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Nueva directriz sobre celebración virtual de asambleas y sesiones de Junta Directiva

Se publicó ayer en La Gaceta, la Directriz DPJ-001-2020 del Registro de Personas Jurídicas sobre la celebración de asambleas y sesiones de junta directiva o junta administrativa mediante la utilización de medios electrónicos.  Esta nueva directriz deja sin efecto la Circular DPJ-010-2018 que en julio del 2018  había regulado el mismo tema (Al respecto ver nuestra nota en este mismo blog)

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Suscriptores de Master Lex interesados en conocer el texto de la Directriz en comentario, con mucho gusto se los remitiremos por correo electrónico. Favor solicitárnosla a legal@masterlex.com    Quedará incorporado a su base de datos de normativa en los próximos días.

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Comparando los textos de la Directriz DPJ-001-2020 y el de la Circular DPJ-010-2018,  nos permitimos puntualizar lo que en nuestra opinión son tres importantes diferencias entre ambas regulaciones.    Advertimos que se trata de nuestra opinión personal, la cual trataremos de validar directamente en el Registro Nacional para poderles informar con total seguridad.

1.- Estatutos societarios y posibilidad de celebración virtual de asambleas y sesiones

El Registro de Personas Jurídicas había sostenido que la celebración virtual de asambleas de socios o sesiones de Junta Directiva tenía que encontrarse expresamente prevista en los estatutos societarios como requisito para su validez.   Nos parece que ahora el criterio es más bien que podrán realizarse asambleas y sesiones virtuales siempre y cuando en lo estatutos no se «imposibilite» expresamente tal alternativa.

Transcribimos textualmente de la directriz en comentario:

Celebración de asambleas y sesiones por medios electrónicos. /Siempre que los estatutos de una entidad jurídica no imposibiliten la realización de sus asambleas mediante la utilización de medios electrónicos, su realización resultará viable siempre y cuando el medio electrónico utilizado sea capaz de permitir la participación de todos los miembros de la entidad, así mismo que se garantice la simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes. El cumplimiento de esta situación deberá quedar asentado en el libro respectivo.  Se deberán respetar todos los aspectos establecidos en los estatutos respecto a la convocatoria de las asambleas y la realización de estas, debiendo asentarse en el libro respectivo tal circunstancia, así como el medio tecnológico utilizado.

Lo mismo será aplicable para la celebración de sesiones de junta directiva/administrativa

2. Daciones de Fe Notarial 

En la Circular DPJ-010-2018 se puntualizaban varios aspectos sobre los cuales tenían que dar fe los notarios que protocolicen actas de asambleas o sesiones de Junta Directiva celebradas virtualmente.

1) Que las actas se encuentran asentadas y firmadas en el libro respectivo.
2) Que todo lo actuado fue ajustado a los principios de integralidad, interactividad y simultaneidad;
3) Que hay garantía de la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado;
4) Que se utilizó un sistema tecnológico o medio de comunicación apto que permitió la plena identificación de todos los socios en las reuniones virtuales o no presenciales, mediante la videoconferencia celebrada;
5) Que durante la celebración de la asamblea o reunión de junta se mantuvo ininterrumpidamente la bidireccionalidad empleando audios, videos y datos al celebrar asambleas generales o reuniones de junta entre socios presentes y ausentes en tiempo real y no diferido.

En la nueva Directriz se simplifican las daciones de fe a las siguientes:

1) Que las actas se encuentran asentadas y firmadas en el libro respectivo.
2) Que la realización de la asamblea o sesión de junta directiva/administrativa, se cumplió con la simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes

Adicionalmente, se prevé ahora la posibilidad de que en lugar de tener el Notario que dar fe de los puntos indicados,  «transcriba tales hechos en la protocolización.» 

Nos parece entender que si del texto del acta protocolizada resulta posible inferir que se cumplió con las condiciones de «… simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes» , no tendría el Notario que dar fe de su cumplimiento, pero vamos a consultarlo para poderles ratificar si nuestro entendimiento es correcto.

3. Asociaciones 

A diferencia de la Circular del 2018 que no las mencionó,  se contempla en esta nueva Directriz a las Asociaciones.

Es importante indicar que si bien no existía una regulación específica sobre la posibilidad de estas personas jurídicas de celebrar y sesionar virtualmente,  el Registro de Asociaciones sí lo ha permitido siempre y cuando se aplicaran las mismas condiciones establecidas  para las sociedades mercantiles.

En esta nueva Directriz lo que se aclara en forma expresa  es que cuando las actas de este tipo de organizaciones no sean protocolizadas, sino que su tramitación la realicen directamente los personeros mediante transcripción en lo conducente de las mismas,  corresponderá al Presidente y Secretario de la Asociación hacer constar el cumplimiento de las condiciones esenciales de simultaneidad, interactividad e integralidad en la comunicación de todos los participantes.

De momento no introduciremos cambios en los formularios de cartulación en nuestra base de datos, los cuales se encuentran ajustados a las regulaciones de la Circular DPJ-010-2018.    En cuanto tengamos confirmación de nuestro correcto entendimiento de las nuevas disposiciones, procederemos a su actualización.   Les avisaremos a los estimados suscriptores en el momento en que lo hagamos.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

11 de 11 Comentarios

  1. Eddy • 10 agosto, 2020

    bueno con esto de la Asambleas virtuales. se pueden generar sistemas que lleven el proceso de asamblea y votaciones con claves y con el padrón de las personas que solo pueden estar en la mismas y la cual se puede tener certeza que el voto quedo registrado en las mociones o temas que se van a incluir en la asamblea.

    Responder
  2. E Jiménez • 08 agosto, 2020

    Me parece que lo mejor que puede ocurrir es que no le carguen al notario la obligación de dar fe sobre la forma en que se realizó la asamblea o Junta, el notario da fe de lo que ve en el libro, y si en el libro se consigna que se cumplió con esos requisitos el deber es de los socios y personeros de cumplir con esa posibilidad. De lo contrario pareciera que nos tocaría a todos los notarios ver las grabaciones de las Asambleas para poder dar fe de un hecho en el que no participamos directamente (por lo menos en la gran mayoría de los casos).
    La responsabilidad debería ser entonces de los administradores, de hacer constar en el acta transcrita como se realizó la grabación, manifestar que se cumplió con la simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes, bajo su responsabilidad, e indicar de paso dónde queda el archivo con la grabación de dicha reunión. No me parece razonable trasladar esa responsabilidad al notario.

    Responder
  3. Marelyn Jiménez Durán • 07 agosto, 2020

    y en el caso de la Asamblea de Condominios?
    Es posible hacer las asambleas virtuales?

    Responder
  4. Adrián Fernandez • 07 agosto, 2020

    Me queda la duda por cuanto la Directriz que se indica es de Enero de este año, revisé la Gaceta y no la veo en la fecha indicada, podría corroborar el dato de publicación y el número de la Directriz?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 07 agosto, 2020

      La Directriz D.P.J.001-2020 del Registro de Personas Jurídicas aparece con fecha de emisión 4 de agosto de 2020 . Se publicó en el Alcance No. 207 a La Gaceta 193 de este miércoles 5 de agosto.

      Responder
  5. Roberto Rojas • 07 agosto, 2020

    Entonces ya no sería necesario esperar la aprobación del proyecto de Ley que se encuentra en trámite para que aún las sociedades que no contemplan las asambleas virtuales en su pacto constitutivo, puedan realizarlas?

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  6. Luis Alberto Arias • 06 agosto, 2020

    Como se debe proceder cuando se trate de un único accionista que se encuentra en el extranjero? Se puede prescindir obviamente de la convocatoria previa, pero como se hace con la transcripción y firma del acta. En este caso, como dice don Fernán, yo soy quien custodia el libro de actas de asamblea.

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  7. Fernán Pacheco • 06 agosto, 2020

    Aún cuando se pueden celebrar asambleas y sesiones de manera virtual, es claro que igual se debe asentar el acta en el libro legalizado respectivo. Surgen las dudas de ¿quien debería tener los libros, quien debe llevar el acta y quiénes y como se pueden firmar? Sabemos que en la práctica por lo general son los abogados quienes custodian los libros. Pienso que en las S.A. podría nombrar a un presidente y aún secretario as-hoc a quien se autoriza a transcribir y firmar el acta, pero ¿como hacer en el caso de las SRL que el artículo 96 del Código de Comercio dispone que debe ser firmada por los presentes?

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