DNN advierte cuidados en la presentación de índices por correo postal certificado
En relación con este medio que algunos notarios utilizan todavía para remitir sus índices quincenales al Archivo Notarial, la Dirección Nacional de Notariado nos ha solicitado que retransmitamos el siguiente aviso, el cual pueden descargar haciendo clic a continuación: AVISO DE LA DNN SOBRE INDICES PRESENTADOS VIA CORREO CERTIFICADO
Al respecto nos permitimos algunos breves comentarios.
La posibilidad de presentar índices de instrumentos públicos a través del correo certificado ha existido desde hace muchos años, sin embargo, quienes confían todavía en este mecanismo deben tener presente que la acreditación de los mismos, es decir, el que sean «recibidos conforme» por el Archivo Notarial no siempre se produce. Causas de ello son principalmente errores al momento de adjuntar la información que en algunos casos debe aportarse, por ejemplo, cuando se declaran testamentos o modificaciones o revocatorias de otros instrumentos públicos. También la falta de cancelación del timbre de Archivo Nacional y la utilización de folios de seguridad pertenecientes a otros colegas.
Es importante tomar en cuenta que los índices remitidos por correo postal certificado no son objeto de trámite inmediato por parte del personal del Archivo Notarial, a diferencia de los presentados en ventanilla o por medio digital a través del sistema INDEX. En ventanilla, los funcionarios a cargo devuelven de una vez los índices que no cumplen todos los requisitos de presentación. En formato electrónico, el sistema INDEX remite alertas directamente al correo electrónico del notario, advirtiendo sobre las razones que impidieron la aprobación de los mismos.
En el caso de índices enviamos por correo postal, corresponde a los propios interesados, la obligación de comprobar la debida acreditación de los mismos por parte de Archivo Notarial.
Finalmente, es también importante recordar que hasta tanto no sean subsanados los errores u omisiones que hayan impedido el que los índices quedaran «válidamente presentados», los notarios estarán incumpliendo con esta obligación notarial, lo que podría provocar incluso la apertura de expedientes disciplinarios en su contra.
PARA VERIFICAR LA ACREDITACIÓN DE INDICES
Los notarios que remitan sus índices por correo postal certificado pueden confirmar el «status» de los mismos, ingresando al portal del Archivo Nacional:
http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=206:s
ervicios&catid=68:archivo-notarial&Itemid=92
A media página encontrarán un ícono denominado SERVICIOS y la invitación a descargar la lista de índices enviados por correo certificado NO ACREDITADOS por incumplimiento de requisitos.
En este momento la lista que aparece publicada es la siguiente: VER LISTADO
Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com
Herman Mora • 16 agosto, 2014
El tema de la notificación, ha generado muchas posiciones encontradas, según entiendo incluso dentro de la misma Dirección Nacional del Notariado.
Es claro, y a mi juicio, universal, que un debido proceso inicia por la correcta notificación. Esto implica no solo la lógica primaria en un Estado de Derecho, cual es conocer, en términos simples, y a cabalidad de la existencia de un proceso para precisamente poder defenderse de él. Sino que además ha sido establecido como uno de los elementos angulares constitucionalmente. Posición fundamentada especialmente por el Dr. Rodolfo Pizza.
Es un problema real que atenta contra la capacidad fiscalizadora y contralora que ejerce la DNN, ya que frecuentemente no es sencillo notificar al notario, porque en la práctica no se cuenta con la dirección actualizada, o son del todo desacertadas. O bien, mas frecuente, sencillamente no es posible localizar al cartulario.
El proyecto de reforma al Código Notarial, procuró que se estableciera la dirección dada por el notario, como la domiciliaria donde podía recibir notificaciones, siendo responsabilidad del cartulario reportar el traslado.
Ahora conviene hacer ver, que el tema del poder sancionatorio merece ser precisado, si bien es cierto el articulo 22 atribuye al Consejo Superior lo siguiente.
ii) Decretar la inhabilitación de los notarios cuando sobrevenga alguno de los supuestos indicados en el artículo 4 de esta Ley.
iii) Imponer las sanciones disciplinarias, que disponga el presente Código, siempre que por ley no le competan a los órganos jurisdiccionales.
Hay que aclarar, en cuanto a lo que señala don Danilo, que no fue modificado con la reforma que apunta, el artículo 140 del Código Notarial, es decir, este no ha sufrido cambio y literalmente dice;
ARTÍCULO 140.- Competencia administrativa
Corresponde a la Dirección Nacional de Notariado decretar las suspensiones en los casos de impedimento señalados en el artículo 4 de esta ley, así como cuando falten requisitos o condiciones para el ejercicio del notariado.
También es competencia de esa Dirección disciplinar a los notarios por incumplir los lineamentos y las directrices o exigencias dispuestas por la propia Dirección o por cualquier otra dependencia en el ejercicio de sus funciones, así como por la falta de presentación de los índices notariales.
Sigue, en la practica, La Dirección Nacional del Notariado, imponiendo las sanciones cuando confluyan, aquellas condiciones que indica el 140.
Muchas gracias.