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Historias del Protocolo XI. Fiscalizaciones notariales: aspectos que se toman en cuenta.

El Dr. Herman Mora nos ofrece esta semana una nueva entrega de sus Historias del Protocolo.

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Antes de brindarles el listado de los aspectos que la Dirección Nacional de Notariado toma en cuenta durante las inspecciones que lleva a cabo en las oficinas notariales, me permito esta breve felicitación con ocasión de la fiesta que estaremos celebrando este domingo.

Para aquellos colegas que son papás. Para aquéllos que sin ser colegas, son papás que realizan su función, siembran su pequeña parcela, se dedican a hacer lo suyo. Porque en la función de padres, no es el título lo importante, sino hacer el trabajo, emplearse con dedicación, amor y esmero. Para aquellos «papás» que llenan esa palabra, sin importar su sexo, ni su filiación. No importa si estos papás son mamás, o son abuelos, o tíos o bien no son nada. Lo importante es que cumplen con su función, trabajan, se sacrifican, luchan por sus hijos. Hacen lo suyo, sin importar el título, con la única esperanza de hacer de sus hijos seres felices, sanos y plenos.  A todos ellos les deseamos …

!UN MUY FELIZ DIA DEL PADRE!

En el siguiente listado o check list agrupamos los temas que son recibidos por la DNN en sus inspecciones en diferentes categorías para facilitar su revisión.

 1. NOTARIO PÚBLICO

A-   Habitado como Notario.  (Artículo 2 CN)

B-   Habilitado como Abogado. (Art 3 CN)

  1. Fondo de Garantía Notarial al día. (Art. 4 CN)
  2. Datos Actualizados en Registro de Notarios (art.8 Lineamientos)
  3. Impedimentos.  (Art. 4 CN)

2.  OFICINA NOTARIAL

A. Oficina abierta al público ( Art. 3 e), y 6 CN y 84 de los Lineamientos)

B. Acceso libre y efectivo al público, incluyendo  ( Arts. 6 y 84 Lineamientos y Ley 7600 de Igualdad de oportunidades para las personas con discapacidad).

C. Identificación de oficina ( Art. 6 CN)

D. Credenciales Visibles( Art. 6 CN)

3. PROTOCOLO

A. Tomo de protocolo disponible en la oficina notarial ( Art. 46 CN)

B.  Estado de conservación (Arts. 51 CN, 28 Lineamientos)

C.  Resguardo adecuado (Arts. 51 CN, 28 Lineamientos)

 4. INSTRUMENTOS PUBLICOS

A) Firma comparecientes. (Art. 93 CN)

B) Autorizados por el notario (firmados) (Art. 93 CN)

C) Congruencia con Índices Reportados.

D) Notas marginales al pie y de referencia. (Art. 96 CN)

5. DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD

A) Sellos Notariales.

B) Papel de seguridad.

C) Boletas de seguridad.

E) Certificados de declaración de matrimonio.

F) Resguardo de Dispositivos. (28 y 29 Lineamientos)

6. ARCHIVO DE COPIAS DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS  (Arts. 48 CN y 21 Lineamientos)

A) Conserva las copias respectivas.

B) Firmadas por el notario.

C) Relacionadas con Archivo de referencia. (Art. 48 CN)

7. ARCHIVO DE REFERENCIA. (Art. 47 CN)

A) Lleva este Archivo.

B) Foliatura corrida.

8. CERTIFICACIONES NOTARIALES.

A) Reserva copia auténtica en Archivo de referencia.  (ARt. 110 CN)

9. ÍNDICES DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

A) Presentados, según consulta Sistema Index. (art.26 CN)

10. Recibos por Honorarios Notariales

A) Facturas – recibidos Autorizados. (DGT)

B) Tasación conforme a la ley. (art 166 CN)

COMPETENCIA NOTARIAL EN ACTIVIDAD JUDICIAL NO CONTENCIOSA

TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES

(Art. 129 C.N. Arts. 56 al 80 LINEAMIENTOS EJERCICIO NOTARIAL)

1.TIPOS DE EXPEDIENTES IDENTIFICADOS

Liquidación Sociales

Información de perpetua memoria

Deslindes y Amojonamiento

Sucesiones

Adopciones

División de cosa común

Consignación de pago

Localización de derechos.

2. EXPEDIENTES INICIADOS (EN TRÁMITE)

A) Rogación acta de apertura

B) Lleva control de expedientes.

C) Carátulas y amarras

D) Índice de Actuaciones.

E) Usa Papel de Seguridad

F) Expediente Completo y Ordenado.

 3. EXPEDIENTES TERMINADOS

A) Expedientes completos y ordenados. (67 LECSN directriz DNN-001-2010)

B) Resolución Final

C) Remitidos al Archivo Judicial.  (Actualmente esta exigencia se encuentra suspendida en virtud de que el Poder Judicial no está aceptando recibir más expedientes de esta naturaleza)

4. HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS  (Art. 84, e) Lineamientos)

A) Teléfonos.

B) Fax

C) Correo Electrónico

D) Internet

E) Celular

F) Computadora

G) Impresora

H) Escaner/ Copiadora

I) Acceso a Servicios Electrónicos.

El notario  tiene derecho a revisar el acta que se levante al concluir la fiscalización de su notaría. Tiene derecho a obtener copia  de la misma  y a externar sus dudas. El fiscal debe explicar la naturaleza de la actividad y las condiciones  de la inspección.  El fiscal solicita finalmente la firma y sello del acta por parte del notario fiscalizado.»

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Dr. Herman Mora Vargas

Experto en Derecho Notarial. Coredactor del Código Notarial. Redactor del Libro Manual de Derecho Notarial. Miembro de la Academia Notarial Americana. Profesor universitario en varias universidades de América Latina. Master Lex no hace necesariamente suyas, las opiniones o comentarios que se publican en este foro. Ofrecemos el espacio como un servicio a nuestra comunidad de suscriptores. No se admiten comentarios contrarios a las leyes o injuriosos. Nos reservamos el derecho de eliminar aquéllos que consideremos inapropiados, así como de editar o eliminar cualquier documento, información u otro componente que aparezca en esta publicación. La veracidad de la información es responsabilidad de las fuentes citadas.

2 de 2 Comentarios

  1. Eugenia delgado • 11 octubre, 2016

    Don Herman mil gracias por su aporte, ésta guía nos facilitó y nos guió exitosamente en la fiscalización hecha por la DNN a nuestra oficina en días pasados… gracias por sus aportes desinteresados, realmente nos ayudan muchísimo a mejorar nuestra función notarial.

    Responder
  2. Melvin • 25 junio, 2016

    El Notario se «encrizpa» cuando se le dice que le toca una cita con un Fiscal Notarial o siguiera se le hace mención de la DNN asociado a algo consigo mismo; claro, el sentimiento y la reacción es más que lógica y natural. Pero quiero decirles en abono al estigma que ha existido y ha quedado en la memoria de algunos o muchos, que el Fiscal Notarial y la Fiscalización Notarial contemporáneos son personaje e instrumento muy nobles, y lo más importante, que han sido también Notarios activos y en ejercicio. El Notario, muy lejos de inquietarse y preocuparse, debe echar mano de la Fiscalización Notarial y sacarle provecho a la diligencia de inspección para solventar y aclarar todas las dudas e inquietudes que tenga. Ningún Notario que sea estudioso, que esté al día con el ordenamiento jurídico en general y en especial con la normativa notarial vigente, particularmente que esté en orden y al día con todos y cada uno de sus deberes funcionales directos e indirectos que conlleva ser un delegatario del Estado de una función pública (función notarial y fe pública), y que confeccione los documentos notariales protocolares y extraprotocolares ajustándose a la normativa notarial, sustantiva y procesal vigente, ninguno de esos Notarios tienen razón de inquietarse ni preocuparse ni asustarse por una Fiscalización o Inspección Notarial.

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