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En consulta pública: proyecto de resolución sobre Registro de Accionistas

Se encuentra disponible en la página web del Ministerio de Hacienda, un proyecto de  Resolución de Alcance General relativo al Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales. (Ver texto completo)

El proyecto de resolución es emitido en forma conjunta por el Instituto Costarricense sobre Drogas, el Ministerio de Hacienda y el Banco Central de Costa Rica.   Próximamente será publicado en La Gaceta, corriendo a partir de ese momento un plazo de diez días para que las entidades representativas de intereses de carácter general o corporativo que pudieren afectarse con la resolución, formulen sus observaciones al texto.

Se aclaran con esta propuesta, muchas de las inquietudes que en los últimos días surgieron después de varios avisos publicados en medios de circulación nacional así como en La Gaceta, en los que se conminaba a  representantes legales específicos de las sociedades y otras entidades a obtener el respectivo certificado de firma digital, necesario para la utilización de la plataforma electrónica que permitirá el cumplimiento de esta nueva obligación. (Ver nuestra nota en este mismo blog)

Nos permitimos a continuación resumir algunos de los aspectos que más nos han estado consultando sobre el tema.  Sugerimos la lectura completa del documento a fin de tener una visión más comprensiva de lo que esta nueva obligación societaria va a implicar para muchas entidades en el país.

Calendario para cumplimiento de la obligación / Registro de Accionistas

A partir de marzo de 2019 inicia la obligación para las distintas entidades jurídicas de cumplir con el registro de accionistas y beneficiario finales.   Para ello, las personas que a continuación se indican, para cada tipo de entidad, deberán contar necesariamente con un certificado válido de firma digital (firma digital)

Sociedades anónimas                                                      Presidente

Sociedades de responsabilidad limitada                     Gerente y subgerente

Sociedades en nombre colectivo                                   Administrador

Sociedades en comandita                                                  Gerente

Sucursales de sociedades extranjeras                              Apoderado generalísimo

Empresas individuales de responsabilidad limitada      Gerente

Sociedades civiles                                                            Administradores

El cumplimiento de la obligación se llevará a cabo de manera paulatina tomando en cuenta el número de finalización de las cédulas jurídicas de las entidades obligadas a cumplir con el registro así:

Marzo 2019      Cédulas jurídicas terminadas en 0

Abril 2019         Cédulas jurídicas terminadas en 1

Mayo 2019         Cédulas jurídicas terminadas en 2

Junio 2019        Cédulas jurídicas terminadas en 3

Julio 2019          Cédulas jurídicas terminadas en 4

Agosto 2019        Cédulas jurídicas terminadas en 5

Setiembre 2019  Cédulas jurídicas terminadas en 6

Octubre 2019       Cédulas jurídicas terminadas en 7

Noviembre 2019  Cédulas jurídicias terminadas en 8

Diciembre 2019   Cédulas jurídicas terminadas en 9

¿Qué hacer en caso de que el personero obligado a cumplir con el registro de accionistas tenga impedimento material para obtener certificado de firma digital?

En caso de impedimento material para que el representante legal del obligado pueda utilizar la plataforma para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, se ofrecen dos alternativas:

1.-. Que se autorice a otra persona, con facultades suficientes, para que sea quien utilice la plataforma,  para lo cual deberán solicitarle a un notario público que certifique la condición de esa personas  autorizada directamente dentro del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales.

Este requisito deberá realizarse cada vez que actúen personas físicas distintas del personero designado por ley para cumplir con esta obligación.

2. Otorgamiento de un poder especial mediante escritura pública ante notario a fin de que la persona jurídica autorice a una persona física a cumplir con todas las obligaciones de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal y el Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales correspondientes al período vigente.

El notario público que certifique lo indicado en el inciso “a” anterior deberá dar fe por medio de una funcionalidad que estará disponible en el sistema.  En el caso, del poder especial, deberá adjuntar en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, el testimonio digital respectivo, consignando los siguientes datos:

1. Número de identidad del notario público.
2. Número de cédula jurídica de la persona jurídica obligada.
3. Número de identidad de la persona física que figura como representante legal.
4. Número de identidad de la persona física autorizada.
5. Número de la escritura pública con referencia al folio y tomo del protocolo en donde haya quedado impreso el poder especial, o cuando corresponda, el número de certificación digital.
6. Especificación de la vigencia del poder otorgado (en el caso del poder especial)

Inscripción previa en el portal de los personeros llamados a cumplir con la obligación 

Para cumplir con la declaración de los accionistas y beneficiarios finales,  el representante legal o autorizado de cada persona jurídica, deberá registrarse  previamente en la plataforma denominada Central Directo del Banco Central de Costa Rica, la cual estará disponible para ello a partir del mes de enero entrante.

Objetivo de la declaración del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales

Identificar la totalidad de las participaciones de la persona jurídica así como a los beneficiarios finales y a las personas que ejercen control de los sujetos obligados de acuerdo con la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal.

Periodicidad de la obligación de declarar los accionistas y beneficiarios finales

La periodicidad dependerá del tipo de declaración. :

1.- Declaración ordinaria: Una vez al año, del primero al treinta de abril. (Las personas jurídicas que se constituyan con posterioridad a la fecha de cumplimiento de la declaración ordinaria, deberán suministrar la información dentro de los veinte días hábiles siguientes a que completen el proceso de constitución en el Registro Nacional.)

2. Declaración extraordinaria: Dentro de los quince días hábiles contados a partir de la fecha de la anotación en el libro respectivo, que constate que alguno de los propietarios de las participaciones igualó o superó el quince por ciento del total de las participaciones de la clase que se registra, ya sean comunes, preferentes u otras.

Sanción en caso de incumplimiento 

El incumplimiento de lo dispuesto en esta resolución, en la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal y el Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales podrá ser sancionado de acuerdo a lo establecido en el artículo 84 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, a saber,  una multa pecuniaria proporcional del 2% de la cifra de los ingresos brutos de la persona jurídica o estructura jurídica, en el período del impuesto sobre las utilidades, anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de tres salarios base y un máximo de cien salarios base.

 

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

13 de 21 Comentarios

  1. Manfred Chinchilla • 03 Diciembre, 2018

    Entre los requisitos del poder especial vemos que se establece la obligación de especificar la vigencia del poder otorgado . ¿Se va a permitir que el poder sea por plazo indefinido o digamos hasta que se nombre un nuevo apoderado’

    Responder
  2. Samuel Rojas • 03 Diciembre, 2018

    La duda que yo tengo es si va a ser necesario probar de alguna manera qu ela persona que por ley está obligada a dar la delcaración de accionistas, tiene efectivamente alguna limitación física o cualquier otra cosa qu ele impide obtener su firma digital, de manera que pueda hacerlo un autorizado

    Responder
  3. Gaby Alvarez • 03 Diciembre, 2018

    No entiendo la primera alternativa que se ofrece para los casos en que la persona obligada a hacer la declaración jurada, no puede obtener la firma digital …. ¿de qué forma puedo como notaria “certificar” que una persona está autorizada por la sociedad para rendir tal declaracíón .. si no es con vista de un poder especial otorgado al efecto? ¿En qué otro documento podría constar una autorización tan específica? o ¿Será que es suficiente con que el notario acredite con vista en el REgistro que esa persona cuenta con facultades de representación judicial y extrajudicial de la sociedad .. digamos con vista en un poder generalísimo?

    Responder
  4. Fernán Pacheco • 03 Diciembre, 2018

    Ya se van aclarando los nublados del día en cuanto a los extranjeros sin residencia. Asumo que el poder especial lo podrá otorgar tanto la asamblea de socios (mediante acta protolizada) o el representante legal que tenga facultades de sustitución. En el segundo caso me parece, sin embargo, que no es correcto pedir que se haga en escritura pública a tenor del artículo 1256 del Código Civil que establece que dicha formalidad solo es requerida cuando el poder tendrá efectos registrales, entendido esto como actos inscribibles en el Registro Nacional.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 03 Diciembre, 2018

      Definitivamente lo ideal sería que el poder especial pudiera consistir tanto en la protocolización de un acta del órgano autorizado de acuerdo con los estatutos de la sociedad para otorgar poderes como mediante la comparecencia directa de algún representante legal con facultades de sustituir su mandato. Sin embargo, de la literalidad de la norma nos parece entender que solamente se contempla esta segunda opción. Vemos por ejemplo que se establece: “Tramitar un poder especial mediante escritura pública otorgada ante notario público.” lo que nos hace pensar en la necesaria comparecencia del representante legal en la notaría. Además, entre los requisitos que deberá el notario consignar en la plataforma del poder especial otorgado se establece: “NUMERO DE IDENTIDAD DE LA PERSONA FÍSICA QUE FIGURA COMO REPRESENTANTE LEGAL” Este requisito, en nuestra humilde opinión, no tendría razón de ser si el mandato se formalizara mediante la protocolización de un acta. Verdaderamente que la redacción de la cláusula no es la más feliz. Esperemos que en la versión definitiva de la resolución, se logre establecer con claridad el procedimiento o procedimientos para la autorización de personas que puedan rendir la declaración de accionistas en sustitución del personero designado por ley para hacerlo.

      Responder
  5. Javier Solís • 03 Diciembre, 2018

    Me parece que en el caso de sociedades cuyos representantes legales sean extranjeros y que no tengan domicilio en Costa Rica, lo más razonable sería que el Agente Residente sea quien esté facultado para presentar esta declaración.

    Responder
    • Eddie • 04 Diciembre, 2018

      El agente residente es una figura que no goza de representación, su actuación es limitada y ya esta en desuso.

      Responder
  6. Alexander Porras • 03 Diciembre, 2018

    En una Sociedad Anónima, un sujeto con cargo de secretario y que posea Representación Judicial y Extrajudicial, ¿puede presentar la declaración de participaciones y beneficiarios finales en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales sin que sea autorizado por el Presidente de la Junta Directiva?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 03 Diciembre, 2018

      Nos parece entender que en este caso que usted expone, la alternativa que corresponde aplicar es la primera. Es decir se trata de un personero de la sociedad que ya cuenta con facultades de representación judicial y extrajudicial suficientes para actuar en nombre de ella. En este caso, no es necesario que la persona designada por ley para presentar la declaración (por ejemplo el Presidente en el caso de las sociedades anónimas) tenga que otorgar un poder especial sino que será suficiente con que un notario público ingrese a la plataforma del BCCR para acreditar en forma debida que efectivamente ese personero cuenta con facultades suficientes de representación. Ello lo hará el notario con vista en la respectiva inscripción registral. Realizada esa acreditación previa por el notario, podrá el secretario (en el caso que usted consulta) cumplir con la obligación de realizar la declaración de accionistas y beneficiarios finales.

      Responder
      • Alexander Porras • 03 Diciembre, 2018

        Gracias estimada Lic. Silvia.

        Para el caso de las sociedades anónimas inactivas, que solo son contribuyentes del impuesto a las sociedad, ¿deben también estos (las sociedades anónimas inactivas) presentar la declaración de participaciones y beneficiarios finales en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales?

        Saludos cordiales.

        Responder
  7. CESAR JIMENEZ • 30 Noviembre, 2018

    Vamos entendiendo, según estos lineamientos, en el punto 2- si la sociedad me da Poder Especial a mi como Notario, para que cumpla con la ley. Dicho poder lógico será en el protocolo de otro Notario, mi pregunta seria entonces, que quien tiene que mandar ese poder con su firma digital, a la plataforma Central directo seria el Notario ante el cual se otorgo el poder ? para luego yo quedar ya en inscrito y con mi firma digital cumplir con la información.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 02 Diciembre, 2018

      Exactamente. Nos parece como usted bien lo indica que el notario autorizante del poder especial será el encargado de entrar a la plataforma para acreditar la existencia de ese mandato, señalando los datos que expresamente le sean solicitados (número de escritura, tomo y folio del protocolo, etc) Ya una vez que dicho poder especial ha quedado acreditado dentro del sistema, podrá el notario que ha sido nombrado como apoderado, realizar la respectiva declaración de accionistas y beneficiarios finales. Ambos notarios, es decir aquel ante quien se otorga el poder especial como el notario que se constituye apoderado de la persona jurídica, deberán contar con firma digital para ingresar y utilizar la plataforma de Registro de Accionistas del BCCR.

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