se hace la salvedad de que, con el fin de garantizar la continuidad del servicio público justicia y de garantizar los derechos que rigen en materia penal y penal juvenil, durante este período los Tribunales penales y penal juvenil ubicados en aquellas zonas deberán continuar con los juicios que al día hoy ya se hallan iniciado.
  2. Los supuestos en que las personas requieran justicia cautelar en cualquiera de las materias administrativas o jurisdiccionales.
  3. Los trámites en materia de pensiones alimentarias.
  4. La atención de situaciones de violencia doméstica.
  5. La atención de audiencias judiciales en curso que sean necesarias para la protección de su vida, salud, seguridad o libertad y se requiera una decisión jurisdiccional para su mantenimiento, prórroga y/o levantamiento.
  6. La recepción de documentos en los despachos jurisdiccionales.

7.- La recepción de denuncias en materia penal.

c).- Se suspende la realización de audiencias presenciales excepto en lo que corresponde a las materias que se indican en el punto b) del presente acuerdo.

d).- En los servicios administrativos de apoyo a la administración de justicia, se deberá mantener al mínimo de aforo las siguientes actividades:

  1. Servicios de limpieza.
  2. Servicios de seguridad.
  3. Servicios de aprovisionamiento.
  4. Servicios de apoyo técnico para garantizar mantenimiento en la continuidad de servicios esenciales, cuando sea estrictamente necesario.
  5. Notificaciones de resoluciones judiciales en los casos estrictamente necesarios.

e).- Todas las actividades que puedan desarrollarse bajo la modalidad de teletrabajo, deberán realizarse de tal manera, durante el período de eficacia del presente acuerdo.

Corresponderá a las Jefaturas y Coordinaciones respectivas, la asignación de funciones y labores, así como los controles que se requieran, para asegurar la continuidad en la prestación de servicios de manera no presencial, cuando ello fuere posible.

f).- Para los servidores que no puedan prestar sus servicios en la modalidad de teletrabajo  por la naturaleza de sus funciones  y  se deban mantener en sus hogares, en virtud de la aplicación del presente acuerdo, el tiempo correspondiente a la ejecución del presente acuerdo se tendrá como adelanto de vacaciones.

g).- Los servidores que así lo deseen, podrán solicitar que el período a que corresponde el presente acuerdo sea considerado como período de vacaciones, aunque su labor pueda ser teletrabajable, tomándolas de sus vacaciones ordinarias, siempre y cuando a criterio de la Jefatura o  coordinación respectiva se estime que con dicha medida no se afecta el servicio público.

h).- Con el fin de garantizar la continuidad del servicio público justicia y el derecho de defensa de las personas sometidas a un proceso penal, se dispone que en los casos en que un abogado particular deba trasladarse a una oficina del Poder Judicial,  del Ministerio Público o del Organismo de Investigación Judicial, para atender algún asunto en que figure o se le haya designado como defensor particular, se autoriza a la autoridad judicial respectiva para que emita la correspondiente autorización, para que puedan circular en sus vehículos con independencia del horario de circulación, de la zona y del número de placa.

i).- Para el cómputo de los plazos en sede administrativa se aplicará lo dispuesto en los artículos 259 y 260 de la Ley General de la Administración Pública.

j).- La Fiscalía General, la Dirección del Organismo de Investigación Judicial y la Dirección de la Defensa Pública, adoptarán las medidas necesarias para la implementación del presente acuerdo según sus competencias y atribuciones legales.

k).- En función a la tutela de los derechos fundamentales, se tiene por excluida del presente acuerdo a la Sala Constitucional, de conformidad con los artículos 10 y 48 de la Constitución Política, la Ley de la Jurisdicción Constitucional y  40 de la Ley Orgánica del Poder Judicial.

l).- El seguimiento del presente acuerdo y la adopción de las medidas administrativas necesarias para la debida implementación de lo dispuesto corresponderá al Consejo Superior, con el apoyo de las Comisiones Jurisdiccionales y la Dirección Ejecutiva, según corresponda a sus competencias. 

m).- Los efectos del presente acuerdo regirán del día 11 de julio de los corrientes y hasta el día 19 de julio de 2020.

A partir del día 20 de julio de 2020 se prorrogan los efectos del acuerdo de la sesión N° 18-2020, sesión extraordinaria N° 26-2020, Sesión N° 32-2020 hasta el día 15 de agosto de 2020.

2.- Con respecto a los cantones contemplados en la resolución MS-DM-6108-2020 MINISTERIO DE SALUD de las dieciséis horas treinta minutos del diez de julio de dos mil veinte, se dispone lo siguiente:

Para los despachos administrativos y jurisdiccionales ubicados en los cantones y distritos categorizados en alerta amarilla, se prorrogan los efectos del acuerdo de la sesión N° 18-2020 sesión extraordinaria N° 26-2020, Sesión N° 32-2020, a partir del día 16 de julio de 2020 y hasta el día 15 de agosto de 2020, manteniéndose la prestación de servicios conforme a lo dispuesto en dichos actos administrativos, así como lo dispuesto por el Consejo Superior.

Los efectos del presente acuerdo se encuentran condicionados al mantenimiento del estado de emergencia dispuesto por el decreto ejecutivo 42227-MS emitido el día 16 de marzo de 2020 y a lo establecido por los lineamientos del Ministerio de Salud aplicables al Poder Judicial, durante el término de su vigencia…”

De conformidad con la circular N° 67-09 emitida por la Secretaría General de la Corte el 22 de junio de 2009, se comunica que en virtud del principio de gratuidad que rige esta materia, la publicación está exenta de todo pago de derechos. Publíquese una sola vez en el Boletín Judicial.

        San José, 12 de julio de 2020.

       Lic. Silvia Navarro Romanini

      Secretaria General

      Corte Suprema de Justicia

 

      Ref.: 3267-2020.

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Ventanilla Digital, ni sistema APT funcionarán esta semana

En atención al Principio de Prioridad Registral, el servicio para la tramitación electrónica de escrituras públicas en la plataforma de Ventanilla Digital, así como de planos en el Sistema de Administrador de Proyectos de Topografía (APT), se encontrarán inhabilitados durante la presente semana (13 al 17 de julio).

Este principio se encuentra establecido en el art. 54 del Reglamento del Registro Público No. 26771-J :

Artículo 54.- Principio de Prioridad Registral 

La prioridad entre dos o más documentos sujetos a inscripción, se establecerá por el orden de presentación a la Oficina del Diario, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 25 de este Reglamento. Si son excluyentes, tendrá prioridad el documento presentado primero en tiempo, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 455 del Código Civil.

De lo contrario, tendrían ventaja los documentos tramitados en estos medios digitales sobre los gestionados en formato papel, mismos que durante esta semana no podrán ser presentados al Diario del Registro Nacional, en ninguna de sus sedes, debido al cierre de las instalaciones por motivo de la emergencia sanitaria.

 

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Nuevos Lineamientos para la conformación de expedientes administrativos

De obligatorio acatamiento para los órganos del Poder Ejecutivo, y de manera voluntaria y como adopción de sanas prácticas administrativas para los que pertenecen al organismo electoral, al Poder Judicial, al Poder Legislativo y a la Administración Descentralizada, así como las organizaciones privadas y los particulares que deseen aplicarlos, el Archivo Nacional publicó esta semana los Lineamientos para la conformación de Expedientes Administrativos.

La Junta Administrativa del Archivo Nacional en su calidad de órgano Rector del Sistema Nacional de Archivos aprobó esta norma técnica con el objetivo de establecer y unificar los criterios y requisitos para la elaboración de los expedientes administrativos tanto en soporte papel como electrónico.  Algunas indicaciones aplicarán de manera exclusiva para el ámbito papel o electrónico, lo cual es señalado en el lineamiento con las leyendas [PAPEL] o [ELECTRÓNICO].

Como primer punto se establecen las características que identifican al expediente administrativo así:

«1. La existencia de un proceso y un procedimiento administrativo que lo respalda
2. Que puede causar afectación de los derechos o intereses particulares
3. Que consta de requisitos formales
4. Que demuestra una secuencia lógica de actuaciones y resoluciones.

Todo lo anterior con el objetivo de evidenciar lo actuado por la administración, conservar el valor probatorio para posibles litigios, testimoniar la rendición de cuentas y facilitar la transparencia administrativa. El expediente administrativo finaliza con una resolución.»

En forma pormenorizada se establecen las cuatro fases que deben incluirse en la conformación del expediente administrativo: apertura, segregación, ordenación y foliación.   También los requisitos específicos para los expedientes electrónicos. Se sugieren incluso plantillas las cuales pueden ser adaptadas por cada institución a sus necesidades particulares y se brinda la normativa vigente sobre acceso a los expedientes administrativos.

El texto completo de estos importantes Lineamientos aparece publicado en el Alcance Digital No. 168 a La Gaceta 165 del pasado 8 de julio.  Vamos a incorporarlo a nuestra base de datos de Normativa para la fácil consulta por parte de nuestros estimados suscriptores en la sección Reglamentos/ Institucionales.

Con mucho gusto se los podemos hacer llegar por correo electrónico a los suscriptores interesados que nos lo soliciten a la dirección legal@masterlex.com

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Adelantarán 50% Fondo de retiro a abogados en estado de calamidad económica

Ha circulado estos días un aviso en redes sociales invitando a los agremiados del Colegio de Abogados a solicitar la entrega del 50% de un supuesto Fondo que, según se indica erróneamente en la información, proviene de la venta de timbres de este colegio profesional.

Nos aclararon esta mañana en el Colegio que la gestión que efectivamente pueden realizar los colegas que se encuentren en estado de vulnerabilidad como consecuencia de la emergencia sanitaria que se vive en el país,   consiste en el adelanto de un 50% del Fondo de Retiro que se brinda a los abogados de sesenta años o más.

La fecha límite para realizar esta solicitud es el próximo miércoles 15 de julio.

Importante la aclaración que se hace en cuanto a que la solicitud únicamente será admitida para los colegas incorporados al Colegio a más tardar en diciembre del 2009, pues las sumas acumuladas para los que se hubieren incorporado después de esa fecha son bajas.  Se calcula aproximadamente una suma de ¢50,000 (cincuenta mil colones) que se alcanza después de 8 o 10 años de la incorporación.

Nos permitimos transcribir textualmente la siguiente información publicada en la página web del Colegio de Abogados:

«Ante la situación excepcional que afrontamos, y en aras de facilitar recursos a los agremiados que califiquen, se ha dispuesto lo siguiente:

a. Autorizar y solicitar al INS, el pago adelantado del FONDO DE RETIRO BASICO, a colegiados menores de 60 años, cuyo acumulado registrado total sea un monto igual o superior a los ¢ 50.000,00 (esto por lo general se alcanza después de los 8-10 años de colegiatura continua).

b. El monto máximo que podrán retirar los solicitantes será el 50 % del acumulado registrado

c. Es requisito básico, para optar por el adelanto, que el colegiado/a se encuentre al día en el pago de su colegiatura (no mas de tres cuotas de atraso) , y que NO se encuentre suspendido por cualquier causa.

a. Podrán solicitarlo únicamente las personas que califiquen bajo la categoría de estado de calamidad económica de necesidad, derivada de forma directa de la emergencia nacional del COVID-19.

b. Esta medida, el adelanto del fondo de retiro, tendrá vigencia del 13 de abril al 12 junio del 2020

c. Se usará como solicitud oficial incondicionalmente el formulario habitual Solicitud de Retiro de Fondo Acumulado, documento disponible en la web del Colegio DOC. F-03, www.abogados.or.cr / Sección servicios/Régimen Seguridad Social (FORMULARIO editable). Se deberá adjuntar incondicionalmente a la solicitud anterior, la documentación probatoria de la situación económica, asociada al Covid-19; alguno de los siguientes documentos:

i. Declaración jurada de situación económica calamitosa que sustente la solicitud de auxilio
económica, en razón de o derivada del COVID-19.
ii. Constancia de despido, pérdida de empleo o disminución sustantiva de ingresos en razón
de o derivada del COVID-19.
iii. Otras modalidades documentales  que refieran o den testimonio y prueba aceptable de una
situación económica calificada o calamitosa motivada por o derivada del COVID-19.
Además, aportar: copia de cédula, carné de colegiado y documento cuenta IBAN personal colones

Interesados pueden descargar el listado completo de requisitos en el siguiente link:   Adelanto de Retiro Colegio de Abogados

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