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Publican guía para los Notarios que acrediten responsables ante el Registro de Accionistas

A solicitud de la Dirección Nacional de Notariado ponemos a su disposición la Guía de Usuario para los Notarios que requieran realizar la acreditación de personeros y apoderados para el cumplimiento del Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales.

En cumplimiento del aviso que la DNN publicó hace algunas semanas,  en cuanto a que sería a partir del 1 de junio del año en curso, que los notarios podrían empezar a utilizar el módulo para la inscripción de responsables en la plataforma Central Directo del BCCR, se divulga hoy esta Guía del Usuario con el detalle pormenorizado de los pasos que tendrán que seguir para lograr la debida acreditación de los personeros y apoderados.

«El servicio de Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, dentro de sus facilidades ofrece una funcionalidad a los notarios para el registro de los poderes que otorgan las personas jurídicas obligadas a otras personas distintas a sus representantes legales, con el fin de que realicen la declaración de la composición de capital social y sus beneficiarios finales de tales personas jurídicas.
El registro de los poderes deber realizarse por los notarios conforme a lo estipulado en el artículo 3 de la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales N° DGT-ICD-R-14-2019, publicada en el Alcance N°78 del diario oficial La Gaceta y conforme a los lineamientos que dicte el Consejo Superior Notarial para lo que corresponda.»
(Tomado textualmente de la introducción de la Guía del Usuario- Central Directo)

Los notarios serán los únicos autorizados para ingresar a la plataforma a efecto de cumplir con esta importante labor de acreditación previa que necesariamente tendrá que darse cuando las personas establecidas en la normativa para cumplir con el Registro de Accionistas, no puedan hacerlo, de manera que sean otros personeros de la sociedad o bien apoderados especiales, los designados para cumplir con esta nueva obligación.   Indispensable el uso de firma digital para los Notarios que realicen esta tarea.

Vamos a revisar con detenimiento el texto de la Guía a fin de confirmar ciertas inquietudes que en estas semanas habían surgido en relación a si los poderes especiales podían otorgarse tanto mediante comparecencia directa de los poderdantes ante Notario Público como a través de un acuerdo de Asamblea de Accionistas o de Socios debidamente protocolizado, cumpliéndose así con la condición de que el mandato se encuentre plasmado en un instrumento público.

Otro tema que seguramente será motivo de inquietud es el relativo a los honorarios profesionales que podrán devengar los notarios por esta labor de acreditación de responsables dentro de la plataforma Central Directo, los cuales, en nuestra opinión, serían independientes del otorgamiento propiamente de los respectivos poderes especiales en escritura pública.   Sabemos que en el Arancel de Honorarios vigente este año no se contempla en forma expresa dicha labor de acreditación.  Vamos a formular la consulta a la Comisión de Aranceles para poderles brindar una respuesta fundamentada sobre el particular.

Finalmente es importante recordar que propiamente la obligación de las sociedades y otros entes de cumplir con el Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales iniciará a partir del próximo 1 de setiembre del año en curso, según calendario que al efecto se estableció.

Si le interesa ver otras notas sobre este tema lo invitamos a hacer clic a continuación:

Nueva resolución sobre Registro de Accionistas aclara dudas sobre esta obligación

Registro de Accionistas: Notarios podrán acreditar responsables a partir del 1 de junio

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

13 de 43 Comentarios

  1. Katherine • 19 febrero, 2021

    Buenas tardes lcda. Consulta, para presentar esa declaración puede un apoderado Generalísimo sin límites de suma (no socio) dar 1 poder especial a un tercero para que presente la declaración?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 20 febrero, 2021

      Si dicho apoderado generalísimo (no socio) no tiene limitación para otorgar o sustituir sus poderes, efectivamente podría autorizar para que un tercero cumpla con la Declaración en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales. Dicho poder especial tendría que ser otorgado en escritura pública, debiendo además el Notario que autorice dicho poder que acreditarlo dentro de la plataforma Central Directo como paso previo para que pueda luego el apoderado especial cumplir con la declaración.

      Responder
  2. maria arias chacon • 17 enero, 2020

    hola, deseo saber como hago para traspasar un bien inmueble de una sociedad anonima donde el apoderado es el mismo, por lo del conflicto de intereses. le agradezco su ayuda

    Responder
    • Alberto Rivera • 17 enero, 2020

      No existe conflicto de intereses, él comparece en doble condición, por sí, y en representación de la Sociedad. Si hay que recordar que tiene que realizarse la Asamblea de Socios donde se autorice el traspaso.

      Responder
  3. Jill Corrales Mora • 07 enero, 2020

    Estimada Silvia.
    Soy Notaria y un cliente extranjero me otorgo un poder con otro Notario, la pregunta es si yo misma puedo ingresar al sistema dicha autorizacion la cual fue debidamente otorgada. Lo equiparo a cuando un accionista se registra a si mismo. Esto es por cuanto el Notario que otorgo la escritura del Poder no usa firma digital. Gracias por tanto tiempo invertido.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 08 enero, 2020

      En principio lo que se ha comentado en relación a este tema es que lo ideal sería que el propio notario en cuyo protocolo se otorgó el PODER ESPECIAL sea quien acredite y suba el documento a la plataforma. Sobre todo porque Central Directo no solicita la indicación del Notario autorizante de la escritura, asumiendo que se trata del mismo Notario que ingresó con su firma digital al sistema a acreditar el mandato. Sin embargo, nos indicaron algunos colegas que les habían aclarado los encargados de la plataforma que por ejemplo en el caso de poderes especiales otorgados ante Cónsules de Costa Rica en distintos países, al no contar dichos cónsules con firma digital, se consideraba que podían los propios notarios nombrados como apoderados subir los documentos a la plataforma. Lamentablemente no existen pronunciamientos de la DNN que guíen a los Notarios sobre la forma de actuar en estos casos tan novedosos de ejercicio notarial. No podríamos brindarle una respuesta definitiva al respecto.

      Responder
  4. Mauricio Campos • 30 septiembre, 2019

    Doña Silvia,

    Que complicación ha resultado la imposición de la obligación sin haber tenido claros todos esos aspectos.

    Muchas gracias por su clara y pronta respuesta.

    Responder
  5. Lic. Sergio Masís Olivas • 30 septiembre, 2019

    Quiero hacer un aporte.

    Si bien es cierto, la plataforma no tiene ninguna casilla para consignar el nombre del notario y eso, como bien ustedes dicen, haría asumir que el sistema parte de que el notario que sube el poder fue ante quien se otorgó, también debe contemplarse que al subir el PDF del testimonio de la escritura, ahí el sistema podría «tomar nota» del notario de que se trate aun cuando fuera otro.
    Esta hipótesis la deduzco de una consulta que hice a Hacienda, sobre los poderes especiales otorgados ante los Cónsules. Ellos me dijeron que era muy improbable que los consulados estuvieran preparados para subir los poderes a la plataforma. Que pidiera que me enviaran el PDF del poder otorgado ante el Cónsul y que yo como notario (que evidentemente no hice esa escritura) lo subiera a la plataforma.
    Por analogía de esa situación, deduzco que lo mismo podría hacerse con poderes otorgados ante otros notarios.
    Gracias

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 30 septiembre, 2019

      Don Sergio. Muy importante su aporte. Efectivamente en el caso de los cónsules, si no tuvieran firma digital, toparían con la imposibilidad de subir ellos mismos los poderes otorgados a la plataforma. Entonces sí pareciera que debería poder cualquier notario que sí tenga firma digital acreditar los mandatos en el sistema. Lo mejor sería por supuesto que Central Directo adicione un pequeño espacio para requerir el nombre del notario autorizante del poder. Esperaremos la respuesta de los encargados de la plataforma sobre este particlar.

      Responder
      • Hernán Navarro-Rojas • 30 septiembre, 2019

        Para que una casilla nueva más engorrosa. Si el notario está firmando con su firma digital, no hay escapatoria ni duda alguna de quien subió el poder independientemente de ante quien se otorgue. Sino entonces para que firma digital!

        Responder
    • Mauricio Campos • 30 septiembre, 2019

      Don Sergio,

      Gracias por su comentario respecto a la duda planteada.

      Me parece una buena solución, esperando que si eso le dijeron en Hacienda, sea la posición final que tomen.

      Gracias,

      Responder
  6. Mauricio Campos • 30 septiembre, 2019

    Buenos días,

    Tengo la siguiente consulta respecto al Registro de Transparencia y Beneficiarios finales;

    En el caso de las personas obligadas que no tienen firma digital para realizar la declaración, estos pueden otorgar un poder especial a una persona que cuente con la firma digital pueda realizarla. Sin embargo, el o la notaria que registre la autorización en el sistema debe contar la firma. Hasta ese punto no existe duda.

    La duda surge dado de que el sistema solicita número de escritura, tomo y folio, de la información que se ha ingresado en el Registro Nacional. El tema es que los poderes especiales no requieren ser inscritos ante el Registro Nacional, solo es suficiente con que estén otorgados en escritura pública.

    ¿porque el sistema requiere información del Registro Nacional? esa información no es referente al tomo y folio del protocolo ante el que otorgo el poder?

    La segunda duda, surge respecto de el caso en que el poder sea otorgado ante un notario que no cuente con firma digital, puesto que al momento de registrar dicho poder en el sistema, no se requiere el nombre o carné del notario ante el cual se otorgo el poder, lo que genera duda de sí los poderes deben otorgarse ante el mismo notario que vaya a realizar el registro del poder, o puede hacerse ante un tercer notario sin firma digital?

    Quedo atento,

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 30 septiembre, 2019

      Estimado don Mauricio.- Existe efectivamente mucha confusión sobre este tema de los poderes especiales y quién debe ser el que los «acredite» dentro de Central Directo para que pueda al mandatario cumplir con la declaración de accionistas. La plataforma lamentablemente no es del todo clara. Nosotros hemos llegado a la conclusión que UNICAMENTE el notario en cuyo protocolo se otorga el poder especial es quien puede y debe «ACREDITAR» ese poder en el sistema. Lógicamente requiere para ello contar con firma digital. Como usted bien lo señala, en la plataforma los datos que se piden suministrar sobre la escritura pública otorgada son TOMO y FOLIO pero del protocolo notarial, no de la inscripción en el REgistro, toda vez que no corresponde hacerla. El sistema en ningú´n momento pregunta el nombre del NOTARIO que autorizó el poder especial. Por ende, opinamos que se «presupone» que el Notario que ingresó al sistema utilizando su firma digital es quien autorizó ese poder en su protocolo.

      Sobre su segunda consulta, no podrían entonces notarios que no cuenten con firma digital, otorgar poderes especiales para el cumplimiento del Registro de Accionistas, toda vez que -según la forma como se encuentra parametrizada la plataforma Central Directo- no existe forma de establecer que fue otro colega quien otorgó el mandato.

      Es nuestra opinión personal sobre el tema. Hicimos la consulta a los encargados de Central Directo pero aún no obtenemos respuesta.

      Responder

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