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Algunas aclaraciones sobre la legalización de libros ante el Registro

Por: Lic. Silvia Pacheco A.

» Libros en formato papel deberán ser necesariamente de hojas removibles.

» No está clara posibilidad de confirmar la existencia de libros legalizados anteriormente ante el Ministerio de Hacienda

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Ante la consulta de estimados suscriptores sobre diversos aspectos relacionados con el nuevo procedimiento de legalización de libros ante el Registro Nacional y otros, nos permitimos resumir a continuación la respuesta que atentamente recibimos por parte de la Asesoría Jurídica de dicha institución.

POSIBILIDAD DE SEGUIR UTILIZANDO LIBROS EMPASTADOS

Sobre este particular se nos indicó que tanto el artículo 263 del Código de Comercio como el artículo 8 del Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de Libros de Sociedades Anónimas son claros al establecer que los libros que se lleven en formato papel deben ser de hojas removibles.   Por consiguiente el uso de los tradicionales libros empastados ya no está permitido para los nuevo libros que deban legalizarse ante el Registro Nacional

Es claro que aquellas sociedades que cuentan actualmente con libros empastados legalizados anteriormente ante Ministerio de Hacienda podrán seguirlos utilizando hasta su terminación, momento en el cual deberán gestionar la renovación y asignación de un nuevo número de legalización ante el Registro Nacional.

CONSIGNACIÓN DEL NÚMERO DE LEGALIZACION UNICAMENTE EN EL PRIMER FOLIO/RAZON DE APERTURA

Existía la inquietud en cuanto a si el número de legalización debía consignarse en todos y cada uno de los folios de los libros legalizados o solamente en el primer folio.  Nos aclaran que también de conformidad con el artículo 8 indicado, los libros legalizados, lo sean por primera vez o por motivo de reposición, extravío o cualquier otra causa, deberán llevar siempre el número de legalización en el vértice superior derecho del primer folio.    La consignación de dicho número en todos los folios no es necesaria.

De los términos del art. 8 no se establece la obligación de consignar ninguna razón de apertura en el primer folio de los libros legalizados sino únicamente la indicación del tipo de libro (Actas de Asamblea de Accionistas, Actas de Junta Directiva o Registro de Accionistas) y el número de TOMO que constituya dicho libro legalizado.   Además, como ya se dijo, se tendría que consignar además el número de autorización de legalización en el vértice superior izquierdo de ese primer folio.

En cuanto a si las hojas deben ser foliadas o no, propiamente en el art. 8 no se señala dicho requisito,  sin embargo, en el art. 7 denominado FORMALIDADES DE LOS LIBROS A LEGALIZAR sí se menciona expresamente que las hojas deben ser removibles y foliadas.

PERSONEROS RESPONSABLES DEL CUIDO Y CONSERVACION DE LOS LIBROS SOCIALES/RAZON DE APERTURA

De conformidad con el artículo 15 del Reglamento, la responsabilidad por el buen uso y conservación de sus libros legalizados corresponde exclusivamente al Secretario de la Junta Directiva, en las sociedades anónimas y al gerente, en las sociedades de responsabilidad limitada, salvo que por acuerdo firme y unánime de todos los socios dispongan o asignen otro responsable, en cuyo caso deberá constar en actas el acuerdo debidamente asentado y firmado.

SOLICITUD DE LIBROS UNICAMENTE CON PODER GENERAL O GENERALÍSIMO

De conformidad con lo establecido en el art. 10 del Reglamento, únicamente podrán suscribir la solicitud de legalización de libros el representante de la sociedad o apoderado general o generalísimo legitimados al efecto.   Por consiguiente, no resulta posible la gestión a través de poderes especiales.

SOBRE LA RENOVACION DE LIBROS POR TERMINACIÓN, EXTRAVIO, PERDIDA, DAÑO O SUSTRACCION

De acuerdo con el artículo 11, solamente aquellas sociedades con libros  legalizados ante el Ministerio de Hacienda, deberán – al momento de concluirse éstos- proceder a solicitar la asignación  de un nuevo número de autorización de legalización de libros por parte del Registro Nacional.  Por consiguiente, sociedades que ya cuenten con dicho número asignado por el Registro no tendrán, al momento de concluirse éstos, que volver a gestionar la asignación de un nuevo número.

De igual manera el art. 14 del Reglamento es claro al disponer que en caso de extravío, pérdida, daño o sustracción de libros, la responsabilidad de reponer los libros es exclusiva de los representantes legales, quienes deberán publicar un aviso en el Diario Oficial indicando las causas de la reposición.   En la apertura de los libros “sustitutos” deberá consignarse el mismo número de legalización asignado por el Registro la primera vez.

PARA CONSTATAR SI LA SOCIEDAD HABIA LEGALIZADO LIBROS ANTE HACIENDA

Varios suscriptores han manifestado la inquietud en cuanto a la posibilidad de confirmar si una sociedad había o no legalizado libros anteriormente ante la Dirección de Servicio al Contribuyente del Ministerio de Hacienda.   Ello con el objeto de intentar validar la autenticidad de los “nuevos” libros que pudieran serle presentados para alguna protocolización de actas.

Sobre este particular nos indican en el Registro Nacional, que el Ministerio de Hacienda no les transfirió el histórico de archivos de legalización, por consiguiente, no podrían ellos atender directamente consultas sobre la existencia de libros legalizados anteriormente ante dicho Ministerio.

Ante esta respuesta, remitimos consulta a la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda que a su vez la elevó a conocimiento de la Dirección General de Tributación.

La respuesta nos la brindó finalmente la Dirección de Servicio al Contribuyente, en el sentido de que ellos ya no brindan información de ningún tipo sobre libros legalizados ante su dependencia.   La consulta debe hacerse directamente en el sistema CrearEmpresa.

Representantes de CrearEmpresa nos mencionan que en efecto es posible conocer los números de legalización asignados a aquellas sociedades constituidas digitalmente  así como aquéllas que gestionaron la legalización de sus libros ante el Ministerio de Hacienda a partir del momento en que se eliminó la necesidad de aportar libros en físico, pero la posibilidad de conocer otra información “migrada” de las bases de datos de Hacienda, habría que consultarla a ellos.

Nos dimos entonces a la tarea  de tratar de encontrar  en CrearEmpresa  registro de sociedades “viejitas” de las cuales nos consta que cuentan con libros legalizados hace mucho tiempo ante el Ministerio de Hacienda.  En ningún caso el sistema arrojó resultados que confirmaran la existencia de dichas legalizaciones previas.

Pareciera entonces que se perdió la posibilidad de dar seguimiento a los libros que las sociedades puedan haber legalizado ante el Ministerio de Hacienda, lo cual – como bien opinan nuestros susciptores en el blog –  puede prestarse para gran cantidad de irregularidades pues ahora sería factible para muchas compañías requerir la legalización de sus libros “nuevos” como si se tratase de la primera vez, a pesar de contar ya con libros legalizados.

De hecho nos parece que el propio Registro, al momento de gestionar solicitudes de legalización POR PRIMERA VEZ, tratándose de sociedades constituidas ya hace algún tiempo, debería más bien exigir   la demostración de que dicho trámite nunca se realizó ante el Ministerio de Hacienda, para en caso de corroborarse la existencia de libros anteriormente legalizados, obligar a la tramitación de dichas legalizaciones pero por motivo de extravío, sustracción, daño, etc .. en las cuales, deben los interesados publicar avisos en La Gaceta o en diarios de circulación nacional,  lo cual facilita que terceros afectados puedan oponerse a dichas reposiciones de libros.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

11 de 34 Comentarios

  1. Tatiana González • 07 Marzo, 2013

    Buenas tardes, tengo una consulta: en el sitio Crear Empresa no se indica el número de tomo de los libros que lleva cada sociedad, solo el número de autorización. En el caso de que una sociedad realice la reposición, como hace un Notario para saber si le presentan un acta para protocolizar consignada en el tomo 2 por ejemplo, que en efecto por ése tomo van los libros de una sociedad? También me preocupa la posibilidad de estafas, cambios de junta Directiva, traspasos de bienes y demás que pueda hacerse si alguien imprime el número de autorización (que es público) en cualquier hoja removible, que no lleva sellos oficiales de Registro ni nada, y acude a engañar a un notario y pedirle una protocolización para traspasar bienes. Que medidas de seguridad llevan estos libros para evitar estas estafas? Por lo que he leído no llevan ninguna medida y el número de autorización lo puede ver el público general. Finalmente, las hojas removibles son blancas o con líneas, y van numeradas o uno las numera también? Gracias por sus aclaraciones.

    Responder
  2. michelle garcia • 04 Marzo, 2013

    Hola, alguien me puede aclarar: Su se da un cambio de nombre de S.R.L. a S.A., se debe de legalizar de nuevos los libros legales.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco • 04 Marzo, 2013

      En respuesta a doña Michelle García nos permitimos transcribir el art. 12 del Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de Libros de Sociedades Mercantiles: Artículo 12.- Solicitud de legalización de libros en los casos de transformación de la sociedad mercantil. Cuando se transforma una sociedad en otro tipo de sociedad mercantil, deberá el personero encargado de su custodia proceder a cerrar los libros que se llevaban con la anterior razón o denominación social, indicando el motivo del cierre. Al realizarse la inscripción de la transformación de la sociedad en el Registro de Personas Jurídicas, se generará el nuevo número de legalización de libros que debe consignarse en los nuevos libros sociales en el folio primero. Esta legalización generará el pago de la tasa correspondiente.

      Responder
  3. fernan pacheco • 20 Febrero, 2013

    Los poderes especiales se han prestado para fraudes, en especial de propiedades. Algunos bancos, por ejemplo, no los aceptan para ciertas gestiones por lo problemas que han tenido en el pasado. El Registro de Muebles reculó con los poderes especiales para placas pues entiendo que alguien reclamó. Ahora, para la legalización de libros “elevan” la restricción a un nivel de reglamento, lo cual, a mi juicio, es ilegal por desconocer una norma de rango superior, el art. 1256 del Código Civil.

    Responder
  4. Ismene Arroyo M • 20 Febrero, 2013

    No me queda claro la imposibilidad de que los apoderados especiales puedan gestionar los libros, se supone que el apoderado especial a obtenido su mandato gracias a que el Apoderado generalísimo así lo requiere, parecería entonces que tendrían que ir personalmente los Apoderados Generales o Generalísimos a gestionar por sí mismos la solicitud? sí es así me parece que limita entonces las facultades del propio Apoderado Generalísimo o General de otorgar poderes especiales, no puede el Registro limitar esta potestad…

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco • 20 Febrero, 2013

      Transcribimos en su tenor literal lo que dispone el art. 10 del Reglamento del Registro para la legalizaciones sobre las personas legitimadas para requerir la legalización de libros: “… La solicitud de legalización de libros para sociedades que hayan sido inscritas con anterioridad a la entrada en vigencia del presente reglamento y que en su momento no los hayan legalizado, o bien la reposición de los libros en los casos que se requiera, podrá realizarlo el representante de la sociedad o apoderado general o generalísimo legitimado al efecto de la respectiva sociedad mercantil,…” De conformidad con el texto transcrito, el Registro no está permitiendo que apoderados especiales realicen el trámite. La gestión no tiene que hacer en forma personal el apoderado general, generalísimo o el representante legal. Lo que se requiere es que alguno de ellos suscriba la solicitud de legalización de libros, la cual puede ser tanto en escritura pública como en papel simple, pero en ambos casos con boleta de seguridad notarial. Firmada dicha solicitud y realizado el pago de los timbres de legalización (15,000 en Derechos de REgistro y 75 en timbre del Colegio de Contadores Privados) cualquier persona puede presentarla en la ventanilla del Diario de Inmuebles para su tramitación en el Registro. El documento será devuelto a la carpeta del notario autenticante ya conteniendo el dato del número de autorización de la legalización.

      Responder
  5. Jaime Rojas • 19 Febrero, 2013

    En efecto, me pasó igual que al Lic. Pacheco. Los poderes especiales no sirven para este trámite de legalización, lo que me parece muy extraño. En trámites de reposición de placas, reciéntememente se autorizó el otorgamiento de poderes en papel simple y sin necesidad de boleta de seguridad. El Registro debería uniformar los requisitos que exige para los diversos trámites.

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    • Lic. Silvia Pacheco • 20 Febrero, 2013

      Agradecemos a don Fernán y don Jaime, la advertencia que nos hacen en cuanto a la inviabilidad de realizar el trámite de legalización de libros a través de apoderados especiales. Ya la hemos incorporado dentro del cuerpo del comentario para conocimiento de todos los estimados suscriptores.

      Responder
  6. fernan pacheco • 19 Febrero, 2013

    Un chasco que me pasó para que tengan cuidado es que presenté una escritura de solicitud de libros, pero al firmarla un apoderado especial (el Reglamento habla de “representantes, apoderados generales o generalísimos”), le cancelaron la presentacion, perdí la plata y no obtuve los libros. No me parece que sea correcto que desconozcan la validez de un poder especial.

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  7. Jorge Nieto • 19 Febrero, 2013

    Me parece una barbaridad que se haya perdido la posibilidad de “tracking” de sociedades y los libros que ya puedan haber legalizado ante Tributación. Esta circunstancia será MUY UTILIZADA por sociedades que “estratégicamente” verán la conveniencia de hacer un “borrón y cuenta nueva” de todo lo actuado mediante la legalización de libros por primera vez.

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    • ROY SOLIS CALVO • 10 Septiembre, 2018

      Cuando se repone un libro de accionistas, y en el extraviado se han consignado cesión de acciones
      cómo se debe proceder si alguno de los accionistas cedentes ya murió o no quiere firmar

      Responder

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