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Sobre las nuevas regulaciones del Registro de Accionistas

Según comentamos en nuestra nota del pasado lunes pasado,  mediante resolución DGT-ICD-R-06-2020 RESOLUCIÓN CONJUNTA DE ALCANCE GENERAL PARA EL REGISTRO DE TRANSPARENCIA Y BENEFICIARIOS FINALES se derogó en todos sus efectos la anterior Resolución Conjunta que sobre esta obligación emitieron Hacienda y el Instituto Costarricense sobre Drogas en mayo del año pasado con el número DGT-ICD-14-19

Nos permitimos destacar a continuación algunos aspectos: 

1.-  Se mencionan dentro de los CONSIDERANDOS como fundamento de la obligación que tienen todas las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de suministrar información de trascendencia tributaria a la Administración Tributaria,  los artículos 105 y 106 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, y en forma expresa se incluye a las asociaciones, fundaciones y los colegios profesionales entre los obligados a cumplir con el RTBF.     Igualmente, se indica que los artículos 5 y 6 de la Ley 9416 establecen como obligados a declarar en el RTBF,  los fideicomisos, administradores de recursos de terceros y organizaciones sin fines de lucro.  Se aclara sin embargo que todas estas entidades serán llamadas a cumplir en próximas etapas conforme se produzcan avances en el desarrollo informático de la plataforma Central Directo del sistema del Banco Central de Costa Rica.

2.- JUSTIFICACIÓN PRORROGA DECLARACIÓN 2020:  Se explica que la razón de que se pospusiera para setiembre del presente año la obligación de presentar la Declaración Ordinaria 2020 se debió al hecho de que con la moratoria del plazo para la presentación de la Declaración 2019 ,  iban a confluir en el mismo mes de abril ambas obligaciones.

3.-Se modifica la redacción del OBJETIVO que se perseguir con las declaraciones del RTBF  :

«Registrar la información que permita identificar a los beneficiarios finales en función de la naturaleza jurídica de cada obligado, para lo cual deben suministrar la información de la totalidad de las participaciones del capital social, así como la identificación de las personas físicas que sean beneficiarias finales por participación directa e indirecta, los que ejercen una influencia sustantiva, es decir, por otros medios de control, así como otros datos según cada tipo de sujeto obligado que se indica en esta resolución.»

4.-  Sobre las DECLARACIONES ORDINARIAS:

4.1 PLAZO:  Todos los años deberán presentarse las declaraciones ordinarias en el mes de setiembre.  La buena noticia es que expresamente se señala que la información establecida en las declaraciones anteriores será «precargada»  de manera que el obligado solo tendrá que actualizar los datos que hayan variado o simplemente confirmar que la declaración no contiene cambios.

4.2  NUEVAS SOCIEDADES: En el caso de sociedades nuevas que se constituyan o bien sociedades que soliciten la asignación de cédula jurídica,  deberán presentar su primera declaración ordinaria dentro de los 20 días hábiles siguientes a su inscripción o asignación de cédula por el REgistro de Personas Jurídicas.  Cuando estos hechos se produzcan en el mes de setiembre, contarán las sociedades con todo ese mes de plazo para presentar las respectivas  declaraciones al RTBF.

4.3: CORRECCIÓN DE ERRORES:  Si se detecta algún error y todavía se encuentra la persona dentro del plazo conferido para presentar la Declaración Ordinaria podrá corregirlo sustituyendo la declaración enviada por una nueva.

5.- Sobre las DECLARACIONES EXTRAORDINARIAS:  Cuando se realicen modificaciones en las que alguno de los propietarios de las participaciones iguale o supere el 15% , ya sean comunes, preferentes u otras, o cuando se cambie o se incluya algún beneficiario final, las sociedades deberán presentar este tipo de declaraciones y contarán con plazo para ello 15 días hábiles siguientes a la anotación en el libro Registro de Accionistas o de Cuotistas, según sea el caso.

6.- CORRECCIONES VENCIDO EL PLAZO ORDINARIO: Cuando el obligado constate que existe algún error y ya venció el plazo en el que tenía que cumplirse con la presentación,  podrá realizar  la corrección por UNICA VEZ dentro del plazo máximo de 30 días naturales contados a partir de la finalización de la declaración ordinaria.   Lo hará mediante la presentación de un escrito firmado por el obligado en el que detalle y justifique el error existente.  (No se indica a qué Departamento o institución debe dirigirse tal escrito)

7.- PERSONAS JURÍDICAS OBLIGADAS A CUMPLIR CON EL RTBF:

Se establecen las mismas establecidas en la anterior resolución y con la misma condición de encontrarse inscritas en el Registro de Personas Jurídicas y con plazo social vigente.

  • Sociedades anónimas
  • Sociedades de responsabilidad limitada
  • Sociedades en Nombre Comandito
  • Sociedades en Comandita
  • Sociedades extranjeras con cédula jurídica nacional
  • Empresas individuales de Responsabilidad Limitada
  • Sociedades Civiles y Sociedades Profesionales

8.- REPRESENTANTES LEGALES:     En todas las sociedades indicadas podrá presentar la declaración cualquier representante legal de la sociedad que cuente con REPRESENTACIÓN EXTRAJUDICIAL debidamente inscrita en el Registro Nacional.     Cuando esa representación deba ser ejercida en forma CONJUNTA, cualquiera de los representantes podrá presentar la declaración pero el sistema le exigirá declarar bajo la fe de juramento que cuenta con autorización de los otros representantes para hacerlo.   Conviene por lo tanto que esa persona obtenga de los demás representantes por escrito la debida autorización.  No se señalan en la resolución formalidades específica para ello.

9.- APODERADOS:  También podrá presentar la declaración del RTBF  un único apoderado, que deberá ser una persona física con suficientes facultades para cumplir con la obligación.  De previo a que ese apoderado pueda entrar a la plataforma, un Notario deberá acreditarlo.   Cuando se trate de APODERADOS ESPECIALES,  el poder especial deberá ser necesariamente otorgado en escritura pública.

10.- PARTICIPANTES PERSONAS JURIDICAS DOMICILIADAS EN EL EXTRANJERO:

Se establece ahora la obligación  de identificar la totalidad  de los participantes de las personas jurídicas extranjeras cuando posean el 15% o más del capital social de la sociedad obligada a declarar en el RTBF.   En la anterior resolución no se establecía dicho porcentaje. Se señala además ahora que será responsabilidad del representante legal proveer al RTBF los datos sobre la propiedad de la totalidad de las participaciones que posean esas personas jurídicas hasta identificar a los beneficiarios finales, así como los PODERES OTORGADOS en Costa Rica para el desarrollo de la actividad.

11.-  BENEFICIARIOS FINALES: Se incorpora una amplia definición de este término.   La transcribimos a continuación:

«Determinación de los beneficiarios finales. El beneficiario final será la persona o personas físicas que en primera instancia tengan el control de la persona jurídica en consideración a las participaciones directas e indirectas sobre el capital social. Si de tal operación no se identifica alguno, se tendrá como beneficiario final a las personas físicas que tengan una influencia sustantiva, es decir control por otros medios sobre la persona jurídica.

Se entenderá como influencia sustantiva, contar con la mayoría de los derechos de voto de los accionistas o socios, tener el derecho a designar o cesar a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión, poseer la condición de control de esa empresa en virtud de sus estatutos, u otros. En caso de que tampoco sea posible identificarlo, finalmente se tendrá como beneficiario final a la persona que ocupe el puesto directivo superior de la persona jurídica que hace la declaración.

Para la determinación del beneficiario final, el sistema desarrollado por el Banco Central de Costa Rica determinará de forma automática los beneficiarios finales por participación directa e indirecta en consideración al capital social, así como a los derechos a voto. Si por tales parámetros no es posible identificar a alguno, el obligado debe suministrar la información del beneficiario final por influencia sustantiva (control por otros medios).»

12.- INFORMACIÓN INCOMPLETA:  Cuando la sociedad obligada no cuente con los datos identificativos exigidos en el RTBF de algunos de sus participantes, podrán incluir los datos que conozcan adjuntando una declaración jurada en la que describen la razón de tal condición y las gestiones realizadas en atención a una debida diligencia para su identificación.     Como mínimo el sistema le exigirá completar el nombre del participante  y sus participaciones.

Las personas jurídicas que se encuentren en esta condición deberán realizar al menos una publicación anual en algún diario de circulación nacional para convocar a los socios para actualizar sus datos, la cual deberá adjuntarse a la declaración como dato probatorio.

13. TRANSITORIO I:  Sociedades nuevas constituidas este año o que hayan pedido la asignación de cédula jurídica podrán presentar la Declaración de accionistas hasta setiembre del presente año.

14.- TRANSITORIO II:  Sociedades que tengan que presentar declaraciones extraordinarias por cambios en la propiedad o cantidad de sus acciones, o bien aquéllas que tengan que reportar la corrección de errores declarados en la Declaración 2019,  por esta UNICA VEZ, presentarán dichos cambios en setiembre cuando se habilite la presentación de las Declaraciones ordinarias 2020.

 

 

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

8 de 8 Comentarios

  1. Sonia Rodríguez • 21 abril, 2020

    Estimada Lic. Pacheco, este sitio es donde he encontrado la mejor información para navegar estas aguas tan revueltas del RTBF, felicitaciones!
    Tengo una duda: se debe presentar la declaración de accionistas todos los años, aunque no haya cambiado la composición accionaria de una sociedad inactiva?
    Gracias de antemano.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 22 abril, 2020

      Exactamente. De acuerdo con las regulaciones vigentes en este momento, todos los años deberá presentarse la Declaración al RTBF durante el mes de setiembre. Sabemos que existe un proyecto de Ley para que se espacie dicha obligación cada cinco años, pero de momento no ha avanzado su conocimiento en la Asamblea Legislativa.

      Responder
  2. Luis Vega Campos • 03 abril, 2020

    Saludos Silvia, gracias por su trabajo. Sin embargo, me siguen quedando dudas sobre los 3 días y la prórroga automática de la que habla la Resolución DGT-005 si no equivoco; ya que el 1 de abril busqué la publicación de apercibimiento y no la encontré. Por lo tanto, ¿dicho plazo extra de 6 días por el apercibimiento es real o no? Es decir, ¿a hoy aún se puede hacer la declaración ordinaria 2019 sin multa, basado en esto o no? De nuevo gracias por sus aclaraciones.

    Responder
  3. Mercedes Navarrete • 02 abril, 2020

    Muchas gracias por la información. Una pregunta. Los apoderados especiales que ya fueron acreditados con poder especial podrán hacer la declaración periodo ordinario 2020?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 02 abril, 2020

      Si el poder especial que inscribieron en la plataforma no tenía fecha de finalización, efectivamente podrán esos mismos apoderados de la declaración 2019 presentar la declaración 2020 el próximo mes de setiembre.

      Responder

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