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Nuevas medidas para la presentación de testimonios serán obligatorias el 15 de noviembre

Se publicó este martes en La Gaceta,  la Directriz DSE-001-2017 de la Junta Administrativa del Registro Nacional mediante la cual se establecen  nuevas medidas para la presentación de testimonios.

A partir del próximo 15 de noviembre, los testimonios deberán presentarse engrapados, y cuando los enteros de timbres sean pagados en las ventanillas del Banco de Costa Rica, deberán adherirse con goma en una hoja blanca independiente.

Algunos notarios han expresado su temor de que las hojas del testimonio puedan desprenderse y extraviarse.  Para su tranquilidad, se permite enumerar cada página en la parte inferior del lado derecho. En dicha numeración deberán incluirse las hojas con los enteros de timbres.    Por ejemplo, un documento de cinco hojas se enumeraría de la siguiente forma: 1/5, 2/5. 3/5 y así sucesivamente.   La mayoría de procesadores de palabras admiten este tipo de numeración.

Trascribimos a continuación en forma textual  la Directriz en comentario

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JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

DIRECTRIZ DSE-001-2017

DE: MPA Kattia Salazar Villalobos
Directora de Servicios

PARA: Notarios Públicos, Subprocesos de Recepción y Entrega de documentos, Dirección Inmobiliaria, Dirección B. Muebles, Dirección Personas Jurídicas.

ASUNTO: Modificación incisos c) y d) del art. 25. Requisitos de forma de admisibilidad de la Guía de Procedimientos, Requisitos y Servicios.

FECHA: 14 de setiembre del 2017.

1º—Que como compromiso ineludible por parte de esta Dirección en la búsqueda de perfeccionar sus procesos, mejorar y optimizar el servicio, es indispensable examinar los requisitos de forma en la admisibilidad de documentos presentados ante el subproceso de recepción y entrega de documentos, siempre con respeto del Principio de Seguridad Jurídica Registral -en equilibrio con el principio de celeridad de los trámites-, el Principio de Legalidad y el Principio de Rogación, la Ley Nº 8220 y su reforma 8990 y toda aquella normativa a nivel legal e interna que cubre las competencias del Registro Nacional (RN) como pilares fundamentales operativos.

2º—Contemporáneamente los equipos de digitalización masiva de imágenes vienen abandonado progresivamente los sistemas “cama plana” para la digitalización manual e individual por dispositivos con “Alimentadores Automáticos de Documentos” (o ADF por sus siglas en inglés) los cuales poseen un sistema de transporte que les permite tomar varias páginas y alimentarlas una a una, permitiendo una mayor automatización del servicio que tiende a mejorar los tiempos de respuesta y la correcta administración del recurso humano competente.

3º—Que actualmente los documentos son presentados pegados con goma, siendo que para proceder a su digitalización es requerido primero despegarlos con la consiguiente pérdida de tiempo y el peligro de su deterioro, por lo que se hace necesario que en su presentación los documentos se presenten con una sola grapa para facilitar y garantizar un ágil y correcto procedimiento de digitalización del mismo.

4º—Con el objetivo principal de alcanzar una mayor eficiencia en la tramitación de documentos, y acorde con las nuevas posibilidades tecnológicas, se modifican los incisos c) y d) del artículo 25, Requisitos de forma de admisibilidad, de la Guía de Procedimientos, Requisitos y Servicios los cuales se sustituyen por los siguientes:

c) Deberá cancelar las tasas y timbres correspondientes al acto notarial y registral. Cuando eso se realice de forma física debe adherir al documento, el entero bancario original con goma en forma completa, sin doblar y en hoja independiente al texto o consignar mediante razón notarial la transacción electrónica; en tratándose de planos, impreso el número del comprobante de pago en el marco del plano. Excepto los actos que por su naturaleza se encuentren exentos.

d) Todos los documentos que ingresen deben presentarse con una grapa, en el extremo superior izquierdo.

4º—El cambio de los requisitos, señalados anteriormente, regirán 15 días después de su publicación en La Gaceta.—Kattia Salazar Villalobos.—1 vez.—O. C. Nº OC17-0371.—Solicitud Nº 96666.—(IN2017174972).

Publicada en La Gaceta No. 200 del 24 de octubre del 2017

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

2 de 2 Comentarios

  1. hugo • 03 Noviembre, 2017

    Y se volvió a lo de antes: el uso de grapas por las que que ellos mismos, El Registro, decidieron poner a los notarios como chiquitos de escuela llevando la gomera en el bulto por la manía esa de ver el papel y la disque seguridad en la demostración de la transacción. El Registro ya cuenta con mecanismos de seguridad en coordinación con el BCR que garantiza el pago de los derechos, sino, pegue, perdón, engrape un entero ya usado para que vean lo que sucede.

    Responder
  2. Esteban • 30 Octubre, 2017

    Buenos días Licenciada, como siempre felicitarla por la información que se brinda a través de este medio, si bien es cierto que dicha medida se aplica a partir del 15 de noviembre, he notado porque a mí me pasó el viernes al presentar testimonios en ventanilla que los funcionarios que estaban recibiendo en el diario hacían la observación que a partir del lunes , o sea hoy se debía de cumplir con esta nueva normativa , lo cual me extraña en vista de que la misma habla que es hasta la fecha arriba señalada, gracias

    Responder

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