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Facturación electrónica: no espere hasta el último día

Como ya es conocido, a partir del 1° de marzo será obligatoria para el sector legal, la utilización de facturas electrónicas.  (Ver al respecto otra nota en este mismo blog)

Muchos creen, equivocadamente, que será hasta ese día que el sistema del Ministerio de Hacienda les permitirá iniciar con este tipo de facturación. Por el contrario, la recomendación es que anticipen su uso, evitando la multa de  ¢862,000 con la que podrían ser sancionados en caso de continuar utilizando facturas impresas después de esa fecha.

La “migración” a facturación electrónica implica varios pasos.  Por ello, entre más pronto inicie el procedimiento para lograrlo, mejor.

Al respecto, nos permitimos ofrecerle algunas recomendaciones.

Es importante que analice con cuidado la empresa especializada en facturación electrónica que pueda brindarle un servicio robusto y confiable y que le garantice asistencia y acompañamiento las 24 horas del día los 7 días de la semana.

Al respecto, en el sitio web de GS1, una asociación empresarial privada declarada de interés público, con más de 2000 afiliados (http://www.gs1cr.org/servicios-2/factura-electronica/ ) encontrará información sobre factura electrónica en Costa Rica, así como la lista de proveedores que cumplen con los requerimientos que solicita la Dirección General de Tributación para brindar este servicio.

Es muy importante que valore con cuidado a los distintos proveedores tomando en consideración:

  • Que la empresa esté efectivamente autorizada por la Dirección General de Tributación.
  • Que sea una empresa con buenas referencias y experiencia en la generación de factura electrónica.
  • Que le brinde seguridad y almacenamiento de sus documentos, así como asistencia a cualquier hora.

Normalmente estas empresas de facturación ofrecen distintos planes de suscripción dependiendo de la cantidad de documentos electrónicos que los interesados  emiten, en promedio, por mes o por año.  Por ello, para elegir el plan que más le conviene a su despacho, deberá hacer un estimado  de esa cantidad, tomando en cuenta que en facturación electrónica se entienden como documentos electrónicos, tanto las facturas emitidas como las notas de crédito, notas de débito y los comprobantes de recepción.

Pasos a seguir:

1) Suscriba el servicio de factura electrónica con el proveedor de su confianza y que mejor se adapte a sus necesidades.
2) Cambie su método de facturación ante la Dirección General de Tributación, registrándose como emisor-receptor electrónico en la plataforma de Administración Tributaria Virtual de Hacienda (ATV http://www.hacienda.go.cr/atv/login.aspx)

NOTA: Tenga a mano el número de medidor y la empresa electrificadora que utiliza,  ya que es un dato obligatorio que deberá completar en el formulario de Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario.

3) Genere la llave de seguridad (llave criptográfica) , la cual se extrae de la plataforma de Administración Tributaria Virtual de Hacienda (ATV http://www.hacienda.go.cr/atv/login.aspx).

4) Asocie a la plataforma del proveedor elegido, la llave criptográfica.  (Esto se hace una única vez).

Finalizado este cuarto paso, estará listo para comenzar a emitir facturas electrónicas.

Otras consideraciones:

Le recordamos que una vez registrado como emisor-receptor electrónico ya no podrá generar facturas en papel.

Si le quedan facturas preimpresas disponibles, deberá guardarlas pues le podrían ser requeridas en caso de una auditoria de la DGT.  Sin embargo,  no podrán ser utilizadas como ya indicamos.

La pérdida o incorrecta confección de sus facturas electrónicas puede generarle problemas graves con la DGT, de ahí la importancia de aprender correctamente el mecanismo.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

4 de 4 Comentarios

  1. ALLAN GARRO • 31 Enero, 2018

    Buenos días doña Silvia: Me parece que también ustedes iban a ofrecer este servicio? Es así? Gracias!

    Responder
  2. Vilma Camacho • 29 Enero, 2018

    Pero, es necesario afiliarse mediante la contratación de una empresa o se puede hacer directamente con la TD mediante su portal? Tengo entendido que sí se puede. Gracias.

    Responder

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