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Daciones de fe en celebración virtual de asambleas y Juntas Directivas

En agosto del año pasado, la Dirección del Registro de Personas Jurídicas publicó la Directriz DPJ-001-2020 sobre la celebración de asambleas y sesiones de junta directiva o junta administrativa mediante la utilización de medios electrónicos.  (Puede leer más al respecto en nuestra nota en este mismo blog)

Lo más novedoso de dicha Directriz que dejó sin efecto la Circular DPJ-010-2018, fue el cambio de criterio que hasta ese momento había sostenido el Registro de Personas Jurídicas en cuanto a que la posibilidad de celebración virtual de asambleas  tenía que encontrarse expresamente prevista en los estatutos societarios como requisito para su validez.   Ello obligaba a las sociedades a tener que celebrar una última asamblea presencial para la reforma respectiva del pacto constitutivo, con todos los inconvenientes que ello podía suponer dada la emergencia sanitaria por el Covid 19.

El criterio a partir de esta nueva Directriz fue más bien que pueden realizarse asambleas y sesiones virtuales siempre y cuando en los estatutos no se «imposibilite» expresamente tal alternativa.

Otro cambio importante fue la simplificación de las daciones de fe exigidas al Notario al momento de la protocolización, pasando de cinco (en la Circular del 2018) a solamente las siguientes dos:

  1. Que las actas se encuentran asentadas y firmadas en el libro respectivo.
  2. Que la realización de la asamblea o sesión de junta directiva/administrativa, se cumplió con la simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes

Pero lo que resultó todavía más novedoso fue la posibilidad de eximir al  Notario de dar fe de los aspectos enunciados en este punto 2)  cuando en el propio texto del acta que se protocoliza, conste expresamente que se cumplieron dichas condiciones de simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes.

Ante consulta que formulamos al Registro de Personas Jurídicas, rápidamente nos confirmaron que nuestra interpretación de lo indicado en la Circular sobre esta posibilidad era correcta.

Se solucionó de esta forma el problema que enfrentaban muchos notarios al momento de ser requeridos para protocolizar actas de Asambleas y Sesiones de Junta Directiva celebradas virtualmente, pues prácticamente solo habiendo participado en la propia reunión, podía el Notario dar fe del cumplimiento de las condiciones dichas.

En el caso de asambleas virtuales celebradas por Asociaciones constituidas al amparo de la Ley de Asociaciones, Ley No. 218, como último punto de la Circular en comentario leemos lo siguiente: «En el supuesto de documentos relativos a Asociaciones, que no sean protocolizados y se transcriban en lo conducente (de modo que, se omita lo relativo a las condiciones esenciales referidas en el párrafo anterior), la dación de fe será sustituida por la constancia acerca de la situación descrita, dada por el presidente y secretario de la Asociación.»

Finalmente, para concluir transcribimos textualmente los siguientes  tres conceptos incluidos en la  Directriz 001-2020:

Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano. La simultaneidad es inherente a las deliberaciones y al procedimiento de formación de la voluntad colegiada. Toda la regulación que se hace del procedimiento de formación de la voluntad parte de esa simultaneidad que es la que permite la deliberación permitiendo incluso “estar juntos”, a través de mecanismos de telepresencia.

Interactividad: Este mecanismo permite una comunicación bidireccional y sincrónica en tiempo real, es decir se transmite en vivo y en directo, de un punto a otro o entre varios puntos a la vez.

Integralidad: La comunicación debe ser integral, permitiendo el envío de la imagen, permitiendo ver a las personas con que se interactúan, oír su voz con alta calidad y permitiendo una transmisión de datos.

 

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

13 de 21 Comentarios

  1. Mario Calvo • 18 marzo, 2021

    La directriz del Registro Utiliza como fundamento legal el Dictamen C-298-2007 de la Procuraduría General de la República del 28 de agosto del 2007.

    Este indica que el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informática “ … permiten la ampliación, modificación, exteriorización de funciones humanas, incluidas entre ellas, la comunicación y la percepción, lo que provoca el surgimiento de la denominada: “telepresencia o presencia virtual”.

    Si, el Registro de Personas Jurídicas ha entendido que las asambleas no presenciales son viables, en el tanto se garantice que el medio de comunicación empleado le permita a todos los accionistas participantes intervenir, deliberar y decidir, como si estuvieran presentes de modo físico, debiendo quedar constancia probatoria de tal hecho, a través de mecanismos como las grabaciones y filmaciones, entonces no se debería exigir la firma física en el acta. De lo contrario hay una gran contradicción en lo que se pretende y los medios que ofrecen para alcanzar el objetivo de permitir las asambleas virtuales. Pueden uds preguntar la Registro de Persoanas Jurídicas si las firmas son exigidas en las Asambleas Virtuales, y que medios las pueden sustituir? Gracias

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 19 marzo, 2021

      Muchas gracias don Mario por su aporte a este tema tan importante. Efectivamente entendemos que el hecho de que el Registro de Personas Jurídicas autorice la celebración «virtual» de asambleas de acciones y de sesiones de Junta Directiva, no releva a los personeros responsables de la obligación de que dichas actas queden asentadas en los libros correspondientes y sean firmadas por los llamados a hacerlo según el Código de Comercio. En nuestra humilde opinión el REgistro no podría emitir directrices que contravengan lo establecido en el Código de Comercio a este respecto. Pero es muy atinada su recomendación de tratar de obtener una opinión directamente de la Autoridad registral. Si lo logramos, de inmediato se las haremos saber por este medio.

      Responder
  2. Mario Calvo • 18 marzo, 2021

    Disculpen, pero no me queda claro. Una Asamblea virtual las personas no están presentes, pero al cumplir con los preceptos de simultaneidad, interactividad, e integralidad, estos supuestamente equivalen a una expresión valida de la voluntad, y debe equiparse a una firma. Incluso, quien preside la Asamblea puede enviar el texto del Acta, para que cada socio la firme en aprobación, se escanee, y se reenvíe para el legajo de respaldo de esa Asamblea. No tiene sentido enviar los libros a ser firmados por todo el mundo, si ya externaron su aprobación de un modo válido.

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  3. jennifer • 10 marzo, 2021

    Esta directriz no aplica para sociedades de responsabilidad limitada

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 10 marzo, 2021

      Sí aplica a las sociedades de responsabilidad limitada en lo que a la celebración de Asambleas de Cuotistas se refiere.

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      • jennifer • 16 marzo, 2021

        Lastimosamente en el Registro Nacional no me indicaron lo mismo, ya que me pusieron el siguiente defecto DAR FE QUE SE ENCONTRABA TODO EL CAPITAL SOCIAL.
        ACTA DEBE ESTAR FIRMADA POR TODOS LOS SOCIOS ARTICULO 158 CÓDIGO DE COMERCIO.
        DAR FE QUE LA ASAMBLEA SE CUMPLIO CON TODOS LOS REQUISITOS LEGALES Y ESTATURARIOS PARA SU REALIZACIÓN. y posterior la respuesta del coordinador fue la siguiente :

        Buenos días, se confirman los defectos señalados

        Las daciones de fe corresponde a una sociedad anónima (accionistas, presidente, secretario, etc) y protocoliza un acta de sociedad de responsabilidad limitada, por lo que no es claro si se cumple o no con los requisitos.

        Responder
        • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 19 marzo, 2021

          Estimada doña Jennifer, le rogamos una disculpa. En nuestra nota no quisimos establecer que las «únicas» daciones de fe que tuviera que establecer el Notario que protocoliza un acta de una Asamblea realizada virtualmente, fueran las que transcribimos de la Circular en comentario. Esas daciones de fe hacen referencia exclusivamente a la circunstancia especial de haberse celebrado la Asamblea en manera virtual. Las demás daciones de fe que en cualquier protocolización de acta de Asambleas son exigidas a los Notarios, por ejemplo que el acta se encuentra asentada en el libro correspondiente y debidamente firmada por los llamados a hacerlo, si deben seguir constando.

          Responder
  4. Jose. • 04 marzo, 2021

    3 de marzo de 2021.
    Actualizacion de las piscinas y ranchos.

    Buen día a todos,
    La Junta Directiva se complace en informarles que los ranchos y las piscinas están ahora abiertos sin restricciones. Aconsejamos a todos que el horario de atención seguirá siendo el mismo y que será de 9:00 A. M. A 7:00 P. M. Nos gustaría recomendar el uso de sus propias sillas personales o limpiar las sillas comunes de la Asociación de Propietarios con artículos de limpieza personal después de cada uso. Tenga en cuenta: Nuestro personal de mantenimiento no limpiará las sillas de las áreas comunes. Les recordamos a todos que recuerden la pandemia mundial de covid y les pedimos a todos que respeten esta situación. Transmita esta información a cualquier persona que no tenga acceso a nuestra página web.
    La Junta Directiva
    ———————————-
    La informacion de arriba es de parte de La Nueva Junta Directiva electa en este año (Ejemplo de una posible demanda por incumplimiento LS-PG-010. Lineamientos generales para Condominios). Pedimos que la reunion de la asamablea general se hiciera virtual pero la hicieron en persona por lo que solo el 25% de los propietarios asistieron a la asamblea. El otro 75% no asistio por temor al covid-19 (condominio de 98 filiales) No se podia ni siquiera adecuar el 50% para el cumplimiento de los lineamientos del Minsa en reuniones generales condominales por falta de espacio)
    Por eso estamos como estamos cada dia mas hacia atras.

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  5. PLENITUD NOTARIAL • 27 febrero, 2021

    El Notario no debe perder de vista la sacramentalidad, formalidad y solemnidad que rige la función pública notarial como delegatarios del Estado (aunque se ejerza privadamente). El Notario no debe perder de vista que un documento notarial perfectamente inscribible en el Registro Nacional podría ser un documento notarialmente mal confeccionado y mal autorizado. Un documento notarial inscrito en Registro Nacional no es sinónimo de que sea un documento notarial bien confeccionado o bien autorizado. Muy mal hace el Notario con adecuar un documento notarial para que pase los filtros de calificación registral y sea inscribible en Registro Nacional, si es un documento notarialmente mal confeccionado; esto lo puede llevar hasta 10 o más años de suspensión si conculca los deberes y principios de asesoría, legalidad, objetividad, inmediatez, ejercicio personalísimo, autorizar solo actos legales, válidos y eficaces, orden y cuidado, fe pública.

    Responder
  6. Elizabeth Viquez • 26 febrero, 2021

    La duda que me queda, como se da Fe Que las actas se encuentran asentadas y firmadas en el libro respectivo, si la Asamblea fue virtual . Que pasa con esas firmas en el libro de actas ? Saludos y Gracias

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 26 febrero, 2021

      Nosotros entendemos que a pesar de las asambleas sean virtuales, igual es necesario que las actas sean impresas en los libros respectivos y firmadas por los personeros llamados a ello. Ese requisito se mantiene. Si fuera necesario, tendrá que enviarse el libro de actas al domicilio del Presidente y del Secretario de la Asamblea a fin de que sea debidamente firmados por ellos, o bien por las personas que correspondan.

      De igual manera, las sociedades que llevan sus libros libros en formato digital, no pueden obviar la firma de las actas, y en ese caso, recordar que obligatoriamente deberán hacerlo utilizando sus certificados de firma digital.

      Responder
  7. Gino Cappella Molina • 26 febrero, 2021

    La asamblea de socios es un acto de índole privada. En ella estarán presentes los socios, y en el caso de las s. a., por lo menos un directivo y el fiscal. Nadie más. Al notario se le presentará el documento escrito resultante de la asamblea: el acta correspondiente, en la que se registran las vicisitudes de relevancia propias del acto y, claro está, los extremos exigidos o previstos por ley. Entonces, agradecería que se me aclare cómo podría dar el notario del punto 2. si ´el cartulario no estuvo presente en la asamblea. Como suele suceder con las daciones de fe de las asambleas en general (las que se celebran en forma presencial y ahora las virtuales) parece que se induce al notario a dar fe de algo que no le consta, ni le puede constar, a menos que en la sociedad deba grabar la asamblea virtual como otro documento y entregar una copia al notario para su archivo de referencias. Solo con vista en esa copia (que no pasa de ser eso: una copia), podría el notario dar fe del punto 2. sin incurrir en delito.

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 26 febrero, 2021

      Como usted bien lo señala don Gino, no es posible para un Notario dar fe de que en una Asamblea se cumplió con las condiciones de simultaneidad, interactividad e integralidad, a menos que haya estado presente durante la celebración de la misma, lo cual, se trata sin duda de un acto de índole privada.

      Por ello resulta tan conveniente esta posibilidad que el Registro de Personas Jurídicas está admitiendo en cuanto a que sean los socios (o los directores) quienes hagan constar dentro del texto mismo del acta, que se cumplió en debida forma con las tres condiciones antes indicadas, de manera que el Notario no tenga que dar fe de las mismas, siendo suficiente con que queden debidamente incluidas en el texto transcrito en la protocolización de acta.

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