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Errores más frecuentes y documentación que se deje adjuntar a los índices notariales

El Archivo Nacional envió por correo electrónico la semana pasada varios comunicados relativos a los errores más frecuentes que cometen los notarios en la confección de sus índices de instrumentos públicos, así como la forma en que, dependiendo del tipo de error,  deben ser corregidos.   Igualmente se aclaran cuáles son los documentos que obligatoriamente deben adjuntarse al índice en casos específicos.

Haciendo clic en los siguientes links puede descargar las tablas que el Archivo Nacional preparó con la información correspondiente:

http://www.archivonacional.go.cr/pdf/documentos_adjuntos_indices.pdf

http://www.archivonacional.go.cr/pdf/tabla_correccion_errores.pdf

Es importante tomar en cuenta que si la presentación del índice notarial se realiza en formato electrónico a través del sistema INDEX, único autorizado para proveer el servicio,  igualmente las correcciones de los errores  debe realizarse utilizando dicho programa, el cual ya tiene previstas los medios diversos para ello.

A continuación nos permitimos algunos comentarios.

Los artículos 8 y 14 del Reglamento de Presentación de Indices son los que regulan este tema de los errores y forma de corregirlos, y el artículo 9 lo referente a los documentos que deben acompañar el índice quincenal en determinados casos.

SIMPLES ERRORES MATERIALES

Los así denominados «simples errores materiales» como por ejemplo:  el número de la quincena, del mes o año del índice, número de instrumento público, apellidos invertidos de las partes, carné y nombre del notario se corrigen mediante una nota que se puede insertar en la reproducción del índice que se está corrigiendo o bien a través de una carta en la que se especifique la forma correcta en la que deben leerse los datos erróneamente consignados.

OTROS ERRORES

Otros errores distintos de los indicados en el párrafo anterior, como por ejemplo: tipo de acto o contrato, hora de otorgamiento, fecha,  partes otorgantes o no reportar el conotariado  deben corregirse mediante una declaración jurada que el  notario rinde en su propio papel de seguridad y con el estampado de su sello blanco, es decir, que no requiere que otro colega le autentique su firma o le ayude con la confección de esta declaración jurada.

CAMBIOS EN EL REPORTE SOBRE LA VALIDEZ O INVALIDEZ DE UN ACTO

Si se reporta que una escritura determinada NO CORRIÓ o fue ANULADA, no puede luego el notario solicitar que se tome nota de que en realidad dicha escritura sí fue válida.    Lo mismo sucede a la inversa, por reportarse una escritura como válida no se puede con posterioridad aclarar o corregir que en realidad dicha escritura no corrió o fue anulada.

OMISION DE INSTRUMENTOS PUBLICOS

Cuando se omite en un índice indicar una escritura otorgada dentro de la quincena correspondiente, para poder reportarla hay que tomar dos circunstancias:

1.- Si se presenta la subsanación dentro de los mismos cinco días del índice que resultó omiso, no será necesario acompañar una declaración jurada; será suficiente con presentar un índice adicional que haga mención de los datos de la escritura omitida  (hora, fecha, número de escritura, partes, tipo de acto, etc)

2.- Si el notario no se percata de la omisión sino hasta después de vencido este plazo de cinco días, deberá esperar al inicio del plazo oficial de presentación de la quincena inmediata siguiente para presentar el índice adicional así como una declaración jurada en los mismo términos señalados antes.

Pasado ese plazo de la quincena inmediata siguiente a aquélla en la que se produjo la omisión, no habrá ya posibilidad de subsanar la omisión de la escritura.

DOCUMENTOS QUE DEBEN ACOMPAÑARSE AL INDICE

En pocos casos deben presentarse, conjuntamente con el índice quincenal, ciertos documentos.  De no cumplirse con esta medida, el índice será rechazado por el Archivo Notarial.  Tome nota:

1.- Cuando se reporta un testamento.   Deben adjuntarse en estos casos dos documentos: la ficha descriptiva del testamento, según formato del Archivo, y una copia simple del testamento, la cual debe ser firmada y sellada por el notario autorizante.

2.- Cuando se reportan escrituras públicas que adicionan, modifican o rescinden otros instrumentos públicos o aquéllas que revocan o modifican testamentos o poderes especiales.   En estos casos debe considerarse lo siguiente:

a) Si el tomo de protocolo donde se encuentra asentada la escritura que se está modificando, rescindiendo o revocando  ya se encuentra en custodia del Archivo Notarial, el Notario deberá completar una boleta de notificación según formato establecido por dicho Departamento, a fin de informar todos los datos de ambos instrumentos públicos.  De esta forma el personal del Archivo Notarial podrá consignar la respectiva nota marginal de referencia en el instrumento modificado o rescindido.

b) Si el tomo de protocolo donde se encuentra asentada la escritura que se está modificando, rescindiendo o revocando  se encuentra aún en poder del Notario propietario de dicho tomo,  deberá consignarse una dación de fe  al pie en el índice  haciendo constar que el tomo respectivo aún no ha sido entregado al Archivo Notarial y que se notificó al colega respectivo la existencia de la escritura de modificación o rescisión a efecto de que dicho fedatorio consignase la respectiva nota marginal de referencia.

Aplica a estos casos lo señalado anteriormente en relación con los índices presentados en formato electrónico a través del sistema INDEX.    Ya dicho programa cuenta con las plantillas necesarias para adjuntar estos documentos también en formato digital, de manera que el Notario pueda completarlas sin tener que realizar su presentación física al Archivo Notarial.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 37 Comentarios

  1. Marvin Esteban • 09 julio, 2020

    Estimada Silvia, que sucede cuando por error se imprime en el folio 200 vuelto?, eso sí el protocolo 199 frente y vuelto aun no se ha impreso? Se puede indicar que esas escrituras no se lean por error de impresión o bien no corre e indicar en la razón de cierre del folio 199 vuelto dicha situación?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 10 julio, 2020

      En el Archivo Nacional nos sugirieron la siguiente solución al problema de impresión planteado: consignar la razón de cierre del protocolo en el folio 199 indicando en ella que por un error se traspapelaron los folios 199 y 200, debiendo especificarse además que debe tenerse como válida la escritura número …. impresa en el folio 200.

      Responder
  2. Raquel Garita • 01 julio, 2020

    ¿Que pasa si la numeración en el protocolo físico tiene un error? Pero ese error no está en el índice? Supongamos que teníamos la escritura 34 y por error de puso 36 y no 35? Provoca suspensión o inhabilitación?

    Responder
  3. Jesús Paniagua • 14 mayo, 2020

    Hola Licda, cómo se subsana cuando tiempo después (varios meses) nos damos cuenta que omitimos un instrumento en el índice, de hecho fue aprobado pero tiempo después me percaté que me brinqué una escritura; lo correcto hubiera sido que el Archivo me lo hubiera devuelto. Pero como lo aprobó en su momento no me enteré del error. Como se puede corregir? Saludos

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 15 mayo, 2020

      Estimado don Jesús.- Lamentablemente la omisión en un índice de la declaración de una escritura, solamente puede ser subsanada dentro de los cinco días de la quincena inmediata siguiente a aquella en la que se produjo la omisión. Así se encuentra establecido en el inciso b) del artículo 8 del REglamento para la Presentación de Indices.

      b-La omisión de instrumentos públicos se subsanará por medio de la presentación de un índice adicional. Para la aceptación del índice adicional, se requiere que el notario interesado compruebe por medio de una declaración jurada, la existencia y validez de la información del o los instrumentos que pretende adicionar. En razón de la seguridad jurídica, el índice adicional deberá presentarse como plazo máximo el quinto día de presentación del índice principal de la quincena posterior.

      Algunos colegas lo que hacen es introducir alguna pequeña referencia en la razón de cierre del protocolo haciendo constar que se produjo la omisión en la declaración de la escritura número … que correspondía ser declarada en la quincena .. del mes de … del año … Sería una forma de darle transparencia a la situación.

      Responder
  4. David García Flores • 12 abril, 2020

    En el Índice Notarial se debe poner el lugar y fecha de elaboración del Índice Notarial?

    Gracias!

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 12 abril, 2020

      De acuerdo con el art. 7 del Reglamento de Presentación de Indices no se establecen como datos que deban informarse en los índices, ni la fecha de elaboración del mismo, ni tampoco el lugar. Lo transcribimos a continuación para su mejore conocimiento:

      Artículo 7.- Información que debe contener el índice:

      a- Nombre del Notario consignado así: Apellidos, nombre.
      b- Número de carné del Colegio de Abogados (código).
      c- Quincena y mes, ambos en letras, y el año correspondiente.
      d- Por cada instrumento público se consignará la siguiente información:

      1- Número de tomo de protocolo en uso o en su defecto informar que no posee, aún cuando no cartule en la quincena correspondiente.
      2- Número de folios donde inicia y donde concluye el instrumento público. En caso de no haberse otorgado ningún instrumento público se consignará expresamente esta razón.
      3- Número de instrumento público.
      4- Fecha de otorgamiento del instrumento público.
      5- Hora de otorgamiento del instrumento público.
      6- Acto o Contrato.
      7- Nombre y apellidos de los otorgantes. En caso de actas y protocolizaciones se consignará el nombre de la persona física o jurídica que lo solicita.
      8- La información solicitada en los numerales b, d1, d2, d3, d4 y d5 de este artículo, deberá consignarse en números arábigos.

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