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Nueva Circular sobre tramitación de documentos en la Ventanilla Digital

Se publicó esta semana en el Diario Oficial La Gaceta, la Circular DGL-0016-2020 de la Dirección General del Registro Nacional  para unificar criterios de calificación e inscripción de los documentos que se tramitan en la Ventanilla Digital. 

(Si le interesa ver otro comentarios que hemos publicado sobre este servicio que ha resultado ser muy exitoso puede entrar a las siguientes notas en este mismo blog.   Así como el siguiente artículo. )

Nos permitimos resumir a continuación:

  • Testimonios de escrituras públicas:   Deben presentarse  en archivos digitales en formato PDF conteniendo la reproducción de la escritura matriz, junto con su correspondiente engrose,  firmado digitalmente por el notario autorizante.
  • Otros documentos:   Conocidos como  “documentos privados” que con base en una norma jurídica, no requieren consignarse necesariamente en escritura pública.  Es el caso de solicitudes de cambio de características de automotores.    En estos casos, el texto de dichos documentos debe presentarse también en formato PDF y debe contener en forma totalmente imprescindible la firma digital del notario autenticante de las firmas de los solicitantes.
  • Documentos judiciales o administrativos (expedidos en físico):  Este tipo de documentos, procedentes de Juzgados Judiciales o Administrativos, NO pueden ser tramitados en la Ventanilla Digital, ni siquiera después de ser escaneados, toda vez que la autenticidad y autoría de los mismos no puede ser verificada.  Por consiguiente,  este tipo de documentos quedan excluidos de la posibilidad de la Ventanilla Digital hasta tanto se encuentre una solución tecnológica para su debida tramitación.
  • Documentos físicos que deban adjuntarse para la debida inscripción: Cuando se requiera adjuntar al testimonio o a la solicitud (en el caso de los documentos privados), la imagen de algún documento imprescindible para concretar la inscripción, deberán escanearse dichos documentos y  conformarse un solo archivo PDF, junto con el texto del  testimonio o de la solicitud.  Este es el caso por ejemplo de las fórmulas de RITEVE que deben acompañar algunas de las solicitudes de cambio de características.  Dichos documentos adicionales no pueden presentarse por si solos, deben formar parte del mismo archivo PDF en el que se presenta el texto del testimonio o de la respectiva solicitud.   Se hace la advertencia en cuanto a que dichos documentos adicionales podrán adjuntarse siempre y cuando no alberguen en sí mismos la rogación u ordenanza aportada.

Con base en lo indicado,  se instruye a los registradores sobre los casos en los que deberán CANCELAR la presentación de los documentos presentados y los que deberán calificarse como DEFECTUOSOS.    Transcribimos textualmente a continuación:

«En virtud de lo anterior, procédase a:

1. Cancelar la presentación de documentos recibidos vía Ventanilla Digital, cuando:

a. Sean imágenes, escaneos, fotos, copias o constancias de testimonios impresos físicamente, o cualquier documento que no pueda ser considerado como un testimonio digital desmaterializado.
b. Sean documentos físicos escaneados, expedidos por funcionarios administrativos o judiciales que contengan ordenanzas o solicitudes con efectos inscribibles.
c. No se ajusten a los supuestos relativos a los documentos privados de inscripción.
d. Se traten de actos y convenios relacionados al derecho de familia, tales como resoluciones judiciales ejecutables, capitulaciones matrimoniales, entre otros.

2. Consignar o mantener los defectos de documentos digitales calificados defectuosos, cuando:

a. Se presenten de manera adjunta, documentos físicos escaneados expedidos por funcionarios judiciales o administrativos que contengan ordenanzas o solicitudes con efectos inscribibles. En cuyo caso, la subsanación se realizaría a través de la presentación física de ese documento adjunto de modo erróneo a la presentación principal, el cual, al tenor del artículo 9 de la Ley de Creación del Registro Nacional, se inscribiría con un código prioritario, bajo el supuesto de que el único defecto o documento pendiente de inscripción, es el testimonio presentado en “Ventanilla Digital”.
b. Se ingresen a “Ventanilla Digital”, imágenes de documentos físicos escaneados imprescindibles para concretar una determinada inscripción, con la finalidad de corregir defectos en presentaciones tramitadas por esa vía, sin adjuntar la debida escritura adicional o razón notarial firmada digitalmente según sea el caso, necesaria para el subsane.»

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 7 Comentarios

  1. Alwin Mendoza • 17 agosto, 2020

    A manera de resumen (y de consulta al mismo tiempo) lo que se pide entonces es que todo vaya en un solo archivo PDF, y que el archivo inicial obviamente sea la escritura firmada digitalmente. O sea los documentos adicionales deben de ir a continuación de la escritura (hoja 2, 3 etc) y estos son validados por el solo hecho de ir en el mismo PDF firmado digitalmente. Es así?

    El mejor ejemplo es el cambio de características:
    1. Escritura, 2. Informe de RTV en un solo PDF.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 19 agosto, 2020

      Usted lo ha resumido muy bien. El testimonio de la escritura y documentos adicionales necesarios para la inscripción deben conformar un solo archivo PDF y ser firmados digitalmente por el notario.

      Ahora bien, en caso de que deba contestar algún defecto que puedan señalarle, allí sí deberá presentar ÚNICAMENTE la razón notarial corrigiendo el defecto apuntado. No tendría en este caso que volver a presentar el texto del testimonio y otros documentos, sino exclusivamente la razón notarial en un archivo PDF firmado digitalmente.

      Responder
  2. max viquez • 21 julio, 2020

    Aprovecho este chat para comentarles el tipo de cancelaciones de documentos que están haciendo en el Registro Público desde que entró en vigencia dicha circular.
    En ningún lado de la circular se menciona como tal, pero enviar el documento en PDF incluyendo la firma digital con la imagen holográfica de la firma constituye para ellos causal para cancelar la presentación. Me parece excesivo este criterio pues igual la circular solo pide que vaya firmado digitalmente.

    «CANCELADA PRESENTACIÓN CONFORME A LOS ARTS. 450 Y 459 CÓDIGO CIVIL (PRINCIPIO ESPECIALIDAD) Y CIRCULAR DGL-016-2020 (DOCUMENTO DIGITAL NO CUMPLE CON LA DESMATERIALIZACIÓN AL CONTENER FIRMA OLÓGRAFA).»

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  3. luis monestel • 18 julio, 2020

    Buenas la publicación de circular es el 15 de julio del 2020, me en la circular no habla sobre el proceso de asignación de cédulas jurídicas, que se realiza en la ventanilla de reconstrucción del RN y no se presenta en el diario único, ni por ventanilla digital.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 21 julio, 2020

      Tiene razón don Luis.- Las solicitudes de asignación de cédula jurídica se presentan en el Departamento de Reconstrucción Mercantil, no se tramitan ante el Diario, y por ende tampoco se podrían gestionar en la Ventanilla Digital. Vamos a eliminar la mención de dicho trámite de nuestra nota. Muchas gracias por hacernos la aclaración.

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  4. Plenitud Notarial • 17 julio, 2020

    La Dirección General tiene claro el concepto y naturaleza jurídica del documento digital y ventanilla digital. Entonces que va a pasar, serán nulas la inscripciones que ya han estado haciendo contra la ley, de documentos presentados por ventanilla digital que no son documentos digitales en la forma que dice la circular, sino documentos físicos escaneados, o los documentos que no son digitales los están inscribiendo con las imágenes digitales sin tener los originales. Van a anular las inscripciones? O cuando los jueces empiecen anular inscripción de hipotecas, traspasos, etc. el Registro nos va a reparar el daño? La circular es una norma infralegal, los jueces no tiene que respetarla ni sujetarse a ella. Hay documentos físicos presentados en oficinas regionales que han quedado inscritos sin siguiera haber llegado al Registro, se sabe de documentos físicos presentados en oficinas centrales que se han inscritos sin tener el calificador el original porque está en teletrabajo. Alguien sabe algo sobre esta barbarie de inseguridad juridica notarial y registral?

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