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Debida identificación de los comparecientes en escrituras públicas

Mediante acuerdo 2015-008-004, el Consejo Superior Notarial se refiere a los documentos que los notarios deben requerir a los comparecientes en sus escrituras públicas, para su debida identificación, tanto a los de nacionalidad costarricense como extranjera.

La consulta parte del artículo 39 del Código Notarial que ordena a los notarios identificar «… cuidadosamente y sin lugar a dudas, a las partes y los otros intervinientes en los actos o contratos que autoricen. Los identificarán con base en los documentos legalmente previstos para el efecto y cualquier otro que consideren idóneo. (…)» 

Son numerosas las resoluciones del Tribunal de Notariado condenando la utilización de identificaciones no previstas en la ley, sobre todo en el caso de extranjeros, por ejemplo, con cédulas de identidad o licencias de conducir de sus países de origen.

Equivocadamente muchos colegas han interpretado la frase: «… y cualquier otro que consideren idóneo» como si se tratase de una potestad del notario de elegir libremente los documentos de identificación de sus comparecientes.

«Por la utilización de la conjunción «y», debe entonces inferirse del artículo 39, que los documentos mediante los cuales el notario debe identificar a los otorgantes, no quedan a su prudente arbitrio y valoración como lo manifiesta el apelante, sino que debe ser mediante los documentos legales, y que además del documento legal, el notario puede utilizar cualquier otro que considere idóneo y que estime necesario como complemento del que legalmente corresponde.»  (Voto número 161 de las 10 horas 10 minutos del 25 de octubre del 2001)

«El numeral 85 del citado Código (Notarial) establece que en el caso de extranjeros, deberán ser identificados con base en los documentos previstos por la ley, convenios o tratados por lo que en este caso nos debemos remitir a la Ley General de Migración y Extranjería Nº 8764 del 19 de agosto del 2009, vigente a partir del primero de marzo del 2010, la cual establece en su título VI todas las categorías migratorias a las cuales le expiden el correspondiente documento que acredita la permanencia en el país, además del pasaporte, que aunque ahí no se menciona, es un documento de viaje e identificación reconocido internacionalmente.  (…) No cabe duda que la cédula de identidad de la República de Colombia, es un documento que no está contemplado en la Ley General de Migración y Extranjería, motivo por el cual, el notario tenía el deber funcional de abstenerse de prestar su servicio, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 36 del Código Notarial, que dispone que el notario debe excusarse de prestar el servicio cuando los interesados no se identifiquen adecuadamente sin que sea admisible su dicho de que el documento le merecía fe y pertinencia de la identidad del compareciente y que con la identificación de los testigos se le releva de la responsabilidad de identificar debidamente a los contrayentes.- Contrario a lo expuesto en su recurso, el denunciado incurrió en falta grave debido a que no identificó en forma debida al contrayente, y por esa razón se hizo acreedor a la sanción que le impuso la autoridad de instancia.»  (Tomado en lo conducente  Nº249-2013 del Tribunal Disciplinario Notario)

El acuerdo 2015-008-004 del Consejo Superior Notarial detalla las normas que fundamentan la obligación que tienen los notarios de exigir determinados documentos de identificación, dependiendo de la edad y nacionalidad de los comparecientes:

«El CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL ACUERDA POR UNANIMIDAD:   (…) Que el artículo 39 del Código Notarial establece como obligación notarial la debida identificación de los comparecientes, utilizando para ello los documentos legalmente permitidos. En caso de costarricenses, los dispuestos de conformidad con el artículo 89 y 95 iniciso b) de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones para mayores de edad; y el artículo 1 de la Ley 7688 para los mayores de doce años y menores de dieciocho.  En el caso de los extranjeros, de conformidad con el artículo 13 inciso 19, 74, 108 y 146 de la Ley General de Migración y Extranjería en concordancia con las reglamentaciones de migración y extranjería y demás normativa infralegal relacionada.    (…) Que en todo caso, el notario podrá, según lo considere pertinente, solicitar a los comparecientes de forma complementaria y no sustitutiva (adicionalmente y no en lugar de) cualquier otro documento de identidad para asegurarse de la identidad los mismos.»   (Tomado del Acuerdo No. 2015-008-004)

Para su mejor conocimiento nos permitimos transcribir a continuación los textos de las normas citadas en el acuerdo del Consejo Superior Notarial:

PARA LA IDENTIFICACION DE COSTARRICENSES MAYORES DE EDAD

Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones

Artículo 89.- Quiénes deben adquirir cédula de identidad

Todo costarricense de uno u otro sexo, mayor de dieciocho años o emancipado, tiene obligación ineludible de adquirir su cédula de identidad

Artículo 95.- Actos en que es obligatoria la presentación de la cédula

La presentación de la cédula de identidad es indispensable para: (…)

b) Todo acto o contrato notarial;

PARA LA IDENTIFICACIÓN DE COSTARRICENSES MAYORES DE 12 Y MENORES DE 18 AÑOS

Ley de tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de doce años y menores de dieciocho , Ley No. 7688

Artículo 1.- Tarjeta de identidad.  Establécese la tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de doce años y menores de dieciocho, como documento de identificación obligatorio. El Tribunal Supremo de Elecciones, mediante la sección o departamento que designe dentro del Registro Civil será competente y responsable de la solicitud, tramitación y expedición del documento citado. Podrá celebrar convenios con otras instituciones de derecho público para que coadyuven en estas labores, en la forma y condiciones que el Tribunal considere pertinentes.

PARA LA IDENTIFICACIÓN DE EXTRANJEROS

Ley General de Migración y Extranjería

Artículo 13.–  Serán funciones de la Dirección General, desarrolladas en el contenido de la presente Ley y su Reglamento, las siguientes:  (…) 19) Otorgar y renovar los documentos que acrediten la permanencia migratoria legal de personas extranjeras, incluso de las personas cuya condición de apátridas sea determinada por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

Artículo 74.-  Las personas extranjeras privadas de libertad están legitimadas por la sentencia condenatoria para permanecer provisionalmente en el país durante la ejecución de esta y para realizar actividades educativas y laborales relacionadas con las diversas modalidades de ejecución de la pena.

El Ministerio de Justicia expedirá un documento que identifique y acredite a las personas que cumplan su sentencia en una modalidad que les permita egresar, total o parcialmente, de los centros penitenciarios durante la ejecución de esta, y deberá informar trimestralmente, a la Dirección General de Migración y Extranjería, de las personas en esta condición.

También deberá informar a la Dirección General cuando el juez de ejecución de la pena le haya concedido, a una persona extranjera, la libertad condicional o le haya resuelto favorablemente un incidente de enfermedad.

Asimismo, informará al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social la realización de actividades remuneradas de carácter laboral a favor de empresas públicas o privadas o de personas particulares, por parte de toda persona en ejecución de sentencia. Las empresas o las personas particulares pueden brindar ocupación remunerada a personas extranjeras sentenciadas, únicamente durante la ejecución de la pena.

En el caso de las personas extranjeras a quienes se les conceda el beneficio de ejecución condicional de la pena, el Tribunal deberá informar a la Dirección General de Migración y Extranjería, en el momento de la imposición de la sentencia.

Artículo 108.– A efectos de ejercer los derechos vinculados a la Ley de migración y extranjería, la persona refugiada debidamente reconocida recibirá, por parte de la Dirección General de Migración, una identificación que acredite su permanencia legal en el país y en razón de tal condición podrá ejercer cualquier tipo de actividad laboral remunerada o lucrativa, por cuenta propia o en relación de dependencia, con estricto apego a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico.

Artículo 146.- Los documentos de identidad y de viaje para las personas extranjeras serán emitidos en razón de su necesidad de egresar de Costa Rica, cuando no cuenten con representantes diplomáticos o consulares acreditados en la República o cuando, por cualquier otra circunstancia, no puedan obtener de las autoridades de su país un documento de viaje, incluso lo dispuesto en los artículos 212 y 218 de la presente Ley. En este caso, en los documentos se harán constar la nacionalidad del titular y los datos suficientes para identificarlo, según lo determine el Reglamento de esta Ley.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

2 de 14 Comentarios

  1. Lic. Mario A. Calvo • 15 octubre, 2020

    El trámite de estas personas tiene que darse en un consulado de CR, porque como ud lo dice, están en el extranjero y no pueden venir a CR. Los consulados solo le van a aceptar un pasaporte válido como medio de identificación. Ningún otro le va a servir. Ya lo intenté, y no hay manera. Solo los pasaportes. Asi que tienen que ir a sacar pasaportes, y apersonarse con los pasaportes ante el Consul de CR. Suerte

    Responder
  2. Jorge Luis Castillo Arias • 15 octubre, 2020

    ¿Si se nombra miembros de Junta Directiva de una sociedad, que viven en el extranjero y no tienen pasaporte, se puede utilizar el documento de identidad de sus países, o no pueden nombrarse por no haber ingresado a Costa Rica?

    Responder

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