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Reforman Reglamento para la Presentación de Índices

Rige en dos meses

Indices deberán imprimirse en papel de seguridad
Nuevo procedimiento para corrección de errores
Usuarios de INDEX no se verán afectados

Con vigencia a partir del 22 de enero del 2011,  se publicó en el Diario Oficial La Gaceta, el Decreto Ejecutivo No. 36246-C, el cual introduce importantes reformas al Reglamento que regula los requisitos que deben cumplir los notarios cada quincena al momento de confeccionar y presentar en el Archivo Notarial, los índices de instrumentos públicos otorgados.  Las reformas afectan únicamente los índices que se presentan en formato papel, no así los que se remiten por Internet en formato digital.  En este sentido, los usuarios de INDEX pueden confiar que el sistema seguirá cumpliendo en un 100% las disposiciones legales que sobre envío de índices electrónicos se establecen en el Reglamento de Presentación de Indices, con la ventaja de que no verán incrementado el costo de envío de sus índices al quedar relevados de la utilización de papel notarial.

A continuación, un breve comentario sobre algunos de los cambios más relevantes:

CORRECCION DE ERRORES EN INDICES

Se diferencian en tres categorías, los posibles errores a ser cometidos en la confección de índices, estableciéndose para cada una, el procedimiento para su corrección:

1. Simples errores materiales

2. Omisión de escrituras

3. Otros errores

Los así llamados «SIMPLES ERRORES MATERIALES» son aquellos en los cuales el notario informa equivocadamente la quincena, el mes o año a que se refiere el índice, el número de tomo, de folio, de instrumento público, carné del Notario, nombre o apellidos del Notario o la consignación invertida de los apellidos de las partes.

Los errores materiales podrán corregirse de dos formas:

1) Mediante nota al pie del índice respectivo, que consignará y firmará el Notario.

2)  Mediante carta que remitirá el Notario al Archivo Notarial con clara indicación de la quincena que se corrige y la forma correcta en que deberán leerse los datos errados.

La OMISION DE ESCRITURAS se produce cuando el notario no reporta dentro de algún índice la totalidad de escrituras otorgadas en la quincena.  Para subsanar este problema, debe el notario presentar un índice adicional con los datos de las escrituras omitidas.   Además deberá emitir una declaración jurada haciendo constar la existencia y validez de los instrumentos omitidos. Por motivos de seguridad jurídica, únicamente se tendrá oportunidad para subsanar la omisión de escrituras dentro del plazo de presentación del índice de la quincena  inmediata siguiente a aquella en la que se dio la omisión.  Después de ese plazo, no podrá corregirse la omisión.

La corrección de OTROS ERRORES, entre estos, la hora, la fecha, el tipo de acto o contrato, nombres de las partes, existencia o datos de los conotarios; se verificará por medio de una declaración jurada en la que el Notario especificará claramente la información que se corrige y la forma como deberá leerse correctamente.

EN PAPEL DE SEGURIDAD NOTARIAL

Se adiciona como formalidad de los índices presentados en formato papel, conjuntamente con la obligación del notario de firmar y estampar su sello blanco, la impresión del índice en papel de seguridad notarial, siempre en forma horizontal, a máquina con letra de tamaño visible y sin borrones, tachaduras, enmiendas, ni entrerrenglonaduras.

Si desea conocer el texto completo del decreto de reforma al Reglamento de Presentación de Indices haga clic en el siguiente vínculo:

Descargar texto del Decreto Ejecutivo No. 36246-C

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 15 Comentarios

  1. Giovanni • 26 noviembre, 2010

    como lo que se requiere es seguridad para garnatizar, los actos juridicos que realizamos, no es ningun propblema que pidan papel de seguridad al menos ais lo pienso yo, por el momento se ve contrapuesto a nuestra costumbre pero no genera dificultad alguna lo que se cambia es el papel y todo sigue igual, al final las normas de seguridad en cualquier campo lo que persiguen es seguridad para todos los usuarios y todos somos asuarios en todo momento.

    Responder
  2. Ana María Flores Garbanzo • 25 noviembre, 2010

    Soy usuaria de Index de master Lex desde que comenzó, no me quejo es un servicio excelente. y recalcó unos detalles importantes, el precio es muy cómodo, siempre me envían toda la información actualizada y clara, además me recuerdan el día de envío de presentación y como si fuera poco también me recuerdan los días de gracia. La verdad no dejaría de suscribirme aunque lo pudiera enviar simplemente por correo electronico, por todas las ventajas anteriormente comentadas por mí persona.

    Responder
  3. JOSE ENRIQUE SEUEIRA SEGURA • 25 noviembre, 2010

    ME PARECE UN EXCESO QUE SE NOS OBLIGUE A PRESENTAR LOS ÍNDICES EN PAPEL DE SEGURIDAD. NO EXISTE NORMA ALGUNA EN EL CÓDIGO NOTARIAL QUE IMPONGA ESTE REQUISITO. CON ELLO PARECE QUE SE ESTÁ PONIENDO EN TELA DE DUDA NUESTRA FIRMA Y NUESTRO SELLO BLANCO, PUES EL «PAPEL DE SEGURIDAD» NO LE DA NINGÚN VALOR AGREGADO AL ÍNDICE.-

    Responder
  4. maría isabel gonzalez rojas • 25 noviembre, 2010

    Cada día se inventan nuevas cosas, y este invento no tiene fundamento, primero porque si se les permite a unos hacerlo de un modo debe permitirsele a todos, y esto hago incapié en el hecho de que una empresa se encargue de enviar los indices a cambio de un pago, siendo que ese trámite deberia de ser abierto a todos los notarios, así como el uso de papel, es incosnstitucional hacer diferencias de esta naturaleza, y así debería analizarlo la DNN.

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  5. Geovana Vargas • 25 noviembre, 2010

    Agradecería que alguien me explique la razón para usar papel de seguridad pues no le veo algún fin práctico.

    Responder
  6. Kendall David Ruiz Jimenez • 24 noviembre, 2010

    Señores por mi parte con INDEX he encontrado muchisimos beneficios y no debo desplazarme hasta el archivo ni enviar a ningun personeroa realziar la gestión, además que lo puedo hacer a cualquier hora, si comparto el criterio del Licenciado Jose pq no poder enviarlo por fax o por correo?, debería abrirse esa oportunidad eventualmente.

    Saludos

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  7. Jose Juan Sanchez Ch • 24 noviembre, 2010

    Si el Art. 1 de la Ley de Notificaciones/8687 dice que siempre que no exista norma especial en contrario, esta Ley sera aplicable a todos los organos de la administracion publica, porque no podemos enviar los indices por Fax o Correo Electronico???

    Responder

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