Errores más frecuentes y documentación que se deje adjuntar a los índices notariales
El Archivo Nacional envió por correo electrónico la semana pasada varios comunicados relativos a los errores más frecuentes que cometen los notarios en la confección de sus índices de instrumentos públicos, así como la forma en que, dependiendo del tipo de error, deben ser corregidos. Igualmente se aclaran cuáles son los documentos que obligatoriamente deben adjuntarse al índice en casos específicos.
Haciendo clic en los siguientes links puede descargar las tablas que el Archivo Nacional preparó con la información correspondiente:
http://www.archivonacional.go.cr/pdf/documentos_adjuntos_indices.pdf
http://www.archivonacional.go.cr/pdf/tabla_correccion_errores.pdf
Es importante tomar en cuenta que si la presentación del índice notarial se realiza en formato electrónico a través del sistema INDEX, único autorizado para proveer el servicio, igualmente las correcciones de los errores debe realizarse utilizando dicho programa, el cual ya tiene previstas los medios diversos para ello.
A continuación nos permitimos algunos comentarios.
Los artículos 8 y 14 del Reglamento de Presentación de Indices son los que regulan este tema de los errores y forma de corregirlos, y el artículo 9 lo referente a los documentos que deben acompañar el índice quincenal en determinados casos.
SIMPLES ERRORES MATERIALES
Los así denominados «simples errores materiales» como por ejemplo: el número de la quincena, del mes o año del índice, número de instrumento público, apellidos invertidos de las partes, carné y nombre del notario se corrigen mediante una nota que se puede insertar en la reproducción del índice que se está corrigiendo o bien a través de una carta en la que se especifique la forma correcta en la que deben leerse los datos erróneamente consignados.
OTROS ERRORES
Otros errores distintos de los indicados en el párrafo anterior, como por ejemplo: tipo de acto o contrato, hora de otorgamiento, fecha, partes otorgantes o no reportar el conotariado deben corregirse mediante una declaración jurada que el notario rinde en su propio papel de seguridad y con el estampado de su sello blanco, es decir, que no requiere que otro colega le autentique su firma o le ayude con la confección de esta declaración jurada.
CAMBIOS EN EL REPORTE SOBRE LA VALIDEZ O INVALIDEZ DE UN ACTO
Si se reporta que una escritura determinada NO CORRIÓ o fue ANULADA, no puede luego el notario solicitar que se tome nota de que en realidad dicha escritura sí fue válida. Lo mismo sucede a la inversa, por reportarse una escritura como válida no se puede con posterioridad aclarar o corregir que en realidad dicha escritura no corrió o fue anulada.
OMISION DE INSTRUMENTOS PUBLICOS
Cuando se omite en un índice indicar una escritura otorgada dentro de la quincena correspondiente, para poder reportarla hay que tomar dos circunstancias:
1.- Si se presenta la subsanación dentro de los mismos cinco días del índice que resultó omiso, no será necesario acompañar una declaración jurada; será suficiente con presentar un índice adicional que haga mención de los datos de la escritura omitida (hora, fecha, número de escritura, partes, tipo de acto, etc)
2.- Si el notario no se percata de la omisión sino hasta después de vencido este plazo de cinco días, deberá esperar al inicio del plazo oficial de presentación de la quincena inmediata siguiente para presentar el índice adicional así como una declaración jurada en los mismo términos señalados antes.
Pasado ese plazo de la quincena inmediata siguiente a aquélla en la que se produjo la omisión, no habrá ya posibilidad de subsanar la omisión de la escritura.
DOCUMENTOS QUE DEBEN ACOMPAÑARSE AL INDICE
En pocos casos deben presentarse, conjuntamente con el índice quincenal, ciertos documentos. De no cumplirse con esta medida, el índice será rechazado por el Archivo Notarial. Tome nota:
1.- Cuando se reporta un testamento. Deben adjuntarse en estos casos dos documentos: la ficha descriptiva del testamento, según formato del Archivo, y una copia simple del testamento, la cual debe ser firmada y sellada por el notario autorizante.
2.- Cuando se reportan escrituras públicas que adicionan, modifican o rescinden otros instrumentos públicos o aquéllas que revocan o modifican testamentos o poderes especiales. En estos casos debe considerarse lo siguiente:
a) Si el tomo de protocolo donde se encuentra asentada la escritura que se está modificando, rescindiendo o revocando ya se encuentra en custodia del Archivo Notarial, el Notario deberá completar una boleta de notificación según formato establecido por dicho Departamento, a fin de informar todos los datos de ambos instrumentos públicos. De esta forma el personal del Archivo Notarial podrá consignar la respectiva nota marginal de referencia en el instrumento modificado o rescindido.
b) Si el tomo de protocolo donde se encuentra asentada la escritura que se está modificando, rescindiendo o revocando se encuentra aún en poder del Notario propietario de dicho tomo, deberá consignarse una dación de fe al pie en el índice haciendo constar que el tomo respectivo aún no ha sido entregado al Archivo Notarial y que se notificó al colega respectivo la existencia de la escritura de modificación o rescisión a efecto de que dicho fedatorio consignase la respectiva nota marginal de referencia.
Aplica a estos casos lo señalado anteriormente en relación con los índices presentados en formato electrónico a través del sistema INDEX. Ya dicho programa cuenta con las plantillas necesarias para adjuntar estos documentos también en formato digital, de manera que el Notario pueda completarlas sin tener que realizar su presentación física al Archivo Notarial.
Dyalá Sáenz S • 04 septiembre, 2021
Tengo una escritura, cuyo testimonio ya se ingresó al Registro y se adjudicaron los bienes. La impresión de la siguiente escritura, le «cayó encima» las firmas de esa anterior. Cómo se corrige este tema.
Saludos,