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Registro Nacional define procedimiento para legalización de libros

El Registro de Personas Jurídicas emitió ayer la Circular Administrativa No. D.R.P.J. -010-2012  en la que instruye a los coordinadores y registradores  sobre el procedimiento que a partir del próximo 7 de enero deberán seguir para la legalización de los libros de actas de Asamblea de Socios, de Registro de Socios y de Consejo de Administración, éstos últimos en caso de sociedades anónimas.

Es así que dentro del plazo conferido al efecto, el Registro Nacional asume esta nueva función según le fuera encomendada mediante reforma introducida al artículo 263 del Código de Comercio por la Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria No. 9069.

Si desea conocer el texto de la Circular así como del Reglamento que sirve de fundamento a la misma, descárguelos  haciendo clic sobre sus nombres:  CIRCULAR D.R.P.J-010-2012Reglamento para la legalización de libros emitido por la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Nos permitimos ofrecerle a continuación un breve resumen de algunos de los aspectos más relevantes.

COSTO DE LA LEGALIZACION DE LIBROS

Se establece en la suma de ¢15,000 que deberán pagarse en Derechos de Registro y ¢75 de timbre del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica.

El costo indicado será el mismo sin importar si se trata de la solicitud de libros por primera vez o en casos de cambio de denominación social, fusión o transformación cuando resulte una nueva sociedad, o cuando la solicitud tenga por objeto reposiciones de libros por extravío o daño.

EN CUANTO A LOS LIBROS

En ningún caso será necesaria la presentación física de los libros a legalizar.    Los que se legalicen en virtud de constituciones de sociedades mercantiles, tanto las tramitadas a través de CrearEmpresa como mediante la presentación de testimonios impresos en el Diario del Registro, podrán llevarse tanto en formato digital como en formato papel, con hojas removibles y foliadas. En el caso de los libros digitales, necesariamente su contenido deberá rubricarse con  firma digital debidamente autorizada por la oficina pública de gobierno digital.

Los libros sociales que se lleven en formato papel deberán contener las siguientes características: a) Serán de hojas removibles tamaño carta con un máximo de 200 páginas .b) Tendrán la identificación del tipo de libro y el número de tomo en la primera página. c) Contendrán el número de legalización ubicado en el vértice superior derecho de cada página.

LEGALIZACION DE LIBROS EN CONSTITUCION DE NUEVAS SOCIEDADES

Al inscribirse  la nueva sociedad, el Registro de Personas Jurídicas asignará conjuntamente con el número de cédula jurídica, el de autorización de  legalización de  libros.   Dicho número se indicará de manera impresa en aquellos documentos presentados físicamente al Registro de Personas Jurídicas, y se comunicará digitalmente para aquellos casos de constituciones a través de CrearEmpresa.

Por consiguiente en forma conjunta a los timbres y Derechos que deben pagarse para estas inscripciones, a partir del 7 de enero, deberán los interesados cubrir además  los ¢15,075  de la legalización de libros.    En caso de omitirse este pago, el registrador indicará el defecto y devolverá la constitución sin inscribir.

LEGALIZACION DE LIBROS EN CASOS DE TRANSFORMACION O DE FUSION CON SURGIMIENTO DE  UNA NUEVA SOCIEDAD

Al igual que en la constitución de nuevas sociedades, en estos casos la asignación del número de legalización de libros lo proporcionará el Registro al momento de inscribirse el documento respectivo.  Por ello, los timbres de la legalización deberán pagarse también en forma conjunta con el resto de timbre y Derechos.

En estos casos, el personero encargado de la custodia procederá a cerrar los libros que se llevaban con la anterior razón o denominación social, indicando el motivo del cierre.

LEGALIZACION DE LIBROS EN CASO DE CAMBIO DE DENOMINACION SOCIAL

Cuando se cambie la denominación social de cualquier sociedad, deberá el personero encargado de su custodia proceder a cerrar los libros que se llevaban con la anterior denominación social, indicando el motivo del cierre. Al realizarse la inscripción del cambio de denominación social de la sociedad en el Registro de Personas Jurídicas, se mantendrá el mismo número de legalización de libros que debe consignarse en los nuevos libros sociales en el folio primero. Esta legalización generará el pago de la tasa correspondiente.

LEGALIZACION DE LIBROS DE SOCIEDADES YA INSCRITAS QUE NUNCA HAYAN LEGALIZADO LIBROS

Se señala que en estos casos, la gestión puede realizarse tanto en el sitio CrearEmpresa para lo cual se requiere que el representante legal cuente con firma digital, como directamente en el Registro de Personas Jurídicas,  mediante el otorgamiento en escritura pública de una solicitud de legalización de libros por parte del representante legal, apoderado general o generalísimo de la sociedad. Dicho documento se presentará al Diario del Registro y se asignará a un registrador para su respectivo trámite. Al documento deberá agregarse boleta de seguridad y el entero bancario con el pago de los timbres de legalización antes indicados.

LEGALIZACION DE LIBROS EN CASOS DE RENOVACION

En las sociedades que tengan sus libros concluidos, cuando los hubieren legalizado ante la Dirección General de Tributación, el personero obligado a la custodia de los mismos deberá consignar una razón de cierre en el último folio de los mismos y proceder a solicitar la legalización de nuevos libros de acuerdo con lo establecido en el punto anterior.  El nuevo número de legalización asignado por el Registro Nacional deberá imprimirse en todos y cada uno de los folios de los nuevos libros.

PROCEDIMIENTO DE REPOSICION DE LIBROS SOCIALES POR EXTRAVIO, PERDIDA, DAÑO O SUSTRACCION

La reposición de los libros sociales por cualquier de estas circunstancias será responsabilidad exclusiva de los personeros o representantes sociales, debiendo en tal caso publicarse por parte del representante social, un aviso por una vez en el Diario Oficial La Gaceta o en un Diario de circulación nacional, indicando las causas o motivos de dicha reposición.  En la apertura del nuevo libro a legalizar y en todos sus folios deberá consignarse el número de legalización otorgado por el Registro Nacional.  Esta legalización generará el pago de la tasa correspondiente.

RESPONSABILIDAD POR EL BUEN USO Y CONSERVACION DE LOS LIBROS LEGALIZADOS

Esta responsabilidad corresponde exclusivamente al Secretario de la Junta Directiva, en las sociedades anónimas y al gerente, en las sociedades de responsabilidad limitada, salvo que por acuerdo firme y unánime de todos los socios dispongan o asignen otro responsable, en cuyo caso deberá constar en actas el acuerdo debidamente asentado y firmado.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

12 de 57 Comentarios

  1. Grace Calderón Garita • 29 noviembre, 2016

    Buenas tardes, voy a utlizar los libros con hojas removibles, para una Sociedad Anónima. En la primera página le puedo hacer una portada como los libros tradicionales. Hay algún formato especial, como el tipo de letra, espacio, etc. que tenga que cumplir. Tengo que ponerle sellos o timbres. Muchas gracias.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 noviembre, 2016

      Estimada Grace, En realidad en el Reglamento que el Registro Nacional publicó en La Gaceta en enero de 2013 para regular la legalización de libros de sociedades mercantiles, no se establece algún formato especial para la primera página. Solamente encontramos que el art. 8 dispone lo siguiente: a) (…) b) Tendrán la identificación del tipo de libro y el número de tomo en la primera página. c) Contendrán el número de legalización ubicado en el vértice superior derecho de primer folio. Por consiguiente el tipo de letra, espaciado etc o si se le quiere poner algún sello o la firma de los personeros en alguna leyenda de apertura es totalmente decisión de cada sociedad.

      Responder
  2. LESLIE • 01 noviembre, 2016

    Gracias, me pueden indicar cual es el trámite para reponer un Libro de Registro de Accionistas de una Sociedad, el libro fue autorizado por Tributación, tengo entendido que se debe solicitar la reposición al Registro y publicar un edicto? Es así? El Registro emite el edicto?

    Responder
  3. Alvaro Vinicio Acosta Quiros • 14 julio, 2016

    Estimada Lic. Pacheco,

    He llegado a su pagina en busca de como confeccionar las actas digitales, he leído con detenimiento cada uno de los comentarios sobre el tema y por esa razón me decidí a escribirle. Acabamos de legalizar nuestra asociación, la cual es en pro de las personas con cáncer en el cantón de Upala y quisiera saber si al igual que las demás asociaciones para poder generar actas digitales es de carácter obligatorio la inscripción en el sitio de mi empresa. Por otra parte, que tipo de libros debo adjuntar a esta para poder caminar a derecho?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 15 julio, 2016

      Estimado don Alvaro, Si la persona jurídica constituida es una ASOCIACIÓN (como me parece que es su caso) y no una SOCIEDAD MERCANTIL, deben tramitar la legalización de libros ante el REgistro de Asociaciones. La posibilidad de llevar actas en formato digital solamente está prevista para las sociedades mercantiles. Las actas de las Asociaciones deben llevarse necesariamente en formato físico, puede ser en libros empastados o de hojas removibles. Esperamos responder así su atenta consulta.

      Responder
  4. Samuel • 22 enero, 2016

    Buenas estimada, sería tan amable de indicarme el costo actual de la legalización de los libros contable en una sociedad anónima de nueva formación. Muchas gracias.

    Responder
  5. Andres • 23 octubre, 2015

    Buenas,

    Veo que esta publicación es de hace unos años pero tengo una consulta al respecto. Hace poco constituí una sociedad de responsabilidad limitada y estaba investigando sobre los libros, por lo que entiendo todos se pueden llevar de manera digital mientras que yo tenga firma digital, la cual si tengo, mi consulta es como llevar los libros de registro de socios y acta de asamblea de socios (o cuotistas) de manera digital? yo ya tengo el numero de legalización, me imagino que lo único que necesito es hacerlos, pero quiero saber si es tan simple como hacerlos en un archivo de Word y firmarlo digitalmente o si conlleva mas cosas, me gustaría saber donde puedo conseguir algún ejemplo de uno de estos libros.

    Muchas gracias de ante mano por la ayuda que me puedan brindar.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 30 octubre, 2015

      EStimado Andrés. Efectivamente nos indican que lo único que se requiere en relación con los libros en FORMATO DIGITAL es que sean firmados con firma digital por todos los llamados a hacerlo. Por ejemplo, si el acta de Asamblea de cuotistas, todos tendrían que firmar utilizando firma digital. En el libro Registro de Socios tendrían que firmar – digitalmente – aquellos que según los estatutos de la sociedad deban tomar nota de cambios en la propiedad de las cuotas sociales. Efectivamente se podrían llevar en Archivo Word. En realidad el único artículo que regula algo en relación con este tema, es el número 7 del Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de Libros de Sociedades Mercantiles. Lo transcribimos a continuación para su mejor conocimiento: Artículo 7.- Formalidades de los libros a legalizar. Los libros que se legalicen en virtud de constituciones de sociedades mercantiles, tanto las tramitadas mediante documentos digitales como con la presentación del testimonio impreso al Registro, podrán llevarse en formato digital como en formato papel, con hojas removibles y foliadas. En el caso de los libros digitales, necesariamente su contenido deberá rubricarse con firma digital debidamente autorizada por la oficina pública de gobierno digital. (Subrayado no es del original)

      Responder
      • Andres • 27 noviembre, 2015

        Muchas gracias por su respuesta Lic. Silvia me ha sido de mucha ayuda.

        Responder
  6. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZa • 28 julio, 2014

    Buenas tardes mi estimada Licenciada Silvia Pacheco, verdad que se permite presentar inscripcion de sociedades en papel, o solo digitales. me ayudas por favor

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 julio, 2014

      Hola. Si el capital social de la nueva sociedad es pagado en dinero efectivo o mediante letras de cambio u otro título valor, la constitución de sociedades debe hacerse OBLIGATORIAMENTE en forma digital a través del sistema CrearEmpresa. Si el capital social fuera pagado mediante aporte de bienes inmuebles o muebles podría realizarse la tramitación de la constitución en papel ante el Diario del Registro Nacional.

      Responder
  7. michelle garcia • 24 abril, 2013

    Me pueden indicar en el caso de transformación de sociedad, cual e el costo de los libros no aparece en TASABAN, AGRADECERÉ ENORMEMENTE LA AYUDA, y si se paga en el momento de presentar la modificación.

    Responder

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