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Comparecencias mediante representación en la nueva Guía del Registro Inmobiliario

El pasado 31 de diciembre, el Registro Inmobiliario emitió una nueva Guía de Calificación con vigencia a partir de hoy, 4 de enero.   Puede descargar el texto completo de ella ingresando al siguiente link:   http://www.masterlex.com/descargas/PuntoJuridico/2021/Enero/Guia_Inmobiliario.pdf

También puede ingresar a la nota que publicamos sobre el particular en nuestro blog el día de ayer. Ver nota

Uno de los temas que más ha llamado la atención es el que tiene que ver con las comparecencias que en los actos y contratos se realizan a través de representantes.  Justamente con ese nombre existe todo un apartado XLIII en la nueva Guía.      En forma muy clara se establecen para cada caso, las calidades de ley y los datos con vista en los cuales deberán los Notarios dar fe de dichas representaciones.

Nos permitimos a continuación un pequeño resumen:

  1. Comparecientes actúan en representación de personas físicas.   Deberá indicarse a quién representa, con expresión del nombre y los apellidos de ésta, el domicilio exacto, estado civil, el número de nupcias y la profesión u oficio. Mismas calidades debe constar en cuanto al mandatario. El notario debe dar fe de la personería con vista del documento o registro donde conste, sin necesidad de que expresamente se refiera a la vigencia de la representación.
  2.  Comparecientes ostentan cargos con representación, por ejemplo, miembros de Juntas Directivas,  también deberán indicarse las calidades completas de este representante y el Notario dará fe de su personería con vista en la cédula jurídica inscrita en el Registro de Personas Jurídicas.
  3. Comparecientes actúan con otro tipo de personerías inscritas también en el Registro de Personas Jurídicas, tales como poderes, tutelas, personas garantes.   En estos casos la dación de fe deberá realizar con vista en el tomo y asiento de inscripción de tales personerías.
  4. Personerías constan en otros Registros, por ejemplo, DINADECO, Organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo,  bastara con que el notario dé fe de la representación con vista en el Registro respectivo, sin que deba solicitarse en forma expresan se indiquen citas de inscripción.
  5. Entidades de derecho público, la dación de fe de los comparecientes deberá realizarse con vista de los acuerdos o avisos de sus nombramientos en La Gaceta.
  6. Menores costarricenses: el notario dará fe de la personería con vista de las citas de inscripción del nacimiento en el Registro Civil.
  7. Comparecientes actúan a través de poderes especiales:   En estos casos el Notario deberá dar las referencias completas del poder especial, el cual debe constar en escritura pública. La referencia completa de una escritura pública incluye como mínimo número de escritura, hora y fecha de otorgamiento.

Es importante destacar que a partir de ahora el Registro Inmobiliario no aceptará que los poderes especiales hayan sido otorgados a través de acuerdos tomados por las Asambleas de Socios o Accionistas.  Por consiguiente, no admitirán la dación de fe con vista en la protocolización de acta de las asambleas de estos órganos.   Necesariamente el poder especial deberá haber sido otorgado por el representante legal de la sociedad mediante comparecencia directa ante Notario Público.  Al respecto transcribimos textualmente el punto 9 del apartado XLIII de la Guía de Calificación:

«9. No constituyen poderes especiales con efectos registrales los que bajo tal denominación hayan sido conferidos por socios, cuotistas o asociados en asambleas efectuadas al efecto por las diferentes personas jurídicas existentes, ya que no se cumple el presupuesto de la segunda oración del artículo 1256 del Código Civil; en cuanto a que deben constar en escritura pública. La protocolización notarial de un acuerdo de asamblea no le confiere carácter de escritura pública al ser documentos notariales diferentes conforme al artículo 80 del Código Notarial.»   (Tomado textualmente de la Guía de Calificación.  La negrita no es del original.) 

El artículo 1256 del Código Civil dispone que los poderes especiales otorgados para un acto o contrato con efectos registrales debe realizarse en escritura pública.   Las protocolizaciones de acuerdos tomados en las Asambleas de Socios no constituyen escritura pública. Así se encuentra expresamente establecido en el art. 107 del Código Notarial: «La protocolización de documentos privados no les confiere la condición de instrumentos públicos.»

Nos parece que es con base en estas disposiciones normativas que a partir de ahora el Registro Inmobiliario exigirá que los apoderados especiales que comparezcan en representación de sociedades mercantiles cuenten con un poder especial otorgado mediante la comparecencia directa de un representante legal ante Notario.

8. Donación de bienes por parte de personas jurídicas.  De conformidad con el art. 1408 del Código Civil, para donar en nombre de otro se necesita poder especialísimo.   En el caso de donaciones realizadas por personas jurídicas, se entenderá este poder como la autorización dada por su órgano superior, según corresponda para cada entidad.   En las sociedades mercantiles esta autorización para donar se efectúa a través de un acuerdo tomado en asamblea general extraordinaria de socios. El notario dará fe de la existencia de dicho acuerdo indicando la fecha de celebración de la Asamblea y el libro donde se encuentra asentado. La persona autorizada por Asamblea deberá contar con algún tipo de representación, sea apoderado general, generalísimo o un apoderado especial cuyo mandato haya sido otorgado en escritura pública.

9. Poderes especiales otorgados en el extranjero: Deberán ser otorgados en escritura pública:

A) ante los funcionarios diplomáticos o consulares de la República (artículo 14 Código Notarial) o

B) ante Notario Público costarricense que se encuentre en el extranjero.

Como excepción a lo anterior, los poderes especiales otorgados en el extranjero ante notarios extranjeros serán válidos, siempre y cuando la nación en que se otorga el poder haya ratificado la Convención Interamericana sobre el Régimen Legal de Poderes para ser Utilizados en el Extranjero.

En estos casos deberá igualmente el notario referir la existencia del poder especial otorgado ante notario público extranjero, el cual debe constar igualmente en escritura pública. No es válido aceptar protocolizaciones o actas de poderes otorgadas ante notario extranjero. (art 2 y 8 Ley 6165 F)

Conforme consta en la página web http://oas.org/juridico/spanish/firmas/b-38.html de la Organización de Estados Americanos, los países que han ratificado la convención indicada son: Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, México, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana, Uruguay y Venezuela.

 

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 7 Comentarios

  1. M.Sc. Diego Elizondo • 11 enero, 2021

    Concuerdo completamente Ricardo, lo que se podría hacer es nombrar un apoderado especial para que comparezca ante Notario Público a otorgar el poder especial que tendrá efectos registrales, de esta manera se estaría cumpliendo con la guía registral, así como con la normativa, sin perjudicar a los clientes, y únicamente implicaría un paso adicional.

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  2. PLENITUD NOTARIAL • 09 enero, 2021

    El Registro se ha animado y ha dado un importante paso en la materia. Eliminar esta forma ilegal de abuso notarial de poderes por medio de asamblea. Ahora le toca a la DNN y al Juzgado Notarial sancionar severamente a todos los notarios que no consevan las copias de las actas de las asambleas en que se basaron para dar fe, y a los que dieron fe con vista en protocolizaciones sin tener a la vista el acta porque claramente ha dicho el Tribunal Notarial a reiteración que el notario no puede dar fe con vista en la fe pública que diera otro fedatario. Ahora lo que sigue es que el Registro se anime a ponerle freno a los abusos en los sucesorios notarial en especia,l y en general a toda la actividad notarial no contenciosa. La Fiscalía de Fraudes esta «saturada» de fraudes notariales originados en sucesorios notariales, la mayoría son procesos que no existen en realidad o está pésimamente mal tramitados sobre la base académica de unos pocos cabezas calientes que nunca ejercerion el notariado y que han embarcado a los notarios ha tramitar en forma mala y equivocada. Alguien tenía que dar el primer paso, doloroso e incómodo, sí, pero necesario y muy conveniente. La fé pública no es irrestricta ni ilimitada. La función pública notarial y el cumplimiento de los deberes notariales está altamente desnaturalizada, desde la pésima academia misma.

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  3. Ricardo Guell • 07 enero, 2021

    ¿Porqué indican que «Necesariamente el poder especial deberá haber sido otorgado por el representante legal de la sociedad mediante comparecencia directa ante Notario Público.»? Me parece que la guía no indica eso. ¿En este caso no sería suficiente que la asamblea nombre a un ejecutor especial para que comparezca ante Notario y otorgue el poder?

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  4. Juan Rafael Zavala Tasies • 04 enero, 2021

    Me parece con este cambio, que aquellas sociedades, en las cuales, el otorgamiento de los poderes especiales no es facultad de los directivos o apoderados de la sociedad, obligarían a estas sociedades a realizar cambios en sus Estatutos o bien, la asamblea debería comparecer en pleno ante el Notario Público . Si me parece lamentable que las facilidades que las asambleas virtuales tenían ,se van a ver afectadas por las limitaciones territoriales que implicaria acudir a un Cónsul en el caso de los socios que residen en el extranjero o a un Notario en territorio nacional. Esto complica todo en medio de una crisis sanitaria. Sería recomendable modificar las leyes correspondientes para dejar ese formalismo atrás y dotar de mayor versatilidad a las normas que rigen el actuar corporativo.

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  5. Marvin Villagra Lopez • 04 enero, 2021

    A partir de ahora entonces, en lugar del Acta de Socios protocolizada donde autoricen la venta o compra de conformidad con el Código de Comercio art. 32 TER , solo bastará con el Poder Especial otorgado por el Apoderado ante Notario Público en el cual se haga referencia igual que el mismo cuenta con la autorización de los socios ya sea para vender o comprar, o me equivoco, se ocuparán los dos actos por separado ? Gracias

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  6. S. Young • 04 enero, 2021

    Buenos dias, en ese articulo menciona únicamente los poderes especiales. Aplica igualmente para los poderes especialisimos? Ya que hace unos días atrás, el registro me calificó defectuosa una escritura por un poder especialisimo que debía estar protocolizado, sin embargo, defecto que luego fue revocado. Saludos.

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 04 enero, 2021

      Acabamos de adicionar nuestro artículo con lo indicado en la Guía de Calificación sobre este importante tema que usted señala. «Donación de bienes por parte de personas jurídicas.  De conformidad con el art. 1408 del Código Civil, para donar en nombre de otro se necesita poder especialísimo.   En el caso de donaciones realizadas por personas jurídicas, se entenderá este poder como la autorización dada por su órgano superior, según corresponda para cada entidad.   En las sociedades mercantiles esta autorización para donar se efectúa a través de un acuerdo tomado en asamblea general extraordinaria de socios. El notario dará fe de la existencia de dicho acuerdo indicando la fecha de celebración de la Asamblea y el libro donde se encuentra asentado. La persona autorizada por Asamblea deberá contar con algún tipo de representación, sea apoderado general, generalísimo o un apoderado especial cuyo mandato haya sido otorgado en escritura pública.

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