Daciones de fe en celebración virtual de asambleas y Juntas Directivas
En agosto del año pasado, la Dirección del Registro de Personas Jurídicas publicó la Directriz DPJ-001-2020 sobre la celebración de asambleas y sesiones de junta directiva o junta administrativa mediante la utilización de medios electrónicos. (Puede leer más al respecto en nuestra nota en este mismo blog)
Lo más novedoso de dicha Directriz que dejó sin efecto la Circular DPJ-010-2018, fue el cambio de criterio que hasta ese momento había sostenido el Registro de Personas Jurídicas en cuanto a que la posibilidad de celebración virtual de asambleas tenía que encontrarse expresamente prevista en los estatutos societarios como requisito para su validez. Ello obligaba a las sociedades a tener que celebrar una última asamblea presencial para la reforma respectiva del pacto constitutivo, con todos los inconvenientes que ello podía suponer dada la emergencia sanitaria por el Covid 19.
El criterio a partir de esta nueva Directriz fue más bien que pueden realizarse asambleas y sesiones virtuales siempre y cuando en los estatutos no se «imposibilite» expresamente tal alternativa.
Otro cambio importante fue la simplificación de las daciones de fe exigidas al Notario al momento de la protocolización, pasando de cinco (en la Circular del 2018) a solamente las siguientes dos:
- Que las actas se encuentran asentadas y firmadas en el libro respectivo.
- Que la realización de la asamblea o sesión de junta directiva/administrativa, se cumplió con la simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes
Pero lo que resultó todavía más novedoso fue la posibilidad de eximir al Notario de dar fe de los aspectos enunciados en este punto 2) cuando en el propio texto del acta que se protocoliza, conste expresamente que se cumplieron dichas condiciones de simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes.
Ante consulta que formulamos al Registro de Personas Jurídicas, rápidamente nos confirmaron que nuestra interpretación de lo indicado en la Circular sobre esta posibilidad era correcta.
Se solucionó de esta forma el problema que enfrentaban muchos notarios al momento de ser requeridos para protocolizar actas de Asambleas y Sesiones de Junta Directiva celebradas virtualmente, pues prácticamente solo habiendo participado en la propia reunión, podía el Notario dar fe del cumplimiento de las condiciones dichas.
En el caso de asambleas virtuales celebradas por Asociaciones constituidas al amparo de la Ley de Asociaciones, Ley No. 218, como último punto de la Circular en comentario leemos lo siguiente: «En el supuesto de documentos relativos a Asociaciones, que no sean protocolizados y se transcriban en lo conducente (de modo que, se omita lo relativo a las condiciones esenciales referidas en el párrafo anterior), la dación de fe será sustituida por la constancia acerca de la situación descrita, dada por el presidente y secretario de la Asociación.»
Finalmente, para concluir transcribimos textualmente los siguientes tres conceptos incluidos en la Directriz 001-2020:
Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano. La simultaneidad es inherente a las deliberaciones y al procedimiento de formación de la voluntad colegiada. Toda la regulación que se hace del procedimiento de formación de la voluntad parte de esa simultaneidad que es la que permite la deliberación permitiendo incluso “estar juntos”, a través de mecanismos de telepresencia.
Interactividad: Este mecanismo permite una comunicación bidireccional y sincrónica en tiempo real, es decir se transmite en vivo y en directo, de un punto a otro o entre varios puntos a la vez.
Integralidad: La comunicación debe ser integral, permitiendo el envío de la imagen, permitiendo ver a las personas con que se interactúan, oír su voz con alta calidad y permitiendo una transmisión de datos.
Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com
Mario Calvo • 18 marzo, 2021
La directriz del Registro Utiliza como fundamento legal el Dictamen C-298-2007 de la Procuraduría General de la República del 28 de agosto del 2007.
Este indica que el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informática “ … permiten la ampliación, modificación, exteriorización de funciones humanas, incluidas entre ellas, la comunicación y la percepción, lo que provoca el surgimiento de la denominada: “telepresencia o presencia virtual”.
Si, el Registro de Personas Jurídicas ha entendido que las asambleas no presenciales son viables, en el tanto se garantice que el medio de comunicación empleado le permita a todos los accionistas participantes intervenir, deliberar y decidir, como si estuvieran presentes de modo físico, debiendo quedar constancia probatoria de tal hecho, a través de mecanismos como las grabaciones y filmaciones, entonces no se debería exigir la firma física en el acta. De lo contrario hay una gran contradicción en lo que se pretende y los medios que ofrecen para alcanzar el objetivo de permitir las asambleas virtuales. Pueden uds preguntar la Registro de Persoanas Jurídicas si las firmas son exigidas en las Asambleas Virtuales, y que medios las pueden sustituir? Gracias