POWERED BYmaster lex

Historias del Protocolo V. Las fiscalizaciones notariales

Nos complace ofrecerles a continuación una nueva entrega de la colección de Historias del Protocolo del Dr. Herman Mora Vargas.

LAS FISCALIZACIONES NOTARIALES

“Para los griegos, era el castigo por anhelo de burlar a Hades y pretender sortear la muerte. Para nosotros, pienso, que es un tema de sortear los días. Lo cierto es que como Sísifo, seguimos dentro de nuestra vertiginosa cotidianeidad, la eterna tortura de empujar la piedra hasta la cima de la montaña, solo para ver como se desliza nuevamente hacia abajo, y así proseguir la repetición absurda de la existencia. Y es que iniciamos la faena el lunes para llegar el fin de semana, alcanzando la cima con la roca, que nuevamente caerá al vacío el domingo, para volver el próximo lunes a empujar la piedra.

Este sombrío escenario, se agrava bajo la óptica del eterno trajín de las jornadas, como si la vida fuera una fábrica de hacer días.  Resulta aún mas funesto, dentro de la óptica de nuestra profesión, si tomamos en consideración la gran cantidad de obligaciones, conductas, cuidados y deberes, que debe acatar el notario, los que provocan que vivamos una vida que luce poco potable, ejerciendo una función en la que por lo general se actúa con vértigo y escalofrío.

Se menciona lo anterior con motivo de advertir, que la D N N está realizando inspecciones de manera más dinámica e inquieta. Recientemente se enfocan, según he podido constatar, en notarios a sueldo o institucionales.  El actual director de la sección, de reciente nombramiento, Lic. Carlos Andrés Sanabria, resulta ser una persona sensata y un profesional mesurado e inteligente, pero no hay duda que existen procesos ya iniciados que están provocando sanciones fuertes.  Ante tal inminencia, decidí suspender los envíos de las sucesiones y enfocarme en este tema.

No me detendré a valorar esa política. Lo que es, es; según lo dicte el soberano. Sin embargo siempre soy de la idea de buscar los grandes peces de la defraudación y no en el notario artesano. En fin.   El proyecto de reforma del Código Notarial propugna una cláusula que se refiere a la debida priorización de las inspecciones, tratando de salir al paso de las grandes delincuencias, antes de las minucias insignificantes.

Ahora, conviene advertir algunos aspectos notorios (no podríamos incluirlos todos en esta sección) sobre las inspecciones, o bien aspectos relativos a los cuidados a atender.   Es claro que el ámbito de inspección puede ser oceánico. Citaremos algunos casos que sirvan de ejemplo. Veamos:

ÁREAS DE CONTROL EN LA FISCALIZACIÓN:

a. Ubicación e identificación de la oficina notarial y congruencia con la información registrada. Aunado a esto hay que decir que la oficina debe contar con amigable acceso para el público, adecuada rotulación, y aunque sea discreta e incluso austera, debe ser ordenada. No debería detenerse el inspector en verificar el régimen de ocupación ( inquilino o propietario…) del inmueble, es decir si la oficina es del notario, de una empresa o un tercero, con tal de que no pertenezca a la administración pública.

b. Custodia de los mecanismos de seguridad (uso de papel de seguridad, sello blanco, tomo de protocolo, boletas de seguridad, certificaciones y todos aquellos documentos que aseguren el contenido del acto autorizado y lo respalden). Todos debidamente resguardados.

c. Archivo de copias de instrumentos públicos de cada tomo de protocolo debidamente foliado, sellado y firmado por el notario.

d. Archivo de referencias debidamente foliado.

e. Expedientes respecto de la competencia judicial no contenciosa.

f. Verificación de firmas del tomo en uso al momento de la fiscalización.

g. Cumplimiento de otros deberes notariales como la emisión de recibos legalizados, control de certificaciones etc.

OBSERVACIONES INSIGNIFICANTES EN LAS NOTAS

Aspectos a tener en cuenta en las notas de corrección.

» “… la dirección del primer compareciente está incompleta… (San José, Curridabat).” Podría provocar una observación registral, pero no un motivo de suspensión.

» ” … las partes la autorizan a entregarle el testimonio del instrumento al vendedor para que sea éste que se encargue de toda inscripción en el registro.”  En términos generales el notario es el indiscutible obligado de la inscripción, pero bajo algunas condiciones puede eximirse de esa responsabilidad.

»“…esta escritura fue otorgada tan solo nueve minutos después de la anterior, tiempo que no se estima suficiente para asesorar a las partes y otorgar el instrumento público.”
Esto no significa que no haya sido adecuadamente explicado el instrumento (por ejemplo, con un borrador de la escritura previamente leído,  para constatar luego que se trata del mismo documento).
Debe aplicar aquí aquella jurisprudencia, que asciende al nivel del principio que dice: “El Derecho no puede ocuparse de pretensiones fundadas en daños insignificantes, derivadas de una excesiva susceptibilidad.” (voto 232 -2005 Sala Primera)

Claro también hay errores… como dicen:  !La voló!

“No puede dicho notario alegar desconocimiento de la falta en que incurrió , pues la nota de la Jefa del Archivo Notarial es bastante clara al transcribir el contenido de la nota marginal que consignó tres años después del otorgamiento de la escritura y hace relación al precio de venta del lote segregado mediante esa razón . No puede manifestar ignorar normas… No solo son de interés público sino de obligado acatamiento para el que, como notario público y depositario de la fe pública… Aspectos como el que nos ocupa, relativo al precio de venta del lote segregado, que el notario consignó por razón notarial tres años después, reflejan una falta grave que no puede pasar por alto por este Tribunal si se considera no solo que su manifestación le concierne exclusivamente a los otorgantes del documento a quienes el notario les leyó a la hora de la firma el contenido de la matriz… Aspecto tan importante como es el precio que supuestamente fue manifestado por las partes pero que – amparado en la fe pública notarial – se presume cierto e irrebatible. Los testimonios de las escrituras matrices que constan en el protocolo, deben ser copia fiel y exacta de su original, porque de lo contrario, podrían hacer incurrir en error a las diferentes instituciones en donde estos documentos se presentan, además de que se podría alterar la voluntad expresada por las partes otorgantes al momento de firmar la escritura matriz, que como en el presente caso, no se consignó el precio, dando pie eventualmente a futuros e innecesarios litigios… Para ello es necesario indicar que, una de las principales características del notario público en el ejercicio de la función notarial es ser ordenado y cuidadoso, lo cual en el presente caso, el notario denunciado descuido con su forma de actuar “. (Tribunal de Notariado: Voto No. 18 de las 8:00 horas del 6 de noviembre de 1.999).

» …en este caso afectar a Patrimonio familiar, aunque sea por mandato de ley- para que ese acuerdo de voluntades tenga eficacia jurídica debe ser expresado de la misma forma que lo fue la escritura que otorgaron, es decir que ha de hacerse constar en otra escritura pública – adicional o complementaria- … No es dable por medio de razón notarial ya que en tanto la co-notaria autorizante suple unilateralmente la voluntad de los contratantes al consignar manifestaciones que por ley solo corresponde hacerlas a ellos… Que este tipo de correcciones las limitó el legislador para los casos de errores materiales que – para el subexamine –se debieron salvar por medio de escritura adicional o complementaria ya que – como se expresó – la corrección se efectúa más de un año después de otorgada la escritura y estando la misma inscrita en el Registro.” (Tribunal de Notariado: Voto No. 163 de las 10:15 horas del 7 de diciembre de 2.000).

Es claro que el tema es más vertiginoso de lo que es posible explicar en esta entrega. Por lo pronto diremos, subrayado y en negrita, verifiquen amigos, que las razones notariales estampadas en el protocolo, coincidan y sean aplicadas en la matriz en forma de nota. Ampliaremos la presente nota.

De momento diremos que pese a ello, seguimos subiendo la empinada cuesta, semana tras semana. Con la sazón que aderezando una actitud adecuada, a veces, hasta se disfruta, ya que nuestro verdadero deber es …. ser felices.   Saludes amigos.”

Be Sociable, Share!
  • Twitter
  • Facebook
  • email
  • Google Reader
  • LinkedIn
Dr. Herman Mora Vargas

Experto en Derecho Notarial. Coredactor del Código Notarial. Redactor del Libro Manual de Derecho Notarial. Miembro de la Academia Notarial Americana. Profesor universitario en varias universidades de América Latina. Master Lex no hace necesariamente suyas, las opiniones o comentarios que se publican en este foro. Ofrecemos el espacio como un servicio a nuestra comunidad de suscriptores. No se admiten comentarios contrarios a las leyes o injuriosos. Nos reservamos el derecho de eliminar aquéllos que consideremos inapropiados, así como de editar o eliminar cualquier documento, información u otro componente que aparezca en esta publicación. La veracidad de la información es responsabilidad de las fuentes citadas.

4 de 4 Comentarios

  1. Herman Mora • 07 Marzo, 2016

    Buenas.
    Efectivamente Tal y como lo indica la Licda Pacheco no es necesario, ahora llevar ese requisito, es decir el control de certificaciones. Pero veamos, no es necesario, o no es ya un requisito. ? Creo, en mi opinión, q efectivamente sigue siendo conveniente. Contar con respaldos “salvan vidas”. Por ejemplo la certificación del capital social de una empresa. Es muy conveniente contar con los respaldos ya que podríamos excepcionarlos ante una eventual denuncia por falsedad ideológica. Estimado. Tengo entendido que el proceso aun no acaba. (entre el BNC R y la DNN Pero prometo averiguarlo. Saludes

    Responder
  2. Ejimar • 01 Marzo, 2016

    Gracias al Licenciado por el artículo, dos preguntas, es o no obligatorio el control de certificaciones?? Había entendido que se eliminó en la última reforma.
    Y otro detalle, sobre el tema de los Notarios Institucionales, existe un juicio entre el BNCR y la DNN sabe alguien en qué terminó ese caso, porque me parece una verdadera competencia desleal aparte de una clara violación al principio de independencia el que notarios que son empleados a sueldo en Bancos o instituciones financieras estén haciendo escrituras de hipotecas en las que el Banco es acreedor (beneficiario pues del acto) y estén cobrando cero honorarios.

    Responder
  3. Miguel Angel Santamaria • 01 Marzo, 2016

    A que se refiere el comentario al indicar “control de certificaciones”.?? Tengo entendido que se había eliminado el llevar un archivo numerado consecutivamente de las certificaciones

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 02 Marzo, 2016

      Efectivamente en mayo de 2013 con la publicación de la versión vigente de los Lineamientos para el Ejercicio y Control Notarial se eliminó el requisito para los notarios de tener que llevar un consecutivo de certificaciones. Por consiguiente, tampoco resulta ya obligatoria la asignación de un número a cada certificación. Sin embargo, sabemos de muchos colegas que por cuestiones de orden, control y hasta de facturación, prefieren seguir llevando dicho consecutivo.

      Responder

Dejar un comentario
PAUTAS PARA PARTICIPAR EN ESTE BLOG

*