POWERED BYmaster lex

Realización virtual de asambleas y sesiones en tiempos de emergencia

Del estimado colega Mario Hidalgo, socio de Impuestos y Legal de Grant Thornton, nos permitimos transcribir a continuación un tema importante y muy oportuno.  Le agradecemos como siempre sus aportes tan útiles a este blog. 

Suscriptores de Master Lex recuerden que en su base de datos de Formularios de Cartulación pueden encontrar modelos de cláusulas de pacto constitutivo autorizando la realización de asambleas y sesiones virtuales.

——————————————

«De cara a la emergencia nacional y las instrucciones giradas por el Ministerio de Salud, sobre la permanencia en casa y el distanciamiento social, cobra importancia, para la correcta conducción de las empresas, en lo que toca a la toma de decisiones corporativas, que mediante la Circular D.P.J-010-2018, el Registro de Personas Jurídicas se reguló la alternativa de que las asambleas de socios y las sesiones de Junta Directiva puedan realizarse a través de medios electrónicos, lo que permitirá más fácilmente la toma de acuerdos en aquellas sociedades cuyos dueños o directores radican en lugares distintos o bien durante las condiciones impuestas por la actual emergencia.

«El Registro de Personas Jurídicas procura, entre otros, mantener una posición vanguardista en los asuntos relacionados con la utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración, promoviendo el dinamismo requerido por los entes que forman parte del sistema económico y social de nuestro país, que impulsa adecuarse a sus nuevos signos y paradigmas, tanto tecnológicos como jurídicos, de allí la necesidad de dar una aplicación evolutiva del ordenamiento jurídico que permita que las normas se ajusten a la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas (Art. 10 Código Civil).»  (Tomado textualmente Circular DPJ-010-2018)

Como fundamento legal de este innovador avance,  se menciona el Dictamen C-298-2007 de la Procuraduría General de la República del 28 de agosto del 2007.

Aún cuando el Código de Comercio contempla únicamente la realización de asambleas y de reuniones de Junta Directiva mediante la presencia física de  socios y directores, lo cierto es  que el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informática  “ … permiten la ampliación, modificación, exteriorización de funciones humanas, incluidas entre ellas, la comunicación y la percepción, lo que provoca el surgimiento de la denominada: “telepresencia o presencia virtual”. 

En consecuencia, el Registro de Personas Jurídicas ha entendido que las asambleas no presenciales son viables, en el tanto se garantice que el medio de comunicación empleado le permita a todos los accionistas participantes intervenir, deliberar y decidir, como si estuvieran presentes de modo físico, debiendo quedar constancia probatoria de tal hecho, a través de mecanismos como las grabaciones y filmaciones. Temas y requisitos que deben estar garantizados:

«Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano. La simultaneidad es inherente a las deliberaciones y al procedimiento de formación de la voluntad colegiada. Toda la regulación que se hace del procedimiento de formación de la voluntad parte de esa simultaneidad que es la que permite la deliberación permitiendo incluso “estar juntos”, a través de mecanismos de telepresencia.

Interactividad: Estos mecanismos son interactivos, permitiendo una comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real, es decir se transmite en vivo y en directo, desde un punto a otro o entre varios puntos a la vez.

Integralidad: La comunicación debe ser integral, porque permite el envío de imagen (personas, video, multimedia, etc), sonido (voz de alta calidad, música, etc) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc).»

Se establecen además los siguientes requisitos necesarios también de ser observados:

  1. El sistema tecnológico o medio de comunicación deberá permitir la plena identificación de todos los socios o directores que intervienen.
  2. Deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
  3.  La participación será en tiempo real y no diferido, de tal manera que permita a todas las personas que participan en la asamblea o sesión, escuchar y comunicarse entre sí al mismo tiempo y de forma permanente.
  4. Deberán indicarse de modo expreso, los medios y formas mediante los cuales todo lo expresado garantiza la bidereccionalidad en tiempo real, del envío y recepción de datos, que permita de modo simultáneo, la deliberación, justo como si se estuviera en presencia física entre personas en una discusión plena e inmediata.

La posibilidad de celebrar Asambleas Generales o Extraordinarias, o sesiones de Junta Directiva de manera virtual, en nada altera la obligación de que las actas respectivas sean asentadas y firmadas en los libros respectivos, por lo cual los notarios deberán seguir dando fe de tal hecho. «…   pues ello le concede autenticidad al contenido del documento protocolizado y a los hechos descritos en el desarrollo de la asamblea realizada por medios virtuales.»

Pero el notario, deberá además dar fe de lo siguiente:

  1. a) Que todo lo actuado fue ajustado a los principios de integralidad, interactividad y simultaneidad.
  2. b) Que hay garantía de la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
  3. c) Que se utilizó un sistema tecnológico o medio de comunicación apto que permitió la plena identificación de todos los socios en las reuniones virtuales o no presenciales, mediante la videoconferencia celebrada;
  4. d) Que durante la celebración de la asamblea o reunión de junta directiva se mantuvo ininterrumpidamente la bidireccionalidad empleando audios, videos y datos al celebrar asambleas generales o reuniones de junta entre socios presentes y ausentes en tiempo real y no diferido.

Realización virtual de asambleas y sesiones deberá estar expresamente contemplada en pactos constitutivos.

Finalmente, como condición previa  para que las sociedades puedan acceder a la celebración de este tipo de asambleas virtuales, resulta indispensable que tal posibilidad se encuentre expresamente prevista en los estatutos societarios.  En consecuencia, deviene necesario que, en una asamblea presencial, los socios acuerden la reforma del pacto constitutivo para adicionar esta nueva alternativa virtual, si no se dispusiera de tal opción ya acordada.»

Be Sociable, Share!
  • Twitter
  • Facebook
  • email
  • Google Reader
  • LinkedIn
Mario Hidalgo Matlock

El Licenciado Mario Hidalgo Matlock es Socio de Impuestos de Grant Thornton Costa Rica. Se especializa en derecho tributario. Cuenta con una maestría en asesoría tributaria y es Notario Público enfocado en reestructuración corporativa y financiera. Tiene más de 25 años de experiencia en litigio, derecho tributario y derecho administrativo. Antes de su ejercicio privado, por más de 8 años se desempeñó como letrado de la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia en temas tributarios y de aduana. También fungió como letrado de la Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia. Cuenta con gran experiencia en asesoría a clientes internacionales en Costa Rica. Es asesor y consultor de empresas con diversos giros comerciales en materia tributaria, aduanera, industria eléctrica, industria de software, entre otros. Ha participado en varias diligencias de adquisición y en proyectos de estructuración de modelos de negocio tanto en el ámbito local como regional. En materia docente se ha destacado como profesor de varias universidades en las cátedras de Derecho Público, Constitucional y Tributario y Financiero.

5 de 5 Comentarios

  1. Ivette sandí Acuña • 30 julio, 2020

    Es urgente, que el poder que corresponda, establezca la moción al Congreso Legislativo, el integrar en el Código de Comercio, la validez de reuniones en Junta Directiva y de Asambleas virtuales en las Sociedades.

    Responder
  2. Ana Grettel Chaves • 13 abril, 2020

    Todo muy bien hasta que se indicó que debe de estar en el Pacto Constitutivo. La gente está ahora por minimizar gastos. No van a hacer una reforma al pacto solo para eso. Es mejor para ellos mentir y decir que estuvieron todos presentes en X lugar. Además me parece que si todos en Asamblea manifiestan que están de acuerdo por estar todos presentes virtualmente, siendo la Asamblea soberana, seria suficiente. Porque sino el incumplimiento a la ley es el mismo. Registro no es quien autoriza que las Asambleas sean o no virtuales. Es el dictamen de la Procuraduría el que dice que se permite en virtud de nuevas condiciones. No veo el por qué debe ser previamente aceptado en el Pacto Constitutivo. Veo una gran contradicción. Porque en ese caso entonces debería ser modificado el propio Código de Comercio. Lo cual además me parece innecesario por lo señalado de la Asamblea Soberana. Distinto sería si se convoca a Asambleas virtuales donde el socio o los socios o asociados no tengan acceso a este tipo de tecnología. Ahí sí. Pero si todos están presentes en la sesión virtual no veo el problema. En fin, soluciones a medias que no solucionan mucho.

    Responder
  3. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZ • 31 marzo, 2020

    Buen día Licenciado. Las sociedades creadas hace mucho tiempo no contempla el mecanismo virtual si ni existía, en esos casos hay que hacer una modificación al pacto constitutivo para habilitarlo.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 01 abril, 2020

      Efectivamente, para que una sociedad pueda realizar asambleas de accionistas o sesiones de Junta Directiva virtuales debe encontrarse contemplada en forma expresa dicha modalidad en sus estatutos. Las sociedades que aún no lo tengan establecido, deberán gestionar la reforma de su pacto constitutivo antes de proceder a la celebración de reuniones virtuales.

      Responder
  4. Gino Cappella Molina • 31 marzo, 2020

    Las daciones de fe que se requieren del notario lo obligan a mentir, porque las más de las veces, el notario no presencia el acto societario.

    Responder

Dejar un comentario
PAUTAS PARA PARTICIPAR EN ESTE BLOG

*