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¿Pueden los notarios expedir certificaciones digitales?

Ante la necesidad de cumplir tanto como sea posible con el distanciamiento social, ha sido frecuente estos días la consulta sobre la posibilidad de los notarios de expedir certificaciones digitales que puedan ser entregadas a los interesados, también por medios electrónicos.

Al respecto, encontramos el siguiente acuerdo tomado por el  Consejo Superior Notarial el año pasado:

«Acuerdo 2019-011-017:  Aclarar que, hasta tanto la Dirección Nacional de Notariado no emita nuevos lineamientos, la tramitación de los documentos notariales deben sujetarse a la normativa existente, es decir, no deberán otorgarse o expedirse actos notariales, o con participación de Notario Público en formato digital, dado que a la fecha todos esos actos deben realizarse cumpliendo con lo establecido para el tomo de protocolo en uso o en el papel de seguridad notarial respectivo. Una vez impreso y firmado el documento donde se verificó la participación del Notario Público, éste puede ser escaneado y firmado digitalmente por el (la) notario (a), a efectos de gestionar trámites que así lo requieran y permitan.»

En conversación telefónica consultamos a la Dirección Nacional de Notariado si se estaba considerando algún tipo de autorización, aunque sea temporal,  para que los notarios puedan confeccionar certificaciones digitales, dada la coyuntura de emergencia sanitaria que atraviesa el país.

Lo que nos explicaron fue que independientemente de las reformas que tendrían que introducirse al Código Notarial y  a los Lineamientos para el Ejercicio Notarial necesarias para eliminar el uso del papel de seguridad y del sello blanco,   el inconveniente con las certificaciones digitales es que no existe un sistema de consulta informática que le permita a los destinatarios de esas certificaciones confirmar que en efecto la persona que firma el documento sea un notario público y que se encontraba habilitado al momento de expedirlas.   Distinto a lo que sucede por ejemplo con la tramitación de testimonios en el nuevo servicio de Ventanilla Digital del Registro Nacional, el cual sí cuenta con ese mecanismo de consulta que le permite a los registradores verificar dicha condición de los notarios al momento de otorgamiento de las respectivas escrituras e instrumentos notariales.

De momento, la opción sería entonces imprimir las certificaciones en papel de seguridad, utilizar el sello blanco y firmar el notario de su puño y letra, para luego escanearlas y firmarlas nuevamente con firma digital, a fin de que puedan ser utilizadas, como lo indica la DNN, en aquellos trámites que permitan su utilización.

¿Y cómo realizar la cancelación de timbres y especies fiscales? 

Este es otro problema que muchos notarios están enfrentando al momento de cancelar los timbres requeridos en las certificaciones, autenticaciones de firma, declaraciones juradas, etc.

Idealmente que se pudieran comprar los enteros de timbres en la plataforma www.bancobcr.com del Banco de Costa Rica para luego copiar la imagen con el comprobante del pago y agregar la respectiva razón notarial dando fe del pago con vista en el número de entero cancelado.

El problema es que muchas instituciones y Despachos Judiciales no admiten que el pago de los enteros se realice de esa forma, exigiendo el comprobante bancario en físico con el sello bancario y la firma del funcionario en la ventanilla.  No lo admiten por cuando no existe un sistema que permita confirmar que dichos enteros de timbres no han sido utilizados o lo serán en otros documentos notariales.    Sería necesario contar con un mecanismos similar al que utilizan los registradores del Registro Nacional que pueden «marcar» los enteros que son presentados con las escrituras impidiendo que puedan volverse a utilizar en la inscripción de otros documentos.

Esta situación provoca que muchos tengan que acudir presencialmente a las oficinas del BCR a comprar enteros de timbres con los inconvenientes y riesgos que esa situación representa en este momento.   Igual nos han indicado colegas que en algunos bancos e instituciones sí están admitiendo  el pago electrónico de timbres realizado directamente por los notarios en la plataforma electrónica del BCR.   Será cuestión entonces de verificar, de previo a la emisión del documento notarial, si la institución o empresa en la que se hará valer admite esa forma de pago de los timbres y especies fiscales.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 7 Comentarios

  1. Juan C Herrera • 11 julio, 2020

    Tan sencillo que la DNN en su plataforma incorpore un firmador digital que con su base de datos verifique de una vez al notario algo similar a lo que implementó el BCCR.

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  2. Juan Pablo Vindas Lobo • 10 julio, 2020

    Es increible la falta de voluntad politica de la Direccion Nacional de Notariado y del Colegio de Abogados para impulsar una reforma tan sencilla como la necesaria para implementar mecanismos digitales para nuestra labor como Notarios. Los testimonios de Testamentos via Index o los mismos testimonios para el RTBF son ejemplos de como nuestra legislacion no avanza parejo cuando ya muchos aplicamos herramientas digitales en nuestro dia a dia.

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  3. Fernán Pacheco • 10 julio, 2020

    El sello blanco es otro mecanismo de seguridad que ya cumplió su función al ser desplazado por otros mecanismos como el papel y las boletas de seguridad. Hoy día el Registro pide que se repinte el sello con lápiz a efecto de que se vea al momento de ser escaneado. Absurdo. El Congreso pasa leyes en cuestión de días, pero parece que reformar los lineamientos es como reformar a la Constitución Política.

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  4. Laura • 09 julio, 2020

    ¡Por supuesto que existe la consulta de notarios activos! Simplemente se ingresa a la página web de la DNN y listo. De hecho lo que indican es un contra sentido porque en ventanilla digital de Registro Nacional se presenta un pdf con firma digital SIN sello y SIN papel de seguridad, por lo que entonces por lo que están diciendo, no tendría validez y nos exponemos a algún tipo de sanción.
    Ahora bien, si los lineamientos deben actualizarse, ¿por qué no lo han hecho? Así como si tuviera que modificarse el Código Notarial, ¿ya fue presentado el proyecto de ley respectivo?
    Como siempre, la DNN rezagada en todo lo que signifique beneficio para los notarios

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 09 julio, 2020

      En relación a los testimonios que se presentan en la Ventanilla Digital nos indicaron en la DNN que se suscribió un convenio con el Registro Nacional para permitir dicha alternativa, de manera que no sea necesaria la utilización del papel de seguridad, ni del sello blanco.

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  5. E Jiménez • 09 julio, 2020

    La DNN como siempre un paso atrás de los tiempos, el problema de los enteros es de vieja data, personalmente envíe mis dudas y sugerencias de cómo resolverlo tanto a la DNN como al BCR y nunca recibí respuesta satisfactoria.
    Sinceramente como notarios deberíamos exigir más de dicha entidad, que no se preocupen por atender estos temas que afectan la función notarial y que con el apoyo institucional se pueden gestionar con las entidades involucradas (hacienda y BCR). No es posible que sean ya años sin existencia de timbres fiscales y que no tengamos una solución acorde con la tecnología actual, tan fácil que sería poner un espacio en el entero para indicar su fin (timbres poder expediente No …., timbre certificación Los Patitos S.A., timbre contrato No .., etc) y crear un sistema web como el que tiene el Registro, para verificar que ese número de entero fue pagado y cual fue el motivo de pago.
    El otro gran tema, la posibilidad de usar firma digital en los documentos notariales y prescindir del papel y sello blanco, nunca he visto a la DNN o al Colegio de Abogados del que todo notario es agremiado, gestionar una reforma en ese sentido, aprovechando el hecho de que como entidades rectoras tienen mayor peso en el impulso de cualquier reforma. Hace años se habla del tema pero de ahí no pasa, y nuestros entes rectores siguen viendo pasar el tiempo.
    Y pongamos ejemplos adicionales: El tamaño del folio de protocolo, incompatible con las mayoría de las impresoras, y no se puede variar porque una simple reforma al código fiscal no se ha podido hacer en todos estos años. El pago de timbres por cinco pesos o diez pesos, ir al BCR por un entero por esos montos es un ridículo.
    Ni hablemos del cacareado Fondo Notarial, que sinceramente no nos protege de nada porque seamos serios, cuánto dinero tendrá el notario que más años de cotizar tiene? 7 u 8 millones tal vez?
    Si el fondo debe responder por una «torta» del notario, pagará lo que corresponda al afectado que puede ser superior al monto cotizado, y la diferencia la deberá recuperar la DNN del notario, entonces cuál es la ventaja para nosotros? ¿Cuál es la Garantía? Ninguna para el notario por lo menos, pues quedamos al descubierto, cuando en su lugar podrían existir pólizas de fidelidad o pólizas colectivas de responsabilidad civil que nos cubran por sumas mayores.
    Como siempre, en la función notarial tigre suelto contra burro amarrado.

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    • ALAN GARRO • 10 julio, 2020

      Para responder a su duda: yo estoy desde que inició el fondo, con 250 cuotas pagadas al mes de abril de 2020 tenía 6.623.000 colones, a mayo bajó a 6.539.000… y cuando llegue el reporte de Junio le aseguro que va a haber bajado más… por primer vez hay pérdidas consecutivas. La razón: por algún motivo … la operadoras de Pensiones estatales parecen haber comenzado a invertir en los bonos de gobierno, esos que fueron bajados de categoría y ahora nadie quiere… escuché que por eso hubo oposición al retiro del ROP o la entrega de dicho fondo notarial como ayuda durante la crisis… por que desfinancia al Gobierno. El tema es que con ese monto sólo se cubren daños muy pequeños a terceros,,, una póliza de fidelidad sería mejor. Y en cuanto a la promesa de que los notarios bien portados un día podrán retirar el Fondo… como una ayuda en su retiro… considero que volverá una ilusión ya que por primera vez está generando pérdidas todos los meses.. y al parecer las inversiones que los respaldan son un cascarón de aire.

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