POWERED BYmaster lex

El condominio y la toma de decisiones ¿Se pueden realizar asambleas virtuales?

Agradecemos al Lic. Ignacio Alfaro,  renombrado especialista en el campo del Derecho Condominial,  este completo artículo que nos comparte sobre un tema que muchos notarios han estado consultando estos días dada la exigencia del distanciamiento social al que nos obliga la actual crisis sanitaria que atraviesa el país..

———————-

«Esta emergencia del Coronavirus nos ha obligado a replantearnos muchos conceptos para poder cumplir con los fines de las normas en contextos inéditos, y los condominios no han estado ajenos a esta situación.

Los condominios toman sus decisiones más importantes en Asamblea de Condóminos, pues son competencia de esa Asamblea “las resoluciones sobre asuntos de interés común, no comprendidas dentro de las facultades y obligaciones del administrador.” (Artículo 24 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio.

Estas Asambleas tienen formalidades de convocatoria, frecuencia, etc., que deben estar definidas en el Reglamento del Condominio, porque así lo exige es misma ley:

ARTÍCULO 33.- El reglamento de condominio y administración deberá contener, como mínimo, disposiciones sobre los siguientes puntos: (…) c) La frecuencia con que se reunirá la Asamblea de Propietarios, la forma de convocarla, la persona que presidirá las reuniones y el procedimiento para designarla.

Además, para poder tomar los acuerdos hay mínimos de votación establecidos en los artículos 27 y 14 de esta misma ley. Todo eso debe seguirse cumpliendo.

¿Puede realizarse una Asamblea de Condóminos virtual?
La ley 7933 (Reguladora de la Propiedad en Condominio) no prohíbe que estas se realicen bajo esta modalidad, ni exigen la presencia física de los condóminos en la Asamblea. Adicionalmente, si el Reglamento de Condominio y Administración tampoco exige su presencia física ni prohíbe su realización, no habría norma prohibitiva que lo impida. No olvidemos que nos rige la autonomía de la voluntad.

Ahora bien, ¿qué condiciones deben cumplirse para incrementar la certeza de validez de la Asamblea de Condóminos?
Dado que no hay ninguna norma que nos guíe en esto, debemos observar lo que se hace en otros ámbitos y aprender. Uno de ellos sociedades anónimas, ya que desde hace algún tiempo el Registro de Personas Jurídicas estableció algunos requisitos para la inscripción de asambleas.

Podemos adaptar eso a condominios, aunque se trata de otra materia. Hay que recordar que esos lineamientos de Personas Jurídicas lo han sido para la inscripción de Asambleas, lo cual es un acto aparte de la realización misma de la Asamblea.

Los principios que debemos seguir son:

• Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado (en este caso asamblea de condóminos) deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano.
• Interactividad: Estos mecanismos deben ser interactivos, permitiendo una comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real.
• Integralidad: La comunicación debe ser integral, de forma que permita el envío de imagen (personas, video, multimedia, etc.), sonido (voz de alta calidad, música, etc.) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc.)

Ahora bien, hay cinco principios adicionales que recomendaríamos, conociendo el contexto condominal, para incrementar la certeza:

• Identificación indubitable: Debemos poder identificar indubitablemente a la persona asistente.
El Protocolo para la realización de audiencias orales por medios tecnológicos en materia civil (CIRCULAR N° 93-2020) lo resolvió así:
“Artículo 4.—Identificación: En todo proceso judicial, se debe solicitar a la persona usuaria, a sus abogadas (os) y representantes legales, los datos indispensables para su identificación y para ser contactados para la audiencia oral y cualquier otra etapa del procedimiento. Ello incluye un número de teléfono celular, el cual se guardará en caso de que así lo solicite la persona interesada, en un archivo privado en el expediente electrónico o en caso de no poderse materializar de esa manera, de forma física.
Artículo 27.—Identificación. Verificada la conexión de todas las personas que deben estar presentes, se dará la bienvenida y se solicitará la identificación vigente de cada participante. Cada persona, deberá acercar su rostro a la cámara e indicará en forma oral su nombre, apellidos y número de identificación. Además, mostrará su documento de identidad. Cuando el tribunal lo considere necesario, el documento de identidad se podrá cotejar con la cuenta cedular en el Tribunal Supremo de Elecciones o ante la Dirección de Migración y Extranjería en donde además se constate la fecha de vencimiento de la misma.”
Así que en condominio podría utilizarse algo similar: un adecuado Registro de Propietarios y ese mecanismo de verificación visual de la identidad de la persona propietaria antes de ser admitida en la sala de sesiones virtual.

• Conservación: Debería ser conservada la sesión en grabación, sin olvidar la debida protección de la imagen y los datos personales que nos impone el Código Civil por una parte y la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, ley 8968, por la otra.
• Excepcionalidad: Esto ha sido frecuente en los reglamentos que autorizan a órganos colegiados del sector público (que es entendible que requieran de una autorización por su sujeción al principio de legalidad). De momento el contexto del Coronavirus, los lineamientos del Ministerio de Salud y la vigencia del decreto de emergencia, deberían ser suficiente prueba de la necesidad de esta modalidad excepcional.
• Permanencia: Este es el equivalente de la comprobación de quórum al momento de la votación. Se hace más que nunca necesario hacer esta comprobación ya que podría una persona haberse desconectado (voluntariamente o por fallos tecnológicos) y no podemos asumir que concurrió con su voto sin que así sea. Verificar que la persona está conectada al momento de votar y asegurarse de la identificación de la persona conectada deberían repetirse en este momento.
• Identificación indubitable del voto: Eso es igualmente importante en Asambleas de Condóminos presenciales, por lo que se trata solamente de lo mismo: Poder tener total certeza de que alguien ha votado en un sentido u otro. El chat de la aplicación podría perfectamente registrar eso, si no se dispone de una plataforma integrada a la sesión que lo registre.

Es de enorme importancia que la administración pueda proporcionar los medios para que todos los condóminos accedan al medio tecnológico y sepan su uso, de forma que esto no represente un factor de exclusión. Sin duda los retos logísticos son importantes.

Así que mientras vamos asentando esto quizás será prudente contar con un acta notarial de respaldo que garantice que estos principios se han cumplido en un documento con fe pública. Es entendible que puede ser un acta algo complicada de asentar.

No olvidemos que esto es terreno inexplorado, por lo que serán en última instancia los Jueves Civiles los que quienes determinen si es válida o no la Asamblea, en los procesos sumarios que eventualmente se interpongan. Confiamos que sí pasará la prueba de validez será pues si Corte Plena ha podido crear un procedimiento para audiencias virtuales en materia civil, podrán los juzgadores analizar si es posible o no realizar Asambleas mediante esa modalidad.»

 

Be Sociable, Share!
  • Twitter
  • Facebook
  • email
  • Google Reader
  • LinkedIn
Ignacio Alfaro Marín

Ignacio Alfaro Marín es abogado y notario público por la Universidad de Costa Rica, desde el 2004 y dedicado al área inmobiliaria y condominios desde 1998. En su experiencia profesional ha asesorado a gran cantidad de condominios en diversos temas legales y de convivencia. Ha promovido la educación de las personas que tienen relación con los condominios a través de un blog desde 2008 (Doctor Condominio) y cursos, por su cuenta y a través de organizaciones como la Cámara Costarricense de la Construcción y la Costarricense de Corredores de Bienes Raíces y docente universitario en la Universidad de Costa Rica. Ha sido conferencista invitado en materia de condominios en México, Argentina, Panamá y Colombia; y es el Presidente de la Asociación Costarricense de Administraciones de Condominios. Autor del libro "Nuevos condominios, nuevas administraciones" Padre orgulloso de una adolescente, vive en San José, Costa Rica.

3 de 3 Comentarios

  1. Jose • 17 septiembre, 2020

    Excelentre tema el tratado. una cosa preocupante en Costa Rica es el desmadre o desastre en la gran cantidad de complejos de condominios construidos sin permisos municipales y sin agua legal. Que estan ahora en manos de lo que llamamos «Juntas de Propietarios de Condominios, (HOA) como las llaman los extranjeros americanos.
    a- Son legales esas Juntas administradivas de propietarios de condominios del caso mencionado arriba.
    b- Asambleas general de propietarios virtuales: que pasa cuando propietarios tienen algun tipo de discapacidad (sordera, No vidente, etc, etc, etc,)no internet o no tienen el equipo tecnologico para participar en las reunion virtual.
    En mi opinion, en C.R estamos en pañales en cuando al manejo administrativo de condominios.

    Tenga un buen dia.Have a nice day.
    Gracias.

    Responder
  2. Marta Patricia Víquez Picado • 27 mayo, 2020

    Buenas tardes previo subí escrito no obstante no estaba actualizada la información de la versión de los lineamientos del Ministerio de Salud, en esta versión actualicé ese dato, saludos

    Agradezco la iniciativa de Punto Jurídico al traer a colación el tema de la realización de Asambleas por medios electrónicos en Condominios.

    Podríamos previo al análisis tener plena certeza, que en los reglamentos internos de la mayoría de Condominios no se contempla la realización de asambleas virtuales de acuerdo con los parámetros establecidos en la Circular DPJ-010-2018 de la Dirección Registro de Personas Jurídicas del 9 de julio de 2018 y en su referente el Dictamen C-298-2007 de la Procuraduría General de la República del 28 de agosto del 2007.

    Soy del criterio que las reglas para implementar las asambleas virtuales en materia condominal, deben constar en el Reglamento Interno y estar publicitadas en el Registro Nacional. Debiéndose integrar en estos los lineamientos referentes a la realización de las asambleas virtuales, tomando en cuenta los principios rectores de integralidad, interactividad y simultaneidad; la bidireccionalidad en tiempo real en ambos sentidos del envío y la recepción de datos, permitiéndose la deliberación plena y de forma permanente entre los participantes. Y en estricto orden determinar cómo acreditar la participación de los propietarios o representantes legales y la verificación del quorum legal de acuerdo con el orden del día.

    A raíz de la emergencia por el Covid-19 y las órdenes sanitarias atinentes, la administración de algunos condominios sesgan la información contenida en los “Lineamientos generales para Condominios Comerciales, condominios con espacios comerciales y residenciales, Condominios Residenciales debido a la alerta sanitaria por Coronavirus (COVID-19), versión 005 del 11 de mayo de 2020, lineamiento emitido por el Ministerio de Salud”, alejándose de las indicaciones dadas en el apartado: “De los lineamientos para que la Junta Administradora o la Administración, según indique el reglamento del condominio, derive al personal de administración del condominio”, el subrayado y resaltado son propios; específicamente en lo concerniente al apartado 5.1.5: “Procurar que las reuniones regulares de Junta Directiva, Comités y Asambleas de Propietarios, en los casos que aplique, se realicen en forma virtual. En su defecto deberá aplicarse la norma del 50% de la capacidad del lugar y las personas deberán estar distanciadas unas de otras de al menos 1,8 metros.”, el subrayado y el resaltado son propios.

    Con todo respeto le solicito a la redacción de Punto Jurídico, que le solicite al Registro Nacional, sección Propiedad en Condominio, un criterio al respecto y/o bien que prorroguen los plazos de nombramiento de los Administradores. Ya que lo actuado por muchos administradores de condominios durante la crisis producto del Covid-19, deviene en la impugnación posterior de múltiples asambleas de condóminos o bien en la realización de asambleas que por su trascendencia requieren del 100% del quórum de ley y que amparados en la emergencia que atravesamos, se adopten acuerdos determinantes para el destino del Condominio. Todo lo anterior al margen de las daciones de fe del Notario Público que protocolice.

    Responder
  3. Jean Pierre Pino • 26 mayo, 2020

    Interesante el tema que trata el Lic. Alfaro, y su respetable posición.
    Es un tema complejo, definitivamente ni la ley ni la mayoría de los reglamentos de condominio existentes previeron la posibilidad de la celebración de las llamadas asambleas virtuales, lo cual, en mi criterio, complica su implementación.
    La mayoría de los reglamentos contemplan el «lugar» de celebración de las asambleas, no hablan del medio de celebración. De igual forma, en el caso de condominios con gran cantidad de filiales, la logística para legalmente acreditar la participación sería compleja, lo mismo que el proceso de verificar la identidad de los participantes y garantizar su presencia y participación durante la celebración de la asamblea, el garantizar que no se pierde conexión, que todos los participantes lograron escuchar lo discutido y contaron con una comunicación ininterrumpida, lo mismo que el recuento de votos de cada acuerdo que se vaya a tomar, entre otras circunstancias, hace que el asunto sea complejo.
    A diferencia de lo que sucede con las personas jurídicas, en condominios no se cuenta con un criterio (circular) Registral que sustente la celebración de asambleas virtuales, ni los aspectos a considerar para su celebración. Como bien menciona el Lic. Alfaro, se podrían considerar las circulares mencionadas en su artículo, pero a nivel práctico, representa un gran reto, no solo a la misma logística de celebración de la asamblea, sino que a la verificación de cumplimiento de requisitos legales para su celebración y posterior protocolización, ¿Cuál documento supliría la lista de asistencia debidamente firmada por los participantes que exigen muchos reglamentos?
    Lo cierto, es que el tema es complejo y cada caso debe valorarse de forma individual según el condominio y su reglamento. De igual forma es importante considerar si el Notario que participe tiene la seguridad de contar con todos los elementos de respaldo que la ley y los lineamentos le exigen. Definitivamente el tema es complejo, pero sobre todo, nos obliga a incorporar el mismo en la redacción de futuros reglamentos de condominio.

    Responder

Dejar un comentario
PAUTAS PARA PARTICIPAR EN ESTE BLOG

*