Facturación electrónica: no espere hasta el último día
Como ya es conocido, a partir del 1° de marzo será obligatoria para el sector legal, la utilización de facturas electrónicas. (Ver al respecto otra nota en este mismo blog)
Muchos creen, equivocadamente, que será hasta ese día que el sistema del Ministerio de Hacienda les permitirá iniciar con este tipo de facturación. Por el contrario, la recomendación es que anticipen su uso, evitando la multa de ¢862,000 con la que podrían ser sancionados en caso de continuar utilizando facturas impresas después de esa fecha.
La «migración» a facturación electrónica implica varios pasos. Por ello, entre más pronto inicie el procedimiento para lograrlo, mejor.
Al respecto, nos permitimos ofrecerle algunas recomendaciones.
Es importante que analice con cuidado la empresa especializada en facturación electrónica que pueda brindarle un servicio robusto y confiable y que le garantice asistencia y acompañamiento las 24 horas del día los 7 días de la semana.
Al respecto, en el sitio web de GS1, una asociación empresarial privada declarada de interés público, con más de 2000 afiliados (http://www.gs1cr.org/servicios-2/factura-electronica/ ) encontrará información sobre factura electrónica en Costa Rica, así como la lista de proveedores que cumplen con los requerimientos que solicita la Dirección General de Tributación para brindar este servicio.
Es muy importante que valore con cuidado a los distintos proveedores tomando en consideración:
- Que la empresa esté efectivamente autorizada por la Dirección General de Tributación.
- Que sea una empresa con buenas referencias y experiencia en la generación de factura electrónica.
- Que le brinde seguridad y almacenamiento de sus documentos, así como asistencia a cualquier hora.
Normalmente estas empresas de facturación ofrecen distintos planes de suscripción dependiendo de la cantidad de documentos electrónicos que los interesados emiten, en promedio, por mes o por año. Por ello, para elegir el plan que más le conviene a su despacho, deberá hacer un estimado de esa cantidad, tomando en cuenta que en facturación electrónica se entienden como documentos electrónicos, tanto las facturas emitidas como las notas de crédito, notas de débito y los comprobantes de recepción.
Pasos a seguir:
1) Suscriba el servicio de factura electrónica con el proveedor de su confianza y que mejor se adapte a sus necesidades.
2) Cambie su método de facturación ante la Dirección General de Tributación, registrándose como emisor-receptor electrónico en la plataforma de Administración Tributaria Virtual de Hacienda (ATV http://www.hacienda.go.cr/atv/login.aspx)
NOTA: Tenga a mano el número de medidor y la empresa electrificadora que utiliza, ya que es un dato obligatorio que deberá completar en el formulario de Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario.
3) Genere la llave de seguridad (llave criptográfica) , la cual se extrae de la plataforma de Administración Tributaria Virtual de Hacienda (ATV http://www.hacienda.go.cr/atv/login.aspx).
4) Asocie a la plataforma del proveedor elegido, la llave criptográfica. (Esto se hace una única vez).
Finalizado este cuarto paso, estará listo para comenzar a emitir facturas electrónicas.
Otras consideraciones:
Le recordamos que una vez registrado como emisor-receptor electrónico ya no podrá generar facturas en papel.
Si le quedan facturas preimpresas disponibles, deberá guardarlas pues le podrían ser requeridas en caso de una auditoria de la DGT. Sin embargo, no podrán ser utilizadas como ya indicamos.
La pérdida o incorrecta confección de sus facturas electrónicas puede generarle problemas graves con la DGT, de ahí la importancia de aprender correctamente el mecanismo.
jose luis paez vargas • 27 abril, 2018
soy un notario con más de 30 años de ejercicio, si bien es cierto a nosotros nos ha tocado sufrir los atropellos y ocurrencias de los legisladores, nunca como ahora se acentúa lo anterior. Me cuesta demasiado creer que un contribuyente para pagar impuestos deba pagarle a un tercero para que se e permita emitir una factura, en este caso digital. Costa Rica está plagada de personas que «se dejan», otro ejemplo de ello es pagar por un entero para cancelar el impuesto a la transferencia de bienes inmuebles o vehículos, barbaridad es poco nombre para esto. Finalmente lo más inaudito, tuve que salir a comprar una segunda computadora, una «PC» porque todo lo que tiene que ver con firma digital solo funciona con ese tipo de máquinas y como yo soy un criminal que tuve la osadía de adquirir una Mac, ahora se me castiga por ello. Ni para qué seguir, esto es de nunca acabar, no hay colegio de abogados que de la cara, pero eso si prestos son para cobrarle la colegiatura, eso para qué? fácil hay que darse una vueltecita por las instalaciones y veremos la burocracia que campea por el colegio.
Ma gustaría saber sin doña Silvia Pacheco lee estos comentarios, ojalá ella pudiese hacer algo.