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Documentos en trámites registrales deben ser autenticados por notario

Con fecha 18 de diciembre del año pasado, la Sub-Dirección General del Registro Nacional emitió el Criterio Registral SUB-DGL-558-2018, que tiene como asunto: Autenticación de firmas de los titulares de bienes y derechos inscritos, en los documentos privados que formen parte de los trámites, actuaciones y procesos que se realizan en el Registro Nacional y que no modifiquen asientos registrales.

«Esta Dirección General, en aras de unificar criterio en relación con la autenticación de firmas de los titulares registrales en los documentos privados que formen parte de los trámites, actuaciones y procesos que se llevan a cabo en el Registro Nacional; y en amparo de las potestades conferidas por ley, procede a separarse de lo dispuesto en el oficio DGL-AJU-07-360-2018, de fecha 23 de marzo del año 2018, suscrito por la Asesoría Jurídica del Registro Nacional»  (Textual del criterio registral SUB-DGL-558-2018)

Nos permitimos transcribir a continuación algunos de los razonamientos esbozados:

1.-Según lo dispuesto en el artículo 283 de la Ley General de la Administración Pública, Ley N°6227, de fecha 02 de mayo del año 1978, en concordancia con los alcances de la resolución número 44-2015-VII de las 14 horas con 50 minutos de fecha 8 de mayo del año 2015, emitida por la Sección Novena del Tribunal Contencioso Administrativo, del Segundo Circuito Judicial de San José, Anexo A, se reconoce la facultad de autenticación del abogado, en los documentos cuyos efectos sean de índole administrativo, pudiéndose así constituir por una solicitud mediante simple carta autenticada.

2. Para lo que corresponda, dicho numeral -283 de la Ley General de la Administración Pública- expresamente faculta que la autenticación de la firma del mandante se pueda realizar por medio del mismo abogado. Sin embargo, a la luz de lo dispuesto en el artículo 367, inciso 2) sub inciso f) de la Ley General de la Administración Pública, se excluye su aplicación, en los procedimientos en materia de Registros Públicos, por lo tanto, la viabilidad jurídica de la autenticación de firma por parte del abogado se acredita únicamente para trámites de acceso a servicios propios de la Administración.

3. Que la Junta Directiva del Colegio de Abogados, según Acuerdo 2017-19-004, de fecha 19 de julio del año 2017 (avaló el criterio vertido por la Comisión de Notariado del Colegio de Abogados), en relación a la autenticación del profesional en derecho, al tener por acreditado que : “(…) toda autenticación de firmas debe presumirse notarial, salvo norma legal que la establezca de abogado, cualquier trámite o diligencia que requiera de la autenticación de firmas y no indique en qué condición profesional debe realizarse, se entenderá que debe ser realizada notarialmente (…)”.

4.- En este marco de análisis, cuando un notario público autentica la rúbrica en un documento, lo hace dentro de los parámetros típicos de su competencia funcional en aspectos tales como: la imparcialidad, la condición profesional de asesorar correctamente a las partes en cuanto a la formación y expresión legal de su voluntad en las actuaciones jurídicas que realicen, en razón del conocimiento como especialista en Derecho Notarial y Registral, y en ejercicio de su competencia material, lo cual le permite legitimar y autenticar los actos en los que interviene como fedatario público, dejando constar hechos, sucesos, situaciones, actos o contratos jurídicos, cuya finalidad sea asegurar derechos y obligaciones; materializándoles a través de los instrumentos y demás documentos autorizados por él, según lo dispuesto en el Código Notarial, Ley N°7764, de fecha 17 de abril del año 1998.

5. El notario público autenticante, debe actuar siempre en consonancia con los mecanismos de seguridad que garanticen la veracidad y pertenencia de su condición, siguiendo estrictamente los presupuestos formales y de fondo que al efecto establece la Dirección Nacional de Notariado, así como la normativa y lineamientos afines.

6. Esta Dirección General considera que, las garantías derivadas de los documentos expedidos por los notarios públicos -sean documentos protocolares o extra protocolares-, no pueden ser sustituidas por la formalidad de una firma autenticada por abogado, en tanto carecen de mecanismos de seguridad verificables por el mismo Registro Nacional; considerar semejante equiparación, implica un perjuicio inminente en contra de la seguridad jurídica del tráfico de los bienes y derechos inscribibles, lo cual transgrede el objetivo institucional, como un condicionante del sistema de seguridad preventiva, que, articulado con la función notarial, se debe garantizar por medio de la publicidad registral.

7. Que el Registro Nacional, debe integrar e interpretar la normativa existente, en relación con el engranaje del sistema de seguridad jurídica preventiva del tráfico de bienes y derechos inscribibles; tenor de lo dicho y en amparo de lo dispuesto en la Ley de Creación del Registro Nacional y sus reformas, Ley N°5695, de fecha 28 de mayo del año 1975, y la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Ley N°8220, de fecha 04 de marzo del año 2002, los mecanismos de validación son garantía de autenticidad y pertenencia, por lo tanto la autenticación notarial que acredita la rúbrica del titular registral, en los documentos privados que formen parte de los trámites, actuaciones y procesos que se llevan a cabo en la institución, se considera óptima para garantizar la seguridad jurídica, conforme los requerimientos normativos que se ejecutan a nivel institucional.

(…)

IV. DISPOSICIÓN FINAL:

En los documentos privados no inscribibles, que formen parte de los trámites, actos y procesos que no alteren o modifiquen asientos registrales, y que por su naturaleza requieran autenticación de firma, el Registro Nacional únicamente aceptará la realizada por parte de notario público (en tanto cumpla con la normativa y los lineamientos establecidos al efecto, por parte de la Dirección Nacional de Notariado); salvo en los supuestos que exista norma legal en contrario.» (Hasta aquí transcripción en lo conducente del Criterio Registral SUB-DGL-558-2018)

Con mucho gusto suministraremos el texto completo del criterio registral en comentario a los suscriptores de Master Lex que nos lo soliciten al correo electrónico:  legal@masterlex.com

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

1 Comentario

  1. hugo • 08 febrero, 2019

    El mensaje es muy claro, » que ahí nadie se pone de acuerdo»obviamente con el beneficio de la duda incluido y añado: para qué pagamos impuestos que van destinados a contratar funcionarios que no se onen de acuerdo, no mesuran los alcances de sus funciones o que en cosas tan sencillas, como sucede en la administración pública, cuando uno decide o dispone algo el otro muy afanoso, para eso sí, le serrucha el piso. Tercer mundo….

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