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Debida identificación de los comparecientes en escrituras públicas

Mediante acuerdo 2015-008-004, el Consejo Superior Notarial se refiere a los documentos que los notarios deben requerir a los comparecientes en sus escrituras públicas, para su debida identificación, tanto a los de nacionalidad costarricense como extranjera.

La consulta parte del artículo 39 del Código Notarial que ordena a los notarios identificar «… cuidadosamente y sin lugar a dudas, a las partes y los otros intervinientes en los actos o contratos que autoricen. Los identificarán con base en los documentos legalmente previstos para el efecto y cualquier otro que consideren idóneo. (…)» 

Son numerosas las resoluciones del Tribunal de Notariado condenando la utilización de identificaciones no previstas en la ley, sobre todo en el caso de extranjeros, por ejemplo, con cédulas de identidad o licencias de conducir de sus países de origen.

Equivocadamente muchos colegas han interpretado la frase: «… y cualquier otro que consideren idóneo» como si se tratase de una potestad del notario de elegir libremente los documentos de identificación de sus comparecientes.

«Por la utilización de la conjunción «y», debe entonces inferirse del artículo 39, que los documentos mediante los cuales el notario debe identificar a los otorgantes, no quedan a su prudente arbitrio y valoración como lo manifiesta el apelante, sino que debe ser mediante los documentos legales, y que además del documento legal, el notario puede utilizar cualquier otro que considere idóneo y que estime necesario como complemento del que legalmente corresponde.»  (Voto número 161 de las 10 horas 10 minutos del 25 de octubre del 2001)

«El numeral 85 del citado Código (Notarial) establece que en el caso de extranjeros, deberán ser identificados con base en los documentos previstos por la ley, convenios o tratados por lo que en este caso nos debemos remitir a la Ley General de Migración y Extranjería Nº 8764 del 19 de agosto del 2009, vigente a partir del primero de marzo del 2010, la cual establece en su título VI todas las categorías migratorias a las cuales le expiden el correspondiente documento que acredita la permanencia en el país, además del pasaporte, que aunque ahí no se menciona, es un documento de viaje e identificación reconocido internacionalmente.  (…) No cabe duda que la cédula de identidad de la República de Colombia, es un documento que no está contemplado en la Ley General de Migración y Extranjería, motivo por el cual, el notario tenía el deber funcional de abstenerse de prestar su servicio, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 36 del Código Notarial, que dispone que el notario debe excusarse de prestar el servicio cuando los interesados no se identifiquen adecuadamente sin que sea admisible su dicho de que el documento le merecía fe y pertinencia de la identidad del compareciente y que con la identificación de los testigos se le releva de la responsabilidad de identificar debidamente a los contrayentes.- Contrario a lo expuesto en su recurso, el denunciado incurrió en falta grave debido a que no identificó en forma debida al contrayente, y por esa razón se hizo acreedor a la sanción que le impuso la autoridad de instancia.»  (Tomado en lo conducente  Nº249-2013 del Tribunal Disciplinario Notario)

El acuerdo 2015-008-004 del Consejo Superior Notarial detalla las normas que fundamentan la obligación que tienen los notarios de exigir determinados documentos de identificación, dependiendo de la edad y nacionalidad de los comparecientes:

«El CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL ACUERDA POR UNANIMIDAD:   (…) Que el artículo 39 del Código Notarial establece como obligación notarial la debida identificación de los comparecientes, utilizando para ello los documentos legalmente permitidos. En caso de costarricenses, los dispuestos de conformidad con el artículo 89 y 95 iniciso b) de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones para mayores de edad; y el artículo 1 de la Ley 7688 para los mayores de doce años y menores de dieciocho.  En el caso de los extranjeros, de conformidad con el artículo 13 inciso 19, 74, 108 y 146 de la Ley General de Migración y Extranjería en concordancia con las reglamentaciones de migración y extranjería y demás normativa infralegal relacionada.    (…) Que en todo caso, el notario podrá, según lo considere pertinente, solicitar a los comparecientes de forma complementaria y no sustitutiva (adicionalmente y no en lugar de) cualquier otro documento de identidad para asegurarse de la identidad los mismos.»   (Tomado del Acuerdo No. 2015-008-004)

Para su mejor conocimiento nos permitimos transcribir a continuación los textos de las normas citadas en el acuerdo del Consejo Superior Notarial:

PARA LA IDENTIFICACION DE COSTARRICENSES MAYORES DE EDAD

Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones

Artículo 89.- Quiénes deben adquirir cédula de identidad

Todo costarricense de uno u otro sexo, mayor de dieciocho años o emancipado, tiene obligación ineludible de adquirir su cédula de identidad

Artículo 95.- Actos en que es obligatoria la presentación de la cédula

La presentación de la cédula de identidad es indispensable para: (…)

b) Todo acto o contrato notarial;

PARA LA IDENTIFICACIÓN DE COSTARRICENSES MAYORES DE 12 Y MENORES DE 18 AÑOS

Ley de tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de doce años y menores de dieciocho , Ley No. 7688

Artículo 1.- Tarjeta de identidad.  Establécese la tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de doce años y menores de dieciocho, como documento de identificación obligatorio. El Tribunal Supremo de Elecciones, mediante la sección o departamento que designe dentro del Registro Civil será competente y responsable de la solicitud, tramitación y expedición del documento citado. Podrá celebrar convenios con otras instituciones de derecho público para que coadyuven en estas labores, en la forma y condiciones que el Tribunal considere pertinentes.

PARA LA IDENTIFICACIÓN DE EXTRANJEROS

Ley General de Migración y Extranjería

Artículo 13.–  Serán funciones de la Dirección General, desarrolladas en el contenido de la presente Ley y su Reglamento, las siguientes:  (…) 19) Otorgar y renovar los documentos que acrediten la permanencia migratoria legal de personas extranjeras, incluso de las personas cuya condición de apátridas sea determinada por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

Artículo 74.-  Las personas extranjeras privadas de libertad están legitimadas por la sentencia condenatoria para permanecer provisionalmente en el país durante la ejecución de esta y para realizar actividades educativas y laborales relacionadas con las diversas modalidades de ejecución de la pena.

El Ministerio de Justicia expedirá un documento que identifique y acredite a las personas que cumplan su sentencia en una modalidad que les permita egresar, total o parcialmente, de los centros penitenciarios durante la ejecución de esta, y deberá informar trimestralmente, a la Dirección General de Migración y Extranjería, de las personas en esta condición.

También deberá informar a la Dirección General cuando el juez de ejecución de la pena le haya concedido, a una persona extranjera, la libertad condicional o le haya resuelto favorablemente un incidente de enfermedad.

Asimismo, informará al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social la realización de actividades remuneradas de carácter laboral a favor de empresas públicas o privadas o de personas particulares, por parte de toda persona en ejecución de sentencia. Las empresas o las personas particulares pueden brindar ocupación remunerada a personas extranjeras sentenciadas, únicamente durante la ejecución de la pena.

En el caso de las personas extranjeras a quienes se les conceda el beneficio de ejecución condicional de la pena, el Tribunal deberá informar a la Dirección General de Migración y Extranjería, en el momento de la imposición de la sentencia.

Artículo 108.– A efectos de ejercer los derechos vinculados a la Ley de migración y extranjería, la persona refugiada debidamente reconocida recibirá, por parte de la Dirección General de Migración, una identificación que acredite su permanencia legal en el país y en razón de tal condición podrá ejercer cualquier tipo de actividad laboral remunerada o lucrativa, por cuenta propia o en relación de dependencia, con estricto apego a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico.

Artículo 146.- Los documentos de identidad y de viaje para las personas extranjeras serán emitidos en razón de su necesidad de egresar de Costa Rica, cuando no cuenten con representantes diplomáticos o consulares acreditados en la República o cuando, por cualquier otra circunstancia, no puedan obtener de las autoridades de su país un documento de viaje, incluso lo dispuesto en los artículos 212 y 218 de la presente Ley. En este caso, en los documentos se harán constar la nacionalidad del titular y los datos suficientes para identificarlo, según lo determine el Reglamento de esta Ley.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

12 de 14 Comentarios

  1. Mario Alberto Calvo Asi • 12 agosto, 2019

    El 18 de noviembre de 2015, el Lic. Jorge Moncrieffé Santana publicó la siguiente pregunta sobre si el documento de identificación nacional se puede usar como medio de identificación ante el Notario Consular de Costa Rica, en el país que está asignado? Esta pregunta no fue respondida en esa ocasión. Existe alguna respuesta, o todavía nadie da razón. Slds

    Responder
  2. Mauricio Zuniga • 02 mayo, 2019

    Me parece que este acuerdo del CSN de 2015 solo toma en cuenta los articulos 13(inc 19), 74, 108, 146 citados en su articulo que son muy abiertos y tienden a que el notario falle en su deber de identificación; también debería tomar en cuenta el articulo 3(inciso 13) del Reglamento general sobre legislación contra el narcotráfico, actividades conexas, legitimación de capitales, financiamiento al terrorismo y delincuencia organizada N° 36948-MP-SP-JP-H-S, y la circular en el link que les comparto de la DIRECCIÓN GENERAL DE MIGRACIÓN Y EXTRANJERÍA #DG-30-09-2018.
    Partiendo del fragmento del voto Nº249-2013 del Tribunal Disciplinario Notario que dice: «nos debemos remitir a la Ley General de Migración y Extranjería Nº 8764 del 19 de agosto del 2009, vigente a partir del primero de marzo del 2010, la cual establece en su título VI todas las categorías migratorias a las cuales le expiden el correspondiente documento que acredita la permanencia en el país, además del pasaporte, que aunque ahí no se menciona, es un documento de viaje e identificación reconocido internacionalmente.»
    Me encantaría mayor información.

    Responder
  3. sylvia salazar • 30 noviembre, 2015

    Debe el Notario excusarse de prestar sus servicios en caso de que el extranjero porte pasaporte vigente pero cuyo ingreso al país ya superó el permiso de permanencia legal dada como turista?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 30 noviembre, 2015

      Consultamos esta tarde en la Dirección Nacional de Notariado y nos indicaron que efectivamente los notarios no deben prestar servicios a aquellos extranjeros que tengan vencida la visa o el documento que acredite su permanencia legal en el país.

      Responder
  4. Jorge Moncrieffé Santana • 18 noviembre, 2015

    En caso de una actuación notarial en el extranjero con efectos jurídicos en Costa Rica, de igual forma tiene que ser con pasaporte? O que documento sería el idonéo?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 18 noviembre, 2015

      Estimado don Jorge. Su consulta es muy interesante y lamentablemente no existe una respuesta aún por parte del Consejo Superior de Notariado. Vamos a plantearla formalmente para brindarles la información. Nos parece que tendría que cubrir los siguientes puntos:
      1) Notario Pleno, se desplaza fuera del país a un otorgamiento con efectos en CR. El otorgante es costarricense, con qué se le identifica, con la cédula o con el pasaporte (es nacional pero allá es extranjero) ¿?.
      2) Notario Pleno, se desplaza fuera del país a un otorgamiento con efectos en CR. El otorgante es extranjero pero nacional de aquél país, con qué se le identifica, con el pasaporte o con su documento de identidad de su país ¿?.
      3) Notario Consular de Costa Rica, obviamente en legación diplomática, con qué identifica a los costarricenses que comparezcan ante él, con cédula o con pasaporte?
      4) Notario Consular de Costa Rica, con qué identifica a los nacionales de aquél país donde está la legación diplomática, y que comparezcan ante él, con pasaporte o con el documento de identidad de aquél país.?

      Responder
  5. Juan Antonio Mora • 18 noviembre, 2015

    A mi entender, la Ley General de Migración y Extranjería establece dos artículos que son importantes para el presente tema:
    Artículo 33: (…) 2) Las personas extranjeras que se encuentren en territorio nacional tendrán la obligación de portar, conservar y presentar, a solicitud de la autoridad competente, la documentación que acredite su identidad, expedida por las autoridades competentes del país de origen o de procedencia, así como la que acredite su situación migratoria en Costa Rica, salvo en los supuestos previstos en esta Ley y su Reglamento respectivo.
    Artículo 39.- Al ingresar al país, las personas extranjeras deberán portar el documento de viaje válido, extendido por la autoridad competente.
    Con lo anterior, es mi criterio que en el caso de extranjeros no residentes, es decir, turistas, el documento de identificación es el pasaporte («documento de viaje») expedido por su País, y como Notarios, podríamos solicitar adicionalmente, otros documentos, tal como su licencia de conducir, el «social security» en el caso de ciudadanos Norteamericanos, etc.
    En el caso de los bancos, usualmente solicitan el pasaporte.

    Responder
  6. Vanessa • 18 noviembre, 2015

    Buenos días, gracias por la información, pero no me queda claro cuál sería entonces el documento idóneo para identificar a un extranjero. Sería su pasaporte? O el Dimex?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 18 noviembre, 2015

      Los extranjeros que ya tengan acreditada en el país su condición migratoria, sea como refugiados, diplomáticos, residentes o en caso de encontrarse presos en alguna cárcel, deberán identificarse con el respectivo documento, llámese DIMEX, DIDI, carné de asilados, etc Los turistas o extranjeros que aunque viviendo en el país no cuenten aún con uno de esos documentos de identificación, efectivamente deberán portar un pasaporte vigente y con los respectivo sellos que acrediten su ingreso y estadía legal en Costa Rica.

      Responder
  7. Fernán Pacheco • 18 noviembre, 2015

    No me queda claro si en el caso de los extranjeros sin residencial, el pasaporte es un documento válido de identificación para efectos notariales. A clientes extranjeros distintas oficinas públicas les han indicado que el pasaporte es un documento de viaje, no de identificación.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 18 noviembre, 2015

      En la DNN nos confirman que el pasaporte original, vigente y auténtico es por excelencia el documento de identificación de extranjeros. Los otros documentos representan condiciones migratorias específicas según las circunstancias y cada caso. El pasaporte debe además reflejar un ingreso LEGAL al país.

      Responder

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