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Facturación electrónica: no espere hasta el último día

Como ya es conocido, a partir del 1° de marzo será obligatoria para el sector legal, la utilización de facturas electrónicas.  (Ver al respecto otra nota en este mismo blog)

Muchos creen, equivocadamente, que será hasta ese día que el sistema del Ministerio de Hacienda les permitirá iniciar con este tipo de facturación. Por el contrario, la recomendación es que anticipen su uso, evitando la multa de  ¢862,000 con la que podrían ser sancionados en caso de continuar utilizando facturas impresas después de esa fecha.

La “migración” a facturación electrónica implica varios pasos.  Por ello, entre más pronto inicie el procedimiento para lograrlo, mejor.

Al respecto, nos permitimos ofrecerle algunas recomendaciones.

Es importante que analice con cuidado la empresa especializada en facturación electrónica que pueda brindarle un servicio robusto y confiable y que le garantice asistencia y acompañamiento las 24 horas del día los 7 días de la semana.

Al respecto, en el sitio web de GS1, una asociación empresarial privada declarada de interés público, con más de 2000 afiliados (http://www.gs1cr.org/servicios-2/factura-electronica/ ) encontrará información sobre factura electrónica en Costa Rica, así como la lista de proveedores que cumplen con los requerimientos que solicita la Dirección General de Tributación para brindar este servicio.

Es muy importante que valore con cuidado a los distintos proveedores tomando en consideración:

  • Que la empresa esté efectivamente autorizada por la Dirección General de Tributación.
  • Que sea una empresa con buenas referencias y experiencia en la generación de factura electrónica.
  • Que le brinde seguridad y almacenamiento de sus documentos, así como asistencia a cualquier hora.

Normalmente estas empresas de facturación ofrecen distintos planes de suscripción dependiendo de la cantidad de documentos electrónicos que los interesados  emiten, en promedio, por mes o por año.  Por ello, para elegir el plan que más le conviene a su despacho, deberá hacer un estimado  de esa cantidad, tomando en cuenta que en facturación electrónica se entienden como documentos electrónicos, tanto las facturas emitidas como las notas de crédito, notas de débito y los comprobantes de recepción.

Pasos a seguir:

1) Suscriba el servicio de factura electrónica con el proveedor de su confianza y que mejor se adapte a sus necesidades.
2) Cambie su método de facturación ante la Dirección General de Tributación, registrándose como emisor-receptor electrónico en la plataforma de Administración Tributaria Virtual de Hacienda (ATV http://www.hacienda.go.cr/atv/login.aspx)

NOTA: Tenga a mano el número de medidor y la empresa electrificadora que utiliza,  ya que es un dato obligatorio que deberá completar en el formulario de Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario.

3) Genere la llave de seguridad (llave criptográfica) , la cual se extrae de la plataforma de Administración Tributaria Virtual de Hacienda (ATV http://www.hacienda.go.cr/atv/login.aspx).

4) Asocie a la plataforma del proveedor elegido, la llave criptográfica.  (Esto se hace una única vez).

Finalizado este cuarto paso, estará listo para comenzar a emitir facturas electrónicas.

Otras consideraciones:

Le recordamos que una vez registrado como emisor-receptor electrónico ya no podrá generar facturas en papel.

Si le quedan facturas preimpresas disponibles, deberá guardarlas pues le podrían ser requeridas en caso de una auditoria de la DGT.  Sin embargo,  no podrán ser utilizadas como ya indicamos.

La pérdida o incorrecta confección de sus facturas electrónicas puede generarle problemas graves con la DGT, de ahí la importancia de aprender correctamente el mecanismo.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

10 de 10 Comentarios

  1. jose luis paez vargas • 27 Abril, 2018

    soy un notario con más de 30 años de ejercicio, si bien es cierto a nosotros nos ha tocado sufrir los atropellos y ocurrencias de los legisladores, nunca como ahora se acentúa lo anterior. Me cuesta demasiado creer que un contribuyente para pagar impuestos deba pagarle a un tercero para que se e permita emitir una factura, en este caso digital. Costa Rica está plagada de personas que “se dejan”, otro ejemplo de ello es pagar por un entero para cancelar el impuesto a la transferencia de bienes inmuebles o vehículos, barbaridad es poco nombre para esto. Finalmente lo más inaudito, tuve que salir a comprar una segunda computadora, una “PC” porque todo lo que tiene que ver con firma digital solo funciona con ese tipo de máquinas y como yo soy un criminal que tuve la osadía de adquirir una Mac, ahora se me castiga por ello. Ni para qué seguir, esto es de nunca acabar, no hay colegio de abogados que de la cara, pero eso si prestos son para cobrarle la colegiatura, eso para qué? fácil hay que darse una vueltecita por las instalaciones y veremos la burocracia que campea por el colegio.
    Ma gustaría saber sin doña Silvia Pacheco lee estos comentarios, ojalá ella pudiese hacer algo.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 Abril, 2018

      Estimado don José Luis. Muchas gracias por su participación en nuestro blog. Tiene mucha razón. La entrada en vigencia de nuevas reglamentaciones y normas ha significado para los profesionales en Derecho todo un reto de adaptación y de actualización permanentes. El uso de las MAC es cada vez más frecuente. Confiamos que ello provoque que el Gobierno digital introduzca mejoras en las plataformas electrónicas que le permita por igual a todos los usuarios un acceso amigable y efectivo que faciliten su quehacer diario.

      Responder
  2. Luis • 20 Febrero, 2018

    Una duda que tengo y que no sé, creo que tal vez es más de resorte del contador, es el tema de la facturación electrónica y los gastos y timbres de las escrituras. Tradicionalmente uno facturaba todo, desglosado, mi pregunta es cómo manejar esto en una factura electrónica?? O será que Hacienda asume que todo lo facturado son honorarios????

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    • Yanisela Murillo • 20 Febrero, 2018

      Luis la recomendación que nos han hecho los expertos es que se debe facturar únicamente los honorarios, y en el espacio de comentarios de la factura se le puede detallar al cliente lo relativo a los gastos y timbres de la escrituras, de esta manera Hacienda únicamente recibirá como ingreso sus honorarios.

      Responder
      • LUIS • 26 Febrero, 2018

        Gracias Yanisela, le pregunté a mi contador y es del mismo criterio, pero no supo decirme qué hacer con los gastos.
        Otro aspecto que uno a veces facturaba eran gastos de microfilms, estudios literales, etc. imagino que esa será la solución para todo, va a ser un dolor de cabeza con los clientes!!!

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  3. ALLAN GARRO • 31 Enero, 2018

    Buenos días doña Silvia: Me parece que también ustedes iban a ofrecer este servicio? Es así? Gracias!

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  4. Vilma Camacho • 29 Enero, 2018

    Pero, es necesario afiliarse mediante la contratación de una empresa o se puede hacer directamente con la TD mediante su portal? Tengo entendido que sí se puede. Gracias.

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  • Yanisela Murillo • 20 Febrero, 2018

    Buenas tardes Licda. Camacho! Le confirmo que puede suscribir en línea un plan que mejor le convenga, y puede pagar en línea con TD, TC o mediante transferencia bancaria, puede contratar planes de acuerdo a sus necesidades, en función de la cantidad estimada de facturas que emita al año, mañana un técnico se pondrá en contacto con usted para brindarle más información.

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