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Errores más frecuentes y documentación que se deje adjuntar a los índices notariales

El Archivo Nacional envió por correo electrónico la semana pasada varios comunicados relativos a los errores más frecuentes que cometen los notarios en la confección de sus índices de instrumentos públicos, así como la forma en que, dependiendo del tipo de error,  deben ser corregidos.   Igualmente se aclaran cuáles son los documentos que obligatoriamente deben adjuntarse al índice en casos específicos.

Haciendo clic en los siguientes links puede descargar las tablas que el Archivo Nacional preparó con la información correspondiente:

http://www.archivonacional.go.cr/pdf/documentos_adjuntos_indices.pdf

http://www.archivonacional.go.cr/pdf/tabla_correccion_errores.pdf

Es importante tomar en cuenta que si la presentación del índice notarial se realiza en formato electrónico a través del sistema INDEX, único autorizado para proveer el servicio,  igualmente las correcciones de los errores  debe realizarse utilizando dicho programa, el cual ya tiene previstas los medios diversos para ello.

A continuación nos permitimos algunos comentarios.

Los artículos 8 y 14 del Reglamento de Presentación de Indices son los que regulan este tema de los errores y forma de corregirlos, y el artículo 9 lo referente a los documentos que deben acompañar el índice quincenal en determinados casos.

SIMPLES ERRORES MATERIALES

Los así denominados “simples errores materiales” como por ejemplo:  el número de la quincena, del mes o año del índice, número de instrumento público, apellidos invertidos de las partes, carné y nombre del notario se corrigen mediante una nota que se puede insertar en la reproducción del índice que se está corrigiendo o bien a través de una carta en la que se especifique la forma correcta en la que deben leerse los datos erróneamente consignados.

OTROS ERRORES

Otros errores distintos de los indicados en el párrafo anterior, como por ejemplo: tipo de acto o contrato, hora de otorgamiento, fecha,  partes otorgantes o no reportar el conotariado  deben corregirse mediante una declaración jurada que el  notario rinde en su propio papel de seguridad y con el estampado de su sello blanco, es decir, que no requiere que otro colega le autentique su firma o le ayude con la confección de esta declaración jurada.

CAMBIOS EN EL REPORTE SOBRE LA VALIDEZ O INVALIDEZ DE UN ACTO

Si se reporta que una escritura determinada NO CORRIÓ o fue ANULADA, no puede luego el notario solicitar que se tome nota de que en realidad dicha escritura sí fue válida.    Lo mismo sucede a la inversa, por reportarse una escritura como válida no se puede con posterioridad aclarar o corregir que en realidad dicha escritura no corrió o fue anulada.

OMISION DE INSTRUMENTOS PUBLICOS

Cuando se omite en un índice indicar una escritura otorgada dentro de la quincena correspondiente, para poder reportarla hay que tomar dos circunstancias:

1.- Si se presenta la subsanación dentro de los mismos cinco días del índice que resultó omiso, no será necesario acompañar una declaración jurada; será suficiente con presentar un índice adicional que haga mención de los datos de la escritura omitida  (hora, fecha, número de escritura, partes, tipo de acto, etc)

2.- Si el notario no se percata de la omisión sino hasta después de vencido este plazo de cinco días, deberá esperar al inicio del plazo oficial de presentación de la quincena inmediata siguiente para presentar el índice adicional así como una declaración jurada en los mismo términos señalados antes.

Pasado ese plazo de la quincena inmediata siguiente a aquélla en la que se produjo la omisión, no habrá ya posibilidad de subsanar la omisión de la escritura.

DOCUMENTOS QUE DEBEN ACOMPAÑARSE AL INDICE

En pocos casos deben presentarse, conjuntamente con el índice quincenal, ciertos documentos.  De no cumplirse con esta medida, el índice será rechazado por el Archivo Notarial.  Tome nota:

1.- Cuando se reporta un testamento.   Deben adjuntarse en estos casos dos documentos: la ficha descriptiva del testamento, según formato del Archivo, y una copia simple del testamento, la cual debe ser firmada y sellada por el notario autorizante.

2.- Cuando se reportan escrituras públicas que adicionan, modifican o rescinden otros instrumentos públicos o aquéllas que revocan o modifican testamentos o poderes especiales.   En estos casos debe considerarse lo siguiente:

a) Si el tomo de protocolo donde se encuentra asentada la escritura que se está modificando, rescindiendo o revocando  ya se encuentra en custodia del Archivo Notarial, el Notario deberá completar una boleta de notificación según formato establecido por dicho Departamento, a fin de informar todos los datos de ambos instrumentos públicos.  De esta forma el personal del Archivo Notarial podrá consignar la respectiva nota marginal de referencia en el instrumento modificado o rescindido.

b) Si el tomo de protocolo donde se encuentra asentada la escritura que se está modificando, rescindiendo o revocando  se encuentra aún en poder del Notario propietario de dicho tomo,  deberá consignarse una dación de fe  al pie en el índice  haciendo constar que el tomo respectivo aún no ha sido entregado al Archivo Notarial y que se notificó al colega respectivo la existencia de la escritura de modificación o rescisión a efecto de que dicho fedatorio consignase la respectiva nota marginal de referencia.

Aplica a estos casos lo señalado anteriormente en relación con los índices presentados en formato electrónico a través del sistema INDEX.    Ya dicho programa cuenta con las plantillas necesarias para adjuntar estos documentos también en formato digital, de manera que el Notario pueda completarlas sin tener que realizar su presentación física al Archivo Notarial.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

4 de 23 Comentarios

  1. Rebeca • 07 Octubre, 2018

    Estimada Licenciada, mi consulta es sobre las escrituras que no se enviaron en el indice y que ya transcurrió el plazo para realizar un indice adicional-declaracion jurada. Solo se indica que ya no se pueden agregar, pero que llega a suceder en ese caso, pues me indicaron en el archivo que eso debo subsanarlo al finalizar el tomo del protocolo. Gracias.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 08 Octubre, 2018

      Cuando se omite la declaración de una escritura en el índice, solamente existe la posibilidad de subsanar la omisión dentro de los cinco días oficiales de presentación del índice correspondiente a la quincena inmediata siguiente a aquélla en la que se dio el problema. Superado ese plazo, efectivamente no existe forma ya de declarar esos instrumentos otorgados. Algunos colegas nos han indicado que una manera de evidenciar la existencia de los mismos es mencionándolos en la nota de cierre del protocolo. Sin embargo, lo que tenemos entendido, es que ello no evitaría que eventualmente se pueda seguir algún tipo de proceso disciplinario contra el notario que omitió declararlos oportunamente en el índice notarial.

      Responder
  2. TANIA • 30 Junio, 2017

    Hola
    Buenas que se debe hacer en el caso de omitir una escritura y ya presentaste la quincena inmediata y ya casi debes presentar la siguiente..
    me gustaría que me ayuden

    Responder
  3. kik • 20 Junio, 2017

    Una pregunta, qué pasa cuando se da el caso del artículo 94, es decir una parte firma pero la otra se niega , Se dice que el notario “consignará la razón correspondiente al pie o al margen.” Entonces mis preguntas son dos: El notario al pie pone después de las firmas de las partes una razón indicando que una de las partes se negó a firmar (sin indicar razón??) y esa nota la firma quien el notario únicamente?? Porque creo que en esos casos la escritura no se autoriza, y para no autorizarla no debería estar la firma del notario. Entonces en ese caso de hacer la razón indicando que una parte no firma imagino que será una razón después de la firma de la parte que sí firmó diciendo “el suscrito notario no autoriza la presente escritura porque fulanito de tal se negó a firmar” y firma imagino. Si alguien me ilustra en la forma correcta de hacer esto lo agradeceré.
    Y la otra pregunta como reporta uno eso en el indice pues si una parte no firma y es un solo acto, no hay forma de autorizar parcialmente, cómo se solventa eso a nivel índice, es un caso que nunca me había pasado y me genera dudas.

    Responder

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