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Registro Nacional define procedimiento para legalización de libros

El Registro de Personas Jurídicas emitió ayer la Circular Administrativa No. D.R.P.J. -010-2012  en la que instruye a los coordinadores y registradores  sobre el procedimiento que a partir del próximo 7 de enero deberán seguir para la legalización de los libros de actas de Asamblea de Socios, de Registro de Socios y de Consejo de Administración, éstos últimos en caso de sociedades anónimas.

Es así que dentro del plazo conferido al efecto, el Registro Nacional asume esta nueva función según le fuera encomendada mediante reforma introducida al artículo 263 del Código de Comercio por la Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria No. 9069.

Si desea conocer el texto de la Circular así como del Reglamento que sirve de fundamento a la misma, descárguelos  haciendo clic sobre sus nombres:  CIRCULAR D.R.P.J-010-2012Reglamento para la legalización de libros emitido por la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Nos permitimos ofrecerle a continuación un breve resumen de algunos de los aspectos más relevantes.

COSTO DE LA LEGALIZACION DE LIBROS

Se establece en la suma de ¢15,000 que deberán pagarse en Derechos de Registro y ¢75 de timbre del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica.

El costo indicado será el mismo sin importar si se trata de la solicitud de libros por primera vez o en casos de cambio de denominación social, fusión o transformación cuando resulte una nueva sociedad, o cuando la solicitud tenga por objeto reposiciones de libros por extravío o daño.

EN CUANTO A LOS LIBROS

En ningún caso será necesaria la presentación física de los libros a legalizar.    Los que se legalicen en virtud de constituciones de sociedades mercantiles, tanto las tramitadas a través de CrearEmpresa como mediante la presentación de testimonios impresos en el Diario del Registro, podrán llevarse tanto en formato digital como en formato papel, con hojas removibles y foliadas. En el caso de los libros digitales, necesariamente su contenido deberá rubricarse con  firma digital debidamente autorizada por la oficina pública de gobierno digital.

Los libros sociales que se lleven en formato papel deberán contener las siguientes características: a) Serán de hojas removibles tamaño carta con un máximo de 200 páginas .b) Tendrán la identificación del tipo de libro y el número de tomo en la primera página. c) Contendrán el número de legalización ubicado en el vértice superior derecho de cada página.

LEGALIZACION DE LIBROS EN CONSTITUCION DE NUEVAS SOCIEDADES

Al inscribirse  la nueva sociedad, el Registro de Personas Jurídicas asignará conjuntamente con el número de cédula jurídica, el de autorización de  legalización de  libros.   Dicho número se indicará de manera impresa en aquellos documentos presentados físicamente al Registro de Personas Jurídicas, y se comunicará digitalmente para aquellos casos de constituciones a través de CrearEmpresa.

Por consiguiente en forma conjunta a los timbres y Derechos que deben pagarse para estas inscripciones, a partir del 7 de enero, deberán los interesados cubrir además  los ¢15,075  de la legalización de libros.    En caso de omitirse este pago, el registrador indicará el defecto y devolverá la constitución sin inscribir.

LEGALIZACION DE LIBROS EN CASOS DE TRANSFORMACION O DE FUSION CON SURGIMIENTO DE  UNA NUEVA SOCIEDAD

Al igual que en la constitución de nuevas sociedades, en estos casos la asignación del número de legalización de libros lo proporcionará el Registro al momento de inscribirse el documento respectivo.  Por ello, los timbres de la legalización deberán pagarse también en forma conjunta con el resto de timbre y Derechos.

En estos casos, el personero encargado de la custodia procederá a cerrar los libros que se llevaban con la anterior razón o denominación social, indicando el motivo del cierre.

LEGALIZACION DE LIBROS EN CASO DE CAMBIO DE DENOMINACION SOCIAL

Cuando se cambie la denominación social de cualquier sociedad, deberá el personero encargado de su custodia proceder a cerrar los libros que se llevaban con la anterior denominación social, indicando el motivo del cierre. Al realizarse la inscripción del cambio de denominación social de la sociedad en el Registro de Personas Jurídicas, se mantendrá el mismo número de legalización de libros que debe consignarse en los nuevos libros sociales en el folio primero. Esta legalización generará el pago de la tasa correspondiente.

LEGALIZACION DE LIBROS DE SOCIEDADES YA INSCRITAS QUE NUNCA HAYAN LEGALIZADO LIBROS

Se señala que en estos casos, la gestión puede realizarse tanto en el sitio CrearEmpresa para lo cual se requiere que el representante legal cuente con firma digital, como directamente en el Registro de Personas Jurídicas,  mediante el otorgamiento en escritura pública de una solicitud de legalización de libros por parte del representante legal, apoderado general o generalísimo de la sociedad. Dicho documento se presentará al Diario del Registro y se asignará a un registrador para su respectivo trámite. Al documento deberá agregarse boleta de seguridad y el entero bancario con el pago de los timbres de legalización antes indicados.

LEGALIZACION DE LIBROS EN CASOS DE RENOVACION

En las sociedades que tengan sus libros concluidos, cuando los hubieren legalizado ante la Dirección General de Tributación, el personero obligado a la custodia de los mismos deberá consignar una razón de cierre en el último folio de los mismos y proceder a solicitar la legalización de nuevos libros de acuerdo con lo establecido en el punto anterior.  El nuevo número de legalización asignado por el Registro Nacional deberá imprimirse en todos y cada uno de los folios de los nuevos libros.

PROCEDIMIENTO DE REPOSICION DE LIBROS SOCIALES POR EXTRAVIO, PERDIDA, DAÑO O SUSTRACCION

La reposición de los libros sociales por cualquier de estas circunstancias será responsabilidad exclusiva de los personeros o representantes sociales, debiendo en tal caso publicarse por parte del representante social, un aviso por una vez en el Diario Oficial La Gaceta o en un Diario de circulación nacional, indicando las causas o motivos de dicha reposición.  En la apertura del nuevo libro a legalizar y en todos sus folios deberá consignarse el número de legalización otorgado por el Registro Nacional.  Esta legalización generará el pago de la tasa correspondiente.

RESPONSABILIDAD POR EL BUEN USO Y CONSERVACION DE LOS LIBROS LEGALIZADOS

Esta responsabilidad corresponde exclusivamente al Secretario de la Junta Directiva, en las sociedades anónimas y al gerente, en las sociedades de responsabilidad limitada, salvo que por acuerdo firme y unánime de todos los socios dispongan o asignen otro responsable, en cuyo caso deberá constar en actas el acuerdo debidamente asentado y firmado.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

8 de 57 Comentarios

  1. Carlos Eduardo • 31 agosto, 2019

    Para la reposición del libro de accionistas por extravío. No me quedó claro lo de legalizarlo. Tengo que hacer? Y que pasos tengo que seguir si lo tengo que legalizar!? Muchas gracias

    Responder
  2. Carlo esduardo • 31 agosto, 2019

    Que se necesita para la reposición del libro de accionistas de un sociedad?
    Muchas gracias

    Responder
  3. Konny Viquez • 18 marzo, 2019

    Muy buenos días. Tengo la siguiente situacion. Los libros legales de la empresa se extraviaron, estos fueron legalizados bajo el sistema nuevo del Registro Publico. Cual es el procedimiento para poder sacar el tomo 2 por extravio bajo la nueva modalidad de libros que ya tienen numero de legalizacion. Puede solicitar la legalizacion de este tomo 2 los socios dueños de las acciones o debe hacerlo solamente el representante legal?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 18 marzo, 2019

      El procedimiento para la reposición de libros por extravío se encuentra descrito en el art. 14 del Reglamento del Registro Nacional para la legalización de libros de sociedades mercantiles, que copiamos a continuación para su mejor conocimiento: » Artículo 14.- Procedimiento de reposición de libros sociales por extravío, pérdida, daño o sustracción. La reposición de los libros sociales, por estas circunstancias será responsabilidad de los personeros o representantes legales, en cuyo caso deberá publicarse, un aviso por una única vez en el Diario Oficial La Gaceta o en un Diario de circulación nacional, indicando las causas o motivos de dicha reposición. En la apertura de los libros correspondientes deberá consignarse el número de legalización respectivos.»

      Responder
      • Elena Villalobos • 13 junio, 2019

        Buenos días! No me queda claro aún el trámite a seguir para la reposición de los libros. Si fueron legalizados bajo el sistema nuevo del Registro Público, tengo que publicar un aviso en la Gaceta, y pedir un nuevo número de legalización, al Registro Nacional o sigue siendo el mismo.

        Responder
  4. Maria del pilar Ugalde • 08 febrero, 2019

    ya tengo los libros legalizados y con el numero de autorización,como ingreso para solicitar la gestion de habilitación de los libros y quien debe proceder

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 08 febrero, 2019

      Los libros no tienen que ser habilitados por ninguna Autoridad, como ocurría antes con la Dirección General de Tributación. Si usted ya cuenta con el número de legalización, lo que tiene que hacer es confeccionar los libros atendiendo a las siguientes características: a) Hojas removibles tamaño carta con un máximo de 200 páginas .b) Identificación del tipo de libro y el número de tomo en la primera página. c) Número de legalización ubicado en el vértice superior derecho de cada página.

      Responder

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