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Asignación de oficio de números de legalización de libros

Varios colegas nos han comentado sobre inconvenientes que han tenido al momento de protocolizar actas de sociedades un poco «viejitas»    Se trata de personas jurídicas constituidas cuando el Ministerio de Hacienda era todavía el ente encargado de la legalización de libros, antes de  enero de 2013.

El problema se presenta cuando en las «Daciones de Fe» , los Notarios consignan el número de legalización del libro con vista en el cual otorgaron la respectiva protocolización.    Si el número indicado no coincide con el que aparece publicitado en el asiento registral de la sociedad, el Registro anota el defecto de «Falta de coincidencia entre el número de legalización indicado y el número de legalización que aparece publicitado en el Sistema de Personas Jurídicas.»

Con el objeto de regular esta situación,  la Dirección del Registro de Personas Jurídicas emitió en enero de este año la Circular 1-2020 denominada: « Número de legalización de libros publicitado en el Sistema de Personas Jurídicas»  Clientes de Master Lex  pueden consultar su texto en su base de datos de Normativa o solicitárnosla al correo electrónico:  legal@masterlex.com

Lo primero que hay que comprender es que algunas sociedades que con anterioridad a noviembre de 2011 habían gestionado ante la Dirección General de Tributación del Ministerio de  Hacienda la legalización de sus libros,  por razones contenidas en la Circular DGT-R-016-2012, les fue asignado con posterioridad y en forma automática otro número distinto del que ya tenían.

El Registro de Personas Jurídicas tomó la decisión en febrero del año pasado de publicitar dentro del asiento registral de cada una de estas sociedades, ese número de autorización de legalización de libros asignado de oficio por Hacienda.  Es a partir de este momento que empieza a producirse la falta de coincidencia entre el número que los colegas consignan en sus escrituras y el que aparece publicado en el sistema del Registro Nacional.

Nos permitimos resumir a continuación lo que dispone la Circular en comentario al respecto:

  1. Si una sociedad solicita al Registro que le asigne un número de legalización y ya esa sociedad cuenta con ese número  (ya sea asignado por Hacienda o por el propio Registro)  debe cancelarse la presentación al Diario de esa solicitud para suministrarle al interesado el número de legalización ya existente.    
  2. Si algún Notario en sus escrituras de protocolización da fe de la existencia del acta citando el número de legalización del libro,   y si ese número no coincidiera con el que aparece publicado en la inscripción registral de la sociedad,  deberá el Notario presentarse con el libro respectivo al Departamento de Asesoría Legal del Registro de Personas Jurídicas, a fin de completar un formulario que se enviará al Ministerio de Hacienda para la respectiva investigación.
  3.  Solamente existe una excepción a esta situación de falte de coincidencia y son aquellas sociedades constituidas hace muchos años a las que Hacienda les había asignado números de legalización con menos de 13 dígitos.  En estos casos, el registrador a cargo del documento no pondrá defecto alguno, procediendo a la inscripción de la protocolización.

En conclusión:

Nos parece que podemos extraer dos importantes ideas de la Circular 001-2020:

1.-  Antes de iniciar la solicitud de legalización de libros, verifique si ya en el asiento registral aparece algún número asignado a la sociedad de oficio, ya sea por el Registro Nacional o por el Ministerio de Hacienda.   De esta manera evitará realizar un trámite en vano, con el costo que conlleva en timbres y honorarios.

2.- Preferiblemente que el Notario no consigne el número de legalización de los libros con vista en los cuales da fe de la existencia de las actas protocolizadas.   Es suficiente con que señale que se da fe de la existencia de ellas con vista del libro respectivo.      Del texto de la propia Circular así como los requisitos que en la Guía de Calificación del Registro de Personas Jurídicas se enumeran para las protocolizaciones de acta, logramos determinar que no es necesario indicar ese número de legalización.    De hecho, sabemos del caso de un colega, que le fue devuelta la escritura con el defecto apuntado de falta de coincidencia de los números de legalización, que optó por introducir una leyenda a la matriz y al testimonio solicitando al Registro no tomar nota del número de legalización consignado, logrando de esa manera concluir con la inscripción de la protocolización.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

13 de 13 Comentarios

  1. Lic Vargas • 23 marzo, 2020

    Hola Kattia .. quizas ya lo abras averiguado, pero otras maneras de ver el número de legalización por si la consulta por numero de cédula no da información es ingresando a crearempresa —consulta — consultas de tramites — tipo de tramite — legalización de libros –> digita la cédula asignada y consultar

    o bien … al quedar la sociedad debidamente inscrita en el en el descargable que da crearempresa de la sociedad inscrita ahí en el primer cuadro viene el número de legalización asignado.

    Responder
  2. kattia Rodriguez • 16 marzo, 2020

    Buenas tardes Doña Silvia mi pregunta es: si yo inscribí una Sociedad por el Sistema de firma digital, como hago para ver si el registro o el Ministerio de Hacienda le asignaron el numero de legalización de libros, disculpe es la primera vez que hago una escritura asi. Le he preguntado a varios colegas y nadie sabe decirme ni tampoco cual e el tramite para legalizar los libros, muchas gracias mil bendiciones.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 marzo, 2020

      Hola Kattia.- En la plataforma http://www.rnpdigital.com existe la posibilidad de hacer CONSULTAS GRATUITAS. Allí ingresa a la sección de PERSONAS JURIDICAS y escoge la Consulta por Nombre Social o la Consulta por Cédula Jurídica, la que usted prefiera. Con solo que digite el nombre de la sociedad o el número de cédula jurídica verá que aparece un listado de sociedades, en el cual podrá elegir la de su interés. Hace clic sobre el número de cédula jurídica y aparece un cuadro con cinco datos:

      CEDULA JURIDICA
      NOMBRE SOCIAL O RAZON SOCIAL
      CITAS DE PRESENTACIÓN
      ESTADO ACTUAL DE LA ENTIDAD
      NUMERO DE LEGALIZACIÓN

      Responder
  3. MARIA MORA • 11 marzo, 2020

    Buen dia! Serían tan amables de colaborarme en guiarme donde se compran los libros mercantiles de hojas removibles.
    Gracias.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 11 marzo, 2020

      No conocemos de algún lugar en el que se puedan comprar estos libros mercantiles de hojas removibles. Lo que hemos visto es que los Notarios o los personeros de las sociedades los confeccionan ellos mismos utilizando papel bond y un ampo o algún otro tipo de carpeta en los que organizan las hojas. Lo que debe cumplirse son los siguiente requisitos establecidos en el art. 8 del Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de Libros de sociedades mercantiles:

      Artículo 8.- Particularidades de libros sociales en formato papel.
      Los libros sociales que se lleven en formato papel deberán contener las siguientes características:
      a) Serán de hojas removibles tamaño carta con un máximo de 200 páginas.
      b) Tendrán la identificación del tipo de libro y el número de tomo en la primera página.
      c) Contendrán el número de legalización ubicado en el vértice superior derecho de primer folio.

      Responder
    • Gabriela Ulloa • 13 marzo, 2020

      Los vende Jiménez y Tanzi

      Responder
  4. Aura Céspedes • 10 marzo, 2020

    Gracias por sus valiosos aportes para nuestro quehacer diario.
    Es el caso de una sociedad anónima, que cuenta con dos números de legalización, uno en los libros legalizados por Tributación Directa en el tiempo que esta los asignaba, y otro número de legalización que asigno de oficio la misma Tributación Directa, y se aprecia en la información publicitada por el Registro.
    Al concluirse el libro de Junta Directiva, en el nuevo libro de Junta Directiva, cuál número de legalización debe prevalecer, o debe iniciarse alguna gestión administrativa en Hacienda para que indique cuál es el número que debe prevalecer.
    Saludos cordiales.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 10 marzo, 2020

      Estimada Aura, Al concluir cualquiera de los libros primeros que habían legalizado ante Hacienda, lo que deben hacer es confeccionar uno nuevo utilizando el número de legalización asignado de oficio por Hacienda que aparece publicitado en el asiento registral de la sociedad. Así lo encontramos establecido en el art. 11 del Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de Libros de sociedades mercantiles.

      Artículo 11.- Renovación de libros.
      En caso de que los libros legalizados por la sociedad hayan sido concluidos, y éstos hubieran sido legalizados a través del procedimiento anterior utilizado por la Dirección del Servicio al Contribuyente del Ministerio de Hacienda, y/o no tuvieren asignado un número de legalización; el personero o representante legal deberá de realizar la solicitud de asignación de número de legalización de libros, conforme lo establecido en el presente reglamento y consignar en los libros el nuevo número que le sea asignado por el Registro Nacional.

      Responder
  5. Vianney Saborio Hernandez • 09 marzo, 2020

    Gracias por el aporte.
    Consultas:
    ¿Los libros físicos que fueron autorizados por la Dirección General de la Tributación Directa anteriores a la entrada en vigencia del decreto denominado REGLAMENTO DEL REGISTRO NACIONAL PARA LA LEGALIZACION DE LIBROS DE SOCIEDADES MERCANTILES siguen siendo válidos o es necesario hacer el cambio a los nuevos libros de formato digital?

    Si es así – adaptación al los nuevos libros de formato digital-; ¿las actas que se hagan en los libros físicos acarrearían vicios de nulidad, esto por no adaptarse a la nueva reglamentación?

    Gracias

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 09 marzo, 2020

      Los libros de pasta dura que muchas sociedades todavía utilizan y que fueron legalizados por Tributación antes del 2013 siguen siendo totalmente válidos. En ninguna circular se dispuso decretar su nulidad o exigir de manera obligatoria la confección de los nuevos libros de hojas removibles.

      Responder

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