Nueva Circular sobre tramitación de documentos en la Ventanilla Digital

Se publicó esta semana en el Diario Oficial La Gaceta, la Circular DGL-0016-2020 de la Dirección General del Registro Nacional  para unificar criterios de calificación e inscripción de los documentos que se tramitan en la Ventanilla Digital. 

(Si le interesa ver otro comentarios que hemos publicado sobre este servicio que ha resultado ser muy exitoso puede entrar a las siguientes notas en este mismo blog.   Así como el siguiente artículo. )

Nos permitimos resumir a continuación:

• Testimonios de escrituras públicas:   Deben presentarse  en archivos digitales en formato PDF conteniendo la reproducción de la escritura matriz, junto con su correspondiente engrose,  firmado digitalmente por el notario autorizante.
• Otros documentos:   Conocidos como  “documentos privados” que con base en una norma jurídica, no requieren consignarse necesariamente en escritura pública.  Es el caso de solicitudes de cambio de características de automotores.    En estos casos, el texto de dichos documentos debe presentarse también en formato PDF y debe contener en forma totalmente imprescindible la firma digital del notario autenticante de las firmas de los solicitantes.
• Documentos judiciales o administrativos (expedidos en físico):  Este tipo de documentos, procedentes de Juzgados Judiciales o Administrativos, NO pueden ser tramitados en la Ventanilla Digital, ni siquiera después de ser escaneados, toda vez que la autenticidad y autoría de los mismos no puede ser verificada.  Por consiguiente,  este tipo de documentos quedan excluidos de la posibilidad de la Ventanilla Digital hasta tanto se encuentre una solución tecnológica para su debida tramitación.
• Documentos físicos que deban adjuntarse para la debida inscripción: Cuando se requiera adjuntar al testimonio o a la solicitud (en el caso de los documentos privados), la imagen de algún documento imprescindible para concretar la inscripción, deberán escanearse dichos documentos y  conformarse un solo archivo PDF, junto con el texto del  testimonio o de la solicitud.  Este es el caso por ejemplo de las fórmulas de RITEVE que deben acompañar algunas de las solicitudes de cambio de características.  Dichos documentos adicionales no pueden presentarse por si solos, deben formar parte del mismo archivo PDF en el que se presenta el texto del testimonio o de la respectiva solicitud.   Se hace la advertencia en cuanto a que dichos documentos adicionales podrán adjuntarse siempre y cuando no alberguen en sí mismos la rogación u ordenanza aportada.

Con base en lo indicado,  se instruye a los registradores sobre los casos en los que deberán CANCELAR la presentación de los documentos presentados y los que deberán calificarse como DEFECTUOSOS.    Transcribimos textualmente a continuación:

«En virtud de lo anterior, procédase a:

1. Cancelar la presentación de documentos recibidos vía Ventanilla Digital, cuando:

a. Sean imágenes, escaneos, fotos, copias o constancias de testimonios impresos físicamente, o cualquier documento que no pueda ser considerado como un testimonio digital desmaterializado.
b. Sean documentos físicos escaneados, expedidos por funcionarios administrativos o judiciales que contengan ordenanzas o solicitudes con efectos inscribibles.
c. No se ajusten a los supuestos relativos a los documentos privados de inscripción.
d. Se traten de actos y convenios relacionados al derecho de familia, tales como resoluciones judiciales ejecutables, capitulaciones matrimoniales, entre otros.

2. Consignar o mantener los defectos de documentos digitales calificados defectuosos, cuando:

a. Se presenten de manera adjunta, documentos físicos escaneados expedidos por funcionarios judiciales o administrativos que contengan ordenanzas o solicitudes con efectos inscribibles. En cuyo caso, la subsanación se realizaría a través de la presentación física de ese documento adjunto de modo erróneo a la presentación principal, el cual, al tenor del artículo 9 de la Ley de Creación del Registro Nacional, se inscribiría con un código prioritario, bajo el supuesto de que el único defecto o documento pendiente de inscripción, es el testimonio presentado en “Ventanilla Digital”.
b. Se ingresen a “Ventanilla Digital”, imágenes de documentos físicos escaneados imprescindibles para concretar una determinada inscripción, con la finalidad de corregir defectos en presentaciones tramitadas por esa vía, sin adjuntar la debida escritura adicional o razón notarial firmada digitalmente según sea el caso, necesaria para el subsane.»