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Firma digital será necesaria para cumplir con Registro de Accionistas

Nos permitimos transcribir a continuación, en su tenor literal,  aviso que en forma conjunta emitieron el  Instituto Costarricense sobre Drogas.  el Ministerio de Hacienda y el Banco Central de Costa Rica relativo a la obligación de las sociedades mercantiles, sociedades civiles y otras estructuras jurídicas, de cumplir con lo que se ha llamado el Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales.

Si bien no se establece aún la fecha a partir de la cual iniciará esta obligación, se insta a todas las personas que en cada tipo de organización, están llamadas a cumplir con el reporte correspondiente, para que obtengan su certificado de firma digital,  el cual será indispensable para el uso de la plataforma que se encuentra en proceso de implementación.

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INFORMACIÓN AL PÚBLICO GENERAL
REGISTRO DE ACCIONISTAS

(Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales – Ley 9416)

El Ministerio de Hacienda, el Instituto Costarricense sobre Drogas y el Banco Central de Costa Rica informan a los representantes legales de las personas jurídicas y estructuras jurídicas del país que:

En diciembre de 2016 se publicó la Ley 9416 para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, la cual en su Capítulo II “Transparencia y beneficiarios finales de las personas jurídicas y otras estructuras jurídicas”, establece la obligación a las personas jurídicas de suministrar a través de sus representantes legales, la composición de su capital social así como la identificación de los beneficiarios finales.

Por su parte, el artículo 5 del reglamento a dicha ley, promulgado mediante decreto 41040-H publicado en la Gaceta 70 del 23 de abril de 2018, establece que para interactuar con el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (Registro de Accionistas) el representante legal debe contar con un certificado de firma digital.

En razón de lo anterior el Ministerio de Hacienda, el Instituto Costarricense sobre Drogas y el Banco Central de Costa Rica consideran imperioso instar a los representantes legales de los sujetos obligados a que desde ya inicien las gestiones necesarias para obtener su certificado de firma digital, especialmente a los indicados a continuación por estar incluidos en el primer grupo de obligados que deberán suministrar la información directamente en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales:


PERSONAS JURIDICAS OBLIGADAS                     A  TRAVÉS DE SU REPRESENTANTE

Sociedades anónimas                                                              Presidente

Sociedades de responsabilidad limitada                             Gerente y subgerente

Sociedades en nombre colectivo                                           Administrador

Sociedades en comandita                                                        Gerente

Sucursales de sociedades extranjeras                                   Apoderado generalísimo

Empresas individuales de responsabilidad limitada                   Gerente

Sociedades civiles                                                                     Administradores


Para efectos de disponer de un certificado de firma digital deberán concertar una cita en cualquiera
de las oficinas de registro (emisoras de certificados) autorizadas por el Banco Central de Costa Rica, dicha información así como su costo, horarios de atención, ubicación geográfica y números de teléfono puede ser consultada en el sitio web: https://www.bccr.fi.cr/seccion-firma-digital/firmadigital/oficina-de-registro

La fecha a partir de la cual los obligados deberán inscribirse en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales así como la fecha de la declaración se comunicará mediante resolución conjunta de alcance general por parte del Ministerio de Hacienda y el Instituto Costarricense sobre Drogas.»   (Hasta aquí transcripción textual del aviso.   Ver aviso en formato original)

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

14 de 55 Comentarios

  1. Pilar • 28 agosto, 2019

    Gracias por sus ayuda.
    Una vez que se tenga el certificado de firma digital, cuándo y cuál es el procedimiento a seguir. Qué documentos se deben aportar y de cuánto es la multa si no se cumple a tiempo con ellos?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 agosto, 2019

      Con la firma digital deberá el representante legal esperar el mes que corresponda a la sociedad cumplir con la declaración de accionistas. En ese momento, deberá ingresar a la plataforma para inscribir la sociedad (si quiere este paso lo puede hacer antes) y completar los datos que le vayan a ser solicitados como declaración jurada. Entendemos que no va a ser necesario adjuntar documento alguno que respalde la información declarada, pero conviene que el representante sí cuente con ese respaldo documental pues Hacienda o el ICD podrían en cualquier momento exigirle la demostración de lo declarado bajo la fe de juramento. En caso de no cumplir con la declaración de accionistas y beneficiarios finales se establece una multa mínima de 1,338,000 para las sociedades sin actividad comercial. Las que sí generan ingresos, la multa consistirá en un 2% de la cifra de los ingresos brutos generados en el período anterior pudiendo llegar a un máximo de 44,600,000, aparte de otras sanciones no pecuniarias como la incapacidad para inscribir actos en el Registro Nacional o contratar con el Estado.

      Responder
  2. Carla Gonzalez • 27 agosto, 2019

    Cual es la fecha maxima para proceder al registro de accionistas de la sociedad?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 agosto, 2019

      A partir de setiembre, dependiendo del número de finalización de la cédula jurídica de casa sociedad, así será el mes en el que deban cumplir con la obligación. Por ejemplo las sociedades con cédulas jurídicas terminadas en 0 y en 1 cuentan con el mes des de setiembre para presentar la declaración de accionistas. Las que terminan en 2 y 3 cuentan con todo el mes de octubre para hacerlo. Entonces las sociedades que terminan en 0 y 1 tienen hasta el 30 de setiembre para cumplir con la obligación, ya el 1 de octubre serían acreedoras de la multa correspondiente.

      Responder
  3. Pilar • 27 agosto, 2019

    Hola Buenos días.
    Aun las sociedades sin actividad económica deben realizar el proceso de certificar la firma digital ?
    y qué trámite sigue después de obtenerlo?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 agosto, 2019

      Correcto. También las sociedades que no tienen actividad comercial, ni bienes en el Registro inscritos, tienen obligaciónde cumplir con el Registro de Accionistas. La firma digital debe obtenerla la persona que por Ley está obligada a representar a la sociedad en este trámite. Por ejemplo, en el caso de las sociedades anónimas, le correponde al Presidente de la Junta Directiva. Por eso es importante que confirmen que esa persona cuenta con firma digital, y si no la tiene aún, que haga la gestión para obtenerla a fin de que pueda cumplir con la declaración de accionistas en el momento que corresponda a esa sociedad.

      Responder
  4. nicole • 26 agosto, 2019

    que sucede si a la hora que yo quiero entrar para hacer la declaracion me dice que la persona esta inactiva y no me deja ingresar.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 26 agosto, 2019

      Lo que nos indican es que el sistema del BCCR se encuentra interconectado con el Registro de Personas Jurídicas. Por consiguiente, el solo hecho de que la sociedad aparezca como inscrita y con plazo social vigente (es decir que no haya sido disuelta o su plazo haya vencido) podrá el representante legal proceder con la declaratoria de accionistas y beneficiarios finales.

      Responder
  5. Diego Arce • 15 agosto, 2019

    Hola quería saber quien tiene que tener la firma digital para presentar el registro de accionistas? Debe ser firma digital a nombre de la cédula física del presidente de la sociedad o hay que tener firma digital de la sociedad anónima a nombre de la cédula jurídica?

    Responder
  6. Victor Pizarro • 05 marzo, 2019

    Hola buenas tardes, será que ya se implementó algún mecanismo alternativo para las personas representantes que son extranjeros?

    Responder
  7. Elieth Salguero • 22 febrero, 2019

    Estimada Licenciada:
    Soy apoderada Generalísima de una Sociedad. Es posible que sea yo la persona encargada del trámite en el BCCR. Otra consulta. En el caso de accionistas de la Sociedad, esto es algo confidencial y se está pagando por eso. Es posible que el Banco me pida esa información , porque no estoy autorizada a decirlo?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 23 febrero, 2019

      Estimada doña Elieth.- En el aviso conjunto que publicaron en varios medios de comunicación el BCCR, el Ministerio de Hacienda y el Instituto Costarricense sobre Drogas informaron para cada tipo de sociedad o ente, el personero obligado a cumplir con el registro de accionistas. En las sociedades anónimas por ejemplo pareciera que tal responsabilidad recae sobre el Presidente de la Junta Directiva. En el caso de las sociedades de responsabilidad limitada, tal obligación es para el gerente o subgerente, y así sucesivamente. Por consiguiente, habría que ver si en la sociedad en la que usted tiene poderes generalísimos, ocupa además el cargo específico dispuesto para cumplir con el Registro de Accionistas. Si no fuera ese el caso, tenemos entendido que existirá un procedimiento para autorizar que otros personeros con poderes (como es su caso).- Sin embargo, será necesario esperar que se produzca la publicación de una resolución que hace unos días se publicó en versión borrador. Puede verla ingresando a nuestra nota: https://www.puntojuridico.com/en-consulta-publica-resolucion-sobre-registro-de-accionistas/

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