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Nuevas regulaciones para la presentación de índices por Internet

Desde el 2006, existe la posibilidad para los notarios y cónsules nacionales de presentar sus índices de instrumentos públicos a través del sistema INDEX, desarrollado conjuntamente por el Archivo Nacional y la empresa Master Lex.

Por haberse así dispuesto en el Convenio de Cooperación suscrito entre ambas entidades, los derechos de autor de dicha plataforma pasaron a manos del Archivo Nacional en diciembre de 2015 como propietario exclusivo de los mismos.   Master Lex  se encuentra actualmente a cargo de las tareas de comercialización y servicio al cliente del sistema, en condición de adjudicataria  de la licitación pública que el Archivo Nacional gestionó el año pasado para brindar tales servicios.

Ayer se publicaron en La Gaceta, nuevos Lineamientos para el servicio de presentación de índices por Internet y hoy, aparece  la reforma de varios artículos del Reglamento de Presentación de Indices.   Es importante que ambos documentos sean conocidos por los  miles de colegas que por años se han beneficiado de este medio de presentación así como por todos los interesados en sumarse a él.

La modificación más importante introducida en estas nuevas disposiciones hace referencia al uso de firma digital, concediéndose al efecto tres meses de plazo para que los actuales usuarios del sistema puedan adquirirla y utilizarla en lugar del nombre de usuario y clave de acceso que hasta ahora han empleado.  Dicho plazo vencerá el próximo 5 de agosto del año en curso.

Se promueve así que el sector notarial en el país, dé un paso adelante en el camino de la modernización hacia la “firma digital”, la cual es ya requisito indispensable para la utilización de otros servicios de uso diario de los profesionales en Derecho.

Enumeramos a continuación algunos aspectos contenidos también en estas nuevas regulaciones:

  1. El índice presentado por internet tendrá la misma validez y eficacia de un documento original y el notario acepta que el enviado con su firma digital, es de su autoría y tiene el mismo efecto legal que tendría si estuviera cubierto por su firma autógrafa.
  2. El plazo para la presentación de índices será el mismo que se señala en el artículo 27 del Código Notarial. Para este servicio se tendrán habilitadas las 24 horas.
  3. Al ser el índice un documento público, la información contenida en él será de acceso ilimitado a través de cualquier medio.
  4. La firma digital, sustituirá para todos los efectos la firma del notario quien se compromete a hacer uso adecuado de ella.
  5. El notario autorizado para presentar el índice por Internet se compromete a utilizar solamente este medio para ello.

Finalmente, nos permitimos destacar algunas de las ventajas que conlleva la presentación de índices por Internet a través del Sistema INDEX:

  • Ahorro de tiempo al eliminarse los desplazamientos hasta el Archivo Notarial o la oficina de Correos.
  • Se amplía la posibilidad de presentación de los índices en cualquier hora del día incluyendo  sábados, domingos y feriados que queden comprendidos dentro del plazo oficial de los cinco días.
  • El notario puede cumplir con esta obligación aún cuando se encuentra fuera del país.
  • Evita el riesgo que conlleva la presentación de índices mediante correo certificado pues al contrario de lo que sucede en ese medio de presentación,  INDEX notifica por correo electrónico la confirmación del índice presentado, o en su defecto, una advertencia sobre los motivos por los  cuales aún no ha sido aprobada su presentación.
  • Recordatorios quincenales mediante correo electrónico, tanto del inicio del período oficial de presentación de índices, como el quinto día, y primer día de gracia.
  • El sistema guía al usuario en la confección de los índices y le permite consultar escrituras, testamentos declarados con anterioridad.

Para conocer el texto de los nuevos Lineamientos así como de la reforma publicada hoy al Reglamento de Presentación de Indices, si es suscriptor de nuestros servicios,  puede escribirnos a legal@masterlex.com  y con mucho gusto le haremos llegar los archivos correspondientes.   También podrá consultarlos en su base de datos MASTERLEX a partir de su próxima actualización.

Si desea más información sobre el sistema INDEX o bien suscribirse al servicio,  haga clic a continuación:  INFORMACIÓN SISTEMA INDEX

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

17 de 17 Comentarios

  1. Hansel Chavarría • 21 Agosto, 2017

    Hola, tengo habilitada la firma digital y a pesar de eso, en INDEX no funciona.
    Procedí a bajar los pluggins necesarios para que la firma digital funcione en INDEX y cuando tengo confeccionado el índice y procedo a “firmar” el documento sigue estando sin firmar y no lo envía.
    Cumplí todos los pasos correctamente (controladores, pluggins, explorador, java etc etc) y puedo dar testimonio que esa “facilidad ” para enviar el índice no es real.
    Igualmente me parece una falta de respeto, que cobren 25 mil colones por la tutoría en línea, para el uso de la firma digital de un servicio que de por sí.. es para que el sistema funcione correctamente.

    Responder
  2. Licda Vargas • 08 Agosto, 2017

    NO ME QUEDA CLARO …. si podemos mantener la entrega como por años se ha hecho… enviarlo por correo certificado manifestado en las ventanillas de Correos de Costa Rica
    o esto deja de existir ??? y debemos por fuerza contratar el servicio de Index en Mastelex a partir de la próxima quincena

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 09 Agosto, 2017

      Estimada colega.- La alternativa de presentar los índices en formato papel ya sea en ventanilla en la oficina del Archivo Nacional o bien a través de Correos de Costa Rica sigue siendo posible. Las nuevas regulaciones en cuanto a firma digital aplican únicamente a los colegas que remiten sus índices en formato electrónico.

      Responder
  3. hugo • 17 Mayo, 2017

    Buenos días doña Silvia. ¿Tendrá esto algún costo para el notario o será gratuito el envío como sucede con el envío de los actos de matrimonios ante el Registro Civil que desde hace años es gratuito, sin intermediarios y mucho mayor la información que debe recibir este Registro con relación a la de los índices? Espero su respuesta y muchas gracias por su atento servicio.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 17 Mayo, 2017

      Estimado don Hugo.- El envío de índices a través del sistema INDEX sí conlleva un costo para los notarios que opten por esta forma de presentación de sus índices quincenales. El costo tiene por objeto cubrir la operación y mantenimiento de la plataforma.

      Responder
  4. Laura C. Zúñiga • 16 Mayo, 2017

    Estimada Lic. Pacheco,

    Siendo el 5 de agosto la fecha límite, quisiera saber a partir de cuándo podemos empezar a utilizar la firma digital para enviar el índice con el fin de saber si nos funciona o no.

    Quedo atenta.

    Saludos,

    LZ.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 Mayo, 2017

      A partir de esta quincena que iniciamos hoy, 16 de mayo, los usuarios de INDEX pueden utilizar la firma digital para el envío del índice, en lugar de la clave de acceso y nombre de usuario. Para ello deben hacer clic sobre el ícono azul de firma digital que aparece contiguo a los campos del usuario y la clave. El sistema les pedirá instalar un componente en su computara y de inmediato, ya podrá ingresar al sistema digitando el pin de la firma digital. Con mucho gusto puede solicitarle a los compañeros de Soporte al Cliente que la asesoren llamando al teléfono 2280-1370, extensión 1.

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      • Ana Isabel • 16 Mayo, 2017

        Muchas gracias por la colaboración en la instalación en la computadora de la Mac. Yo lo envíe el día de hoy pero de la misma manera que antes, sea sin la firma digital. ¿Hay algún inconveniente con ello? A partir de cuando es que es obligatorio.

        Responder
        • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 Mayo, 2017

          No hay ningún problema en utilizar aún la clave y nombre de usuario para ingresar a INDEX y enviar el índice. Será obligatorio a partir del próximo 4 de agosto. Idealmente que empiecen a utilizar la firma digital en los índices de las quincenas anteriores a esa fecha para que en caso de alguna duda, puedan recibir la capacitación y asesoría de los técnicos, de manera que después del 4 de agosto tengan claro el procedimiento. Aunque la verdad es muy sencillo. NO deberían tener ningún inconveniente.

          Responder
  5. KIKA • 08 Mayo, 2017

    Y pregunto yo, que pasa si la firma digital falla, como usuaria de Mac para empezar más de un web me da problemas para usarla, pero también me ha pasado que a veces la firma se daña (literalmente un buen día dejó de funcionar), y toca pedir cita a alguno de los Bancos autorizados para la emisión y me ha ocurrido que me dan la cita para un mes después.
    Ha previsto el Archivo la posibilidad de un fallo de la firma digital? Y de que el Notario no tenga la posibilidad de obtener un reemplazo en tiempo para presentar un índice, es decir, si me dan cita en un mes para renovarla o reponerla son DOS QUINCENAS sin firma, se permitiría en esos casos la entrega usando clave u otro medio????
    Yo soy pro tecnología cien por ciento, pero francamente me frustra mucho la ineficiencia en el tema de la firma digital, duran una eternidad para dar cita ya sea para emitirla por primera vez o renovarla, no han podido hacer controladores adecuados para el sistema Mac OS, y más de una vez he pasado horas con los de soporte técnico tratando de que me funcione en sitios específicos (Crearempresa por ejemplo, desde que Firefox no es compatible con la firma digital a partir de la versión 51 toca usar un firefox desactualizado porque voila, la firma no se puede usar ni en chrome ni en safari!! El colmo! Quién usa el Microsoft Internet Explorer hoy en día??????)
    Lo que sería un plus es que con la generalización de la firma digital, los que dan soporte a dicho sistema en el país se preocupen por ponerse al día y generar controladores adecuados y modernos para todas las plataformas existentes (MAC; Linux) y no sólo con prioridad a windows.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 09 Mayo, 2017

      Estimada Kike, El art 6) de los nuevos Lineamientos para el servicio de presentación de índices por Internet contempla el caso de que el servicio se interrumpa por fallas del sistema, debiendo el Archivo Notarial notificar a los notarios vía correo electrónico. En estos casos se autoriza la presentación del índice en formato papel o bien por correo certificado. Reestablecido el servicio de INDEX, deberán los notarios continu