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¿Puede el uso de firma digital hacer desaparecer la autenticación de firma notarial?

h. Agosto, K. 2014, Notarios, Noticias MasterLex

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El Lic. David Segura, conocido especialista en Derecho Notarial y Registral, gentilmente accedió a nuestra solicitud de aclaración de esta inquietud que cada día surge con más fuerza dentro del ámbito notarial.   Transcribimos a continuación en forma literal,  su opinión sobre el tema:

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«Previo a contestar esta pregunta es necesario realizar algunas precisiones:

¿Qué es una firma autógrafa?
La RAE define firma como: el Nombre y apellido, o título, que una persona escribe de su propia mano en un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.

En términos más sencillos podemos decir que una firma autógrafa, es el elemento que vincula a un documento con su productor.

¿Qué es una firma digital?
Una firma digital es cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico. (Ver art. 8 de la Ley Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos)

¿Qué es una firma autógrafa autenticada notarialmente?
Es la firma autógrafa puesta en presencia del notario público quien por la fe pública que posee mediante una razón deja constancia de este hecho, además, garantiza que la firma pertenece al suscribiente por el deber de identificar cuidadosamente y sin lugar a dudas, a las partes y los otros intervinientes en los actos o contratos que autoricen.

¿Qué es una firma digital certificada?
El certificado digital es un complemento de la firma digital, para impregnarle así certeza y seguridad al documento firmado. Esto se debe a que en el proceso de emisión del certificado digital interviene un tercero imparcial llamado Autoridad Certificadora, y previo a emitir el certificado identifica de forma unívoca al firmante, esto garantiza y permite tener seguridad de la autenticidad y pertenencia del documento al productor.

En nuestro país las firmas digitales son emitidas por autoridades certificadoras, y la posibilidad de utilizar una firma digital sin estar amparada a un certificado de firma digital es muy remota pero no imposible si la misma no es obtenida mediante una autoridad certificadora.

El certificado de firma digital no solo permite tener certeza del firmante, sino también de la integridad del documento, sobre todo si consideramos que los documentos electrónicos son altamente manipulables. El certificado de firma digital permite advertir si un documento ha sido modificado posterior al momento de su firma, esto facilita discernir si se le otorga valor o no al documento, y en caso de haber sido modificado posterior a su firma, se le resta valor y eficacia.
Los documentos firmados digitalmente amparados a un certificado de firma digital válido, dotan al documento de una seguridad prácticamente invencible, de esa manera el receptor de un documento suscrito digitalmente y recibido por cualquier medio puede confiar plenamente en la integridad, autenticidad y no alteración del documento.

¿Por qué autenticar notarialmente una firma autógrafa?
La principal razón por la cual se autentica notarialmente una firma es brindar seguridad jurídica, pues tal como lo expresa la definición de la RAE, la firma de una persona en un documento es sinónimo de aprobación o aceptación de su contenido, y según el tipo de manifestación que se trate, se hace con el fin que surta efectos.

Según lo anterior, la firma de un documento es la expresión del consentimiento de una persona, por ello en algunos casos resulta necesario, tener certeza de quien firmó el documento es quien dice ser, certeza que se obtiene con la autenticación notarial por los siguientes aspectos:

1- La Presencia del Notario Público y su fe pública.
2- La suscripción del documento delante del Notario Público.
3- La constancia del Notario Público de esa circunstancia.
4- El uso de los mecanismos de seguridad del Notario Público.

Esta necesidad de certeza y seguridad jurídica se justifica sobre todo en los casos en que los documentos no son tramitados de forma personal, de manera que no existe posibilidad de verificar si la firma pertenece o no a la persona.

Hay preocupación frente al creciente uso de la firma digital, sin embargo, ya en nuestro ordenamiento jurídico hay normas que le dan valor a la firma del administrado sin necesidad de estar autenticada, tal es el caso del artículo 286 de la Ley General de Administración Pública que dispone:

Artículo 286.–
1. La petición será válida sin autenticaciones aunque no la presente la parte, salvo facultad de la Administración de exigir la verificación de la autenticidad por los medios que estime pertinentes.
2. Se tendrán por auténticas las presentaciones hechas personalmente.

¿Para qué se usa una firma digital certificada?
La firma digital certificada tiene dos usos específicos, uno para firmar digitalmente un documento, y el otro para autenticarse en un sitio web.

La tarjeta inteligente que entrega la autoridad certificadora a toda aquella persona que tramita su firma digital contiene, la firma digital con el nombre e identificación del firmante, el certificado de firma digital y el certificado de autenticación.

El certificado de autenticación es requerido como medio de autenticación en sitios web para tener certeza de la identidad de la persona que accede el sitio específico. Esta exigencia es básicamente para sitios de gobierno, servicios de banca electrónica, poder judicial entre otros.

El certificado de firma es el que se utiliza para suscribir documentos electrónicos y hasta ahora su uso ha sido poco explotado.

Un documento electrónico firmado digitalmente amparado a un certificado de firma digital válido es equivalente a un documento tradicional firmado y que se encuentra autenticado por un notario.

¿Es muy frecuente el uso de la firma digital?
Si bien es cierto, existe un incremento en la exigencia de este mecanismo de seguridad para realizar transacciones en la web, no hay una conciencia clara del uso y alcances de la misma en la población.

Además, aunque ha crecido el número de personas que hoy utilizan este mecanismo de seguridad, la mayoría de la población no cuenta con este dispositivo. La mayoría de las personas que lo adquieren, lo hacen sobre todo en el ámbito del derecho público. En el ámbito del derecho privado el impacto ha sido mucho menor.

Respuesta
La autenticación notarial es un servicio que el notario seguirá brindando, coexistirá con la firma digital, los documentos tradicionales no dejaran de existir, si experimentaremos una disminución sensible en la solicitud de este servicio en el tanto la administración pública implemente el uso del documento electrónico y la firma digital para sus diversos trámites, sin embargo siempre habrá personas que no cuenten con estos mecanismos o que si cuentan con ellos, no saben cómo usarlos, debiendo optar por la forma tradicional.

Por otra parte el uso de documento electrónico y firma digital, también es aplicable a la función notarial y se convertirá en el mecanismo de evolución de nuestra función como notarios públicos, esto implica y representa un reto aun mayor que la desaparición o uso excepcional en el futuro de la autenticación notarial.»  (Artículo del Lic, David Segura escrito para Punto Jurídico.   El Lic. Segura es abogado y notario público graduado de la Universidad de Costa Rica, Especialización en Derecho Notarial y Registral, Universidad Interamericana, actual Universidad Latina.  Asociado del Bufete Jurex Law.)

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

11 de 11 Comentarios

  1. Gerardo Briceño • 19 junio, 2019

    Según mis escasos conocimientos en leyes, y analizando el tema, los Notarios Públicos, dan fe de la autenticidad de la persona que suscribe el documento de interés. Ahora me voy a atrever a realizar la siguiente pregunta: Si una firma digital, también, equivale a la autenticidad del suscritor (rubricante), verdad que es cierto, como en realidad lo es, que ya no sería necesaria la autenticación de un Notario?

  2. Edgar Rohrmoser • 26 enero, 2019

    Deseo conocer si la DNN ha emitido criterio sobre la posibilidad de emitir certificaciones notariales en forma tradicional en papel de seguridad, y luego convertirlas a un PDF y firmarlas digitalmente, lo cual está permitido en la Ley de Firma Digital desde hace muchos años, en la misma forma en que se realiza la firma digital de testimonios en Acrobat
    DC para constituir sociedades en CrearEmpresa. Gracias y saludos cordiales a todos los colegas.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 enero, 2019

      Estimado don Edgar, Nos parece muy interesante esta posibilidad que plantea de que las certificaciones notariales después de ser impresas en papel de seguridad y firmadas del puño y letra del notario, puedan ser «convertidas» a un documento electrónico y firmadas digitalmente con lo cual su autenticidad quedaría asegurada. En una nota que publicamos en noviembre del 2015 en este blog sobre la posibilidad de que los notarios utilicen su «firma digital» para la emisión de certificaciones en formato electrónico, el Consejo Superior Notarial respondió lo siguiente: » En este momento no existen a nivel de la Dirección Nacional de Notariado los desarrollos tecnológicos adecuados para el uso de la firma digital y de la certificación de información en dispositivos electrónicos.» (Puede ver más en https://puntojuridico.com/?s=los+desarrollos+tecnol%C3%B3gicos+adecuados+para+el+uso+de+la+firma+digital
      Podría resultar conveniente plantear nuevamente el tema al CSN y partiendo de su propuesta de que el notario imprima en físico la certificación para convertirla luego a PDF y que sea ese documento electrónico el que firmado digitalmente se haga valer.

  3. Rogeliio Segura • 16 septiembre, 2014

    Me parece muy acertada la ponencia del Lic. Segura, pues las necesidades tecnológicas nos llevan a vivir días cada vez mas acelerados, al punto que para dar rapidez y certeza a tramites, se pueda utilizar hoy la firma digital, es muy lamentable que a pesar de que una ley prevea el uso de el protocolo Digital con la ley 8454 en el 2005 ( artículo 5 inciso F), que vamos ya para casi 10 de su emisión y esto todavía no se logra hacer una realidad, DNN debe tomar nota de este artículo para que empiecen por implementar las tecnologías necesarias, y que no nos quedemos con el simple establecimiento en la ley, sino que podamos ser modelo a otros países a nivel centroamericano en materia de Notaria Digital, esto es un reto para la DNN, esperemos que prontamente veamos acciones tendientes a dejar el pasado atrás y empezar a actualizarse.

    Saludos a todos.

  4. Patrocinio Villanueva Vega • 18 agosto, 2014

    Pagan impuestos por cada 15.000 Colones que cobran???? Sabe lo que es esa suma para un pobre???

  5. 007CENTINELA • 14 agosto, 2014

    Con reformas legales todo es posible. El notario legitima y autentica, da fe pública, brinda seguridad jurídica, y en todos estos temas el principio de legalidad es prevalece como piedra angular de una potestad pública delegada por el Estado. Si no está expresamente autorizado, no está permitido. Cuando al Notario se le autorice expresamente autenticar firmas o huellas por medio de firma digital, podrá hacerlo y útil en la vida real, y entonces todo lo demás ser meramente para la academia.

  6. Alejandro Bettoni T. • 14 agosto, 2014

    Muy interesante artículo. Yo quisiera agregar que la firma digital no surte los efectos jurídicos de una firma autógrafa autenticada por notario, sino los de una firma autógrafa (art. 9 de la ley 8454). El soporte electrónico no dispensa el cumplimiento de los requisitos que exige la ley para cada acto en particular (art. 3). La equivalencia funcional no altera el Derecho preexistente. El notariado electrónico puede existir, y de hecho existe ya y está bien regulado en otros países desde hace muchos años. En España, por ejemplo, hay una autoridad de certificación notarial que emite, a favor de personas físicas y jurídicas, certificados electrónicos reconocidos ante notario. Nuestra ley 8454 lo faculta, pero obviamente no se ha puesto en práctica.

    • Juan José Obando • 14 agosto, 2014

      Yo opino distinto sobre el valor jurídico y probatorio de la firma digital certificada. El artículo 10 de la Ley 8454 me parece muy claro y crea una presunción iuris tantum en favor de la firma digital certificada. De tal forma no es una firma autógrafa simple. Lleva intrínseca una función de fe pública otorgada a la Autoridad Certificadora (SINPE) que identifica al firmante así como con ello se garantizan los elementos de integridad, no repudio y autenticidad del documento electrónico firmado. Debido a ello supera el nivel de seguridad al de la firma manuscrita pero más que ello se crea un tratamiento jurídico de equiparación de la firma digital certificada a la firma manuscrita autenticada por el Notario Público. No creo que sea un régimen que compita pues el rol del notario en la documentación electrónica es por su naturaleza más limitado que el de las AC’s. Sobre la interpretación del criterio de equivalencia funcional mi opinión es que si presenta algunos cambios a la normativa actual, incluída la notarial. Conceptos como el de protocolo deben readecuarse para permitir elementos diversos de seguridad que al día de hoy se reflejan como requisitos únicamente aplicables al papel por su propia naturaleza (número de líneas, prohibiciones de entrerrenglonaduras, uso de liquid paper, etc, todas cuestiones relacionadas con el mundo atómico y no con el digital). Coincido en que falta poner en práctica mucho de lo que la ley permite. Sería fantástico tener la posibilidad de realizar más cantidad de actos notariales a distancia teniendo en cuenta métodos de criptografía tanto simétricos como asimétricos para dar suficiente seguridad.

  7. Manfred Sáenz Montero • 14 agosto, 2014

    De cara al uso del certificado de firma electrónica, sería interesante conocer la posición del autor, de cara al principio de unidad del acto y la necesidad de la comparecencia de las partes intervinientes. Es decir, ¿podríamos preveer que en algún momento con el ordenamiento vigente, las partes intervinientes pudieran suscribir las escrituras públicas por medio de su certificado de firma digital? De forma tal, que los intervinientes no se encuentren en el mismo lugar al momento de otorgar la escritura. Estoy claro que una posibilidad como esta necesitaría de la redefinición del protocolo mismo, para pensar en un protocolo digital (que no sería el de referencia).

    • Juan José Obando • 14 agosto, 2014

      En mi opinión el protocolo electrónico es una realidad que debe implementarse pero en respeto de varios elementos, uno de ellos la necesidad de comprobación de voluntades simultáneas. De hecho ya el protocolo electrónico existe normativamente (art. 5 Ley 8454) y la DNN no ha sabido como implementarlo con lineamientos específicos. La unidad del acto se puede reinterpretar acorde con el principio de equivalencia funcional de la legislación indicada (arts 2-4) y con ello mientras haya elementos tales como una videoconferencia en una notaría virtual sería posible determinar la existencia de voluntades que luego se plasman mediante el uso ya sea web ya sea por e-mail de la firma digital.

    • David Segura Villalobos • 14 agosto, 2014

      Estimado Colega, en primera instancia muchas gracias por su aporte, los aspectos planteados en su comentario son precisamente los que en el ultimo párrafo del artículo señalo como un reto mayor, El protocolo Digital desde la emisión de la ley 8454 en el 2005 está previsto en el artículo 5 inciso F,:

      Artículo 5º-En particular y excepciones. En particular y sin que conlleve la
      exclusión de otros actos, contratos o negocios jurídicos, la utilización de documentos
      electrónicos es válida para lo siguiente:

      f) La gestión, conservación y utilización, en general, de protocolos notariales,
      incluso la manifestación del consentimiento y la firma de las partes.

      El Derecho Notarial tal como lo conocemos, está basado en el uso de documentos tradicionales donde la presencia física de las partes como del notario es necesaria para reunir todos los elementos de fuerza para que la fe pública surta sus efectos.

      Para hacer realidad el protocolo notarial digital y aprovechar las ventajas del uso de este tipo de tecnologías es necesario desarrollar e implementar las herramientas adecuadas, así como la emisión de una normativa clara, que puede requerir inclusive reformas legales.

      Saludos