Contribuya con sus opiniones a la promulgación del nuevo Código Notarial

En mayo de 1998 entró a regir el  Código Notarial vigente, el cual , en dieciocho años de existencia, ha sufrido la reforma de 13 de sus 190 artículos.

Desde hace algunos años, varios profesionales vienen considerando la necesidad de una reforma integral a esta normativa para ajustarla a las nuevas realidades, tanto desde el punto de vista tecnológico como en relación a lo que el Derecho Notarial está llamado a regular y sancionar en la Costa Rica de hoy.

La redacción del proyecto de ley se encuentra bastante avanzada y por ese motivo, el Dr. Herman Mora y otros distinguidos promotores de la iniciativa,  desean someterlo al conocimiento de la comunidad notarial del país a fin de que puedan estudiarlo y sugerir las modificaciones o adiciones que consideren pertinentes.

Los interesados pueden remitir sus opiniones a la cuenta de correo electrónico: nuevocodigonotarial@masterlex.com  a más tardar el día 15 del presente mes.

Para descargar el documento haga clic a continuación:    PROYECTO NUEVO CODIGO NOTARIAL

Nos permitimos transcribir a continuación algunas de las disposiciones normativas más novedosas contenidas en la propuesta:

» Ejercicio del notariado mediante licencia renovable cada cinco años

«El notariado público es una función pública delegada, mediante la cual el Estado otorga al notario y la notaria su investidura por medio de una licencia. (…) La licencia implica una renovación quinquenal, donde se examinarán los atestados del notario y los cursos que ha revalidado.» (Arts. 1 y 2)

Habilitación excepcional de notarios institucionales

«La administración Pública, de manera excepcional, podrá solicitar al Consejo Superior Notarial la habilitación de uno o varios notarios o notarias públicas, a fin de que se desempeñen dentro de una institución específica, cuando logren demostrar la utilidad, necesidad y beneficio que el notario o la notaria ofrecerían al prestar sus servicios como empleado de la administración pública.» (Art. 2)

Plazo de dos años a las instituciones para cancelar notarios a sueldo

«TRANSITORIO I: Las instituciones que tengan a sus servicio notarios a sueldo, cualquiera sea la denominación que a estos les den, tienen un plazo de dos años para realizar el trámite de cancelación.»

 Inhabilitación temporal por no pago de póliza o atraso en presentación de índices

«Los notarios y las notarias públicas serán inhabilitados temporalmente cuando (…) incurran en presentación tardía y no presentación recurrente de índices o cuando se encuentre atrasado por tres meses en el pago de la póliza de fidelidad.»  (Art. 11)

Sustitución del Fondo de Garantía Notarial por una póliza de fidelidad

«Cada Notario o Notaria en ejercicio deberá suscribir una póliza de fidelidad profesional para garantizar a las partes y terceros, el pago de una eventual indemnización por los daños y perjuicios causados en el ejercicio de la función notarial.

La responsabilidad de cada notario o notaria por sus errores es individual no es gremial ni solidaria. Cada notario y notaria debe suscribir una póliza individual de responsabilidad con cualquiera de las empresas aseguradoras reconocidas por la Superintendencia General de Seguros de Costa Rica. El monto máximo de indemnización, que se cubrirá con esta póliza es la suma equivalente a doscientos salarios base por evento, indemnización que se indexará anualmente en el mes de febrero, de acuerdo con el Índice de Precios al Consumidor (IPC), acumulado a diciembre del año anterior. Encontrarse al día en el pago de la garantía aquí dispuesta, constituye un requisito para ser y ejercer como notario público. Al ser la póliza de carácter individual es admisible que la prima que se deba pagar estará acorde con la siniestralidad de cada notario. La entidades aseguradoras deberán informar mensualmente si el notario o la notaria se encuentra o no al día en sus pagos. Dentro de los cinco días hábiles siguientes a cada pago realizado por el notario, la empresa aseguradora girará a la Dirección Nacional de Notariado la suma correspondiente al cinco por ciento del mismo, para atender los gastos administrativos que ocasionen la supervisión y control de las garantías.

La Dirección Nacional de Notariado inhabilitará a los notarios y notarias omisas en el cumplimiento de ese requisito, en la forma prevista por este Código.»  (Art. 19)

Sumas acumuladas en el Fondo de Garantía Notarial se trasladarían al fondo de pensión complementaria de cada notario

«Los fondos garantía rendidos por los notarios y las notarias en el artículo 9 creado por la Ley No. 7764 de 17 de abril de 1998 Publicado en Alcance No. 17 a La Gaceta No. 98 de 22 de mayo de 1998, pasarán a formar parte de los fondos de pensiones complementarias creados por la Ley de Protección al Trabajador N° 7983, publicado en el diario oficial la Gaceta del 18 de febrero del 2000, que cada persona haya designado como su fondo particular.»  (Transitorio VIII)

Fijación de tarifas especiales de honorarios por el Consejo Superior Notarial 

«El Consejo Superior Notarial podrá fijar tarifas especiales de honorarios notariales, con el fin de abaratar el costo de las escrituras públicas, a fin de que por un aspecto económico no se vea sacrificada la eficacia, seguridad y valor de la escritura pública como instrumento idóneo garantizante, y permitiendo al notariado cumplir una labor social en pro de los sectores marginados y de personas de escasos recursos económicos.» (Art. 25)

Presentación de índices: una sola vez al mes

«Los notarios y las notarias públicas y funcionarios consulares en funciones de notarios o notarias, deben presentar, mensualmente al Archivo Notarial índices con la enumeración completa de los instrumentos autorizados y los requisitos que señale esta oficina.» (Art. 30)

Competencia para otorgar actos con efectos fuera del país

(Los notarios) «Podrán, estando en el territorio nacional, autorizar actos y contratos que tengan efectos fuera de nuestro país, siempre que todos los comparecientes acudan ante su notaria. Será responsable por los documentos que otorgue o autorice, aun cuando deba surtir efectos en el extranjero, en cuanto a la eficacia, licitud o eventual nulidad del instrumento o documento notarial.» (Art. 36)

TSE deberá facilitar mecanismos para identificación de los comparecientes

«El Tribunal Supremo de Elecciones, está en la obligación de facilitar el acceso a los notarios y notarias públicas a las bases de datos de la institución con el propósito de corroborar la identidad de los comparecientes. Las consultas que realicen los notarios y notarias en atención a lo aquí dispuesto en este artículo, quedarán registrada en dicha base de datos. » (Art. 43)

Protocolos digitales o físicos

«El protocolo digital es un archivo digital único, de uso exclusivo y seguro, accesible por medio un código asignado por parte de La Dirección nacional de Notariado, a cada notario o notaria de carácter intransferible, ubicado en una plataforma digital encargada de llevar el respectivo registro de los instrumentos públicos que contengan los actos, contratos, hechos jurídicos sometidos a su autorización, así como el consentimiento y firma de las partes.

El notario o la notaria podrán optar únicamente por uno de los dos sistemas»   (Art. 47)

Copias de instrumentos públicos y archivo de referencias en un solo documento

«Las copias de todos los instrumentos públicos que autorice y el Archivo de Referencias pueden formar un solo cuerpo, pero deben archivarse por cada escritura. Las copias de las escrituras se presumen auténticas.» (Art. 54)

Documentos notariales ya no podrán ser manuscritos ni mecanografiados 

«Los documentos notariales deben estar escritos digitalizados en caracteres legibles, en caso de ser impresos en tinta indeleble. (…) En el caso de instrumentos digitales deberán ajustarse a las disposiciones y lineamientos, establecidos para el uso de la plataforma digital.»  (Art. 79)

Instrumentos digitalizados pagarían igualmente costo de papel de seguridad

«Para efectos del financiamiento de la Dirección Nacional de Notariado, todo documento aunque sea emitido digitalmente deberá satisfacer el costo de cada instrumento según lo establecido por el Consejo Superior Notarial.»  (Art. 82)

Correcciones en las escrituras requerirían la sola firma del notario, conjuntamente con las partes o mediante otorgamiento de escrituras adicionales

«Los errores, incongruencias, modificaciones, omisiones, o información adicional que deba contener la escritura matriz y que fue omitido o errado en el momento de ser firmado el instrumento principal, serán enmendados, adicionados, corregidos, o modificados, de la siguiente manera:

a) Aquellas correcciones específicas de datos, omisiones, o rectificaciones de estos, tales como características secundarias del bien objeto del negocio, datos de los comparecientes como su documento identificador, domicilio, profesión, podrán ser enmendadas por el notario o la notaria mediante razón notarial firmada por estos, siempre y cuando el fedatario pueda comprobar por medio de documentos que conservará en su archivo de referencia, que dichas correcciones u omisiones son procedentes y corresponde a lo verídico.
b) Las correcciones de datos, omisiones, o rectificaciones, que puedan afectar alguna de las partes tales como las condiciones y términos del negocio, identificación del objeto del negocio o estado civil, deberán ser firmadas por las partes y el fedatario.
c) Las correcciones, omisiones, o rectificaciones que alteren esencialmente el negocio, lo conviertan en uno nuevo, cambien totalmente el objeto del acto o negocio o constituyan variación esencial de las voluntades consentidas así como el los montos y términos del negocio o que podría inducir a error o engaño grave deberán corregirse por escritura adicional.
d) Si el tomo del protocolo físico ya fue entregado al Archivo Notarial, y el Notario no hubiera firmado algún instrumento o nota marginal, podrá firmarlas, en el momento en que se percate de dicha omisión. » (Art. 106)

Cancelaciones de hipotecas sin comparecencia del acreedor

«En caso de cancelación de hipotecas provenientes de las entidades financieras autorizadas por la Superintendencia General de Entidades Financieras, no será necesaria la comparecencia del acreedor, cuando el notario de fe con vista en la certificación de cancelación de la obligación, en la que se certifica que no se adeudan sumas por concepto de capital, intereses y comisiones y honorarios pendientes o costas de juicios, emanada por la entidad financiera acreedora. Dicha certificación tendrá que acompañar al testimonio que se presente al Registro.» (Art. 110)

Ampliación listado de procesos que pueden tramitarse en sede notarial.

«Será competente el Notario para realizar los procesos señalados en el artículo 115 Código Procesal Civil y siguientes, en el tanto no se opongan a otra norma anterior:
a) Reconocimiento de hijo de mujer casada.
b) Declaración de Uniones de Hecho por mutuo consentimiento.
c) Diligencias de utilidad y necesidad de menor debiendo remitir el expediente al juez para el fallo respectivo.
d) Liquidación y distribución anticipada de bienes gananciales.
e) Procesos de Comprobación.
f) Otorgamiento de testamentos vitales.
g) Divorcios por mutuo consentimiento
h) Divorcios, sin el requerimiento de la homologación, en caso que no existan menores. En este caso se inscribirá en los registros correspondientes la escritura pública de divorcio.
i) Apertura de testamento cerrado. Siendo que el notario que procede a la apertura será incompetente para tramitar el proceso sucesorio que corresponde a dicha apertura.
j) Información posesoria donde no exista conflicto ni participe el Estado y que el inmueble se encuentre en zona catastrada.
k) Autorización o legalización de libros de personas jurídicas en general.
l) Tramitar en forma integral procesos de ejecución de garantías, siendo que le corresponderá al juez respectivo, pronunciarse mediante resolución, cundo exista oposición, al tenor de la Ley de Garantías Mobiliarias. (Art. 139)

DNN responsable de custodiar en forma definitiva expedientes tramitados en sede notarial

«El notario o la notaria deberán llevar un registro de cada uno de los expedientes, pudiendo hacerse de manera digital siempre y cuando cumpla con las disposiciones giradas por la Dirección Nacional de Notariado, los cuales numerará en forma continua.   Una vez concluidos, se remitirán a la Dirección Nacional del Notariado para la custodia definitiva. «

Utilización del valor registral o municipal de los bienes en procesos sucesorios

«En relación a los avalúos, estos seguirán la práctica judicial de los sucesorios en esta sede, y tomarán como referencia los valores que consten en los registros públicos, o cualquier otro que sea utilizado en la sede judicial. De igual manera seguirá el proceso notarial, las etapas, propias del proceso en sede judicial, ajustándolas a ellas en la medida de lo posible.  (Art. 147)

 Nuevas sanciones disciplinarias

«g) No presente los testimonios dentro del término de un mes contado a partir del día del otorgamiento, a los Registros u oficinas respectivas, teniendo obligación de hacerlo. El procedimiento disciplinario incoado en razón de este inciso, solo podrá ser presentado por alguna de las partes en el instrumento que no fue presentado o por el respectivo Registro.
h) No entrega del recibo correspondiente con detalle de los gastos y honorarios. Una vez prevenido por la autoridad respectiva la sanción se extenderá por todo el tiempo en que el notario o la notaria no entregue el recibo exigido.
i) No notifiquen ni extiendan, la nota marginal de referencia para relacionar poderes o testamentos revocados escrituras adicionales.

j) Falta de asistencia, consejo o asesoramiento a la parte más necesitada del mismo o al consumidor.

k) No exista consulta previa de los títulos o registros y antecedentes.

l) Incumplimiento del deber de abstención en los casos establecidos por la ley.

m) No exista explicación de las cláusulas generales de la contratación o abusivas impuestas por una de las partes en la contratación.» (Art. 153)