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¿Pueden pegarse con goma las actas en los libros legales empastados?

A partir de enero de 2013, se le asignó al Registro Nacional la función de legalizar los libros de las sociedades mercantiles. Al efecto se publicó todo un procedimiento y se estableció como importante mejora, que en el acto mismo de constitución de las sociedades, se asignaría a cada una, su respectivo número de autorización de legalización, el cual simplemente tendría que ser utilizado por los interesados para confeccionar los respectivos libros de actas.   Se eliminaba de esta forma la obligación de presentar los libros físicos para la autorización y sellado correspondientes.

En cuanto a las sociedades ya existentes a esa fecha, podían seguir utilizando los libros empastados o de hojas removibles que hubieren legalizado con anterioridad en el Ministerio de Hacienda.

Cada vez con más frecuencia, estimados suscriptores nos consultan sobre la legalidad de la práctica que algunos notarios siguen, de adherir con goma las actas impresas en computadora directamente en los folios de los libros legales empastados de estas sociedades existentes antes del 2013.  Estos colegas parten del Principio del Derecho Privado de que las partes pueden hacer todo aquello que no se encuentre expresamente prohibido.  Señalan, eso sí, que es evidente que las personas obligadas a suscribir esas actas para su validez legal, deben hacerlo rubricando sus firmas de su puño y letra al final de cada acta.

Efectivamente no hemos logrado encontrar en el Código de Comercio, ni en alguna otra norma, disposiciones que prohíban en forma expresa esta práctica de adherir con goma las actas impresas, o bien,  que específicamente establezcan la obligación de pasar “a mano” los textos de las actas en dicho libros empastados.

Otros colegas sin embargo consideran que si la Dirección General de Tributación previó en su momento la opción de utilizar libros legales de hojas removibles, lo fue para facilitar el que las actas no tuvieran que pasarse a mano, lo que significa que en los libros empastados tendría que respetarse la transcripción manual de las actas.

El tema nos parece interesante, y de impacto para el ejercicio notarial, todas vez que las protocolizaciones de acta son actos muy frecuentes.   ¿Hará mal el notario que acepta protocolizar actas, cuyos textos fueron adheridos con goma en estos libros legales empastados?  ¿Podría un asunto de forma comprometer la validez de los acuerdos societarios asentados en esas actas?

Estamos considerando la posibilidad de solicitar el criterio de alguna  Autoridad que pueda aclararnos sobre el particular, quizás el Colegio de Abogados o la DNN.   De momento, lo sometemos a conocimiento de este foro para lo que deseen manifestar los estimados lectores, y nos ayuden con sus aportes,  en el planteamiento de la consulta respectiva.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

8 de 8 Comentarios

  1. jaime weisleder • 07 Agosto, 2018

    Yo tengo entendido que la función del notario respecto a las actas es PROTOCOLIZAR las que estén asentadas en un libro legalizado que le proporciona la sociedad, pero ahora según interpreta el Lic. Sánchez para legitimar el “pegoste” el notario debe autenticarlo con su sello y firma. Dónde está el fundamento jurídico de esta nueva función de autenticación y legitimación de pegostes?

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  2. Jose Juan Sanchez • 07 Agosto, 2018

    A manera de ejemplo, igual sucede con los documentos que llegan Apostillados de Notarias de otras jurisdicciones, han de venir pegados o adheridos hacia si mismos con un sello remache o incluso cera derretida.

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  3. Jose Juan Sanchez • 07 Agosto, 2018

    El CoCo 174 y 259 provee que se asienten y firmen, el fin es dar seguridad juridica del acto, por lo que pegarlas y remacharlas con el sello y firma sobre ambos soportes: el papel padherido y el folio soporte del libro empastado, resuelve el problema de manera eficaz y verificable, además es mas económico que pasarlas a mano. Aca rige el principio de Libertad de Formas de los Actos y la costumbre en ausencia de norma experesa. No hace regularlo todo en la vida, la realidad escapa a las previsiones normativas, se debe acudir a la lógica, sentido común y la razón para generar soluciones de certeza.

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  4. jaime weisleder • 06 Agosto, 2018

    Si se aceptara el “pegado” de hojas en los libros de actas, ello aplicaría tanto para los libros empastados así como para los de hojas suelta (aunque sea ilógico, pero podría darse). Pero extrapolando más allá el procedimiento del “pegado”, debemos tomar en cuenta que el Código Notarial (art. 43) señala que se deberán ASENTAR en el protocolo los instrumentos públicos. Quiere decir que si interpretamos que el “pegado” es una de las formas de “asentar”, podríamos utilizar el mismo procedimiento en el protocolo, respetando las disposiciones sobe el número de líneas y los márgenes. Las firmas podrían constar en la hoja pegada como en el protocolo (doble firma).
    Por razones de seguridad no puede permitirse la técnica del “pegado” en ningún libro, pues el contenido del mismo puede alterarse fácilmente, p.ej. despegando la hoja para sustituirla por otra, o bien pegando una nueva hoja sobre la que se quiera alterar, mientras que escribiendo directamente en la hoja del libro o protocolo las correcciones deben hacerse por medio de nota.

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  5. Fernando Falcon • 03 Agosto, 2018

    Reza el Código de Comercio, ya que el reglamento de libros digitales no aplica para el tema que don Manfred nos ilustra con sus valiosos aportes y a pesar de la jurisprudencia citada por el estimable Colega, considero llamar a reflexión las normas inmersas en el presente tema. Así tenemos que el numeral 174 habla que las actas se “asentaran” no dice como, pero eso si lo hace el artículo 254, pero en dicho numeral tampoco prohíbe lo realizado, siendo que el 264 que por especialidad cita taxativamente las prohibiciones y entre ellas no está la práctica de “pegar” las actas a los libros. Como recomendación considero que al realizar esta práctica NO prohibida por ley se debe tener el cuidado que las firmas de los asambleístas abarquen tanto el acta adherida como el libro físico y así no se pondrá entredicho la “autenticidad” de la misma que es, en suma, el bien jurídico protegido.

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    • Manfred Pinnock • 03 Agosto, 2018

      Quisiera hacer hincapié en que las disposiciones normativas que contienen los artículos 254 y 264 del Código de Comercio, se encuentran contenidas en el Capítulo V que regula lo relativo a la contabilidad y de la correspondencia, estableciéndose de forma expresa en el artículo 264, que lo allí dispuesto aplica a los libros a que dicho capítulo se refiere, siendo tales libros los de carácter contable. De lo dicho, el criterio de especialidad no aplicaría en tratándose de los libros denominados coloquialmente como “sociales”, sino que se estaría aplicando dicha norma por analogía. Nos quedará esperar a que el caso se eleve a conocimiento de las autoridades competentes a fin de que se defina el tema, y haya certeza sobre cómo proceder.

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  6. Manfred Pinnock • 01 Agosto, 2018

    Buenas,

    Les comparto mi humilde opinión al respecto. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 174 del Código de Comercio, las actas de asambleas de accionistas se asentarán en el libro. Ahora, la discusión giraría en torno al significado del vocablo “asentar”, lo anterior, teniendo claro que el incumplimiento o vicio en el asentamiento del acta es un requisito de eficacia y no de validez, ya que mientras no se lleve a cabo, el acuerdo que se tome no adquiere la eficacia deseada.

    Ahora, sin entrar en análisis lingüísticos de la palabra asentar, la jurisprudencia ha marcado el contenido indicando que asentar significa transcribir, si por transcribir se entiende representar elementos fonéticos, fonológicos, léxicos o morfológicos mediante un sistema de escritura en un libro, para el caso específico el libro de acta de asamblea.

    Por ello, siguiendo la línea de lo resuelto en diversos votos que han sentado jurisprudencia (véase 378-2002 del Tribunal Segundo Civil Sección II, 01-F-92 Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia, 198-2013 del Tribunal Disciplinario Notarial, entre otros), las actas deben transcribirse en el libro, salvo que por “cualquier” circunstancia no pudiere asentarse el acta en el libro respectivo, lo cual debe realizarse protocolizando el acta ante notario. De allí que, el asentar el acta en un documento de “Word” imprimirlo en papel simple y adherirlo al libro, devendría en una práctica que le vaciaría de eficacia lo dispuesto en el acta, con responsabilidad solidaria para el presidente de la asamblea, la administración y los comisarios sociales.

    Saludos colegas

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