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Mario Alberto Chaves Mata

Incorporación de la realidad digital al ejercicio notarial

El estimado colega Mario Alberto Chaves Mata,  Licenciado en Derecho y Máster en Administración pública con énfasis en Gestión Parlamentaria, gentilmente ha puesto a nuestra disposición este interesante comentario sobre la necesidad de una reforma al Código Notarial que permita  incorporar  la realidad digital dentro de la función notarial.

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«Como redactor de proyectos de ley tengo claro que, -por mucho que corramos-, la realidad se adelantará siempre al Derecho y la realidad digital no es la excepción.

La pandemia que vivimos ha obligado a muchos a tener que reinventarse y la función pública notarial, -por causa de ésta coyuntura-, también está haciendo fila en espera de que el Legislador proponga alguna reforma legal que la atempere y adecúe a los nuevos cambios tecnológicos que hoy tiene a su disposición.

La firma digital es uno de estos instrumentos, pues ofrece a las personas niveles de seguridad más altos sobre la identidad de cada firmante y garantiza la autenticidad de los documentos que se firman con ella.

Además, desde hace años existe también la tecnología -que ya se utiliza en algunos Smartphone- basada en el rastreo y reconocimiento de caras, con la que es posible detectar e identificar automáticamente el rostro de la persona que se enfoca, y cuyo uso, -para un Notario Público- podría ser muy útil para prevenir y reducir cualquier tipo de fraude en caso de que una nueva ley permitiera el ejercicio notarial a través de los medios electrónicos.

Esta tecnología se suma a la de los escáner y la posibilidad de envío de archivos en línea, que ha venido a mejorar, -pero no a sustituir del todo -, el uso del tradicional fax que aún sigue empleándose para hacer llegar -por medio de éste aparato- la copia fiel de documentos que alguien pudo haber firmado en algún lugar remoto permitiendo su acceso inmediato a otra persona una vez que se le envía.

Este 2 de octubre -que celebramos el Día Internacional de Notariado- es un buen momento para iniciar la discusión de aquellas reformas legales que podríamos empezar a analizar con miras a repensar el futuro del Derecho Notarial, con la finalidad de ampliar la realidad física en la que los Notarios operamos y empezar a incorporar también la realidad digital que ya permea nuestra función.

Desde que estudiaba Derecho, -hace más de treinta años-, ya se escuchaba hablar con normalidad de la Informática Jurídica: Una ciencia dirigida de manera específica a la aplicación de la Informática en el campo del Derecho.

Si bien ha ido evolucionando con el paso de los años, el hecho de que en la segunda década del Siglo XXI aun sea legalmente imposible que los Notarios Públicos podamos autenticar firmas mediante videoconferencias, -existiendo medios tecnológicos como los ya señalados-, parece obligarnos a replantearnos el tema y a cuestionarnos si, -mediante el uso de esa nueva tecnología- los Notarios Públicos deberíamos modernizar la función notarial.

Hoy día, es la ley la que nos impide a los Notarios dar fe de la existencia de actos jurídicos que podríamos estar presenciando a través de medios telemáticos, a pesar de que el uso de la tecnología pueda permitirnos confirmar con certeza, -entre otras cosas- la identidad de las partes, sus firmas e incluso la transferencia de pago que alguna de ellas haga a la contraparte con motivo de una negociación digital.
Esa prohibición no opera, sin embargo, para el Abogado, pues su gremio hoy permite que un profesional en Derecho pueda autenticar la firma de su cliente si le consta que él la estampó por mirarlo a través de una videoconferencia,

La función Notarial no tiene porqué prescindir del auxilio tecnológico que hoy aprovecha el abogado para el ejercicio de su función. Son muchas las posibilidades que la tecnología puede ofrecerle también al Notario Público y ésta, no tiene porqué limitarse sólo a la tarea de almacenar, conservar y localizar información jurídica, sino que también el Notario debería poder emplearla para facilitar el ejercicio de su función.

Ha llegado momento de pensar en la habilitación por ley del Notario Digital.

Para fortalecer esta idea debemos tener presente que el Estado costarricense debe cumplir con los compromisos adquiridos en el Plan de Acción de Ginebra sobre la Cumbre Mundial de la Sociedad de Información.

La mejor forma de lograr tales objetivos es impulsando precisamente ciberestrategias nacionales que permitan, -principalmente a través de la Ley-, aprovechar los medios de comunicación electrónica para lograr una verdadera administración pública en línea.

No son pocas las iniciativas que se han impulsado para lograr éste objetivo, especialmente tras la llegada del COVID-19. Personalmente, me correspondió –por ejemplo- redactar para una de las actuales diputadas el proyecto de ley N° 22.005, en el que conté con la valiosa opinión de los Magistrados de la Corte Plena, Don Luis Guillermo Rivas Loáciga y Don Luis Porfirio Sánchez Rodríguez.

Este proyecto crea el domicilio electrónico para los costarricenses y obliga al Estado a inscribirlo en el Registro Civil igual que actualmente lo hace con el domicilio físico al momento de extenderle la cédula de identidad a cualquier ciudadano. Su obvia intención es facilitar por esa vía las notificaciones oficiales que el Estado necesite hacer a todos los Administrados.

En la Exposición de Motivos del proyecto de Ley citado, suscrito por la Diputada María Inés Solís Quirós, -con quien laboré hasta junio pasado como su asesor parlamentario-, se establece que: “Para el logro de este objetivo, se propone reformar el Código Civil, el Código de Comercio, la Ley Orgánica del Registro Civil y la Ley General de la Administración Pública. Lo anterior con la finalidad de establecer la obligación de las personas físicas y jurídicas de tener un domicilio electrónico oficial, en el Registro Civil o en el Registro Nacional, según sea el caso, para recibir en ellas las notificaciones oficiales, incluyendo los emplazamientos en procesos administrativos, sin necesidad de que el notificado requiera de la presencia física del notificador para dar fe de la existencia de la comunicación, situación que obligaría al administrado (persona física o jurídica) a revisar y mantener actualizado su domicilio electrónico.”

Aunque la idea de crear un domicilio electrónico con igual valor que el domicilio físico es apenas una idea plasmada en éste proyecto de ley; la firma digital –en cambio-, es desde hace mucho tiempo una realidad dentro de nuestro ordenamiento jurídico y su ley de creación ya le da a la firma electrónica el mismo valor que tienen los documentos con firma autógrafa.

Por ello, parece necesario que pensemos en la posibilidad de crear entonces la firma electrónica notarial e incluso regular el uso del sello electrónico, para permitir que el Notario Público pueda emplearla válidamente en ejercicio de sus funciones.

Después de todo, aunque los bancos puedan emitir las certificaciones de firmas digitales esas mismas entidades sólo pueden brindarles a sus clientes la seguridad técnica de las firmas que les entregan, pero nunca garantizar su seguridad jurídica.

En tal sentido, no existe razón alguna para que los instrumentos públicos pierdan éste carácter por el simple hecho de que sean firmados y sellados electrónicamente por un Notario Público cuando la ley le haya habilitado expresamente para hacerlo. Ésta sería la única forma real de dotar de seguridad jurídica a las firmas digitales que las partes plasmen en un documento con implicaciones legales.

Si tiene sentido lo anterior ¿Por qué no lo tendría pensar también en la posibilidad de que los Notarios Públicos puedan presentar digitalmente sus escrituras al Diario del Registro Nacional?

¿Qué impide soñar con la creación de sistemas digitales ideados especialmente para sustituir el papel y la boleta de seguridad y empezar a convertirnos realmente en un país Carbono Neutral?

La creación de medios virtuales de seguridad como el sello electrónico debidamente registrado para reconfirmar que quien presenta y autoriza la escritura digital es Notario Público, puede convertirse en la mejor forma de eliminar el uso innecesario de la papelería en todos los trámites y procesos de registro.

Avanzar en esta dirección nos puede llevar también a que el Estado renueve estos procesos y que el Registro Nacional -por ejemplo-, cuente también con Registradores Digitales, que puedan -con su propia firma electrónica-, registrar los documentos, hacerles anotaciones preventivas, anotar o cancelar notas marginales, e incluso negar la inscripción del documento que el Notario Público haya autorizado digitalmente con su firma y sello electrónico.

Por más Sistemas de Servicios Jurídicos que existan en el mercado nadie puede simplemente sustituir nuestro conocimiento, experiencia y capacidad notarial en la redacción de contratos reemplazándonos con las fórmulas preimpresas que esas plataformas ofrecen.
Recientemente el Consejo Superior Notarial estableció la obligación de todos los Notarios Públicos del país de contar, -a más tardar para el 1° de enero del 2021 con la firma digital como medio de seguridad. También encargó a la Asesoría Jurídica de la Dirección de Notariado preparar el proyecto de Ley de reforma al artículo 6 de Código Notarial para establecer expresamente la firma digital como requisito para el ejercicio de ésta función pública.

A estas medidas se suman los esfuerzos que también realiza para tratar de digitalizar al ciento por ciento los trámites que se deben de llevar a cabo en la Dirección de Notariado.

Aunque se trata de medidas importantes es claro que el Estado debería ahondar mucho más en materia de modernización de la función notarial. De igual forma nuestro Colegio Profesional debería contribuir a acelerar éstos procesos mediante acciones administrativas muy prácticas y económicas que resulten de utilidad para sus agremiados, por ejemplo, incorporando la firma digital dentro de los mismos carnet institucionales que entrega a sus colegiados. El uso de tecnología en los indentificadores personales es ya una realidad a la que todos los Colegios Profesionales pueden tener acceso.

Medidas como estas permitirían a los profesionales en Derecho y a los Notarios Públicos dotarse de este instrumento tecnológico antes del vencimiento del plazo perentorio fijado por el Consejo Superior Notarial

Aun no sé si el tipo de legislación que aquí proponemos existe en otras latitudes, pero estoy seguro que, -de existir la voluntad política y el deseo de innovar la función notarial-, podríamos avanzar en esa dirección y plantear las reformas legales necesarias para que un día el Notariado Digital no sólo sea una realidad en nuestro país, sino que también sea replicable para el resto de Latinoamérica y el mundo. No dudo que haya diputados, de aquí y de allá, interesados en acoger tan innovadora propuesta.

Espero poder desarrollar estas ideas y plasmarlas quizá en algún nuevo proyecto de ley que permita -en algún momento futuro- que los documentos electrónicos firmados por los Notarios Públicos tengan el mismo valor que los realizados de manera manuscrita.

Lograrlo contribuiría a la modernización de nuestros Registros, -tanto de bienes como de personas-, y el resultado final nos permitiría avanzar hacia un Estado mucho más moderno y eficiente que el que ahora tenemos.
Impulsemos la idea de una firma electrónica notarial, de documentos públicos electrónicos y empecemos con ello a crear esta visión para la nueva función notarial a partir de la tercera década del Siglo XXI.

Trabajemos en esto, hagámoslo realidad.

Este Día Internacional del Notariado es una buena fecha para empezar a hacerlo.»

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