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Errores más frecuentes y documentación que se deje adjuntar a los índices notariales

El Archivo Nacional envió por correo electrónico la semana pasada varios comunicados relativos a los errores más frecuentes que cometen los notarios en la confección de sus índices de instrumentos públicos, así como la forma en que, dependiendo del tipo de error,  deben ser corregidos.   Igualmente se aclaran cuáles son los documentos que obligatoriamente deben adjuntarse al índice en casos específicos.

Haciendo clic en los siguientes links puede descargar las tablas que el Archivo Nacional preparó con la información correspondiente:

http://www.archivonacional.go.cr/pdf/documentos_adjuntos_indices.pdf

http://www.archivonacional.go.cr/pdf/tabla_correccion_errores.pdf

Es importante tomar en cuenta que si la presentación del índice notarial se realiza en formato electrónico a través del sistema INDEX, único autorizado para proveer el servicio,  igualmente las correcciones de los errores  debe realizarse utilizando dicho programa, el cual ya tiene previstas los medios diversos para ello.

A continuación nos permitimos algunos comentarios.

Los artículos 8 y 14 del Reglamento de Presentación de Indices son los que regulan este tema de los errores y forma de corregirlos, y el artículo 9 lo referente a los documentos que deben acompañar el índice quincenal en determinados casos.

SIMPLES ERRORES MATERIALES

Los así denominados “simples errores materiales” como por ejemplo:  el número de la quincena, del mes o año del índice, número de instrumento público, apellidos invertidos de las partes, carné y nombre del notario se corrigen mediante una nota que se puede insertar en la reproducción del índice que se está corrigiendo o bien a través de una carta en la que se especifique la forma correcta en la que deben leerse los datos erróneamente consignados.

OTROS ERRORES

Otros errores distintos de los indicados en el párrafo anterior, como por ejemplo: tipo de acto o contrato, hora de otorgamiento, fecha,  partes otorgantes o no reportar el conotariado  deben corregirse mediante una declaración jurada que el  notario rinde en su propio papel de seguridad y con el estampado de su sello blanco, es decir, que no requiere que otro colega le autentique su firma o le ayude con la confección de esta declaración jurada.

CAMBIOS EN EL REPORTE SOBRE LA VALIDEZ O INVALIDEZ DE UN ACTO

Si se reporta que una escritura determinada NO CORRIÓ o fue ANULADA, no puede luego el notario solicitar que se tome nota de que en realidad dicha escritura sí fue válida.    Lo mismo sucede a la inversa, por reportarse una escritura como válida no se puede con posterioridad aclarar o corregir que en realidad dicha escritura no corrió o fue anulada.

OMISION DE INSTRUMENTOS PUBLICOS

Cuando se omite en un índice indicar una escritura otorgada dentro de la quincena correspondiente, para poder reportarla hay que tomar dos circunstancias:

1.- Si se presenta la subsanación dentro de los mismos cinco días del índice que resultó omiso, no será necesario acompañar una declaración jurada; será suficiente con presentar un índice adicional que haga mención de los datos de la escritura omitida  (hora, fecha, número de escritura, partes, tipo de acto, etc)

2.- Si el notario no se percata de la omisión sino hasta después de vencido este plazo de cinco días, deberá esperar al inicio del plazo oficial de presentación de la quincena inmediata siguiente para presentar el índice adicional así como una declaración jurada en los mismo términos señalados antes.

Pasado ese plazo de la quincena inmediata siguiente a aquélla en la que se produjo la omisión, no habrá ya posibilidad de subsanar la omisión de la escritura.

DOCUMENTOS QUE DEBEN ACOMPAÑARSE AL INDICE

En pocos casos deben presentarse, conjuntamente con el índice quincenal, ciertos documentos.  De no cumplirse con esta medida, el índice será rechazado por el Archivo Notarial.  Tome nota:

1.- Cuando se reporta un testamento.   Deben adjuntarse en estos casos dos documentos: la ficha descriptiva del testamento, según formato del Archivo, y una copia simple del testamento, la cual debe ser firmada y sellada por el notario autorizante.

2.- Cuando se reportan escrituras públicas que adicionan, modifican o rescinden otros instrumentos públicos o aquéllas que revocan o modifican testamentos o poderes especiales.   En estos casos debe considerarse lo siguiente:

a) Si el tomo de protocolo donde se encuentra asentada la escritura que se está modificando, rescindiendo o revocando  ya se encuentra en custodia del Archivo Notarial, el Notario deberá completar una boleta de notificación según formato establecido por dicho Departamento, a fin de informar todos los datos de ambos instrumentos públicos.  De esta forma el personal del Archivo Notarial podrá consignar la respectiva nota marginal de referencia en el instrumento modificado o rescindido.

b) Si el tomo de protocolo donde se encuentra asentada la escritura que se está modificando, rescindiendo o revocando  se encuentra aún en poder del Notario propietario de dicho tomo,  deberá consignarse una dación de fe  al pie en el índice  haciendo constar que el tomo respectivo aún no ha sido entregado al Archivo Notarial y que se notificó al colega respectivo la existencia de la escritura de modificación o rescisión a efecto de que dicho fedatorio consignase la respectiva nota marginal de referencia.

Aplica a estos casos lo señalado anteriormente en relación con los índices presentados en formato electrónico a través del sistema INDEX.    Ya dicho programa cuenta con las plantillas necesarias para adjuntar estos documentos también en formato digital, de manera que el Notario pueda completarlas sin tener que realizar su presentación física al Archivo Notarial.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

19 de 29 Comentarios

  1. Lic. Jorge Brenes • 04 Mayo, 2017

    Buenas tardes, Licda Silvia, que pasa cuando no se reporta una escritura en el indice de la quincena correspondiente, y se reporto en el indice siguiente, se debe presentar dos nuevos indices mas una declaración jurada pregunto esto porque la tabla de corrección de errores no lo indica, máxime que hasta ahora me di cuenta pues archivo no me había indicado el error hasta ahora

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 05 Mayo, 2017

      Estimado don Jorge, En relación a su atenta consulta nos permitimos copiar a continuación texto del inciso b) del art. 8 del Reglamento para la Presentación de Indices No. 37769-C . Como constatará para enmendar la omisión en la declaratoria de un instrumento público es presentar lo que se llama un INDICE ADICIONAL con la información de dicha escritura omitida y además una declaración jurada firmada por usted , haciendo constar la existencia y validez del instrumento. Ahora bien, es importante tomar nota que la corrección de este error UNICAMENTE es posible realizarla a más tardar dentro de los 5 días de presentación del índice de la quincena inmediata siguiente a aquélla en la que se hiciera la omisión. Si el error se produjo hace varias quincenas, ya no sería posible subsanarlo.

      Responder
      • Marcela • 13 Marzo, 2019

        Entonces que pasa despues de esos 5 dias de gracia, que sucede si y ano se puede subsanar?

        Gracias!

        Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 05 Mayo, 2017

      Olvidamos copiar el texto de la norma indicada, inciso b del artículo 8 del Reglamento para la Presentación de Indices. Es la siguiente:: b-La omisión de instrumentos públicos se subsanará por medio de la presentación de un índice adicional. Para la aceptación del índice adicional, se requiere que el notario interesado compruebe por medio de una declaración jurada, la existencia y validez de la información del o los instrumentos que pretende adicionar. En razón de la seguridad jurídica, el índice adicional deberá presentarse como plazo máximo el quinto día de presentación del índice principal de la quincena posterior.

      Responder
  2. Enrique • 17 Noviembre, 2016

    Pregunto,
    En el caso de co notariado, entiendo que quien reporta el conotariado es el notario en cuyo tomo consta la escritura. Ahora bien, que pasa con el co notario que no es el que tiene el tomo, debe reportar en su índice o no????
    Esta duda me queda porque me indicaron que un índice no se acredito y es un índice que reporte como no se cartuló, confiado en que era el colega el que reportaba.
    Si debía yo reportar en mi índice el conotariado en el tomo del colega, cómo se corrige ese error, por declaración jurada?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 25 Noviembre, 2016

      Estimado Enrique, El art. 53 del Reglamento de Presentación de Indices responde con claridad a su atenta consulta. Nos permitimos transcribirlo a continuación: Artículo 53. Índices. Las escrituras autorizadas en conotariado, deben ser reportadas en el índice del notario en cuyo protocolo se asentó el instrumento, de conformidad con el Reglamento para la presentación de Índices del Archivo Nacional.

      Responder
  3. Lila • 29 Julio, 2016

    Pregunto, si uno imprime una escritura que quedó mal por ejemplo se salió del margen, entonces no la firma sino que la vuelve a tirar, eso se reporta?? Cómo se maneja el tema de el No corre y si eso cuenta en la numeración, si solo se deja la escritura mal impresa sin un no corre se puede repetir el número en la impresión siguiente

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 01 Agosto, 2016

      Estimada Lila. Las escrituras que por algún motivo no pudieron hacerse valer, sea por problemas de impresión o porque alguna de las partes no la quiso firmar, etc deben reportarse como NO CORRE. En cuanto a si el número asignado a dicha escritura debe reasignarse a la siguiente escritura válida, sabemos que hay colegas que así lo prefieren Otros, por el contrario, optan por continuar con la numeración de manera que si la escritura cuatro fue un “NO CORRE”, la siguiente escritura será la número cinco. En el Archivo Nacional nos han indicado que no existe ningún problema en hacerlo de cualquiera de los dos modos.

      Responder
      • Lila • 03 Agosto, 2016

        Caramba, es que he venido no reportando las escrituras que quedan mal impresas y que por tanto no se firman, porque en realidad no son instrumentos públicos, es decir, siempre deben ser reportadas como NO CORRE?? Existe un fundamento jurídico para ello??

        Responder
        • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 03 Agosto, 2016

          Estimada doña Lila, en el Archivo Nacional nos indican que efectivamente la obligación es la de reportar en el índice exclusivamente las escrituras válidamente otorgadas. En relación con las escrituras “no corre” o “anuladas”, cuando el notario les asigna un número consecutivo, aunque no es obligatorio reportarlas, ellos en el Archivo Nacional le piden al notario que aclare si se está “saltando” escrituras o si se trata de instrumentos anulados. En ese sentido, prefieren que se declaren en el índice tanto los instrumentos válidos como los “no corre”. Ahora bien, cuando el notario “repite” la numeración de aquellas escrituras anuladas, como en esos casos, no se pierde la consecutividad en el reporte de escrituras en el índice, en el Archivo Nacional no tienen problema en aceptarlos.

          Responder
          • Lila • 03 Agosto, 2016

            Muchas gracias Doña Silvia, mi temor era que al encontrar escrituras NO CORRE, pero que no fueron reportadas, eso sí, las válidas van todas con numeración consecutiva, me pudiera generar una sanción de parte de la DNN. Es que tengo que entregar mi primer protocolo, y un colega me hizo ver que el poner no corre y no reportar en el indice podía ser un problema.
            Supongo entonces que si los instrumentos válidos todos están reportados y en numeración consecutiva, no tendré problemas?

            Responder
  4. Katia Rosales • 11 Junio, 2014

    Buenos días Licda. Pacheco:

    La declaración jurada por errores como no indicar que se actuó en co-notariado debe hacerse ante Notario Público ?

    Responder
  5. VIVIANA • 10 Junio, 2014

    Hola, saludos y gracias por su valiosa ayuda. Pregunta: En el caso de un RETIRO SIN INSCRIBIR, se debe de hacer la nota en el indice o notificar al Archivo, como si sucede en un adicional por ejemplo?.. gracias.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 10 Junio, 2014

      Muy interesante la consulta. Los retiros sin inscribir en realidad no implican – por sí mismos- la anulación de la escritura en trámite. Podrían existir otras causas por las cuales una persona solicita al notario suspender la tramitación registral de un instrumento público, sin que se afecte la validez del instrumento otorgado. Ahora bien, si lo que efectivamente sucedió fue que las partes acordaron rescindir o modificar el acto o contrato con la correspondiente instrucción para que se retire el testimonio respectivo del trámite registral, entonces lo que correspondería reportar en el índice quincenal es el otorgamiento de la escritura de rescisión o modificación adjuntando la boleta correspondiente con los datos solicitados por el Archivo Notarial.

      Responder
  6. Ivania Vargas • 10 Junio, 2014

    Loicda. Pacheco. Muchas gracias por la informacion, solo tengo una duda: Los testamentos que deben adjuntarse al indice se indica en la nota que es “una copia simple del testamento”, sin embargo a menos que hace poco se haya mo0odificado, exigen que sea en papel de seguridad, o me equivoco?

    Gracias

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 10 Junio, 2014

      Estimada doña Ivania, Acabamos de consultar al Archivo Notarial y nos indican que la copia del testamento no tiene que ser impresa en papel de seguridad. Hace un tiempo exigían la presentación del TESTIMONIO del testamento con transcripción de firmas y engrose, pero con la entrada en vigencia de la versión actual del Reglamento de Presentación de Indices en agosto del año pasado, se estableció que es suficiente con la copia simple del testamento, puede ser obtenida directamente de la matriz en el Protocolo o bien impresa desde un procesador de palabras sin necesidad de engrose, ni transcripción de firmas. Lo que no puede faltar – en el caso de índices presentados en formato papel – es la firma y sello del notario que autorizó el testamento. Copiamos para su mejor conocimiento texto inciso a) del art. 9 del Reglamento de Presentación de Indices: Artículo 9.- Información adjunta: a- Con base en los artículos 25 y 143 inciso j) del Código Notarial, si en el índice se informa el otorgamiento de un testamento, se adjuntará la ficha descriptiva que facilita el Departamento Archivo Notarial y copia simple del instrumento público, firmado y sellado por el Notario, con el fin de integrar la información al registro de testamentos.

      Responder
  7. LIC. MIGUEL ANGEL SANTAMARIA BOZA • 10 Junio, 2014

    Si se reporta un testamento por medio electrónico y el adjuntar la copia del testamento la hace el programa index automáticamente como se hace para enviar dicha copia firmada y sellada por el notario

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 10 Junio, 2014

      Tanto los índices que son enviados en forma electrónica a través de Index, como la documentación adjunta que debe presentarse en algunos casos como cuando se reporta un testamento, no deben cumplir con el requisito de ser “firmados”, ni “sellados” por los notarios, toda vez que la autoría de los mismos se entiende que queda “comprobada” o “autenticada” desde el momento en que el notario utiliza su clave personal para la utilización del sistema. Así lo vemos establecido en el art. 12 del REglamento para la Presentación de Indices: “Artículo 12.- Formalidades del documento: El índice electrónico deberá cumplir con las siguientes formalidades. El Notario Público deberá utilizar la firma digital o la clave que se le entregará para acceder al programa que autoriza el envío de índices de instrumentos públicos por Internet. El Notario deberá guardar la confidencialidad de esta clave, y queda bajo su entera responsabilidad el manejo que le dé. Para efectos de la presentación de índices por medio de este formato, el uso de la clave correspondiente presume que el índice fue debidamente firmado por el Notario a quien se le asignó la clave.”

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