Nueva resolución sobre el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales

Se publicó ayer en La Gaceta,  la resolución DGT-ICD-R-012-2021 que introduce reformas varias a las regulaciones contenidas en la DGT-ICD-R-06-2020 del 26 de marzo del 2020 para el cumplimiento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, en adelante, RTBF.  (En nota aparte en este mismo blog hemos comentado sobre la adición que esta misma resolución hiciera de un nuevo Capítulo III dirigido específicamente a los Fideicomisos y figuras equivalentes.)

Nos permitimos a continuación un breve resumen de los aspectos generales que fueron modificados principalmente para contemplar situaciones que antes no estaban reguladas:

Declaraciones ordinarias en caso de transformaciones:  Cuando una persona jurídica se transforme en una sociedad de otra especie, en los términos establecidos en el artículo 225 del Código de Comercio o el artículo 36 de la Ley de Asociaciones, Ley N° 218, lo cual conlleva un cambio de clase en su identificación de cédula jurídica, se considerará una persona jurídica distinta y por lo tanto deberá presentar una declaración ordinaria dentro de los 20 días hábiles siguientes a la inscripción de la transformación de la cédula jurídica realizada por parte del Registro Nacional, aún cuando la persona jurídica antecesora haya presentado la declaración ordinaria de ese periodo con la cédula que tenía anteriormente.

Declaraciones ordinarias en caso de fusiones resultando en nuevas personas jurídicas: Igualmente, cuando se haya dado una fusión que resulte en una nueva persona jurídica y por tal situación le haya sido otorgada una cédula jurídica nueva por parte del Registro Nacional, deberá presentarse una declaración ordinaria dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en la que quedó formalmente inscrita dicha fusión.

Declaraciones extraordinarias en caso de fusiones por absorción: En estos casos, corresponde a la persona jurídica que prevalece la presentación de una declaración extraordinaria dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en la que quedó inscrita la fusión en el Registro Nacional, lo anterior siempre que haya presentado de previo la declaración ordinaria para el mismo periodo correspondiente.

Declaraciones correctivas: Las declaraciones ordinarias o extraordinarias presentadas en el sistema del RTBF que contengan errores en la información suministrada, podrán ser corregidas por el representante legal o el autorizado, por una única vez dentro del plazo máximo de un mes calendario, contado a partir del envío de la declaración que se corrige, presentando una declaración correctiva en el sistema, en la que debe adjuntar una nota firmada por el representante legal, fiduciario o quien ejerza la representación legal, detallando y justificando los motivos de la enmienda. En todo caso, únicamente se admitirá una declaración correctiva de la declaración ordinaria y una declaración correctiva de la declaración extraordinaria, para un máximo de dos declaraciones correctivas dentro del periodo anual que abarca la declaración y siempre que las mismas se realicen dentro del mes calendario indicado en el párrafo anterior.

Debida diligencia y custodia de la información por cinco años.  Se adiciona a la obligación que tienen los sujetos responsables en cuanto a verificar y validar la veracidad de toda la información y datos suministrados al RTBF, la de conservar la documentación de respaldo y tenerla disponible de manera inmediata, para fines de fiscalización, por un plazo mínimo de cinco años, contados a partir de la fecha en que registra o se realiza una nueva declaración. Esta información deberá ser resguardada por un período equivalente cuando se dé el cierre, disolución, extinción, transformación o cualquier otra acción, incluyendo la fusión o el cambio de nombre de la persona jurídica o estructura jurídica.

Registros de participantes con información incompleta. En el caso de las personas jurídicas que no tengan alguno de los datos identificativos exigidos en el RTBF de algunos de sus participantes, podrán incluir los datos que conozcan adjuntando una declaración jurada en la que describen la razón de tal condición y las gestiones realizadas en atención a una debida diligencia para su identificación, para lo cual deben registrar el número de identificación, nombre completo del participante en el RTBF y su nacionalidad, así como sus participaciones.
Las personas jurídicas que se encuentren en esta condición deberán realizar al menos una publicación anual en algún diario de circulación nacional para convocar a los socios para actualizar sus datos, la cual deberá adjuntarse a la declaración como dato probatorio.

Administradores de recursos de terceros y las organizaciones sin fines de lucro:  que todavía no están obligados a presentar la declaración directamente en el sistema del RTBF, deben mantener la información dispuesta en el capítulo II de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal y tenerla disponible para entregarla a la Administración Tributaria y a la Unidad de Inteligencia Financiera del ICD, cuando esta así lo requiera, hasta tanto se establezca el procedimiento para que lo presenten directamente en el sistema