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En consulta pública: proyecto de resolución sobre Registro de Accionistas

Se encuentra disponible en la página web del Ministerio de Hacienda, un proyecto de  Resolución de Alcance General relativo al Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales. (Ver texto completo)

El proyecto de resolución es emitido en forma conjunta por el Instituto Costarricense sobre Drogas, el Ministerio de Hacienda y el Banco Central de Costa Rica.   Próximamente será publicado en La Gaceta, corriendo a partir de ese momento un plazo de diez días para que las entidades representativas de intereses de carácter general o corporativo que pudieren afectarse con la resolución, formulen sus observaciones al texto.

Se aclaran con esta propuesta, muchas de las inquietudes que en los últimos días surgieron después de varios avisos publicados en medios de circulación nacional así como en La Gaceta, en los que se conminaba a  representantes legales específicos de las sociedades y otras entidades a obtener el respectivo certificado de firma digital, necesario para la utilización de la plataforma electrónica que permitirá el cumplimiento de esta nueva obligación. (Ver nuestra nota en este mismo blog)

Nos permitimos a continuación resumir algunos de los aspectos que más nos han estado consultando sobre el tema.  Sugerimos la lectura completa del documento a fin de tener una visión más comprensiva de lo que esta nueva obligación societaria va a implicar para muchas entidades en el país.

Calendario para cumplimiento de la obligación / Registro de Accionistas

A partir de marzo de 2019 inicia la obligación para las distintas entidades jurídicas de cumplir con el registro de accionistas y beneficiario finales.   Para ello, las personas que a continuación se indican, para cada tipo de entidad, deberán contar necesariamente con un certificado válido de firma digital (firma digital)

Sociedades anónimas                                                      Presidente

Sociedades de responsabilidad limitada                     Gerente y subgerente

Sociedades en nombre colectivo                                   Administrador

Sociedades en comandita                                                  Gerente

Sucursales de sociedades extranjeras                              Apoderado generalísimo

Empresas individuales de responsabilidad limitada      Gerente

Sociedades civiles                                                            Administradores

El cumplimiento de la obligación se llevará a cabo de manera paulatina tomando en cuenta el número de finalización de las cédulas jurídicas de las entidades obligadas a cumplir con el registro así:

Marzo 2019      Cédulas jurídicas terminadas en 0

Abril 2019         Cédulas jurídicas terminadas en 1

Mayo 2019         Cédulas jurídicas terminadas en 2

Junio 2019        Cédulas jurídicas terminadas en 3

Julio 2019          Cédulas jurídicas terminadas en 4

Agosto 2019        Cédulas jurídicas terminadas en 5

Setiembre 2019  Cédulas jurídicas terminadas en 6

Octubre 2019       Cédulas jurídicas terminadas en 7

Noviembre 2019  Cédulas jurídicias terminadas en 8

Diciembre 2019   Cédulas jurídicas terminadas en 9

¿Qué hacer en caso de que el personero obligado a cumplir con el registro de accionistas tenga impedimento material para obtener certificado de firma digital?

En caso de impedimento material para que el representante legal del obligado pueda utilizar la plataforma para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, se ofrecen dos alternativas:

1.-. Que se autorice a otra persona, con facultades suficientes, para que sea quien utilice la plataforma,  para lo cual deberán solicitarle a un notario público que certifique la condición de esa personas  autorizada directamente dentro del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales.

Este requisito deberá realizarse cada vez que actúen personas físicas distintas del personero designado por ley para cumplir con esta obligación.

2. Otorgamiento de un poder especial mediante escritura pública ante notario a fin de que la persona jurídica autorice a una persona física a cumplir con todas las obligaciones de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal y el Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales correspondientes al período vigente.

El notario público que certifique lo indicado en el inciso “a” anterior deberá dar fe por medio de una funcionalidad que estará disponible en el sistema.  En el caso, del poder especial, deberá adjuntar en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, el testimonio digital respectivo, consignando los siguientes datos:

1. Número de identidad del notario público.
2. Número de cédula jurídica de la persona jurídica obligada.
3. Número de identidad de la persona física que figura como representante legal.
4. Número de identidad de la persona física autorizada.
5. Número de la escritura pública con referencia al folio y tomo del protocolo en donde haya quedado impreso el poder especial, o cuando corresponda, el número de certificación digital.
6. Especificación de la vigencia del poder otorgado (en el caso del poder especial)

Inscripción previa en el portal de los personeros llamados a cumplir con la obligación 

Para cumplir con la declaración de los accionistas y beneficiarios finales,  el representante legal o autorizado de cada persona jurídica, deberá registrarse  previamente en la plataforma denominada Central Directo del Banco Central de Costa Rica, la cual estará disponible para ello a partir del mes de enero entrante.

Objetivo de la declaración del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales

Identificar la totalidad de las participaciones de la persona jurídica así como a los beneficiarios finales y a las personas que ejercen control de los sujetos obligados de acuerdo con la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal.

Periodicidad de la obligación de declarar los accionistas y beneficiarios finales

La periodicidad dependerá del tipo de declaración. :

1.- Declaración ordinaria: Una vez al año, del primero al treinta de abril. (Las personas jurídicas que se constituyan con posterioridad a la fecha de cumplimiento de la declaración ordinaria, deberán suministrar la información dentro de los veinte días hábiles siguientes a que completen el proceso de constitución en el Registro Nacional.)

2. Declaración extraordinaria: Dentro de los quince días hábiles contados a partir de la fecha de la anotación en el libro respectivo, que constate que alguno de los propietarios de las participaciones igualó o superó el quince por ciento del total de las participaciones de la clase que se registra, ya sean comunes, preferentes u otras.

Sanción en caso de incumplimiento 

El incumplimiento de lo dispuesto en esta resolución, en la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal y el Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales podrá ser sancionado de acuerdo a lo establecido en el artículo 84 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, a saber,  una multa pecuniaria proporcional del 2% de la cifra de los ingresos brutos de la persona jurídica o estructura jurídica, en el período del impuesto sobre las utilidades, anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de tres salarios base y un máximo de cien salarios base.

 

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

8 de 21 Comentarios

  1. meylin quiros • 10 Diciembre, 2018

    Buenas tardes Se me quedò otra consulta fuera: Que pasa si se hace por medio de un poder especial que se otorgue ante el consulado de Costa Rica en el extranjero. En ese caso el consul serìa quien tendrìa que ingresar a la plataforma para enviar el poder otorgado ante èl. Pero en ese caso se puede, porque por lo general un poder que viene del extranjero hay que llevarlo al Ministerio de Relaciones Exteriores para la autenticaciòn. En este caso con sòlo que el consul ingrese y lo reporte serìa suficiente para que el apoderado pueda ingresar a la plataforma para realizar la declaraciòn.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 11 Diciembre, 2018

      Estimada Meylin.- Sus consultas son muy atinadas. Vamos a levantar un listado con todos los comentarios que se han hecho sobre este tema, para elevarlos a conocimiento del Ministerio de Hacienda que nos indican es la entidad encargada de resolver estos cuestionamientos.

      Responder
  2. meylin quiros • 10 Diciembre, 2018

    Buenas tardes Tengo una duda, se habla de Presidente, en este caso aùn y cuando el Presidente no tenga poder generalìsimo de forma individual. Que pasa si el Presidente es apoderado generalìsimo sin lìmite de suma pero actuando de forma conjunta con otro miembro de Junta. Me parece que como habla de Presidente es indiferente a que tenga o no poder de forma individual. Otra consulta: Se habla del proceso para que un tercero reporte. Puede ser otro apoderado de la sociedad, por ejemplo un gerente que tenga poder generalìsimo sin lìmite de suma el que declare, basta ese poder o hay que hacer el tràmite que se indica. Muchas gracias

    Responder
  3. Leslie • 09 Diciembre, 2018

    Disculpen la consulta !! Esa información de los accionistas se podrá utilizar para procesos judiciales como pensiones, bienes gananciales, embargos y así ?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 11 Diciembre, 2018

      Vemos que en el art. 7 de la Ley para mejorar la lucha contra el fraude fiscal se establece lo siguiente: “La Dirección General de Tributación y el Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD), mediante una resolución conjunta de alcance general, establecerán el procedimiento mediante el cual la información requerida debe ser suministrada, cumpliendo siempre las disposiciones de seguridad, confiabilidad, confidencialidad y trazabilidad de la información. Dicha resolución deberá establecer una delimitación entre la información de los beneficiarios finales o efectivos de las personas jurídicas o estructuras jurídicas que requieran por su parte el ICD o la Dirección General de Tributación, de acuerdo con el ámbito competencial de estos órganos.” Pensamos que de existir una orden judicial sí podría corresponder el suministro de información para los efectos de su consulta: pensiones alimentarias, bienes gananciales, etc Sin embargo, vamos a tratar de obtener una respuesta oficial sobre el particular.

      Responder
  4. Carolina • 05 Diciembre, 2018

    Buenas tardes, me queda la duda respecto al certificado de firma digital si debe ser solicitado a nombre del representante como persona física o a nombre de la persona jurídica?? Gracias

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 05 Diciembre, 2018

      Los certificados de firma exclusivamente pueden ser tramitados por personas físicas. De ahí el dilema que surge en caso de que las personas físicas que en cada tipo de persona jurídicas, están llamadas a utilizar la plataforma del BCCR, se encuentren materialmente imposibilitadas de tramitar su firma digital. Para estos casos se proponen dos soluciones pero en ambas se requiere que finalmente sea una persona física la que quede autorizada por la sociedad para realizar la declaración de accionistas mediante uso de su firma digital. La sociedad como tal, no puede gestionar la obtención de un certificado de firma digital.

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  5. Javier Solís • 04 Diciembre, 2018

    Al igual que la circular está designando “representantes legales específicos” sobre los que recae la obligación, en aras de la flexibilidad, bien podría ampliarse la misma a los agentes residentes cuando ninguno de los apoderados tenga su domicilio en el país.

    Todas las sociedades en estas condiciones deben tener un agente residente ya de por sí designado ante el Registro Nacional (art. 18.13 del CCom) y, por ello, se facilitaría enormemente el cumplimiento de la obligación para los administrados, sin necesidad de otros requisitos adicionales.

    Esta posibilidad no excluye que se autorice a otros terceros, tal como actualmente lo prevee el borrador de la norma.

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