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Legalización de libros podrá gestionarse en papel simple

Como es conocido, a partir del presente año,  la legalización de libros de sociedades mercantiles debe gestionarse ante el Registro Nacional y no ante la Dirección General de Tributación.

Cuando las sociedades se encuentran apenas en vías de constitución, el número de autorización de legalización de libros es asignado por el Registro de Personas Jurídicas en el momento mismo de concretarse su inscripción, para lo cual, solamente se requiere haber satisfecho el pago de los timbres correspondientes lo que se hace conjuntamente con los demás timbres de la constitución.   Dichos timbres de legalización de libros consisten en ¢15,000 de Derechos de Registro y ¢75 colones de timbre del Colegio de Contadores Privados.

En caso de sociedades ya existentes que requieran gestionar la legalización de sus libros, sea porque nunca los legalizaron o porque se extraviaron, se deterioraron o simplemente se terminaron los existentes, se ofrecen dos alternativas a los interesados, con la sugerencia, en el caso de aquellas sociedades que nunca legalizaron sus libros, para que de previo a realizar ninguna gestión, consulten en el sitio web www.crearempresa.go.cr si ya les fue asignado algún número de autorización de libros.    Esta consulta es totalmente gratuita, no se requiere para ella contar con firma digital y solamente se debe digitar el número de cédula jurídica de la sociedad ingresando a la sección denominada CONSULTA DE TRAMITES.   Tipo de trámite: Legalización de libros.

En el siguiente PDF preparado por el Registro Nacional aparecen los pasos que deben seguirse para realizar esta consulta de asignación de número de legalización en CrearEmpresa:  DESCARGAR PDF

Las alternativas para legalización de libros, según reforma de esta semana al Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de libros de sociedades mercantiles , son las siguientes:

PRIMERA ALTERNATIVA.-  LEGALIZACION DE LIBROS A TRAVES DE www.crearempresa.go.cr .-

El trámite puede realizarlo el representante legal o apoderado generalísimo o general legitimado al efecto por la propia sociedad, quien deberá contar para ello con firma digital.   La legalización, en esta alternativa,  no puede ser gestionada por ningún notario.    Solamente se requiere realizar el pago de los timbres de legalización antes indicado mediante tarjeta de crédito o de débito.

Importante además tomar en cuanta que para gestionar la legalización de libros la sociedad debe encontrarse al día con el impuesto a las personas jurídicas.

SEGUNDA ALTERNATIVA.- EN FORMA ESCRITA ANTE EL REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS SEA EN ESCRITURA PUBLICA O EN PAPEL SIMPLE

En ambos casos, deberá adjuntarse boleta de seguridad notarial del notario autenticante o autorizante de la escritura, según corresponda, así como del entero o comprobante de pago bancario de los montos en timbres antes indicados.   Las gestión se presenta en el Diario de las oficinas centrales o cualquiera de las oficinas regionales del Registro Nacional.

A continuación le ofrecemos tres formatos que el Registro nos facilitó en caso de que el trámite sea realizado en escritura pública.  Si la gestión se realiza en papel simple, se simplifica aún más el formulario:

SOLICITUD DE LIBROS POR PRIMERA VEZ

SOLICITUD DE LIBROS POR RENOVACION

SOLICITUD DE LIBROS POR REPOSICION, PERDIDA, EXTRAVIO, DAÑO O DESTRUCCION

Otras modificaciones introducidas por la Circular No. DGRN-0002-2013 emitida el día de ayer, 5 de febrero, al Reglamento de Legalización que el Registro aprobó en diciembre pasado, son las siguientes:

En casos de cambio en la denominación social de la compañía, se dispone ahora que no será necesario cerrar los libros anteriores sobre todo al autorizarse el uso del mismo número de legalización de libros asignado a la sociedad bajo la denominación social anterior.

Cuando se requiera la renovación de libros de sociedades cuyos primeros libros hubieran sido asignados por la Dirección del Servicio al Contribuyente del Ministerio de Hacienda, ya no será necesaria la consignación de una razón de cierre en el último de los folios de los libros concluidos, según se establecía antes en el art. 11 del Reglamento reformado.

Finalmente se corrige la obligación que por error había quedado establecida en el art. 14 de consignar en todos los folios, el nuevo número de autorización de legalización de libros cuando el motivo de la reposición sea el extravío, pérdida, daño o sustracción.   Ahora dicha consignación deberá realizarse únicamente en el folio de apertura de los nuevos libros,  al igual que en todos los demás casos.

Si desea descargar el texto completo de la Circular DGRN-0002-2013 hágalo a continuación:  DESCARGAR TEXTO

 

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

13 de 26 Comentarios

  1. laura • 07 febrero, 2013

    Buenas tardes, ¿tienen conocimiento de cómo se están emitiendo los libros? es decir, ¿en libros normales u hojas sueltas?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco • 07 febrero, 2013

      En consulta verbal a la Coordinación de Mercantil nos indicaron que los libros pueden ser tanto de hojas sueltas o los «tradicionales» empastados, a elección de los interesados. Sin embargo, hoy elevamos consulta por escrito sobre este particular pues partiendo de lo establecido en el art. 8 del Reglamento de Legalización de Libros pareciera establecerse la obligación de utilizar libros de hojas removibles, tamaño carta con un máximo de 200 páginas. Les informaremos apenas obtengamos una respuesta.

      Responder
  2. Mario A. Rivera Campos • 07 febrero, 2013

    Buen día, no se puede descargar circular ?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco • 07 febrero, 2013

      Ya está disponible la circular base del presente comentario. Pueden descargarla haciendo clic en el link que se ofrece al final de la nota.

      Responder
  3. Isaac • 07 febrero, 2013

    No resulta posible descargar la circular. Conforme al párrafo que inicia «Finalmente…» debemos entender entonces que la obligación de consignar el número en todos los folios sí rige cuando se trata de legalización por primera vez? Igualmente, conforme al Reglamento art 8, necesariamente los libros q no son en formato digital deben ser en hojas removibles? O sea, los libros tradicionales empastados ya no se podrán utilizar?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco • 07 febrero, 2013

      A don Isaac .. ahora que revisamos el artículo 8 del Reglamento de Legalización de libros encontramos que se establece lo siguiente: Artículo 8°- Particularidades de libros sociales en formato papel. Los libros sociales que se lleven en formato papel deberán contener las siguientes características: a) Serán de hojas removibles tamaño carta con un máximo de 200 páginas. b) Tendrán la identificación del tipo de libro y el número de tomo en la primera página. c) Contendrán el número de legalización ubicado en el vértice superior derecho de cada página. Vamos entonces mejor a consultar si la obligación de consignar el número de legalización es en el primer folio o si se debe hacer en todos. En cuanto a si se pueden seguir utilizando los tradicionales libros de actas empastados, en consulta que hicimos a la Coordinación de Mercantil nos señalaron que sí era posible seguirlos utilizando, de manera que no resulta obligatorio el uso de libros en hojas removibles.

      Responder
  4. Carlos Millet Nieto • 07 febrero, 2013

    Por favor poner a disposición la Circular para accesarla. Gracias.

    Responder
  5. SILVIA ARIAS • 07 febrero, 2013

    NO ME QUEDA CLARO EN CASO DE CAMBIO DE DENOMINACIÓN SOCIAL DE UNA SOCIEDAD, SE CONTINUA CON LOS MISMOS LIBROS O NO

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco • 07 febrero, 2013

      A Silvia Arias, el anterior texto del art. 13 del REglamento de Legalización establecía lo siguiente: «Artículo 13°- Solicitud de legalización de libros en los casos de cambio de denominación social. Cuando se cambie la denominación social de cualquier sociedad, deberá el personero encargado de su custodia proceder a cerrar los libros que se llevaban con la anterior denominación social, indicando el motivo del cierre. Al realizarse la inscripción del cambio de denominación social de la sociedad en el Registro de Personas Jurídicas, se mantendrá el mismo número de legalización de libros que debe consignarse en los nuevos libros sociales en el folio primero. Esta legalización generará el pago de la tasa correspondiente.» AHORA el texto reformado establece lo siguiente: «Artículo 13º- Solicitud de legalización de libros en los casos de cambio de denominación social. Al realizarse la inscripción del cambio de denominación social de la sociedad en el Registro de Personas Jurídicas, se mantendrá el mismo número de legalización de libros que previamente le hubiere sido asignado.» De una lectura comparativa entre los dos textos, en efecto pareciera que se elimina igualmente la obligación de CERRAR los libros que se llevaban con la anterior denominación social. De manera que podríamos pensar que se pueden continuar utilizando los mismos libros sociales. Sin embargo, para mayor seguridad realizaremos la consulta a la Dirección de Personas Jurídicas.

      Responder
  6. Vera • 06 febrero, 2013

    Buenas Noches me podrían aclarar si la solicitud se hace en papel simple que requisitos debe llevar. Puesto que me parece que se debe realizar dicha solicitud por parte del o los personeros y debe ir autenticada.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco • 06 febrero, 2013

      El segundo párrafo del art. 10 reformado del Reglamento de Legalización de Libros del Registro Nacional, que ahora prevé esta posibilidad de tramitar la solicitud de libros en papel simple solamente señala lo siguiente: «La solicitud de legalización de libros también podrá hacerse en forma escrita, mediante la presentación de testimonio de escritura pública, o gestión en papel simple debidamente autenticada y sellada, con boleta de seguridad del respectivo Notario. En ambos casos se deberá adjuntar el entero o comprobante de pago bancario de los montos correspondientes a tasas y especies fiscales respectivos. Esta gestión deberá tramitarse en el Diario de las oficinas centrales o cualquiera de las oficinas regionales del Registro Nacional.» No se indica expresamente quiénes deban ser los que suscriban la solicitud. Sin embargo, nos parece que al igual que en cualquier otra gestión y partiendo de lo que se señala en el primer párrafo de este mismo artículo 10, al referir las personas que pueden realizar la solicitud de legalización a través del sistema CrearEmpresa, efectivamente podrán realizar el trámite los representantes legales o apoderados generales o generalísimos legitimados al efecto por la respectiva sociedad mercantil. Evidentemente la firma de estos personeros deberá ser autenticada notarialmente, debiendo además adherirse al documento, una boleta de seguridad del notario autenticante.

      Responder
  7. Cristina Montero • 06 febrero, 2013

    no viene la posibilidad de descargar la Circular DGRN-0002-2013 favor habilidar la opcion

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