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Simplifican aún más trámite para legalización de libros

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Por Lic. Silvia Pacheco A.  (spacheco@masterlex.com)

»Disposiciones especiales para contribuyentes que hayan realizado trámite de legalización antes del 1 de noviembre de 2011.

»Administraciones tributarias no atenderán más consultas sobre legalización de libros

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Mediante DGT-R-016-2012 publicada hoy en La Gaceta, la Dirección General de Tributación aclara varios puntos relativos al trámite de legalización de libros a fin de simplificar aún más la obligación que tienen los comerciantes y corredores jurados de llevar esta documentación en debida forma.

Entre los objetivos principales de esta nueva Directriz, la Administración Tributaria se propone facilitarle a los contribuyentes la posibilidad de contar con el número de legalización en el momento mismo de inscripción en sus bases de datos.

Se corrige además la imprecisión contenida en la DGT-034-2011 en cuanto establece que el número de registro o entrada electrónica debe consignarse en cada uno de los folios de los libros digitales legalizados, siendo lo correcto que se consigne no solo en los libros digitales, sino en todos los tipos de libros legalizados. Lo anterior, en armonía con el inciso 2) del artículo 2 de la resolución DGT-09-2010, de las 11:15 horas del 13 de mayo del 2010, reformada por dicha resolución DGT-034-2011.

Igualmente se ajusta lo indicado en el Transitorio I de esa misma resolución por cuanto debe consignarse que cuando se produzca la constitución digital de sociedades a través del sitio CrearEmpresa, queda implícita la solicitud de legalización de los respectivos libros.

Resumimos a continuación algunas de las regulaciones más importantes contenidas en la directriz en comentario.  Si desea conocer el texto completo descárguelo al final de esta nota.

1)    La administración tributaria asignará el número de autorización de legalización de libros a los contribuyentes que se inscriban en sus registros.

2)    Para obtener el número de autorización de legalización de libros, no es necesario que el contribuyente presente el formulario D-406 “Solicitud de legalización de libros”, ya que con la presentación de la “Declaración de inscripción” formulario D140, queda implícita la solicitud de apertura y cierre de libros, según corresponda.

3)    Cuando el trámite de inscripción se realice por Internet, la Administración le enviará el número de autorización por medio del correo electrónico que tenga registrado el interesado. Es obligación de todo contribuyente indicar a la Administración Tributaria al menos una dirección de correo electrónico con el objeto de que se le pueda hacer llegar el número de autorización respectivo, de igual manera, es obligación del contribuyente mantener actualizada esa dirección electrónica. En caso de que dicha información se omita, la administración generará el número de autorización y de igual forma quedará disponible en el sitio de CrearEmpresa. En los casos antes indicados el número de autorización de legalización de libros asignado, quedará consultable en el sitio de CrearEmpresa.

4)    En el momento en que la administración tributaria modifique el proceso de inscripción en línea, el número de autorización de legalización de libros quedará implícito en la constancia de inscripción, dicha constancia será enviada al correo electrónico suministrado por el contribuyente.

5)    El comprobante de pago de los timbres de ley deberá adherirse a los libros legales en el primer folio; sean empastados o de hojas sueltas, sin necesidad de que se presenten ante la administración tributaria. En el caso de los libros digitales, el contribuyente deberá contar con el comprobante de pago de los timbres respectivos, en caso de que la administración así lo solicite.

Disposiciones para contribuyentes que hayan realizado trámite de legalización antes del 1 nov 2011

Para todos aquellos contribuyentes que hayan realizado el trámite de legalización de libros antes del 1° de noviembre del 2011, es decir, antes de la entrada en vigencia de las resoluciones DGT-034-2011 y DGT-041-2011 y que no cuentan con un número de autorización para la legalización de libros, la Administración Tributaria ha procedido de oficio a asignarles un número de autorización de legalización de libros. Este número está disponible en la consulta pública del sitio Web www.crearempresa.go.cr para ser consultado por los interesados en el momento que lo requieran, por lo que no será necesario que acudan ante las administraciones tributarias a solicitarlo.

Si por alguna circunstancia el dato correspondiente al número de autorización de legalización de libros no se encuentra disponible en el sitio de CrearEmpresa, el interesado lo podrá solicitar mediante petición pura y simple, de acuerdo con lo establecido en el artículo 102 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios; solicitud que se podrá enviar a uno de los correos electrónicos que se detallan a continuación siempre y cuando el interesado cuente con firma digital, a efecto de que la Administración Tributaria genere el número de autorización respectivo, el cual será incluido en el medio indicado en el artículo anterior, para ser consultable.

Administración Tributariade San José – Este (Outlet Mall)           atsanjoseeste@hacienda.go.cr

Administración Tributaria de San José-Oeste                                     infoatsanjose@hacienda.go.cr

Administración Tributaria de Cartago                                                    infoatcartago@hacienda.go.cr

Administración Tributaria de Alajuela                                                   infoatalajuela@hacienda.go.cr

Administración Tributaria de Heredia                                                    infoatheredia@hacienda.go.cr

Administración Tributaria de Zona Sur                                                  infoatzonasur@hacienda.go.cr

Administración Tributaria de Zona Norte                                            infoatzonanorte@hacienda.go.cr

Administración Tributaria de Puntarenas                                            infoatpuntarenas@hacienda.go.cr

Administración Tributaria de Guanacaste                                           infoatguanacaste@hacienda.go.cr

Administración Tributaria de Limón                                                     infoatlimon@hacienda.go.cr

En caso de que el interesado, no cuente con firma digital la petición la deberá presentar por escrito ante la Administración Tributaria.

Si en el momento de presentar la petición, se determina que el interesado ya cuenta con un número asignado, se le remitirá para que consulte la información en el sitio de CrearEmpresa.

DGT NO ATENDERA MAS SOLICITUDES DE INFORMACION SOBRE LEGALIZACION DE LIBROS

Las administraciones tributarias no atenderán solicitudes de información sobre autorizaciones de legalizaciones de libros, pues para esos efectos se pone a disposición la consulta desde el sitio de CrearEmpresa  www.crearempresa.go.cr, que se podrá acceder desde cualquier sitio con acceso a Internet o bien, desde los quioscos tributarios ubicados en las administraciones tributarias del país.

Para conocer el texto completo de la DGT-R-016-2012 haga clic a continuación:   DESCARGAR TEXTO DGT

 

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

11 de 11 Comentarios

  1. LUIS CHAVARRIA • 06 septiembre, 2012

    La diretriz DICE EN CADA LIBRO NO EN CADA FOLIO, así que pareciera que se equivocaron al no incluir esa solicitud correctamente. La resolución escrita y publicada es vinculante la llamada telefónica no.

  2. User • 04 septiembre, 2012

    Sería importante que nos dieran el link a las resoluciones anteriores vinculadas con esta, porque la verdad no las he podido ubicar en el sitio de Hacienda

  3. Jiménez • 03 septiembre, 2012

    Por un lado en el considerando de la nueva norma se dice que CADA FOLIO de cada libro deberá llevar el nuevo número, por otro el párrafo 2 de la resolución 034-2011 reformada dice en CADA LIBRO. No me he leído las 3 resoluciones DGT pero queda la duda.

    • admin • 04 septiembre, 2012

      Al Lic. Jiménez le señalamos que en el servicio de información de la Dirección General de Tributación nos indicaron que el número de autorización de legalización de libros debe imprimirse en cada uno de los folios legalizados y no solamente en cada libro. Asimismo sobre la inquietud relacionada con las sociedades inactivas, nos señalaron que siempre es posible legalizar sus libros pues aunque no se menciona nada sobre ellas en esta nueva directriz, en ningún momento se pretendía con ello ignorar o invalidar su existencia. Finalmente en lo que respecta a las sociedades constituidas a través del sitio CrearEmpresa nos aclararon que si bien se asigna a ellas en forma automática el número de legalización de libros, ello no significa que hayan quedado inscrita como ACTIVAS ante la DGT, pues los trámites para la inscripción de la persona jurídica en el REGISTRO UNICO DE CONTRIBUYENTES es independiente del de constitución y debe realizarse por separado.

  4. Jiménez • 03 septiembre, 2012

    Dos aspectos importantes: 1) La norma es parcialmente inconstitucional en lo que pretende aplicar retroactivamente la norma a los libros antiguos ya legalizados, pues establece la obligación de tener un número de nueva asignación en los libros viejos; 2) La redacción parece excluir los libros de «ingresos y gastos» de los profesionales liberales. Pero no les extrañe que pretendan que nuestros libros también tengan ese nuevo número. NOTEN por favor que fue publicado 31 agosto 2012 y rige a partir de su publicación es decir YA.

  5. Magally • 03 septiembre, 2012

    Personalmente, procedí a llamar a DGT para consultar que pasa con las sociedades inactivas? a lo que me indicaron que no debía presentar el 406, sino solo una nota indicando que la sociedad va ser inactiva y de esta manera ellos solo procedían a asignar el número de legalización… Bastante confuso el trámite. Agradecemos cualquier aclaración en ese sentido.

    • admin • 03 septiembre, 2012

      Efectivamente estamos tratando de obtener aclaraciones por parte del Registro, de la Dirección de Tributación y por parte de CrearEmpresa en relación con este tema de la legalización de libros, es especial de las sociedades inactivas. Al igual que a doña Magally, nos acaban de señalar vía telefónica en la DGT, que la legalización de libros de sociedades inactivas seguirá admitiéndose e indicaron que ahora junto con la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil, sea activa o inactiva, se otorgará al interesado – de una vez – el número de legalización de libros, por lo que del todo será innecesario acudir a la Tributación a realizar dicho trámite. Vamos a elevar la consulta a la Coordinación de Personas Jurídicas a fin de conocer qué hay de cierto en esta información. Los mantenemos al tanto.

  6. Kendall Ruiz Jiménez • 03 septiembre, 2012

    Me surge la misma duda que los colegas, yo entiendo por lo visto que quieren eliminar el formulario 406 osea las inactivas, sería bueno nos ayudaran aclarando este punto.

    Saludos

  7. Luisa Rojas • 01 septiembre, 2012

    Yo lo que me pregunto es … las sociedades constituidas a través del sistema CrearEmpresa .. quedan automa´ticamente inscritas en el RUC .. es decir .. se consideran ACTIVAS. Eso no se advierte en el sitio web. Lo menciono pues se dice en esta DGT que las sociedades inscritas en CREAREMPRESA: He constituir varias sociedades a clientes en dicho lugar y nunca he advertido de que se trate de sociedades que sean consideradas ACTIVAS .. sobre todo lo digo para efectos del pago del nuevo impuesto a las personas jurídicas, el cual es el doble del importe para la ACTIVAS que para las INACTIVAS!! Favor aclarar.

  8. Efraín Ch • 01 septiembre, 2012

    Nooooo!!!! No es posible que otra vez quieran eliminar la posibilidad de las sociedades inactivas de legalizar libros. Ya esta discusión se había dado concluyéndose que las sociedades inactivas siguen teniendo ese derecho a existir y realizar cambios en sus estatutos, estructura, etc .. para lo cual – obviamente – necesitan sus libros debidamente legalizados. Por favor aclarar de verdad este punto.

  9. Lic. Rita Esquivel Villalobos • 01 septiembre, 2012

    Con una primera leída, pareciera que las sociedades inactivas desaparecen, sólo le asignarán número para legalizar libros si se inscribe como contribuyente de renta, por otra parte obviamente necesitaremos todos firma digital para poder acceder a los trámites, si he entendido bien los procedimientos a seguir, de lo contrario agradecería me indicaran si estoy equivocada.