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DNN advierte cuidados en la presentación de índices por correo postal certificado

En relación con este medio que algunos notarios utilizan todavía para remitir sus índices quincenales al Archivo Notarial, la Dirección Nacional de Notariado nos ha solicitado que retransmitamos el siguiente aviso, el cual pueden descargar haciendo clic a continuación:    AVISO DE LA DNN SOBRE INDICES PRESENTADOS VIA CORREO CERTIFICADO

Al respecto nos permitimos algunos breves comentarios.

La posibilidad de presentar índices de instrumentos públicos a través del correo certificado ha existido desde hace muchos años, sin embargo, quienes confían todavía en este mecanismo deben tener presente que la acreditación de los mismos, es decir, el que sean «recibidos conforme» por el Archivo Notarial no siempre se produce.   Causas de ello  son principalmente errores al momento de adjuntar la información que en algunos casos debe aportarse, por ejemplo, cuando se declaran testamentos o modificaciones o revocatorias de otros instrumentos públicos.  También la falta de cancelación del timbre de Archivo Nacional y  la utilización de folios de seguridad pertenecientes a otros colegas.

Es importante tomar en cuenta que los índices remitidos por correo postal certificado no son objeto de trámite inmediato por parte del personal del Archivo Notarial, a diferencia de los presentados en ventanilla o por medio digital a través del sistema INDEX.    En ventanilla, los funcionarios a cargo devuelven de una vez los índices que no cumplen todos los requisitos de presentación.  En formato electrónico, el sistema INDEX remite alertas directamente al correo electrónico del notario, advirtiendo sobre las razones que impidieron la aprobación de los mismos.

En el caso de índices enviamos por correo postal, corresponde a los propios interesados, la obligación de comprobar la debida acreditación de los mismos por parte de  Archivo Notarial.

Finalmente, es también importante recordar que hasta tanto no sean subsanados los errores u omisiones que hayan impedido el que los índices quedaran «válidamente presentados»,  los notarios estarán incumpliendo con esta obligación notarial, lo que podría provocar incluso la apertura de expedientes disciplinarios en su contra.

PARA VERIFICAR LA ACREDITACIÓN DE INDICES

Los notarios que remitan sus índices por correo postal certificado pueden confirmar el «status» de los mismos, ingresando al portal del Archivo Nacional:

http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=206:s
ervicios&catid=68:archivo-notarial&Itemid=92

A media página encontrarán un ícono denominado SERVICIOS y la invitación a descargar la lista de índices enviados por correo certificado NO ACREDITADOS por incumplimiento de requisitos.

En este momento la lista que aparece publicada es la siguiente:     VER LISTADO

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

6 de 6 Comentarios

  1. Herman Mora • 16 agosto, 2014

    El tema de la notificación, ha generado muchas posiciones encontradas, según entiendo incluso dentro de la misma Dirección Nacional del Notariado.
    Es claro, y a mi juicio, universal, que un debido proceso inicia por la correcta notificación. Esto implica no solo la lógica primaria en un Estado de Derecho, cual es conocer, en términos simples, y a cabalidad de la existencia de un proceso para precisamente poder defenderse de él. Sino que además ha sido establecido como uno de los elementos angulares constitucionalmente. Posición fundamentada especialmente por el Dr. Rodolfo Pizza.
    Es un problema real que atenta contra la capacidad fiscalizadora y contralora que ejerce la DNN, ya que frecuentemente no es sencillo notificar al notario, porque en la práctica no se cuenta con la dirección actualizada, o son del todo desacertadas. O bien, mas frecuente, sencillamente no es posible localizar al cartulario.
    El proyecto de reforma al Código Notarial, procuró que se estableciera la dirección dada por el notario, como la domiciliaria donde podía recibir notificaciones, siendo responsabilidad del cartulario reportar el traslado.
    Ahora conviene hacer ver, que el tema del poder sancionatorio merece ser precisado, si bien es cierto el articulo 22 atribuye al Consejo Superior lo siguiente.

    ii) Decretar la inhabilitación de los notarios cuando sobrevenga alguno de los supuestos indicados en el artículo 4 de esta Ley.
    iii) Imponer las sanciones disciplinarias, que disponga el presente Código, siempre que por ley no le competan a los órganos jurisdiccionales.

    Hay que aclarar, en cuanto a lo que señala don Danilo, que no fue modificado con la reforma que apunta, el artículo 140 del Código Notarial, es decir, este no ha sufrido cambio y literalmente dice;

    ARTÍCULO 140.- Competencia administrativa
    Corresponde a la Dirección Nacional de Notariado decretar las suspensiones en los casos de impedimento señalados en el artículo 4 de esta ley, así como cuando falten requisitos o condiciones para el ejercicio del notariado.
    También es competencia de esa Dirección disciplinar a los notarios por incumplir los lineamentos y las directrices o exigencias dispuestas por la propia Dirección o por cualquier otra dependencia en el ejercicio de sus funciones, así como por la falta de presentación de los índices notariales.

    Sigue, en la practica, La Dirección Nacional del Notariado, imponiendo las sanciones cuando confluyan, aquellas condiciones que indica el 140.

    Muchas gracias.

    Responder
  2. LIC. MIGUEL ANGEL SANTAMARIA BOZA • 12 agosto, 2014

    Consulta:: Yo envio el índice por medio de INDEX. Sin embargo siempre me llega la notificación de que esta pendiente de presentar el índice de la segunda quincena de abril, sin embargo ese índice fue enviado 2l 22-04-2014 y quedo pendiente de aprobación puesto que tenia una nota aclaratoria y por lo tanto quedo pendiente de aprobación , pero hasta elo momento no me ha llegado aprobado. Favor indicarme que puedo hacer la respecto. Gracias

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 12 agosto, 2014

      Estimado Licenciado Santamaría. Nos indican en el Archivo Nacional que su índice, correspondiente más bien a la primera quincena de abril, sí quedó debidamente aprobado. En unos minutos le haremos llegar copia del mismo a su correo electrónico para su tranquilidad. Atentamente.

      Responder
  3. Danilo Loaiza Bolandi • 12 agosto, 2014

    Aclaro el comentario anterior en el sentido de que todas las suspensiones o sanciones impuestas por la DNN son nulas en tanto a partir de la referida modificación esa prerrogativa le corresponde al Consejo Superior Notarial, basta con leer el Código Notarial actualizado.

    Responder
  4. Ivania Vargas • 12 agosto, 2014

    muy interesante su aporte Lic. Loaiza, seria muy bueno conocer mas sobre el tema

    Responder
  5. Danilo Loaiza Bolandi • 12 agosto, 2014

    Aprovechando la oportunidad hago de conocimiento de todos los Notarios y de la propia DNN de de que el Código Notarial fue modificado por la Ley Ley Nº8795 del 4 de enero del 2010; ley que, entre otras cosas, creó el Consejo Superior Notarial y le quitó a la DNN toda facultad sancionatoria, en consecuencia a partir de que entró en vigencia esa modificación todos los procesos disciplinarios en donde la DNN impone sanciones, me he enterado que en la DNN muchos colegas desconocen esa mofidicacón e incluso usan versiones del Código Notarial que no incluyen esas modificaciones, también la DNN se empecina a notificar por edicto a pesar de lo que la Sala Constitucional les ha ordenado en los VOTOS 08197-99 y 2010-009132, en estos días, sino horas, un colega que fue sancionado por la DNN estará presentando un proceso contencioso administrativo en donde entre otras cosas pedirá la nulidad del Manual de Trámites y Procesos de la Dirección Nacional de Notariado que, vía acto administrativo impone suspensiones no contempladas por la ley como lo es un mes por cada índice no presentado cuando la ley dice que la suspensión no podrá superior a un mes y se dejára sin efecto en el momento en que se presente el índice, pero incluso la DNN presentados los índices no cesa la suspensión, me gustaría oir los comentarios al respecto y en el momento en que se presente el proceso contencioso administrativo les daré mas detalles.

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