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Definen requisitos de forma para tramitación de testimonios en el Registro Nacional

Por: Lic. Silvia Pacheco A.

» Testimonios deberán imprimirse en letra tipo Arial o Times New Roman número 12

» Deberá estamparse también sello de tinta junto con la firma del autenticante y  sello blanco

» Boleta de seguridad deberá adherirse en forma vertical con goma en el margen superior izquierdo

» Documentos que tengan como defecto la falta de derechos y timbres por un monto inferior a quinientos colones podrán reintegrarlos mediante el pago de timbres en especie.

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Con el objetivo de garantizar el fin supremo de la seguridad jurídica y en concordancia con la Ley de Protección al Ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, la Dirección de Servicios del Registro Nacional ha publicado hoy en La Gaceta,  las formalidades que deben cumplir los interesados en las diversas gestiones a cargo de dicha Dirección.  La publicación consiste de dos documentos: el Reglamento de la Dirección de la Dirección de Servicios del Registro Nacional y propiamente la Guía de Procedimientos, Servicios y Requisitos.   Entre las gestiones cuyos requisitos y procedimientos se detallan encontramos los siguientes:  recepción y entrega de documentos, consultas de información en las bases de datos, obtención de certificaciones, permisos de salida de vehículos del país, trámites con placas, reposición de títulos de propiedad, asignación de número de cédula jurídica, consulta y certificación de planos, etc.

Si desea conocer el texto completo de tanto el Reglamento como la Guía de Procedimientos, Servicios y Requisitos descárguelos a continuación haciendo clic sobre su nombre:  REGLAMENTO DE LA DIRECCION DE SERVICIOS DEL REGISTRO NACIONAL y GUIA DE PROCEDIMIENTOS, SERVICIOS Y REQUISITOS.

Nos permitimos destacar a continuación específicamente los REQUISITOS DE FORMA EN LA ADMISIBILIDAD establecidos en el numeral 25 de este nuevo Reglamento, el cual entra a regir hoy, día de su publicación en La Gaceta.

Estamos tratando de confirmar directamente ante el Departamento de Servicios Registrales  si el incumplimiento de estos requisitos efectivamente produciría la inadmisión de los documentos.

Confiamos poderle brindar una respuesta sobre el particular en el curso de esta misma tarde.

Artículo 25.- Requisitos de forma en la Admisibilidad.

Todo documento que se presente en las ventanillas de Recepción de documentos deberá cumplir para su admisibilidad con los siguientes requisitos:

a) Debe presentarse en el papel de seguridad del notario que autentica u otorga y con su respectiva boleta de seguridad según sea el Registro al que corresponda, adherida en la esquina superior izquierda de forma vertical y que no interfiera con el texto o en el adverso; en caso de las asociaciones se eximirá del requisito del papel de seguridad siempre conservando el requisito de la boleta seguridad. En la Recepción de Planos se eximirá que la presentación del documento porte los requisitos antes mencionados, al igual que todos aquellos actos que por su naturaleza se encuentren exentos.

b) El usuario deberá estampar el sello de presentación en el documento, de tal manera que no obstaculice la visibilidad o interrumpa la literalidad de este para la buena captura de la imagen. Dicho sello deberá llenarlo el usuario de forma completa: nombre y apellidos, número de identificación y firma.

c) Deberá cancelar los derechos de Registro y timbres correspondientes. Cuando eso se realice de forma física debe adherir con goma al documento el entero bancario o consignar mediante razón notarial la transacción electrónica o impreso en el plano el comprobante de pago; según el caso, salvo los actos que por su naturaleza se encuentren exentos de pago. A los planos del Estado se les exigirá una nota de exoneración de pago material o digitalmente, transcrita en el plano, donde se indique la norma jurídica que lo respalda.

d) Todos los documentos deben presentarse pegados con goma, en el extremo izquierdo.

e) Todo documento debe venir a máquina de escribir o en computadora en letra Arial o Times New Roman, tamaño doce para el formato en computadora, en tinta indeleble de color negro o azul cuyos rasgos sean claramente visibles.

f) Deberá el notario, dejar libre en el documento el espacio adecuado para la impresión de las, citas de presentación.

g) El documento o testimonio debe ser claro en relación con el acto, contrato, bien o derecho a inscribir y cumplir con los requisitos de forma y fondo que la normativa establece para este e indicar la oficina del Registro Nacional en que dicho acto o contrato debe inscribirse.

h) El sello blanco y de tinta estampado, junto con la firma del autenticante u otorgante del testimonio.

i) Para documentos que se le haya consignado como defecto la falta de derechos y timbres por un monto inferior a quinientos colones se permite el reintegro de los mismos mediante el pago de timbres en especie.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

8 de 29 Comentarios

  1. Carlos Manuel Fernandez Alvarado • 12 febrero, 2013

    Me parece absurdo una regulacion donde se obligue a que la boleta de seguridad sea colocada en un punto especifico del testimonio -lo importante- es que esta no entorpezca el escaneo o contenido del negocio juridico impreso, el regreso al sello de tinta otra salida sin sentido. Las ocurrencias que impiden la presentacion de documentos choca contra normas juridicas especificas y no favorece en nada el ejercicio del notariado

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  2. Danilo Loaiza Bolandi • 12 febrero, 2013

    Me salta una duda y es el número de reglones que debe tener el testimonio, se acostumbre treinta o es imperativo que sean treinta, también considero aconsejable dejar suficiente espacio al margen derecho para que el Registror (a) consigne las notas que suelen hacer al examinar el documento.

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  3. Danilo Loaiza Bolandi • 12 febrero, 2013

    Me parece que el sello de tinta no es necesario en tanto el papel de seguridad indica el nombre y número de cédula y nombre del Notario (a)

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  4. RODOLFO CORRALES • 12 febrero, 2013

    Me parece muy buena la informacion, gracias.

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  5. Bernal • 12 febrero, 2013

    Para los usuaroos de Master Lex protocolo se permitira el pegado de la boleta de seguridad en la hoja de casilla independiente? Igualmente pérmitiran la utilizacion del sello de presentacion preimpeeso en esa casilla?q

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    • Lic. Silvia Pacheco • 12 febrero, 2013

      A don Bernal, efectivamente nos encontramos analizando si los parámetros que actualmente utiliza MASTER LEX PROTOCOLO en la impresión de testimonios se adaptan en un 100% a estas nuevas disposiciones del Registro. De otra manera, para introducir las adecuaciones a la brevedad posible. Consideramos que no existe inconveniente en que se utilice una hoja independiente para la casilla y que el sello «preimpreso» que el sistema inserta al testimonio tampoco contradice nada de los establecido en esta guía. Sin embargo, ya estamos formulando las consultas respectivas al Registro y les avisaremos tan pronto obtengamos confirmación.

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  6. Licda R. Mayers • 12 febrero, 2013

    Como siempre el registro entrabando nuestra labor.
    ¿Que pasa si hoy presentamos escrituras y no contenian estos nuevos requisitos?

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  7. Alfonso Romero Coto • 12 febrero, 2013

    Lo que me parece un sinsentido es el doble sello. Admitiendo que el Notariado es un derecho de formas, y se deben cumplir, no se debe caer en el engorro de exigir doble sello a un documento. Si es para hacerlo visible para su preservación, hay otros instrumentos de seguridad dentro del testimonio que testifican la intervención del Notario; además de la lógica presunción de que la calificación registral es lo primero que revisará cuando es presentado. En fin, un desacierto sin duda.

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